Mit Headset und Webcam: ein Leitfaden zum perfekten Online-Event

Events stehen fest im Terminplan jedes erfolgreichen Unternehmens. Sei es, um den Bekanntheitsgrad der eigenen Marke zu erhöhen, das Netzwerk an Kontakten auszubauen oder neue Kunden zu gewinnen. Rund fünf Milliarden Euro wurden laut Statista allein 2017 auf dem deutschen Veranstaltungsmarkt umgesetzt.

In diesem Jahr sieht die Lage allerdings anders aus. Die Corona-Pandemie hat dazu geführt, dass zahlreiche große Events auf der ganzen Welt verschoben oder sogar abgesagt wurden. Kleinere Veranstaltungen dagegen – Konferenzen, Seminare oder Meet and Greets – schlagen einen neuen Weg ein.

Sie weichen aus in die digitale Welt und nutzen kreativ die Möglichkeiten einer vernetzten Online-Community. Ganz ohne kostspielige Anreise und lästige Hotelsuche, denn Ideen lassen sich prima auch aus der vertrauten Atmosphäre der eigenen vier Wände austauschen.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie dein eigenes Online-Event zum Erfolg wird. Wir verraten, auf welche Tools du setzen kannst und wie du deine Webveranstaltung effizient organisierst. Außerdem erklären wir, worauf du insbesondere achten musst und welche Fehler es zu vermeiden gilt.

Das Offline ins Online bringen: Virtuelle Events

Für eine virtuelle Veranstaltung gelten ähnliche Regeln wie für ein Event vor Ort: Dein Publikum möchte informiert und unterhalten werden, jedes Teammitglied sollte mit seinen Aufgaben vertraut sein, denn eine gute Organisation sorgt dafür, dass alles sauber über die Bühne geht.

Allerdings bringt ein Online-Event auch seine ganz eigenen Herausforderungen mit sich: Es ist schwerer, die Zuhörer zu fesseln, wenn sie zu Hause vor dem eigenen PC sitzen. Der Großteil der technischen Disposition liegt in deiner Verantwortung und nicht jeder deiner Teilnehmer ist ein Digital Native und findet die richtigen Einstellung auf seinem Computer mit einem Handgriff.

Eine optimale Vorbereitung ist für deinen Erfolg daher ausschlaggebend. Gehe die folgenden Punkte am besten Schritt für Schritt durch.

Auf volle Konferenzsäle müssen wir momentan leider verzichten

Die Grundlagen: Stecke den Rahmen deines Events ab

Wie bei Offline-Veranstaltungen auch solltest du zunächst ein paar grundsätzliche Fragen klären:

• Wie sollen sich die Teilnehmer deines Events fühlen?
• Mit welchem Veranstaltungsformat erreichst du dein Publikum am besten?
• Wie bindest du deine Zuhörer ein?
• Handelt es sich um eine kleine Veranstaltung mit vielen Interaktionen?
• Ist es ein Event mit zahlreichen Teilnehmern, die vornehmlich einem Redner zuhören?

So steckst du die Rahmenbedingungen für deine Veranstaltung klar ab und kannst die nächsten Schritte leichter planen. Fragen wie ‚Wie viele Mitglieder soll mein Event-Team umfassen?‘ oder ‚Wie groß wird der technische Aufwand sein?‘ lassen sich so bereits im Vorfeld klären.

Die Rollenverteilung: Setze dein Team effizient ein

Auch eine Online-Veranstaltung läuft nur dann rund, wenn jedes Teammitglied weiß, was es zu tun hat. Eine klare Rollenverteilung ist daher unverzichtbar. Folgende Positionen sollten immer besetzt werden:

• Empfang: Diese Person heißt Teilnehmer willkommen und erläutert kurz den Ablauf der Veranstaltung. Außerdem führt sie die Anwesenheitsliste. Im Vorfeld verschickt sie die Einladungen und notiert Zu- sowie Absagen. Dabei darf auf eine Erklärung der technischen Details nicht verzichtet werden: Welche Hard- und Software benötigt ein Teilnehmer? Wie loggt er sich ein? Je kleinschrittiger und genauer die Erklärung, desto besser.
  
  
• Chat-Moderator: Der Moderator trägt Sorge für einen störungsfreien Ablauf der Veranstaltung. Er erläutert die Verhaltensregeln im Chat und setzt diese durch. Weiterhin obliegt es ihm, Teilnehmer, die sich nicht an die Regeln halten zurechtzuweisen und notfalls zu entfernen.
  
  
• Gastgeber: In der Verantwortung des Gastgebers liegt die Einhaltung des Terminplans. Er kümmert sich um einen reibungslosen zeitlichen Ablauf, weist auf den nächsten Redner hin und bittet nach etwaigen Pausen alle Teilnehmer zurück in den Chat.
  
  
• Technischer Administrator: Die Technik ist bei Online-Events besonders wichtig, denn Ton, Licht und Software liegen hier ganz in deiner Verantwortung. Der technische Admin steht daher permanent auf Stand-by und reagiert, sobald etwas schiefläuft. Stürzt das Programm ab, kontaktiert er umgehend alle Teilnehmer und informiert sie über die nächsten Schritte, bricht die Internetverbindung zusammen, zieht er einen Plan B aus der Tasche.

Die Software: Finde das richtige Tool

Ohne die richtige Software läuft bei einem Online-Event natürlich gar nichts. Welche für dich dabei die richtige ist, hängt von zahlreichen Aspekten ab; etwa der Anzahl der Teilnehmer oder Art und Zielsetzung deiner Veranstaltung. Daher haben wir für dich eine Liste an Lösungen zusammengetragen, die einen Blick wert sind:

Zoom: das momentan wohl bekannteste Tool für Online-Veranstaltungen. Beim zuletzt häufig kritisierten Aspekt der Sicherheit hat der Anbieter inzwischen nachgebessert.

Google Meet: Der Suchmaschinenriese hat reagiert und angesichts der Krise sein Chat-Tool überarbeitet. Momentan steht es allen Nutzern kostenlos zur Verfügung.

Microsoft Teams: Auch Microsoft bietet sein Konferenzwerkzeug momentan kostenlos an. Nach der Registrierung, für die man als Admin die E-Mail-Adresse einer Organisation benötigt, erlaubt “Teams” die nahtlose Integration aller Office-Anwendungen.

FaceTime: Dieser Dienst steht ausschließlich Besitzern von Apple-Geräten zur Verfügung. Diese müssen sich allerdings nicht registrieren und die Handhabung der Software ist ein Kinderspiel.

Webex: ein Angebot von Cisco Systems. Zwar stammt das Unternehmen ursprünglich aus Kalifornien, die Webex-Gesellschaft besitzt aber einen eigenen Sitz in Deutschland und unterliegt damit unseren strengen Datenschutzvorschriften.

LifeSize: Hier findest du mehr als nur Software: LifeSize bietet dir neben aller benötigten Hardware sogar komplette Einrichtungen für Konferenzräume an.

Blizz: Wenn du TeamViewer kennst und vertraust, dann ist Blizz vielleicht die richtige Lösung für dich. Die Macher hinter der Remote-Software stellen hier ein eigenes Chat-Werkzeug für kleinere Gruppen zur Verfügung.

Goto Meeting: eine weitere Alternative aus den Vereinigten Staaten. Zum Test gibt es ein Gratisangebot, das allerdings auf 40 Minuten und vier Teilnehmer beschränkt ist.

Slack: Zahlreiche Unternehmen nutzen Slack bereits zur Terminplanung, zum Austausch von Dateien und zur Koordination ihrer Mitarbeiter. Warum also nicht einen Schritt weiter gehen und auch die Konferenzfunktion verwenden?

Hast du dein perfektes Tool gefunden, kann es fast schon losgehen

Dein perfektes Online-Event: Eine Checkliste

Du hast den Rahmen deiner Veranstaltung gesetzt, alle Rollen verteilt, die Einladungen verschickt und die nötige Software installiert. Nun wird es ernst. Damit von der ersten Begrüßung bis zum letzten Wort alles glatt läuft, haben wir für dich eine Checkliste erstellt:

1. Der Testlauf: Sei gut vorbereitet

Bei einem Online-Event kann so einiges danebengehen. Wenn am Tag deines großen Auftrittes das Mikro streikt, ist das verdammt peinlich. Daher gilt, Vorsorge ist besser als Nachsorge:

• Teste die Software: Unterziehe das Programm deiner Wahl einem Stresstest. Mache dich mit all seinen Funktionen vertraut und lade Freunde und Kollegen zu einer Probesitzung ein.
  
  
• Sorge für eine stabile Verbindung: Eine schnelle Internetleitung ist Pflicht; dein Smartphone als Remote-Access-Point wird der Flut an Daten kaum standhalten. Wenn es sich um ein wirklich wichtiges Event handelt, setze auf Redundanz. So kannst du im schlimmsten Fall auf eine alternative Internetleitung ausweichen.
  
  
• Plane voraus: Alle Unterlagen und Daten, die du während deiner Veranstaltung präsentieren und teilen möchtest, sollten griffbereit liegen. Wühle dich nicht mitten in deinem Vortrag durch ein halbes Dutzend Ordner, sondern platziere alles in deiner unmittelbaren Reichweite, in der richtigen Reihenfolge.

2. Dein Platz: Setze dich ins beste Licht

Schon Kurt Tucholsky sagte, auf der Bühne stehe man nackter als im Sonnenbad. Online-Events hatte er dabei wohl nicht im Sinn, seine Weisheit ist trotzdem treffend. Achte daher auf Folgendes:

• Stelle deinen Laptop fest auf: Gehe sicher, dass dein Rechner nicht wackelt, oder womöglich sogar kippen kann. Erschütterungen sind nervig für dein Publikum, ein zu Boden gehender Laptop der Gipfel der Peinlichkeit.
• Positioniere deine Kamera perfekt: Ob Laptop-Kamera oder Webcam, ideal stehen sie, wenn sie sich genau auf Augenhöhe befinden. So schaust du dein Gegenüber direkt an und niemand muss dir über Stunden in die Nasenlöcher gucken.
• Verwende Kabel: WLAN und ein per Akku betriebener Laptop vermeiden Kabelsalat, haben aber die schlechte Angewohnheit, im unpassendsten Moment ihren Dienst zu quittieren. Schließe deinen Rechner daher direkt ans Stromnetz an und benutze ein LAN-Kabel.
• Vermeide Fenster: Setze dich niemals mit dem Rücken zu einem Fenster, denn das führt zu schlechten Lichtverhältnissen. Du selbst wirst unter- und das Fenster überbelichtet. Besser ist ein neutraler Hintergrund, etwa eine einfarbige Wand.
• Nutze eine gute Kamera und ein noch besseres Mikrofon: Viele Laptops besitzen von Haus aus schon sehr gute Kommunikations-Hardware. Falls die Auflösung der eingebauten Kamera allerdings unzureichend ist, investiere in eine vernünftige Webcam. Noch entscheidender ist das Mikrofon. Damit man dich am Laptop hört, musst du direkt in den Monitor sprechen. Das kann, wenn du etwa eine Grafik am Whiteboard präsentierst, zu Tonproblemen führen. Ein Headset mit Mikrofon schafft hier Abhilfe. Noch besser ist ein professionelles Funkmikrofon zum Anstecken.
• Sorge für Ruhe: Auch, wenn der Sommer vor der Tür steht: Deine Teilnehmer möchten dich und nicht den Rasenmäher deines Nachbarn hören. Ein ruhiger Ort ist für dich daher unverzichtbar. Schließe Fenster und Türen und stelle gegebenenfalls die rauschende Klimaanlage ab.

Gutes Equipment ist für ein gelungenes Online-Event Pflicht

3. Die letzten Minuten: kurz vor deiner Übertragung

Jetzt bist du fast bereit, um auf Sendung zu gehen. Ein paar allerletzte Punkte solltest du allerdings noch beachten, bevor es heißt: Licht, Kamera, Action!

• Mache einen letzten Rollencheck: Jeder sollte seine Aufgaben spätestens jetzt kennen und wissen, was die nächsten Stunden ihm abverlangen werden. Gehe sicher, dass wirklich alle auf ihrer Position sind.
• Verschicke eine kurze E-Mail an deine Teilnehmer: Etwa eine Stunde bevor der Startschuss fällt, solltest du deine Gäste ein letztes Mal an den Termin erinnern. Halte dich außerdem bereit, gegebenenfalls bei allen, die nicht erscheinen, telefonisch nachzuhaken. 
• Starte die Aufnahmesoftware: Es ist immer eine gute Idee, dein Event aufzuzeichnen. So kannst du es später mit allen Interessenten, die den Termin nicht wahrnehmen konnten, teilen. Stelle nur sicher, dass deine Teilnehmer über die Aufzeichnung informiert und damit einverstanden sind.

4. Im Event: Halte deine Zuhörer bei Laune

Die Stimme eines einzigen Redners ermüdet schnell, insbesondere in Online-Meetings. Daher ist es wichtig, dein Publikum zu involvieren und für gute Stimmung zu sorgen. Zum Beispiel so:

• Zeige dein Gesicht: Es mag ungewöhnlich klingen, allerdings ist es tatsächlich so, dass Menschen aufmerksamer sind, wenn sie den Redner sehen. Blende Bilder und Präsentationen daher immer nur so lang wie eben nötig ein und ermuntere deine Teilnehmer, auch ihre Kamera nicht abzuschalten.
• Spiele Musik ein: Musik sorgt für die richtige Atmosphäre. Natürlich nicht als Hintergrundkulisse während deines Vortrages, aber beispielsweise zu Beginn deines Events, während die Gäste nach und nach im Chat eintrudeln.
• Lass dein Haustier mitwirken: Online-Veranstaltungen können eine merkwürdige Angelegenheit sein; schlimmstenfalls distanziert, surreal und wenig authentisch. Wenn allerdings dein vierbeiniger Freund ins Bild spaziert und die Gäste begrüßt, ist das virtuelle Eis schnell gebrochen. Sperre Hund Bello und Katze Mina daher nicht aus, sondern gönne ihnen auch während deines Vortrages ein paar Streicheleinheiten.
• Veranstalte einen Wettbewerb: Ein kurzes Quiz oder ein Spiel können eine hervorragende Methode sein, die Aufmerksamkeit deines Publikums zu fesseln: Wer kann die meisten Trivia-Fragen zum letzten Vortrag beantworten? Wenn es dann noch einen charmanten Preis gibt, wird aus deinem Event ein echtes Erlebnis.
• Setzte auf Breakout-Gruppen: Manche Konferenz-Programme wie Zoom erlauben dir, kleinere Unterräume zu erstellen. Nutze diese Möglichkeit, um deinen Teilnehmern Gelegenheit zur Diskussion und zum gemeinsamen Austausch zu geben.
• Verwende die Chat-Funktion: Neben der Kommunikation via Mikrofon kannst du Teilnehmer in den meisten Sprach-Tools auch direkt und persönlich anschreiben. Nutze dieses intime Werkzeug, um sie beispielsweise dazu zu ermuntern, Fragen zu stellen.
• Sei spontan und flexibel: Ein streng durchexerzierter Programmplan mag effizient sein, Spaß macht so etwas allerdings nicht. Streue daher reichlich Gelegenheiten zur Diskussion ein, gönne deinen Zuhörern immer wieder Pausen oder überrasche sie mit kreativen Ideen.

5. Nach der Veranstaltung: Bleibe in Kontakt

Nach einem Live-Event kommen die Besucher in der Lobby zusammen, gehen gemeinsam Essen oder verabreden sich auf einen Drink in der Hotelbar. Dann werden neue Kontakte geknüpft und über den Vortrag diskutiert. Für viele ist dies der wichtigste Moment eines Events; mache ihn auch online möglich.

• Lasse den Chat geöffnet: Wenn du deine Veranstaltung beendet hast, dann schließe keinesfalls sofort die Software. Gib deinen Teilnehmern Zeit, zusammenzukommen. Biete ihnen an, sich in separate Chaträume zu begeben, um dort ein wenig Small Talk zu halten.
• Öffne einen neuen Kommunikationskanal: Egal ob Facebook-Gruppe oder Slack-Channel, lade deine Gäste in einen Raum ein, in dem sie weiterführende Fragen an dich richten und auch gemeinsam in Kontakt kommen können. Dein Event endet nicht mit dem Beitrag des letzten Redners.
• Versende eine Post-Event-E-Mail: Eine Nachricht mit einem Dankeschön und einer kurzen Zusammenfassung deiner Veranstaltung gehört zum guten Ton. Wenn möglich, hänge noch ein paar Fotos deines Events mit an oder als krönenden Abschluss einen Link zur vollständigen Videoaufzeichnung der Veranstaltung.
• Sammle Daten: Informationen sind eine wertvolle Währung, auch bei deinem persönlichen Event. Wie viele Teilnehmer waren dabei? Wie groß war der Anteil der Zu- und Absagen? Welches Thema wurde am lebhaftesten diskutiert? Erstelle deine Statistik zeitnah, um alle relevanten Informationen parat zu haben und sinnvoll für deine nächste Veranstaltung zu nutzen. 

Wir bleiben eine große Community

Wir leben in komplizierten Zeiten. Viele Unternehmen leiden unter der Pandemie, insbesondere die Veranstaltungsbranche. Aber mit ein wenig Einfallsreichtum, Engagement und nicht zuletzt unserem Leitfaden ist es möglich, auch in den Tagen von Mundschutz und Abstandsregelungen zusammenzukommen.

Vielleicht bringen wir es gemeinsam nicht ganz auf den sagenhaften Umsatz von fünf Milliarden Euro. Aber wir können uns weiter austauschen, gemeinsam diskutieren und unsere Ideen teilen. Niemand muss in unserer vernetzten Welt allein bleiben. Es braucht nur eine Internetverbindung, etwas Mut und ein Stückchen Software.

Dein nächstes Event ist also nur ein paar Mausklicks entfernt. Wir wünschen dir viel Erfolg.

Titelbild von Kevin Ruiz, weitere Bilder von Samuel Pereira, Chris Montgomery und Jonathan Faber.