Die traurige, aber leider viel zu vertraute Geschichte eines Online-Händlers, der Geisel seiner IT-Infrastruktur wurde, ist mittlerweile ein Branchen-Klassiker. Und somit ein reales und ernstes Problem für viele E-Commerce-Unternehmen. Auch die Berliner Interior-Marke URBANARA kannte das Dilemma des Software-Lock-ins - bis das Unternehmen auf Shopify umstellte und damit agiler als je zuvor wurde.
Zuerst waren alle skeptisch. Jetzt aber sieht man, wie der erfolgreiche Plattformwechsel allen im Unternehmen einen echten Schub verliehen hat.
URBANARAs Chief Operating Officer Dr. Robert Wagner hat den Begriff “agil” verinnerlicht. Nachdem er die fast vollständige Abhängigkeit von URBANARA hautnah miterlebte, ist sich Wagner nun bewusst, was unflexible Software für ein Unternehmen bedeuten kann. Bis vor Kurzem liefen die Onlineshops von URBANARA auf Prestashop, einer auf Open-Source basierenden E-Commerce-Plattform mit viel Raum für umfangreiche Anpassungen. Aber genau das war letztendlich das Problem.
Von einem Monster zum nächsten
Dr. Robert Wagner erzählt uns im Gespräch, wie sich die IT-Infrastruktur von URBANARA im Laufe der Jahre zu einem wahren Moloch entwickelt hatte:
"Alles war extrem abhängig voneinander. Die Anpassung einer Sache zog oft Probleme an anderer Stelle nach sich. Als wir dann unsere Onlineshops responsiv gestalteten – ein absolutes Muss im heutigen E-Commerce – und in andere Länder expandieren wollten, konnten wir das mit dem alten System einfach nicht leisten." Darüber hinaus waren viele der betrieblichen Abläufe aufgrund des stark individualisierten Systems sehr manuell.
Dr. Robert Wagner, COO von URBANARA
Es überrascht daher nicht, dass vor etwas über zwei Jahren die Entscheidung getroffen wurde, das ineffiziente und veraltete System durch eine neue, selbst entwickelte Plattform zu ersetzen. Das Ergebnis: Ein ehrgeiziges, langfristiges Projekt mit einem wachsenden Anforderungskatalog, das alle internen und externen Prozesse von URBANARA umfassen sollte. Dr. Wagner, der im Oktober 2017 zum Unternehmen stieß, meint dazu:
"Wie man sich vorstellen kann, schuf dieser Ansatz ein weiteres Monster: ein ständig wachsender Berg an Spezifikationen, um Perfektion zu erreichen. Zugegeben, wenn es funktioniert hätte, wäre es fantastisch gewesen. Aber letztendlich war die Sache einfach zu groß, zu ehrgeizig."
Auf der Suche nach einer besseren Lösung
Als sich zeigte, dass die Frist für die Einführung im Frühjahr 2018 schwer einzuhalten sein würde, entschied sich URBANARA, die Idee einer eigenen Shop-Plattform aufzugeben. Stattdessen wurde der Schwerpunkt auf den Aufbau eines betriebsbereiten Shopsystems gelegt, welches dem Unternehmen ein internationales Wachstum und höhere Effizienz ermöglicht.
Dr. Wagner erklärt: "Wir mussten anerkennen, dass das Prozessdesign vielleicht nicht das agilste und einfachste sein würde, hätten wir das Ganze in Eigenregie umgesetzt. Daher suchten wir nach einer standardmäßigen E-Commerce-Lösung, die 80 Prozent unserer Anforderungen direkt nach dem Start abdecken würde, mit genügend Apps, um weitere 15 Prozent zu erledigen. Somit hätten wir eine Übereinstimmung von 95 Prozent, was uns vorerst genügen sollte."
Die Entscheidung für Shopify Plus und CODE
Nach der Begutachtung einer Reihe von sofort einsatzbereiten Shop-Plattformen entschied sich das Unternehmen für Shopify Plus - Shopifys Enterprise-Lösung.
Der wichtigste Faktor bei der Entscheidung für Shopify war die Markteinführungszeit. URBANARA sah sich mit Verzögerungen bei der Einführung seiner neuen Shop-Plattform konfrontiert. Vor diesem Hintergrund war es von entscheidender Bedeutung, die Plattform rechtzeitig vor Weihnachten einsatzbereit und live zu haben und ein überzeugendes Benutzererlebnis auf allen Geräten zu bieten.
Der Zeitplan war eng: URBANARA wollte in maximal acht bis zwölf Woche live gehen.
Die Schnelligkeit, mit der Shopify eingerichtet und angepasst werden kann, sowie der umfangreiche App Store für zusätzliche Funktionen stachen bei der Suche nach der richtigen Shop-Plattform heraus.
Der nächste Schritt war die Suche nach einem europäischen Shopify-Plus-Partner mit starken Know-how in der Backend-Programmierung und der Fähigkeit, das hochwertige Design von URBANARA umzusetzen. Vor allem das Optische war Maßgabe für das Ergebnis. Dr. Wagner erläutert:
"Bei allem, was wir tun, fragen wir uns: Passt das zu unserer Marke? Hilft es uns, unsere Markenwerte an den Kunden weiterzugeben? Die Marke ist unser zentraler Wert, unser Alleinstellungsmerkmal. Wie das umgesetzt und auf unserer eigenen Website dargestellt wird, ist entscheidend für unser Wachstum."
URBANARA hat sich bewusst für eine externe Agentur entschieden, die sich auf die Umsetzung von E-Commerce-Projekten mit Shopify spezialisiert hat. "Von allen Agenturen, die wir kontaktiert haben, erschien uns CODE am vielversprechendsten. Sie bevorzugen einen eher schlanken Ansatz, bei dem nichts Unnötiges geändert wird. Deshalb entschieden wir uns, die Entwicklung unserer neuen Shopify-Plattform in ihre Hände zu legen."
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Herausforderung angenommen
Zusammen mit URBANARA hat CODE zunächst alle bestehenden Tools (Auftragsverwaltung, Inventar, Bestellungen und dergleichen) bewertet. Anschließend wurden standardmäßige Shopify Apps von dem Shopify-Partner ausgewählt, um sie zu ersetzen, und einige benutzerdefinierte Apps entwickelt, um sämtliche Geschäftsprozesse mit Shopify zu integrieren. Sofern es viel Zeit sparte, wurden dabei auch Teile des alten Systems übernommen.
Die Backender von CODE stimmten die Verknüpfung mit Ingram Micro, dem Fulfillment-Partner von URBANARA, ab. Es wurde dafür gesorgt, dass der Shop Teilaufträge und separaten Versand abwickeln kann. Sperrige Artikel werden oft von verschiedenen Spediteuren verschickt und haben andere Lieferzeiten als kleine Textilartikel. Wenn solche Artikel in einer Bestellung zusammengefasst werden, sorgt das System nun dafür, dass alles korrekt verarbeitet wird.
Das Beeindruckende an der Zusammenarbeit: die Teams von CODE und URBANARA haben sich nie in persönlichen Treffen ausgetauscht, sondern alles durch Videokonferenzen gemanagt.
Projektumsetzung der URBANARA Onlineshops durch CODE
Neue Impulse
URBANARA war mit dem Ergebnis zufrieden, denn das gewünschte Ergebnis konnte im Angesicht durchaus ambitionierter Zeitvorgaben abgeliefert werden. Dr. Wagner erläutert: "Anfang Juli haben wir mit www.urbanara.at unseren neuen österreichischen Onlineshop an den Start gebracht. Das galt quasi als Test vor dem Launch unseres Flagship-Shops in Deutschland. Dies folgte dann etwa vier oder fünf Wochen später, und erst vor wenigen Tagen ging die Schweiz live!"
Lesetipp: Weitere Erfolgsgeschichten von Shopify-Händlern in Deutschland, Österreich und der Schweiz findest du hier.
Einige Shopify-Funktionen schaffen besondere Zufriedenheit: "Das Tagging-System ist ein Geschenk der Götter. Wir können jetzt dynamische Kollektionen mit nur wenigen Klicks erstellen, alles ist automatisiert. Kaum zu glauben, dass wir das früher manuell erledigt haben."
Und das ist nicht die einzige Zeitersparnis. Vor Shopify musste URBANARA beispielsweise mit vielen verschiedenen Zahlungsanbietern in Kontakt bleiben. Nun funktioniert das automatisiert, schnell und einfach. "Amazon Pay und PayPal konnten wir innerhalb von zwei Minuten aktivieren. Der Rest wird über Mollie erledigt."
Das Tagging-System ist ein Geschenk der Götter.
Gleiches gilt für das Tool zur Inventarplanung, das nicht nur viel Zeit spart, sondern auch eine Bedarfsprognose ermöglicht. Dann gibt es noch die Anbindung an Ingram Micro. Darüber kann der Kundenservice dem Kunden genau sagen, wo sich seine Bestellung gerade befindet. Unterdessen ist die IT-Abteilung von sechs Vollzeitkräften auf einen einzigen Produktmanager geschrumpft.
Last but not least: Die Website ist nun vollständig responsiv. Da 50 Prozent des Traffics von URBANARA über mobile Endgeräte erfolgt, schnellt die Conversion-Rate in die Höhe. Dr. Wagner erläutert: "Je nach Quelle des Traffics verzeichnen wir bereits bis zu viermal höhere Werte. Nehmen wir als Beispiel Social-Media-Marketing: Wir hatten Facebook, Pinterest und Instagram bereits vorher genutzt, aber es hat nie so gut funktioniert wie jetzt. Die neue Website hilft uns, unseren Nutzern ein viel besseres mobiles Erlebnis zu bieten und sie in zufriedene Kunden zu verwandeln!"
Optimale mobile Ansicht des URBANARA Onlineshops
Er ergänzt: "Das Ganze ist einfach unglaublich. Zuerst waren alle skeptisch. Jetzt aber sieht man, wie der erfolgreiche Plattformwechsel allen im Unternehmen einen echten Schub verliehen hat. Die Arbeitsmoral ist großartig."
Wir können endlich die alte Infrastruktur stilllegen, wieder Geschwindigkeit aufnehmen, neue Ideen ausprobieren und wachsen.
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Geposted von Hendrik Breuer: Hendrik ist Redakteur des deutschen Shopify-Blogs. Möchtest du einen Gastbeitrag veröffentlichen? Dann lies bitte zuerst diesen Leitfaden.