8 praktische Tipps für die Führung einer Agentur und mehr Umsatz

Wenn man eine Agentur gründet, füllt sich der Kopf schnell mit Ideen und all den endlosen Möglichkeiten. Es ist schließlich eine ziemlich aufregende Reise. Am Anfang glaubst du daran, du würdest die Kontrolle über die Art der Kunden und Projekte haben und ausschließlich Top-Talente für dein Team rekrutieren. Du träumst von einem stetigen Nachschub an Kunden und interessanten Projekten.

Diejenigen unter euch, die bereits eine Agentur leiten, wissen jedoch, dass dieser Traum nicht immer der Realität entspricht. Ihr wisst, dass es auf dem Weg dorthin Prüfungen und Herausforderungen gibt, die es zu meistern und bewältigen gilt. Wie lassen sich bestehende Kunden halten? Wann wird der nächste Kunde gewonnen? Wie kann man sich effektiv vom Wettbewerb abheben? Die Leitung einer Agentur ist eine Achterbahnfahrt durch die vielen Höhen und Tiefen der verschiedenen Projekte.

Auf unserer 2018 in New York stattgefundenen Partnerveranstaltung Shopify Pursuit war der Betrieb einer Agentur ein zentrales Thema. Pursuit bietet Shopify-Partnern eine Gelegenheit, sich zu treffen und zu wachsen, von einander zu lernen und Kontakte zu knüpfen sowie sich über die Vor- und Nachteile des Unternehmertums auszutauschen.

In New York trafen sich junge Entrepreneure: Sowohl diejenigen, die gerade mal neun Monate in ihrem Startup-Abenteuer steckten bis hin zu den Machern, die eine Millionen-Dollar-Agentur aufgebaut haben, und tauschten ihre Erkenntnisse und Ratschläge aus.

Im Folgenden findest du 8 Tipps, mit denen du dein Agenturgeschäft in die Erfolgsspur bringst. Und auch, wenn die hier zitierten Agenturen ihren Sitz in den USA und Kanada haben, sind die Erkenntnisse universell und ebenso auf den Markt im deutschsprachigen Raum anwendbar. Steigen wir also direkt ein.

1. Dein Branding als Wettbewerbsvorteil

Wenn dein Unternehmen wächst, sollte auch deine Marke wachsen. Die meisten Agenturen beginnen als Freelancer oder Business-Duos, die ihr Dienstleistungsangebot mit der Zeit ausbauen. Dementsprechend kann es schwierig sein, sein Angebot frühzeitig zu präzisieren und die eigene Nische zu identifizieren. Genau das ist jedoch von entscheidender Bedeutung. Die Art und Weise, wie du dein Business als Marke positionierst, ist unglaublich wichtig. Ein einzigartiges Angebot wird dir helfen, dich von deiner Konkurrenz abzusetzen.

In ihren frühen Tagen bezeichnete sich die Werbeagentur Wondersauce als Unternehmen für Webentwicklung. Sie entwickelten sich jedoch schnell weiter. „Als wir uns mit dem Branding unserer Agentur befassten, war der Markt übersät mit Tech-Agenturen, die sich auf Mobile- oder Social-Media-Themen konzentrierten“, blickt CEO und Gründer John Sampogna zurück. „Alle jagten Trends und das nächste große Ding. Im Gegensatz dazu waren wir der Überzeugung, dass Full-Service der bessere Ansatz sein würde.“

So löste sich Wondersauce von seinem exklusiven Webdesign-Angebot und nahm Produktfotografie und Social-Media-Marketing in sein Portfolio auf. Sampogna und sein Team hielten es für entscheidend, eine Agenturstruktur aufzubauen, in der die einzige Konstante der Wandel sei. Ständiger Wandel - das ist das Geschäftsmotto, über das die Agentur ihr Kernangebot ausbauen konnte.

Finde deinen unfairen Vorteil heraus. Genau dieser bringt dein Business zum Abheben.

Alex O'Byrne, Geschäftsführer bei We Make Websites, liefert einige Hinweise zur frühzeitigen Identifizierung des eigenen Brandings: „Finde deinen unfairen Vorteil heraus. Denn genau dieser bringt dein Business zum Abheben.“ Der unfaire Vorteil von We Make Websites ist die Erfahrung der internationalen Agentur mit Marken weltweit. Dieses Branding hilft der Agentur dabei, größere globale Kunden von ihren Konkurrenten abzuwerben.

Für kleinere Unternehmen kann sich die Suche nach dem unfairen Vorteil jedoch durchaus schwierig gestalten. John empfiehlt einige praktische Tipps für Geschäftspartner oder Teams, um dorthin zu gelangen.

„Macht euch ein Bild davon, wie Händler ihr Geld verdienen. Dann setzt ihr euch zusammen und benennt die drei Dinge, die ihre größten Herausforderungen sind. All eure Kreativität und euer Fokus sollten sich auf eines dieser Dinge konzentrieren. Genau das ist der Bereich, in dem ihr euch profilieren könnt.“

Auch wenn es eine große Herausforderung ist, solltest du dein eigenes Branding auf keinen Fall ignorieren. Es ist ein wesentlicher Bestandteil, um mit deinem Unternehmen Kunden zu gewinnen. Wenn du bei der Neukundenakquise Schwierigkeiten hast, solltest du den Ratschlag oben nutzen und ein Audit zur Wahrnehmung deiner Marke vornehmen. Verstehen die Kunden dein Kernangebot? Kommuniziert deine Website und deine Partnerliste dieses Angebot deutlich?

Es lohnt sich, sich diese Fragen zu stellen und sie häufig zu wiederholen. Dementsprechend solltest du sie in einen vierteljährlichen oder jährlichen Review-Zyklus aufnehmen und bearbeiten.

Lesetipp: Was ist Personal Branding? Ein Leitfaden für Freelancer.

2. Schluss mit Jonglieren: Lerne zu delegieren und sorge für Ersatz

In der Anfangsphase eines Unternehmens bist du ein Generalist. Du bist Marketer, Webdesigner, Buchhalter und andere Dinge, um die du dich als Geschäftsinhaber kümmern musst. Ein paar Jahre später kann diese generalistische Haltung allerdings zu einem Problem werden. Gründer können zwischen der Arbeit an ihren Projekten und der Leitung ihrer Agentur in einen Konflikt geraten.

Kelly Vaughn, Gründerin von The Taproom Agency, realisierte genau dieses Dilemma, als sie sich fünf Zeitzonen entfernt im Urlaub befand.

Ich musste anfangen an meinem Unternehmen zu arbeiten statt in ihm.

„Es war mitten in meinem Urlaub als es mich wie aus heiterem Himmel traf. Ich löste Probleme zu Hause in Atlanta von meiner Strandliege aus. In diesem Moment wurde mir klar, dass ich mich von der Arbeit in meinem Unternehmen zurücknehmen und stattdessen an dessen Entwicklung arbeiten musste. Man kann nicht alles alleine machen, weil man sonst schnell ausbrennt.“

Nach ihrer Rückkehr unternahm sie den ersten Schritt in diese neue Richtung und übergab Aufgaben und mehr Verantwortung an die Projektleiterin.

Es ist nicht so einfach, Aufgaben und Verantwortlichkeiten abzugeben, die man jahrelang selbst wahrgenommen hat – egal ob man sie liebt oder hasst. Man muss lernen, loszulassen. Wer auch immer deine Aufgaben übernimmt, wird sie nicht auf deine Art und Weise angehen. Das bedeutet aber nicht, dass diese Vorgehensweise falsch ist. Als Führungskraft gilt es, Autonomie zu fördern und Mikromanagement zu vermeiden.

Für jede Position, die du selbst eingenommen hast, solltest du eine Stellenbeschreibung verfassen und dann jemanden einstellen, der diesen Aufgabenbereich für dich übernimmt.

Alex stimmt diesem Punkt zu. „Vielleicht arbeitest du noch immer im Webdesign oder in der Entwicklung, im Projektmanagement oder im Social-Media-Marketing“, so seine Argumentation. „Du wirst dich mit großer Sicherheit um die Akquise kümmern. Aber egal was du auch tust – du machst einen Job innerhalb deines Unternehmens und agierst gleichzeitig als Geschäftsführer. Das muss sich ändern. Für jede Position, die du selbst eingenommen hast, solltest du eine Stellenbeschreibung verfassen und dann jemanden einstellen, der diesen Aufgabenbereich für dich übernimmt.“

Wenn es darum geht, jemanden einzustellen, um sich selbst zu ersetzen, hat John einige Ratschläge: Man sollte mehr Wert auf die Einstellung als die Fähigkeiten legen. Denn Fähigkeiten kann man lernen.

„Finde und stelle eine Person ein, die die gleichen Dinge sieht und an die gleichen Dinge glaubt, wie du selbst. Die Einstellung lässt sich oft nicht formen, denn das bedarf einer inneren Veränderung, die von selbst kommen muss. Du kannst deinen Kandidaten jedoch die benötigten Ressourcen zur Verfügung stellen und sie zu Experten ausbilden“, führt Alex weiter aus.

Für Gründer ist es schwierig, Verantwortung an neu eingestellte Mitarbeiter abzugeben. Es jedoch nicht zu tun, wird über kurz oder lang negative Folgen haben. Wenn der Rest des Teams wegen dir nicht vorwärts kommt, dann wirst du zum Bottleneck des Unternehmens – denn alles staut sich bei dir.

Lesetipp: So stellst du Mitarbeiter ein: Die ultimative Ressourcen-Liste für Agenturinhaber (auf Englisch).

3. Entwickle Prozesse und reduziere Chaos

Es kann sich kontraintuitiv anfühlen, die Zeit für etwas zu nehmen, das kein Kundenprojekt ist. Aber die Standardisierung eines Prozesses ist entscheidend für ein erfolgreiches Unternehmen. Prozesse, Automatisierung und Dokumentation sind die Schlüssel, um das Chaos im Unternehmen zu verringern. Ohne diese Komponenten dauert es zehnmal so lange, bis die Arbeit erledigt ist – und das bei einer zehnmal so hohen Fehlerquote.

Wenn deine Geschäftsstruktur chaotisch ist, dann ist auch dein Leben chaotisch.

Kelly fasst es sehr schön zusammen: „Wenn deine Geschäftsstruktur chaotisch ist, dann ist auch dein Leben chaotisch.“

Indem du deine Kommunikation skizzierst und standardisierst, stellst du sicher, dass wichtige Informationen immer an die richtigen Personen gelangen.

Im Folgenden findest du einige unmittelbare Schritte, mit denen du das Chaos verringern kannst.

• Schreibe die gleiche E-Mail nicht zweimal. Erstelle ein Standarddokument mit E-Mails für das Onboarding von Neukunden, wöchentliche Projektupdates, Bewertungen und Projektübergaben. Auf diese Weise kannst du die Kommunikation optimieren und jede Vorlage geringfügig an die Bedürfnisse deiner Kunden anpassen. Tools wie Text Expander oder das Google Chrome-Plugin Text Blaze können dir dabei behilflich sein.
• Erstelle eine Vorlage für einen Projektplan. Ist es nicht ermüdend, jedes Mal, wenn du mit einem neuen Kunden arbeitest, einen Projektplan von Grund auf neu zu erstellen? Wenn du dir über den Umfang deines Standardprojekts im Klaren bist, kannst du eine standardisierte Projektskizze erstellen. Diese Vorlage kannst du dann für jeden Kunden anpassen, mit dem du arbeitest.

Die Erstellung von standardisierten Verfahren kann im Geschäftsumfeld sehr viel Zeit sparen. Indem man sich die Zeit für die Erstellung von Prozessen nimmt, können später etliche Stunden an Doppelarbeit eingespart werden. Außerdem schafft es ein System in deinem Unternehmen, mit dem alle Mitarbeiter in der Lage sind, projektübergreifend einheitlich zu arbeiten. Gleichzeitig verschwinden die Informationen nicht in den Köpfen einzelner Mitarbeiter.

4. Investiere in dein Team und deine Mitarbeiter 

Während du mit dem Betrieb deiner Agentur beschäftigt bist, solltest du auf keinen Fall dein Team vergessen. Natürlich müssen nicht alle unbedingt beste Freunde sein. Allerdings kann der Aufbau von Beziehungen zu den Kolleg*innen und auch ein Kennenlernen außerhalb der Arbeit zu einer besseren Teamarbeit beitragen.

Hat man einst das Team aufgebaut, muss man als nächstes für die Motivation und das Engagement sorgen.

Kellys Herausforderung bestand darin, dass sie insgesamt neun Mitarbeiter beschäftigte, die alle remote im Homeoffice arbeiteten. „Dem Team fehlte es auf persönlicher Ebene an Vertrautheit miteinander“, berichtet Kelly. „Ja, sie unterhielten sich, wenn sie an Projekten arbeiteten. Es gab jedoch keine regelmäßige Kommunikation. Und das ist ein Problem, denn wenn man einst das Team aufgebaut hat, muss man als nächstes für die Motivation und das Engagement sorgen.“

Kellys Lösung für The Taproom Agency Kellys war, das Team aufeinander abzustimmen und individuelle Ziele zu setzen. Sie konzentrierte sich darauf, transparent zu sein, sich regelmäßig zu melden und ihr Team und die Marke zu feiern.

Alex teilt eine ähnliche Meinung. „Man sollte sicherstellen, dass man seine Mitarbeiter ausbildet und ihnen hilft, intern aufzusteigen. Die Leute haben Karriereziele, die man auch bestmöglich unterstützen sollte. Einige seiner besten Talente zu verlieren, weil man ihnen nicht bei der Erreichung ihrer Ziele geholfen hat, ist hart. Als allgemeine Regel gilt daher: fördere deine Superstars so gut es geht.“

Die Unternehmenskultur kann etwas sein, das dir Kunden und Neueinstellungen bringt und deine derzeitigen Mitarbeiter zum Bleiben bewegt. Die Gestaltung deiner Kultur am Arbeitsplatz kann fast genauso wichtig sein, wie die Gewinnung deines nächsten Kunden.

Lesetipp: Wie man Bewerber interviewt und echte Ergebnisse erzielt (auf Englisch).

5. Entwicklung externer Partnerschaften

Partnerschaften mit anderen Unternehmen sind eine gute Möglichkeit, deine Agentur auszubauen. Chase Clymer, Gründer von Electric Eye, hat Partnerschaften aufgebaut, die sich dramatisch auf den Erfolg seines Unternehmens ausgewirkt haben.

„Wir pflegen Partnerschaften mit anderen Agenturen und mit Anbietern der Apps, die wir in unserem Tech-Stack verwenden“, erklärt Chase. „Jede Beziehung ist einzigartig, wobei wir versuchen, mindestens einmal im Quartal mit jedem zu sprechen.“

Um Partnerschaften aufzubauen, empfiehlt er Authentizität. „Sei kein Roboter – bleib aufrichtig und gewinne Freunde. Es geht darum, echte Verbindungen zu echten Menschen herzustellen. Beide Parteien suchen dasselbe, nämlich eine beidseitig vorteilhafte Partnerschaft. Wenn du glaubst, dass es irgendwo einen Ansatz für eine gute Beziehung gibt, mache den ersten Schritt. Stelle dabei sicher, dass du einen Mehrwert anbietest, ohne etwas dafür zu verlangen.“

Viele kleine Webdesign- und Entwicklungsagenturen sind hervorragend in Sachen Branding und Design. Gleichzeitig fehlt es ihnen aber oft an Expertise im E-Commerce-SEO, bei guten Webtexten oder im Aufbau eines Sales Funnels. In diesem Fall ist es sinnvoll, eine Partnerschaft mit einer Marketingagentur einzugehen. Auf diese Weise kann man mehr Umsatz generieren, Kunden weitergeben und gemeinsam wachsen.

6. Vermarkte deine Agentur, statt dich im Tagesgeschäft zu verzetteln

Alle Vortragenden bei der Pursuit NYC hatten die gleiche Warnung für Geschäftsinhaber: Verliert euch nicht so sehr in der Arbeit in eurem Business, sodass ihr vergesst, auch daran zu arbeiten. Aufgaben wie das Marketing sind ebenso wichtig wie die Projektarbeit für die Kunden. Und obwohl Marketing herausfordernd sein kann, ist es wichtig, es zu deiner Priorität zu machen.

Marketing bedeutet nicht, damit anzugeben, wie gut die eigene Agentur ist. Vielmehr sollte es darum gehen, einen Beitrag in einer Gemeinschaft zu leisten, dein Fachwissen zu teilen und Kunden oder anderen Shopify-Partnern einen Mehrwert zu bieten.

Eine Möglichkeit, der Community etwas zurückzugeben, bietet sich in Vorträgen auf Konferenzen wie der Pursuit oder im Rahmen von Shopify Meetups.

Für Alex von We Make Websites waren Vorträge und die Ausrichtung von Veranstaltungen wichtige Aspekte des Marketings für seine Agentur. Dies hat ihm die Möglichkeit gegeben, mit seinem Publikum in Kontakt zu treten und ihm zu helfen.

„Wir helfen unserer Zielgruppe Erfolge zu feiern, bevor wir ihr etwas verkaufen.“

Es war die perfekte Gelegenheit, sowohl das, was ich jetzt weiß, zu lehren als auch The Taproom Agency als strategisch geplante Shopify-Agentur mit einer sehr aufregenden Zukunft bekannt zu machen.

Kelly von The Taproom Agency bekräftigt die Aussage von Alex. „Ich habe so viele gute Ratschläge von anderen Agenturinhabern und erfahrenen Managern erhalten. Nach meinem ersten Jahr in der Leitung der Agentur war ich von meinen eigenen Fähigkeiten und Prozessen so überzeugt, dass ich das bisher gelernte gerne weitergeben wollte. Und das führte mich dazu, einen Vortrag bei der Pursuit zu halten. Es war die perfekte Gelegenheit, sowohl das, was ich jetzt weiß, zu lehren als auch The Taproom Agency als strategisch geplante Shopify-Agentur mit einer sehr aufregenden Zukunft bekannt zu machen.“

Wenn das Auftreten auf Events nicht ganz dein Stil ist, gibt es viele andere Möglichkeiten, wie du der Community etwas zurückgeben kannst. Du könntest einen Kurs an einer örtlichen Hochschule oder Fachorganisation unterrichten oder sogar ein Webinar über Skillshare oder Udemy anbieten.

Ebenso könntest du einen Blog schreiben oder einen Podcast wie Shopify-Experte Kurt Elster machen. Kurt leitete eine Masterclass bei der Pursuit, wo er seinen an Händler gerichteten Unofficial Shopify Podcast besprach. Während seiner Masterclass erklärte Kurt, wie sein Podcast als hilfreiche Informationsquelle dient und wie dieser eine wesentliche Rolle in seiner Marketing- und Vertriebsstrategie spielt.

Wenn Vorträge, Konferenzen, Podcasts oder Meetups nicht als Marketingaktivität auf deinem Radar sind, ist es an der Zeit, diese Strategien in Betracht zu ziehen. Großzügig zu sein und der Gemeinschaft etwas zurückzugeben, ist von enormem Wert.

7. Aktives Management des Cashflows

Es ist offensichtlich, dass Cash das Herzblut eines Unternehmens ist. Die Frage nach der Verwaltung seines Cashflows ist jedoch ein ziemliches Tabuthema. Und das hat seinen Grund – denn nicht viele Geschäftsinhaber wollen bei ihren Betriebskosten völlig transparent sein. Für John von der Agentur Wondersauce war der Cashflow jedoch nie ein Thema, vor dem er zurückscheute.

Alex stimmt dem zu und hat ein System, das er anderen Partnern empfiehlt, um das Ziel eines positiven Cashflows beizubehalten. „Vor dem Beginn der Arbeit sollte stets eine Anzahlung getätigt werden“, betont er. „Wenn nicht der volle Betrag direkt bezahlt werden kann, sollte mindestens eine Anzahlung in Höhe von 50 Prozent geleistet werden. Wenn ein Kunde in der Lage ist, vor Ausführung der Arbeit den Gesamtbetrag zu zahlen, bieten wir ihm einen Rabatt von 10 Prozent auf das Gesamthonorar an. Außerdem versuchen wir immer, solche Vorschüsse für wiederholende Aufgaben zu generieren, um unsere Kosten zu decken.

Davon auszugehen, dass dein Cashflow weiterhin so wächst wie dein Unternehmen, kann ziemlich gefährlich werden. Daher empfiehlt es sich, einen Finanzplan und eine Zahlungsstruktur einzurichten, damit sich finanzielle Sorgen so weit wie möglich vermeiden lassen.

8. Investiere in deine eigenen Fähigkeiten

Ja, als Agenturinhaber bist du sehr beschäftigt. Trotzdem solltest du nie aufhören, zu lernen oder dich um die Verbesserung deiner Arbeit zu bemühen. Es ist leicht, seine eigene Weiterentwicklung beiseite zu legen, wenn man mit einem ständigen Strom an Aufgaben konfrontiert ist, die immer geschäftskritisch zu sein scheinen. Wenn du dir jedoch die Zeit für die Verbesserung deiner Fähigkeiten nimmst, ist das auch eine Investition in dein Unternehmen.

„Belege einen Kurs, nimm an einer Konferenz oder einem Networking-Event teil und gönne dir ein Upgrade beim Kauf eines neuen Equipments. „Aber noch wichtiger ist, nicht zu vergessen, für sich selbst zu sorgen und seine Grundbedürfnisse zu befriedigen. Du solltest dich ausgewogen ernähren, acht Stunden schlafen und dir frei nehmen, wenn du es brauchst“, empfiehlt Kelly.

Es ist leicht, sich bei der Entwicklung seines Business zu verfangen. Dabei solltest du jedoch nicht die Sorge um deine Gesundheit vernachlässigen. Die Zeit, die du außerhalb deines Unternehmens verbringst, ist genauso wichtig wie die Zeit in deinem Unternehmen.

Ein letztes Wort zur Leitung einer Agentur

Eine Agentur zu leiten ist eine spannende Reise. Es ist die Art und Weise, wie du durch die Höhen und Tiefen navigierst, die dir beim Aufbau eines nachhaltigen Unternehmens helfen kann. Nutze die Ratschläge unserer Partner – sei es bei der Einstellung neuer Mitarbeiter, beim Marketing oder bei der Einrichtung von bewussten Prozessen zur Optimierung deiner Arbeitsabläufe. Wenn du dich dann in das unbekannte Terrain des Aufbaus einer Agentur begibst, kannst du die Weichen von Anfang an auf Erfolg stellen.

Welchen Rat hast du, wenn es um die Gründung einer Agentur geht? Teile deine Tipps und Erkenntnisse gern in den Kommentaren unten.