Sobald du die Entscheidung triffst, ein Unternehmen zu gründen und somit Mitarbeiter:innen einstellst, wird die Lohnabrechnung zum festen Bestandteil deines Alltags. Sie beinhaltet wichtige Informationen, wie beispielsweise die Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge. Die Abrechnung des Lohns ist also ein wichtiger Nachweis darüber, ob du alle steuerrechtlichen Vorgaben korrekt erfüllt hast.
In diesem Beitragen zeigen wir dir alles Wichtige zum Thema Lohnabrechnung erstellen und geben dir wertvolle Tipps, wie dir die Lohnabrechnung gelingt.
Was muss eine Lohnabrechnung enthalten?
Nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) sind unter anderem folgende Bestandteile Pflicht:
- Name + Anschrift des Arbeitgebers/ der Arbeitgeberin sowie des Arbeitnehmers/ der Arbeitnehmerin
- Zeitraum der Abrechnung
- Steuer-Identifikationsnummer, Steuerklasse und Versicherungsnummer der Arbeitnehmer:innen
- Brutto- und Nettolohn
- Krankenkassenbeitrag
- Beitrag zur Pflegeversicherung
- Solidaritätszuschlag
- Kirchensteuer
Was ist eine Lohnabrechnung?
Für deine Mitarbeitenden ist die Lohnabrechnung ein wichtiger Nachweis über ihr Gehalt bzw. ihren Lohn sowie alle gesetzlichen Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge. Außerdem ist sie für die jährliche Einkommensteuererklärung zwingend notwendig. Für Arbeitgeber:innen ist die Erstellung Pflicht, da Mitarbeitende einen rechtlichen Anspruch darauf haben.
Wichtig ist nicht nur, dass du als Arbeitgeber:in die Lohnabrechnung korrekt erstellst und berechnest, sondern auch verschiedene Fristen und Meldepflichten einhältst. Bei Fehlern im Aufbau oder Daten, die zu spät an das Finanzamt und die Krankenkasse übermittelt wurden, kann es zu nachträglichen finanziellen Belastungen kommen.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, was du beim Erstellen der Lohn- und Gehaltsabrechnung beachten musst.
Lesetipp: Erfahre im Beitrag, wie du dein eigenes Unternehmen gründen kannst.
Wer erstellt die Lohnabrechnung?
Als Arbeitgeber:in bist grundsätzlich du für die Erstellung einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung zuständig. Eine spezielle Ausbildung ist nicht dafür nötig. Jedoch setzt die Lohnbuchhaltung ein gewisses kaufmännisches Grundverständnis voraus. Solltest du dir also unsicher sein, kannst du die Lohnabrechnungen deiner Mitarbeiter:innen auch von einem Steuerberater bzw. einer Steuerberaterin oder einem externen Lohnbüro erstellen lassen. Beachte allerdings, dass dies relativ kostenintensiv ist. Eine günstigere Alternative sind Tools, die dich bei der Lohnabrechnung unterstützen. So können auch Laien eine korrekte Lohnabrechnung erstellen. Auch Shopify bietet dir ein kostenloses Online-Tool, dass dich bei der Erstellung deiner Lohnabrechnungen unterstützt.
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Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?
Bei einem Gehalt handelt es sich um ein festes, nicht abweichendes, im Arbeitsvertrag festgehaltenes monatliches Einkommen.
Lohn erhalten Angestellte, die nach Stunden bezahlt werden und deren monatliches Einkommen sich dadurch ändert. Der Verdienst kann also je nach Arbeitszeit schwanken und muss nicht jeden Monat gleich hoch ausfallen.
Der Lohn wird also aus den tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden errechnet, während das Gehalt immer gleich bleibt – unabhängig von den gearbeiteten Stunden. Du musst als Arbeitgeber:in auf jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung klar aufzeigen, ob es sich bei der Auszahlung um Lohn oder Gehalt handelt.
Lesetipp: Was du beachten musst, wenn du eine Rechnung schreiben willst, erfährst du hier.
In 5 Schritten zur Lohnabrechnung
Wenn du dich an einem Schema orientierst, ist die Lohnabrechnung gar nicht so schwer. Wichtig ist natürlich, dass du die Grundbegriffe der Lohnbuchhaltung kennst und du dich mit den Anforderungen von Finanzämtern, Behörden und Versicherungsträgern auseinandergesetzt hast.
Nach diesem Schema wird eine Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellt:
- Aufstellung des Gesamtbruttolohns/ Gesamtbruttogehalts
- Ermittlung der Steuern
- Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge
- Berechnung des Nettolohns/ Nettogehalts
- Berechnung des Auszahlungsbetrags
Nach dem folgenden Schema werden Löhne und Gehälter genau berechnet:
Grundlohn
+ Zuschläge (Nachtarbeit, Wochenendzuschlag, Überstunden)
+ Prämien und Provisionen
+ Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall, Lohnnachzahlungen
+ Sachbezüge
+ Weihnachtsgeld/Urlaubsgeld
= Bruttolohn
- Lohnsteuer
- Kirchensteuer
- Solidaritätszuschlag
- Sozialversicherungsbeitrag
= Nettolohn
- Nettolohnabzüge wie:
- Vermögenswirksame Leistungen
- Vorschüsse, Sachbezüge/geldwerte Vorteile oder Pfändungen
= auszuzahlender Lohn- bzw. Gehaltsbetrag
Wie wird der Bruttolohn berechnet?
Der Bruttolohn ist die Gesamtvergütung vor Abzug der Steuern und Abgaben zur Sozialversicherung. Er wird aus allen Positionen ermittelt, die den laufenden Bruttolohn ergeben. Dazu zählen auch Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld. Auch Arbeitgeberleistungen sind zu berücksichtigen. Dazu zählen:
- Vorschüsse, Vorteile oder Pfändungen
- Leistungsprämien
- Sachbezüge wie Firmenwagennutzung oder Tankgutschein
- Vermögenswirksame Leistungen (VWL)
- Weihnachts- und Urlaubsgeld
- Jubiläumszuwendungen
- Abfindungen
Steuerabzüge berechnen
Damit du die Steuerabzüge für die Entgeltabrechnung ermitteln kannst, benötigst du das Steuerbrutto. Damit lassen sich Steuerabzüge ermitteln für Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschläge.
Lesetipp: Das musst du beachten, wenn du ein Gewerbe anmelden willst.
Lohnsteuer
Die Lohnsteuer macht den größten Anteil der Steuerabzüge aus und wird nach den Vorgaben des sogenannten Programmablaufplans des Bundesfinanzministeriums für die maschinelle Berechnung des Lohnsteuerabzugs berechnet. Die Höhe ist von der jeweiligen Lohnsteuerklasse sowie der Höhe des Einkommens abhängig. Für jeden Arbeitnehmer bzw. jede Arbeitnehmerin gibt es einen jährlichen Grundfreibetrag, der steuerfrei bleibt.
Kirchensteuer
Kirchensteuerpflichtig sind Mitglieder der katholischen und evangelischen Kirche sowie der jüdischen Kultusgemeinde, die in Deutschland leben. Gehören Beschäftigte keiner dieser Kirchengemeinschaften an, müssen sie auch keine Kirchensteuer zahlen.
Solidaritätszuschlag
Der Bundestag hat Ende 2019 das Gesetz zur Rückführung des Solidaritätszuschlags beschlossen. Das bedeutet für den Großteil der in Deutschland lebenden Arbeitnehmer:innen, dass sie seit Januar 2021 keinen Soli-Zuschlag mehr zahlen müssen.
Lesetipp: Was du über die Gewerbesteuer im E-Commerce wissen musst, haben wir in diesem Beitrag für dich zusammengefasst.
Sozialversicherungsbeiträge ermitteln
In Deutschland gehören zu den Sozialversicherungen folgende:
- Krankenversicherung
- Rentenversicherung
- Arbeitslosenversicherung
- Pflegeversicherung
- Unfallversicherung
Den Gesamtversicherungsbeitrag bilden die Summe der Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung. Diese werden überwiegend zu je 50 % vom Arbeitgeber oder Arbeitgeberin und Arbeitnehmer:in abgeführt. Durch jährlich festgelegte Beitragsbemessungsgrenzen werden die SV-Beiträge gedeckelt.
Die Beitragsbemessungsgrenze ist eine Einkommensgrenze, die jährlich von der Bundesregierung angepasst wird. Sobald der Lohn deines oder deiner Angestellten diese Obergrenze überschreitet, fallen keine erhöhten Sozialversicherungsbeiträge an.
Krankenversicherung
In Deutschland zählt die Krankenversicherung als Pflichtversicherung. Das heißt, jede in Deutschland lebende Person ist dazu verpflichtet, sich krankenversichern zu lassen – unabhängig davon, ob er oder sie angestellt oder arbeitslos ist.
Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen tragen jeweils die Hälfte des allgemeinen Beitragssatzes. Das gilt auch für Zusatzbeiträge.
Sollte ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin nicht gesetzlich pflichtversichert, sondern privat versichert sein, sieht die Verteilung ähnlich aus. Allerdings gibt es hier Sonderregeln. Als Arbeitgeber:in beteiligst du dich zwar am Beitrag, aber nur bis zu einer gewissen Höhe. Dieser maximale Zuschuss ist höchstens so hoch wie die Summe, die du nach der Beitragsbemessungsgrenze auch für die gesetzliche Krankenversicherung zuzahlen musst.
Rentenversicherung
Die Beiträge zur Rentenversicherung werden ebenfalls zur Hälfte vom Arbeitgeber bzw. von der Arbeitgeberin getragen. Auch hier gibt es eine Beitragsbemessungsgrenze, die jährlich im Voraus für das nächste Kalenderjahr festgesetzt wird.
Arbeitslosenversicherung
Wie bei der Kranken- und Rentenversicherung werden auch hier die Beiträge zur Hälfte geteilt. Der Beitragssatz wird durch den Gesetzgeber in § 341 Drittes Buch Sozialgesetzbuch (SGBIII) festgelegt.
Pflegeversicherung
Für die gesetzliche Pflegeversicherung gilt seit der Pflegereform 2008 ein einheitlicher Beitragssatz. Hier wird ebenfalls zwischen Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber:in zu 50 % aufgeteilt. Eine Beitragsbemessungsgrenze gibt es auch bei dieser Sozialversicherung. Wichtig ist, dass kinderlose Angestellte etwas mehr für die Pflegeversicherung zahlen müssen. Der Beitragssatz ist bei ihnen 0,25 % höher.
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Unfallversicherung
Diese Sozialversicherung wird ausschließlich von Arbeitgeber:innen getragen. Die Beiträge werden direkt an den zuständigen Unfallversicherungsträger abgeführt.
Wie wird der Nettolohn berechnet?
Der Lohn eines oder einer Angestellten durchläuft bei der Berechnung vom Brutto- zum Nettolohn einen mehrstufigen Prozess. Folgende Rechenkette wird dazu verwendet:
Gesamtbrutto
- Lohnsteuer
- Kirchensteuer
- Solidaritätszuschlag
- Arbeitnehmeranteile
- Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung
= Nettoentgelt
Durch weitere Abzüge wie vermögenswirksame Leistungen, Vorschüsse, Sachbezüge und Pfändungen oder beispielsweise Zuschüsse von Kranken-/ Pflegeversicherung wird das Nettoentgelt noch nach oben korrigiert. Daraus ergibt sich schlussendlich der Auszahlungsbetrag, den die Arbeitnehmer:innen erhalten.
Wichtiges zu Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen
Es ist besonders wichtig, dass du Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge immer fristgerecht überweist. Dir drohen sonst Säumniszuschläge oder sogar Zwangsgelder. Am besten erteilst du dem Finanzamt und den Krankenkassen Lastschriftmandate, denn dann gelten alle Beiträge als pünktlich abgeführt. Dir steht es aber frei, die Beiträge auch selbst zu überweisen.
Wann ist die Lohnsteuer fällig?
In § 41a Absatz 1 Einkommensteuergesetz (EstG) wird die Anmeldung und Zahlung der Lohnsteuer geregelt. Die Lohnsteuer des laufenden Monats muss bis zum 10. des Folgemonats an das für dein Unternehmen zuständige Finanzamt abgeführt werden. Sollte der Abgabetermin auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fallen, wird die Frist auf den nächsten Werktag verlängert.
Zahlst du die Lohnsteuer verspätet, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag und Säumniszuschlag erheben. Es ist auch möglich, dass die fällige Lohnsteuer geschätzt und ein Zwangsgeld verordnet wird.
Wann sind die Sozialabgaben fällig?
Hier wird die Fälligkeit in § 23 des vierten Sozialgesetzbuches (SGB IV) geregelt. Die fälligen Sozialabgaben müssen bis spätestens zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Beschäftigungsmonats bei der Einzugsstelle eingegangen sein. Die Beitragsnachweise müssen dagegen zu Beginn des zweiten Arbeitstages vor Fälligkeit bei der Einzugsstelle vorliegen. Werden die Abgaben nicht pünktlich gezahlt, wird ein Säumniszuschlag in Höhe von 1 % des ausstehenden Beitrags erhoben.
Lohnabrechnung Beispiel
Im folgenden Beispiel geben wir dir einen kurzen Überblick über die Berechnung des Nettoentgelts. Für unser Beispiel gehen wir von einer unverheirateten Person, über 23 Jahre, sowie ohne Kinder oder Kirchenzugehörigkeit aus. Somit fällt unsere Person in die Steuerklasse 1.
Arbeitnehmer:in Arbeitgeber:in
Bruttoverdienst 3.000 € 3000 €
Krankenversicherung 14,6 % 219 € 219 €
Rentenversicherung 18,6 % 279 € 279 €
Arbeitslosenvers. 2,6 % 39 € 39 €
Pflegevers. 1,7 % 69 € 51 €
Lohnsteuer 317 € -
ggf. Kirchensteuer - -
Gesamt -923 € +588 €
Auszahlunsgebtrag/Arbeitgeberbrutto 2.077 € 3588 €
Wir haben unser Beispiel etwas vereinfacht, denn je nach Person und Anstellung können weitere Zuschläge oder Ähnliches hinzukommen. Jedoch wird deutlich, dass der/die Arbeitgeber:in schlussendlich Kosten von ca. 3.588 € hat.
Lohnabrechnung erstellen für geringfügig Beschäftigte
Wer nicht mehr als 520 Euro pro Monat verdient, gilt als Minijobber:in. Hier wird in der Regel ein Bruttogehalt ohne Abzüge ausgezahlt. Als Arbeitgeber:in solltest du allerdings beachten, dass du trotzdem Pauschalen für Sozialabgaben und auch Lohnsteuer zahlen musst. Diese Abgaben müssen an die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See abgeführt werden.
Lesetipp: Wenn du eine GmbH gründen willst, gibt es einiges zu beachten. Mehr Infos findest du im Beitrag.
5 potenzielle Fehler bei der Lohnabrechnung
Bei der Erstellung einer Lohnabrechnung gibt es einige Fehler, die häufig auftreten. Hier sind die typischsten Fehler für dich zusammengefasst:
- Sozialversicherungspflicht wird fehlerhaft eingeschätzt.
- Minijobber:innen und kurzfristige Mitarbeiter:innen werden falsch unterschieden.
- Bei Stress wird nicht die notwendige Sorgfalt an den Tag gelegt
- Die pauschal besteuerten oder steuerfreien Bestandteile werden nicht beachtet.
- Für Gesellschafter-Geschäftsführer:innen werden bei der Abrechnung nicht auf die Besonderheiten geachtet.
Tools für die Erstellung einer Lohnabrechnung
Wenn du dir auf dem Gebiet der Lohnabrechnung unsicher bist, gibt es eine Vielzahl von Tools, die dich bei der Erstellung unterstützen können. Die bekanntesten haben wir in diesem Abschnitt für dich zusammengefasst.
Lexware lohn+gehalt
Lexware ist eine beliebte Lösung für die Lohnabrechnung auf dem deutschen Markt. Das Tool eignet sich optimal für kleine und mittlere Unternehmen und bietet alle Lohnabrechnungsfunktionen, einschließlich Sozialversicherungsabgaben und einer elektronischen Übermittlung an Behörden.
DATEV Lohn und Gehalt
Ein weiteres bekanntes System in Deutschland ist DATEV. Dieses Tool bietet dir umfangreiche Funktionen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, inklusive der Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen.
Sage Lohnabrechnung
Bei Sage handelt es sich um eine cloudbasierte Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, die Löhne und Lohnabrechnungen online zu verwalten. Das Tool ist benutzerfreundlich und eignet sich vor allem für kleine und mittlere Unternehmen.
Online-Lohnabrechnungstool von Shopify
Mit Shopifys kostenlosem Online-Generator zur Lohnabrechnung kannst du ganz einfach Abrechnungen erstellen, die alle wichtigen Informationen enthalten. Dazu musst du nichts weiter tun, als alle erforderlichen Felder auszufüllen und Shopify schickt dir anschließend sofort deine Lohnabrechnung per E-Mail.
Wann ist es sinnvoll, eine Lohnabrechnung auszulagern
Möchtest du deine Lohnabrechnungen für dein Unternehmen selbst erstellen wollen, solltest du unbedingt über eine entsprechende Ausbildung verfügen und im besten Fall bereits mehrere Jahre Erfahrungen in der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen gesammelt haben. In den meisten Fällen fehlt Gründer:innen allerdings das Detailwissen und die Erfahrung in diesem Bereich. Ein Lohnbuchhaltungsprogramm kann dich hier unterstützen. Falls du dir dennoch unsicher bist, ist es immer empfehlenswert, mit Expert:innen zusammenzuarbeiten und die Erstellung deiner Lohnabrechnung auszulagern.
Fazit
Wie du gesehen hast, gibt es bei der Erstellung der Lohnabrechnung einiges zu beachten. Eine Lohnabrechnung zu erstellen ist jeden Monat aufs Neue ein zeitintensiver Prozess – jedoch gibt es Tools, die dir das Prozedere erleichtern. Du hast beispielsweise die Möglichkeit, deine Lohnabrechnungen online zu erstellen oder ein klassisches Lohnabrechnungsprogramm zu nutzen. Diese Lösungen unterstützen dich beispielsweise bei der korrekten Berechnung der gesamten Abzüge oder dem automatischen Versand aller Pflichtmeldungen an das Finanzamt und die Krankenkassen.
Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine professionelle Steuer- oder Rechtsberatung dar. Bitte konsultiere eine unabhängige Rechts- oder Steuerberatung für Informationen, die spezifisch für dein Land und deine Umstände gelten. Shopify haftet in keiner Weise für deine Verwendung oder dein Vertrauen in diese Informationen.
Häufig gestellte Fragen zur Lohnabrechnung
Was passiert bei einer fehlerhaften Lohnabrechnung?
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Lohnabrechnungen?
Was ist eine Jahreslohnabrechnung?
Wird die Lohnsteuerbescheinigung automatisch an das Finanzamt übermittelt?
Die Lohnsteuerbescheinigung wird nicht automatisch an das Finanzamt übermittelt, sodass Arbeitgeber:innen sicherstellen müssen, dass sie diese fristgerecht elektronisch übermitteln. Allgemein gilt: Die Lohnsteuer ist spätestens am 10. des Folgemonats fällig. Je nach Höhe der angemeldeten Lohnsteuer muss diese monatlich, vierteljährlich oder jährlich abgeführt werden.
