¿Qué son las Cuentas por Cobrar?
Las cuentas por cobrar consisten en el dinero que se le debe a un negocio por los bienes o servicios que provee. Es un registro de la fecha de venta, a quién se le vendió, la cantidad y cuándo se hará efectivo el pago. Los términos de crédito podrían variar en períodos de días, semanas o incluso años.
Operación de Negocios con Cuentas por Cobrar
Cuando un negocio realiza una venta recibe el pago en el momento con efectivo o tarjeta de crédito. Alternativamente, puede acordar términos de crédito con el comprador e introducir la venta en cuentas por cobrar. Una tienda de herramientas, por ejemplo, podría vender al público y tener una compañía de construcción llevar a cabo ventas a crédito a través de cuentas por cobrar. Ésto hace que la compra sea más sencilla para la compañía de construcción, con los empleados autorizados yendo a buscar materiales sin la necesidad de cargar dinero. Al final e la semana, mes o año la compañía de construcción pagará la cantidad total, limpiando su entrada en cuentas por cobrar y volverá a comenzar en el siguiente período.
Beneficios e Inconvenientes
Los beneficios de las cuentas por cobrar para la tienda de herramientas es que mantienen un cliente regular, ya que la empresa de construcción seguramente evitará cambiar de proveedor una vez que accede a los términos de crédito. La tienda ahora tendrá un flujo regular de ingresos y podrá costear la disponibilidad de un producto sabiendo que ya hay un comprador.
Un inconveniente del sistema es que la tienda podría necesitar pagar el producto en su totalidad a la hora de la compra, dejándolo fuera del bolsillo hasta el pago de la factura en cuentas por cobrar. Un problema más grande puede ser que la compañía de construcción abandona los términos de crédito por insolvencia o malos pagos. La tienda podría no recibir una indemnización, lo que tendrá un impacto en el flujo de fondos del negocio. Con esto en mente, es vital que la tienda solo lleve a cabo cuentas por cobrar con empresas con buen historial de crédito y que puedan pagar sus cuentas a totalidad.
Mantener un Control Estricto en Cuentas por Cobrar
Por el temor a un abandono, un negocio solo debe proveer términos de crédito a corto plazo para cuentas por cobrar cuando sea posible. Ésto también acortará el tiempo que la tienda necesitará para pagar a los proveedores. La propiedad de los bienes debería permanecer con la tienda hasta recibir el pago total, permitiendo a la tienda su recuperación en caso de abandono. Al tener un ojo en las cuentas por cobrar, el dueño notará los pagos sin realizar, hará una señal y advertirá sobre cualquier dificultad posible en el futuro.