Auf dem Weg, dein eigenes Unternehmen zu gründen, gibt es einige Meilensteine. Dein Produkt ist marktreif, dein Onlineshop geht live, und dein erster Verkauf hat stattgefunden – wichtige Schritte, die gefeiert werden sollten. Doch bevor du den Sekt aufmachst, ist es wichtig, auch einen Plan zur Verfolgung und Verwaltung deiner Einnahmen und Ausgaben zu haben. Mit anderen Worten: Du benötigst ein Buchhaltungssystem für E-Commerce.
In diesem Beitrag klären wir, was E-Commerce-Buchhaltung umfasst, was es zu beachten gilt und welche Software du in der Buchhaltung für dein E-Commerce-Business nutzen kannst.
Was ist E-Commerce-Buchhaltung?
Mit der E-Commerce-Buchhaltung werden alle finanzbezogenen Daten und Geschäftstransaktionen erfasst, organisiert und verwaltet, die für den Betrieb eines E-Commerce-Unternehmens relevant sind. Es geht also darum, die Transaktionen des Onlinehandels zu verfolgen, aufzuzeichnen und als Einnahme oder Ausgabe zu kategorisieren.
Was in der E-Commerce-Buchhaltung zu beachten ist
Du kannst dich schnell in der Buchhaltungsterminologie verlieren, insbesondere wenn du neu im Bereich Unternehmensfinanzen bist. Um die Dinge zu vereinfachen, haben wir dir hier einige der wichtigsten Komponenten der E-Commerce-Buchhaltung zusammengestellt:
- Bestellformular: Ein Bestellformular ist ein rechtlich bindendes Dokument von Kund:innen, das die Menge und Art der Artikel angibt, die sie kaufen möchten. Es enthält eine Verpflichtung, den vorher festgelegten Preis für diese Artikel zu zahlen. Obwohl ein Bestellformular keine Zahlung ist, sollte es Zahlungsdetails enthalten. Dein Unternehmen könnte ein Bestellformular beispielsweise verwenden, um Rohmaterialien von Lieferant:innen anzufordern oder deine Kund:innen könnten dir eines übermitteln, um ein bestimmtes Volumen von Waren oder Dienstleistungen anzufordern.
- Verkaufsauftrag: Ein Verkaufsauftrag ist ein Dokument, das von Verkäufer:innen (häufig als Antwort auf ein Bestellformular) erstellt wird und alle Details eines Verkaufs umreißt. Ein Verkaufsauftrag sollte Kundeninformationen, Beschreibung und Menge der verkauften Waren, Verkaufsbetrag, Zahlungsinformationen sowie Lieferadresse und -datum enthalten.
- Verbindlichkeiten und Forderungen: Diese Begriffe beziehen sich auf offene Rechnungen oder auf den Gesamtbetrag der noch nicht bezahlten Ausgaben und der noch nicht erhaltenen Einnahmen.
- Herstellungskosten: Dies sind die Gesamtkosten für die Produktion und den Vertrieb eines Produkts. Sie werden häufig berechnet, um Versand, Lagerhaltung, Kreditkartengebühren und alle anderen Kosten, die direkt mit dem Verkauf von Produkten verbunden sind, einzuschließen. Sie schließen allerdings keine Gemeinkosten wie für Löhne, Marketing, Softwarelizenzen oder Büroflächen ein.
- E-Commerce-Umsatzsteuer: Das ist die Steuer, die E-Commerce-Unternehmer:innen an das Land zahlen, in dem sie verkaufen. Diese Steuer fällt an, wenn eine sogenannte Umsatzsteuerverbindung zwischen dem Unternehmen und dem Land besteht – das bedeutet, das Land hat das Recht, das Unternehmen zu besteuern. Das ist normalerweise der Fall, wenn das Unternehmen in diesem Land wirtschaftlich aktiv ist, z. B. durch Verkäufe oder Dienstleistungen.
Was umfasst die E-Commerce-Buchhaltung?
Wie bei allen Geschäftsbuchhaltungen umfasst die E-Commerce-Buchhaltung:
- Grundlegende Buchhaltungsfunktionen für E-Commerce wie das Verwalten von Rechnungsstellung, Löhnen und Bilanzen
- Komplexere Planungs- und Berichtsfunktionen wie das Erstellen von Finanzberichten und das Entwickeln eines strategischen Steuerplans
Steuerverwaltung, Buchhaltung und Wachstumsplanung sind oft drei Hauptschwerpunkte.
Steuerverwaltung
Die Steuerverwaltung kann kompliziert sein, und Fehler bei der Einreichung oder Interpretation des Steuerrechts können schwerwiegende Konsequenzen für Geschäftsinhaber:innen haben. Deshalb ist die Steuerverwaltung (einschließlich der Steuerplanung und -vorbereitung) eine Kernleistung vieler Buchhaltungsfirmen.
Die E-Commerce-Steuerverwaltung umfasst die Verfolgung und Abführung aller anwendbaren Steuern, die Berechnung und Einreichung von vierteljährlichen geschätzten Steuern sowie die Jahresendabrechnung.
Grundsätzlich bist du dafür verantwortlich, die Steuern des jeweiligen Landes für jeden Verkauf zu berechnen und abzuführen, wenn du dorthin verkaufst. Außerdem hat jedes E-Commerce-Unternehmen Umsatzsteuerverbindung in dem Land, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. Weitere wichtige Faktoren können das Vorhandensein eines physischen Standorts oder Lagers, von Mitarbeiter:innen oder Versandpartner:innen in einem Land oder das Überschreiten eines bestimmten Verkaufsbetrags sein.
Buchhaltung
Genauigkeit in der Buchhaltung ist eine grundlegende Voraussetzung für alle Geschäftsplanungen und -operationen. Dazu gehören die Verfolgung und Kategorisierung von Einnahmen und Ausgaben, das Bestandsmanagement und die Überprüfung von Bilanzen.
Auch die Verfolgung von Retouren zählt dazu, ein Service, der zwar einerseits die Kundenbindung verbessert, andererseits aber durchaus auch mal für Kopfschmerzen bei der Buchhaltung sorgen kann. Wenn eine Retoure nicht ordnungsgemäß erfasst wird, kann sie deine Verkaufszahlen, Bestände, Ausgaben, Prognosen und Umsatzsteueraufzeichnungen durcheinanderbringen. Ein E-Commerce-Buchhaltungssystem sollte deshalb Retouren berücksichtigen und es dir ermöglichen, Retouren zu akzeptieren, ohne deine Finanzberichte zu beeinträchtigen.
Wachstumsplanung
Die E-Commerce-Buchhaltung kann dir helfen, Folgendes zu analysieren:
- Welche Produkte oder Dienstleistungen für dein Unternehmen am profitabelsten sind
- Deine Gewinnveränderung im Laufe der Zeit
- Deine größten Ausgaben und Verbindlichkeiten
- Chancen zur Steigerung deiner Gewinnmargen
Sie kann dir auch finanzielle Benchmarks bieten, die du zur Messung des Erfolgs neuer Unternehmungen (zum Beispiel die Rendite einer neuen Marketingkampagne) und zur strategischen Planung deiner nächsten Schritte verwenden kannst.
Zudem umfasst die E-Commerce-Buchhaltung natürlich das Erstellen von Finanzberichten wie Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Cashflow-Rechnungen. Betrachte diese als das Handbuch für dein Unternehmen – deine Finanzberichte repräsentieren alles, was du über die Abläufe deines Unternehmens wissen musst.
In diesem (englischsprachigen) Video zeigen wir dir, wie du einen stabilen Cashflow aufbaust:
Kennzahlen in der E-Commerce-Buchhaltung
Die Buchhaltung erfordert die Verfolgung aller Transaktionen, Bestände und finanziellen Daten eines Unternehmens. Dazu gehören Kennzahlen wie Cashflow und Bruttogewinn, Bilanzen und Gewinn- sowie Verlustrechnungen.
- Cashflow: Cashflow ist die Bewegung von Geld in (und aus) deinem Unternehmen. Das Cashflow-Management kann dir helfen, alle Verpflichtungen zu erfüllen und unbeabsichtigte Schulden zu vermeiden.
-
Bruttogewinn: Der Bruttogewinn ist eine der wichtigsten Kennzahlen für die Führung deines Unternehmens. Er bezieht sich auf den Gesamtumsatz minus die Herstellungskosten:
Bruttogewinn = Umsatz - Herstellungskosten -
Bruttomargen: Bruttomargen werden mit denselben Daten wie der Bruttogewinn berechnet, allerdings wird diese Kennzahl als Prozentsatz des Gesamtumsatzes ausgedrückt:
Bruttomargen = (Umsatz - Herstellungskosten) / Umsatz
Wenn dein Unternehmen beispielsweise 10.000 Euro mit Waren verkauft, die dich 4.000 Euro gekostet haben, beträgt dein Bruttogewinn 6.000 Euro und deine Bruttomarge 60 %. - Bilanzen: Deine Bilanz umfasst drei Hauptkategorien: Vermögenswerte (einschließlich Bargeld, Forderungen und Bestände), Verbindlichkeiten (einschließlich Löhnen und Einkommenssteuern) und das kombinierte Eigenkapital aller Aktionär:innen.
- Gewinn und Verlust: Gewinn- und Verlustrechnungen bieten einen umfassenden Überblick über die Rentabilität deines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum. Sie berechnen den Gesamtumsatz abzüglich aller Kosten, die mit dem Betrieb deines Unternehmens verbunden sind (Herstellungskosten, Marketingausgaben, Löhne und Gemeinkosten etc.). Wenn diese Zahl positiv ist, hast du über den angegebenen Zeitraum einen Gewinn erzielt – ist sie negativ, hast du Verluste verzeichnet.
Buchhaltungsmethoden für E-Commerce
Es gibt viele verschiedene Buchhaltungsanbieter:innen – von Buchhaltungssoftware-Plattformen bis hin zu traditionellen Buchhaltungsfirmen. Bevor du dich jedoch festlegst, musst du eine Buchhaltungsmethode wählen.
Die beiden Buchhaltungsmethoden sind die Einnahmen- und Ausgabenrechnung (auch Kassenbuchhaltung genannt) sowie die periodengerechte Rechnungslegung. Ein E-Commerce-Unternehmen kann entweder die eine oder die andere Methode verwenden, jedoch nicht beide gleichzeitig. Ein Wechsel der Methode erfordert die Einreichung von Unterlagen beim Finanzamt.
Einnahmen- und Ausgabenrechnung
Die Einnahmen- und Ausgabenrechnung ist eine Buchhaltungsmethode, die den Geldtransfer misst.
Hier ist ein Beispiel, wie die Einnahmen- und Ausgabenrechnung funktioniert:
| Datum | Transaktion | Einnahmen | Ausgaben | Netto Cashflow |
|---|---|---|---|---|
| 1. Jan | Betrieb mit 10.000 Euro | 10.000 Euro | 10.000 Euro | |
| 5. Jan | Miete für Januar zahlen (2.000 Euro) | 2.000 Euro | 8.000 Euro | |
| 10. Jan | Dienstleistungen erbringen, 5.000 Euro in Rechnung stellen | 5.000 Euro | 8.000 Euro | |
| 15. Jan | Büromaterialien bezahlen (50 Euro) | 50 Euro | 7.950 Euro | |
| 25. Jan | Zahlung für Dienstleistungen erhalten | 5.000 Euro | 12.950 Euro | |
| 30. Jan | Mitarbeiter:innen bezahlen (6.000 Euro) | 6.000 Euro | 6.950 Euro |
Sieht einfach aus, oder? Nach dieser Methode könntest du eine Bestellung für einen handgefertigten Couchtisch im Wert von 800 Euro erhalten, den Tisch herstellen und ihn dann an deine:n Kund:in versenden. Nach der Einnahmen- und Ausgabenrechnung erfasst du die Einnahmen aus dem Tisch nur, wenn die Zahlung auf deinem Konto eingeht.
Periodengerechte Rechnungslegung
Die periodengerechte Rechnungslegung misst eine Transaktion, wenn die Mittel verdient oder Ausgaben angefallen sind – nicht, wenn die Zahlung erfolgt.
Die periodengerechte Methode wird häufiger von großen Unternehmen verwendet und erfordert mehr spezialisiertes Buchhaltungswissen sowie einen praktischeren Ansatz für das Kontomanagement als die Einnahmen- und Ausgabenrechnung. Sie bietet dabei ein genaueres Bild der finanziellen Situation eines Unternehmens, ist jedoch auch komplexer als die Einnahmen- und Ausgabenrechnung.
So funktioniert die periodengerechte Rechnungslegung:
| Datum | Transaktion | Einnahmen | Ausgaben | Nettoeinkommen |
|---|---|---|---|---|
| 1. Jan | Betrieb mit 10.000 Euro | 10.000 Euro | 10.000 Euro | |
| 5. Jan | Miete für Januar zahlen (2.000 Euro) | 2.000 Euro | 8.000 Euro | |
| 10. Jan | Dienstleistungen erbringen, 5.000 Euro in Rechnung stellen | 5.000 Euro | 13.000 Euro | |
| 15. Jan | Büromaterialien bezahlen (50 Euro) | 50 Euro | 12.950 Euro | |
| 25. Jan | Zahlung für Dienstleistungen erhalten | 5.000 Euro | 12.950 Euro | |
| 30. Jan | Mitarbeiter:innen bezahlen (6.000 Euro) | 6.000 Euro | 6.950 Euro |
Obwohl die periodengerechte Buchhaltung ein genaueres Bild der langfristigen finanziellen Situation deines Unternehmens bieten kann, besteht die Gefahr, dass sie hinsichtlich des aktuellen Stands deiner Konten irreführend ist. Zum Beispiel würde der Tischlerbetrieb aus dem oben genannten Beispiel 800 Euro „verdienen“, sobald er den Tisch fertiggestellt hat – sein Geschäftskonto könnte jedoch immer noch leer sein.
Beste Buchhaltungssoftware für E-Commerce
Schauen wir uns nun einige Buchhaltungssoftwarelösungen für kleine Unternehmen an, die du in deinem E-Commerce-Geschäft nutzen kannst.
QuickBooks Online
QuickBooks Online ist eine umfassende Cloud-Buchhaltungssoftware, die praktische Automatisierungen für deinen E-Commerce-Shop bietet. Sie integriert sich mit beliebten Online-Vertriebskanälen wie Shopify – damit eliminierst du manuelle Eingaben und die Notwendigkeit, Verkäufe und Auszahlungen über verschiedene Shops hinweg überprüfen zu müssen.
Funktionen:
- Nahtlose Integration: Verbinde deine E-Commerce-Plattformen und Marktplätze mit QuickBooks, um Verkäufe und Auszahlungen automatisch zu importieren und sie den richtigen Konten zuzuordnen.
- Intelligente Zuordnung: QuickBooks zerlegt automatisch Einnahmen, Steuern und Gebühren über deinen Vertriebskanal und ordnet die Auszahlungen den Bankeinzahlungen zu.
- Trendanalysen: Es bietet Einblicke in deine Verkäufe, Einnahmen und meistverkauften Produkte. Erstelle detaillierte Berichte über deine Unternehmensleistung über verschiedene Vertriebskanäle hinweg.
- Steuerverwaltung: Durch die Automatisierung detaillierter finanzieller Aufschlüsselungen hilft QuickBooks dir, deine Abschreibungen zu maximieren, was die Steuerzeit erleichtert.
Xero
Xero bietet cloudbasierte Buchhaltungssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen und überzeugt mit einer Vielzahl von Funktionen zur Verwaltung von Finanzen, einschließlich unbegrenzter Benutzer:innen, doppelter Buchführung und Unterstützung bei der Budgetierung. Zudem kannst du auch dein Dashboard anpassen, um alle E-Commerce-Kennzahlen auf einen Blick zu überprüfen. Derzeit ist Xero nur auf Englisch verfügbar.
Funktionen umfassen:
- 800+ Integrationen: Integriert sich mit verschiedenen Drittanbieteranwendungen, einschließlich Shopify und Stripe, um die Funktionalität zu erweitern.
- Unbegrenzte Benutzer:innen: Du kannst so viele Softwarebenutzer:innen haben, wie du benötigst, mit mehreren Kontrollstufen für verschiedene Konten.
- Rechnungsstellung und Angebote: Bietet anpassbare Rechnungsvorlagen und eine Funktion zum Erstellen und Versenden von Angeboten. Es umfasst auch Optionen für automatische Erinnerungen, wiederkehrende Rechnungen und die Möglichkeit, Geld von anderen Xero-Nutzer:innen zu senden und zu empfangen.
- Ausgabenverfolgung: Verbinde deine Kreditkarte und dein Bankkonto direkt mit der Anwendung, kategorisiere deine Ausgaben, teile Transaktionen auf und merke dir die vorherigen Transaktionskategorien, die du verwendet hast.
Zoho Books
Zoho Books ist eine umfassende Plattform zur Verwaltung deiner Buchhaltungsaufgaben und zur Organisation deiner Transaktionen. Es bietet dir die Möglichkeit, deine Rechnungen an einem einzigen, sicheren Ort zu verwalten, Bankauszüge abzugleichen und deine Ausgaben zu kontrollieren.
Funktionen umfassen:
- Import: Die Möglichkeit, deine vorhandenen Daten zu importieren und zu organisieren, um die Abläufe zu optimieren.
- Anpassung: Ermöglicht es dir, Vorlagen für Verkaufs- und Kauftransaktionen an deine Geschäftsbedürfnisse anzupassen und deine Markenidentität widerzuspiegeln.
- Automatisierung: Erleichtert die Priorisierung von Aufgaben und das Management mehrerer Aufgaben mit automatisierten Workflows. Dazu gehören E-Mail-Benachrichtigungen, Feldaktualisierungen und In-App-Benachrichtigungen.
- Dokumentenmanagement: Bietet einen zentralen Ort für alle deine Dokumente, sodass du Dokumente wie Quittungen an Transaktionen anhängen kannst. Dokumente können auch direkt an dein Postfach gesendet werden, wo sie automatisch kategorisiert und verarbeitet werden.
Wie wählt man die richtige Buchhaltungssoftware für E-Commerce aus?
Die Wahl der besten Buchhaltungslösung für deinen Shop ist eine wichtige Entscheidung. Berücksichtige beim Vergleich deiner Optionen die folgenden Überlegungen:
- Integrationen: Wenn du die beiden Systeme kombinierst, kannst du den Datentransfer einfach automatisieren, die Bestandsniveaus genau halten und deine Steuerkonformität vereinfachen.
- Skalierbarkeit: Mit dem Wachstum deines Unternehmens werden sich auch deine Buchhaltungsbedürfnisse ändern. Suche nach Software, die verschiedene Preispläne oder Pakete anbietet, auf die du upgraden kannst, wenn deine Anforderungen steigen.
- Funktionen: Suche nach zeitsparenden Tools wie Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung, Berechnung der Umsatzsteuer, Löhne und Unterstützung für mehrere Währungen, die dir helfen können, deine administrativen Aufgaben zu optimieren.
- Benutzerfreundlichkeit: Du möchtest nicht viel Zeit damit verbringen, die Bedienung der Software zu lernen (oder dein Team zu schulen). Stelle also sicher, dass sie intuitiv ist und eine klare Benutzeroberfläche hat.
- Kundensupport: Guter Support ist manchmal die Rettung, wenn du auf Probleme stößt. Suche nach Software mit starkem Kundenservice, einschließlich Live-Chat, telefonischem Support und einer umfangreichen Wissensdatenbank.
- Sicherheit: Deine Finanzdaten sind sensible Informationen. Stelle unbedingt sicher, dass deine Software über Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenverschlüsselung und regelmäßige Backups verfügt, um deine Informationen zu schützen.
- Gute Bewertungen: Überprüfe die Bewertungen anderer E-Commerce-Unternehmen. Du kannst Websites wie G2 oder den Shopify App Store durchsuchen, um ein gutes Gefühl für die Vor- und Nachteile der Software zu bekommen.
Insgesamt hängt die beste Software für dich von deinen spezifischen Umständen ab. Teste die Software vor der endgültigen Entscheidung kostenlos, um zu sehen, ob sie alles bietet, was du benötigst.
Lesetipp: Die Buchhaltung als Kleinunternehmer:in ist nicht immer einfach. Wir geben dir Tipps und alles Wissenswerte an die Hand.
Best Practices für die E-Commerce-Buchhaltung
Selbst wenn Buchhaltung nicht deine Stärke ist, gibt es einige einfache Richtlinien, die du befolgen kannst, um einen reibungslosen E-Commerce-Betrieb zu gewährleisten – egal, ob du deinen ersten oder fünften Onlineshop betreibst. Hier sind sieben Best Practices, die du für deine Buchhaltung nutzen solltest:
- Genauigkeit priorisieren: Deine Bücher im Gleichgewicht zu halten, ist der Schlüssel zur effektiven E-Commerce-Buchhaltung. Erfasse alle finanziellen Transaktionen genau, einschließlich Verkäufen, Käufen, Einnahmen und Ausgaben. So hast du ein klares Verständnis deiner finanziellen Gesundheit.
- Automatisierungen nutzen: Technologie erleichtert die Automatisierung vieler Buchhaltungsaufgaben. Nutze das, um Verkäufe zu verfolgen, Steuern zu berechnen und sogar Rechnungen in deinem Namen zu versenden. Dies reduziert das Risiko menschlicher Fehler und spart dir Zeit.
- Spezielle Buchhaltungssoftware für E-Commerce verwenden: Es gibt viele Buchhaltungssoftwarelösungen für Online-Unternehmen, die sich in deine E-Commerce-Plattform integrieren lassen. Diese Systeme können helfen, deine Verkäufe, Bestände und Ausgaben zu verwalten und abzugleichen.
- Konten regelmäßig abgleichen: Gewöhne dir an, deine Finanzunterlagen häufig mit deinen Bankauszügen zu vergleichen, um sicherzustellen, dass alles übereinstimmt. Das kann dir helfen, Fehler zu erkennen und zu korrigieren, bevor sie zu ernsthaften Problemen werden.
- Bestände im Auge behalten: Ein ausgezeichnetes Bestandsmanagement ist für E-Commerce-Unternehmen entscheidend. Du musst wissen, was du auf Lager hast, was verkauft wird und was nicht. Deine Buchhaltungssoftware bietet möglicherweise Bestandsverfolgungs-Funktionen, oder du möchtest ein spezialisiertes Bestandsmanagement-System verwenden.
- Cashflow überwachen: Behalte deinen Cashflow im Auge – wie viel Geld in dein Unternehmen fließt und wie viel herausgeht. Ein positiver Cashflow bedeutet, dass Geld hereinkommt und dein Unternehmen finanziell gesund ist. Wenn jedoch mehr Geld rausgeht als reinkommt, musst du dies schnell angehen.
- Umsatzsteuer verstehen: Die Umsatzsteuer ist für E-Commerce-Unternehmen komplex, insbesondere wenn du an Kund:innen in verschiedenen Ländern verkaufst. Stelle sicher, dass du deine Verpflichtungen kennst und den richtigen Betrag an Umsatzsteuer erhebst und abführst.
Fazit: Buchhaltung im E-Commerce nicht vernachlässigen
Die bunte Welt des Onlinehandels verspricht schnelle Gewinne und ermöglicht den Aufbau einer Marke so leicht wie nie zuvor. Eine saubere und lückenlose Buchhaltung haben dabei nicht alle gleich auf dem Zettel und wird deshalb oft vernachlässigt. Sie stellt jedoch die Grundlage für einen langfristigen Erfolg dar und gewährleistet ein rechtssicheres und strukturiertes Wachstum deines Unternehmens. Beginne also früh, dir einen Plan inklusive der richtigen Buchhaltungssoftware zurechtzulegen und achte immer auf saubere Bücher, um im E-Commerce bald zu den Großen zählen zu können.
