Es martes por la mañana y estás sentado en tu sala de exposición, llena de sofás personalizables en múltiples estilos, colores y materiales. Tu primera tarea del día es organizar los últimos registros de inventario de muebles. Una hora después, sigues sin entender por qué tu hoja de cálculo está llena de errores e inconsistencias de inventario.
Gestionar el inventario de manera eficiente sin un sistema que pueda manejar, por ejemplo, distintos tipos de sofás es muy complicado. La falta de información en tiempo real sobre tu cadena de suministro también dificulta predecir las necesidades de stock y programar las compras correctamente, lo que a menudo resulta en falta o exceso de inventario.
Si estos problemas te resultan familiares, necesitas un programa de gestión de inventario de muebles.
A continuación, encontrarás los programas favoritos de gestión de inventario de muebles de los minoristas de la industria. Aprende cómo elegir el mejor sistema de gestión de inventario adecuado para tu negocio de muebles y qué costos tener en cuenta.
Los 6 mejores programas de gestión de inventario de muebles
¿No estás seguro de cuál es el mejor programa de gestión de inventario de muebles para tu negocio? Aquí tienes 6 de las mejores opciones.
1. Shopify POS
Shopify POS es el software de gestión de inventario de muebles preferido por los comerciantes. El sistema te ayuda a ofrecer una experiencia de compra fluida para tus clientes, tanto en la tienda como en línea.
Principales funcionalidades:
- Solicita transferencias de unas ubicaciones a otras.
- Crea pedidos a proveedores.
- Se conecta con tu sistema POS en tienda para facilitar los pagos.
- Cuenta el inventario para pedidos entrantes con un escáner de códigos de barras.
- Utiliza datos como el rendimiento reciente de los productos o la estacionalidad para obtener sugerencias de pedidos.
- Identifica tendencias y planifica de cara al futuro gracias a informes sobre tus ubicaciones e inventario.
- Recibe alertas de bajo stock basadas en la tasa actual de ventas y el tiempo de entrega de cada proveedor.
- Utiliza el sistema de calificación de rendimiento de stock para decidir qué productos vale la pena reabastecer y cuáles sería mejor no renovar.
Wendy Wang, propietaria de F&J Outdoor, una tienda de fundas para muebles de exterior, explica que eligieron Shopify POS debido a sus detallados informes, la excelente atención al cliente y la capacidad para manejar múltiples ubicaciones y canales.
“Por ejemplo, gracias a Stocky hemos optimizado nuestras operaciones con productos ensamblados. Vendemos packs de cojines personalizados que combinan distintas telas y tamaños. Shopify nos permite crear paquetes y rastrear los niveles de inventario de cada componente, así que siempre sabemos qué hay en stock listo para vender”, dice. “Así hemos reducido nuestros pedidos pendientes y aumentado la satisfacción del cliente”.
“Otra ventaja es la capacidad de establecer puntos para volver a hacer pedidos y recibir alertas cuando nos estamos quedando sin inventario, para no quedarnos nunca sin nuestros estilos y tamaños de fundas para muebles más populares. Los informes también nos proporcionan información valiosa sobre nuestros productos más vendidos, ayudando a informar nuestras decisiones de compra”, añade.
Precios: Los planes básicos comienzan desde 29 €/mes.
2. Furniture Wizard
Furniture Wizard es un potente software de inventario de muebles que asegura que tu inventario esté siempre sincronizado. Este programa te ayudará a eliminar tareas repetitivas que consumen mucho tiempo gracias a sus múltiples funcionalidades, como la creación de facturas, la creación de etiquetas de precios, las soluciones de hardware para códigos de barras, el enrutamiento de entregas y el procesamiento de pagos.
Su app iFurniture, con la que puedes integrar el catálogo, proporciona acceso a una biblioteca de catálogos de muebles de varios fabricantes. Los equipos de ventas pueden agregar nuevos productos a su inventario, completarlos con imágenes de alta resolución y descripciones, a través del software sin necesidad de ingresar los datos manualmente.
Principales funcionalidades:
- Programa y carga tus entregas.
- Integra con los sistemas de Ashley Furniture.
- Mantiene automáticamente el stock de los productos más vendidos.
- Ve el movimiento de cada pieza de inventario con informes de historial de tráfico.
- Imprime etiquetas personalizadas con el logo de tu tienda, fotos y códigos de barras.
- Rastrea en tiempo real dónde se encuentra cada artículo: en pedido, en la sala de exposición o en el almacén.
- Genera informes detallados sobre el inventario, los clientes, las facturas, los pedidos, los servicios y los envíos.
Precios: El importe de los planes mensuales dependen de las características únicas de cada negocio, contacta con Furniture Wizard para obtener más información.
3. QuickBooks Commerce
QuickBooks Commerce es un sistema centralizado basado en la nube que asegura la sincronización de tu inventario en todo momento. Puedes gestionar el inventario a través de múltiples canales desde un solo panel para no perder precisión. Obtén información detallada sobre patrones de ventas, rotación de inventario y preferencias de los clientes para tomar mejores decisiones.
Principales funcionalidades:
- Evoluciona con tu negocio.
- Se integra con Shopify, Amazon y eBay.
- Segmenta a los clientes utilizando sus datos de compras y preferencias.
- Optimiza todo el proceso de pedidos, desde dónde se ha colocado el pedido hasta el envío.
- Soporta el seguimiento de inventario a través de múltiples ubicaciones y almacenes.
Precios: A partir de 19 €/mes.
4. Zoho Inventory
Zoho Inventory es un programa de gestión de inventario de muebles basado en la nube que te permite sincronizar los niveles de stock y los pedidos a través de múltiples canales de ventas. La herramienta de gestión de pedidos automatiza los flujos de trabajo desde la creación del pedido hasta el cumplimiento. Las integraciones con transportistas populares ayudan a gestionar las entregas de manera eficaz.
- Las herramientas de gestión de almacenes rastrean el inventario por ubicación.
- Las actualizaciones de inventario en tiempo real ayudan a prevenir rupturas y exceso de inventario.
- Crea y rastrea pedidos y gestiona la comunicación con los proveedores.
- Genera informes detallados y análisis sobre los niveles de inventario, el rendimiento de ventas y la demanda del cliente.
- Se integra con el resto de aplicaciones de Zoho y otras plataformas externas, incluyendo Zoho Books para la contabilidad y varias plataformas de ecommerce.
Precios: A partir de 29 €/mes si escoges la facturación anual.
5. Fishbowl Inventory
Fishbowl Inventory facilita el seguimiento del inventario, la gestión de múltiples almacenes y el dominio de procesos de manufactura complejos. También cuenta con sólidas funcionalidades de gestión de manufactura y almacenes que lo hacen ideal para minoristas de muebles a gran escala.
Principales funcionalidades:
- Ofrece integración POS para optimizar los procesos de venta tanto en tiendas físicas como en línea.
- Capacidades avanzadas de control de inventario, incluyendo seguimiento de números de serie y lotes, y seguimiento de piezas individuales.
- Soporta procesos de manufactura gestionando listas de materiales, pedidos de trabajo y etapas de producción.
- Incluye un sistema con diversas funcionalidades, como el seguimiento de múltiples ubicaciones, el escaneo de códigos de barras y las actualizaciones en tiempo real.
- Genera informes personalizables que proporcionan información sobre las tendencias de tu inventario, los patrones de ventas y el rendimiento general del negocio.
Precios: A partir de 329 €/mes.
6. Lightspeed
Lightspeed facilita la gestión de inventario de muebles tanto en tiendas físicas como en línea. Una de las mejores funcionalidades de la plataforma es su catálogo de productos personalizable, que permite a los minoristas gestionar y personalizar su catálogo con descripciones detalladas, imágenes y características.
- Se integra con las principales plataformas de ecommerce.
- Accede a una API abierta para construir flujos de trabajo personalizables.
- Rastrea tendencias de ventas, identifica los artículos más populares y gestiona los niveles de stock de manera eficiente.
- Gestiona los pedidos, rastrea el rendimiento de proveedores y automatiza el reabastecimiento para mantener unos niveles de inventario óptimos.
- Utiliza una aplicación móvil para acceder al inventario, realizar ventas e interactuar con los clientes directamente desde dispositivos móviles.
Sigue leyendo: Las 8 mejores herramientas para la gestión de la cadena de suministro en 2025.
Cómo elegir el mejor software de inventario de muebles
Existen muchos programas de gestión de inventario de muebles disponibles. Por eso, es importante entender tu negocio, las funcionalidades que necesitas y tu presupuesto.
Estos son los factores fundamentales que tendrás que tener en cuenta para tomar una decisión.
Evalúa el tamaño y las necesidades de tu negocio
¿Eres una pequeña boutique, una marca de hogar y jardín en crecimiento, o una gran empresa? Cada tamaño conlleva desafíos y necesidades distintas. Las tiendas pequeñas pueden preferir un sistema simple para rastrear ventas e inventario en el almacén. Las empresas más grandes requieren características avanzadas como soporte para múltiples ubicaciones y análisis detallados.
Enumera los problemas que tienes que resolver. ¿Tienes dificultades con el exceso de inventario? ¿Es tu cumplimiento de pedidos tan eficiente como debería? Responder a estas preguntas te guiará hacia el software que mejor se adapte a tu modelo de negocio.
Ten en cuenta las capacidades de integración
Tu tienda de decoración no solo necesita sistemas de gestión de inventario de muebles, sino que también necesitarás otras herramientas como programas de contabilidad, software de ecommerce y sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM).
Por lo tanto, necesitas elegir un software de gestión de inventario de muebles que se conecte con tu tecnología existente.
De esta manera, todos los sistemas podrán comunicarse entre sí, reduciendo errores y dándote una visión clara de tu negocio en tiempo real.
Evalúa la escalabilidad y flexibilidad
Conforme tus tiendas de muebles vayan creciendo, necesitarás optimizar tu gestión de inventario. Busca un software que pueda crecer contigo y que pueda manejar un aumento en productos, ventas y nuevas ubicaciones de tiendas sin ralentizarse.
La flexibilidad también es clave. ¿Puede el software adaptarse a nuevos procesos comerciales, cambios estacionales o cambios repentinos en las tendencias del mercado? Un sistema escalable y flexible apoyará tu negocio a medida que evoluciona.
Determina la facilidad de uso
Es importante que todos en tu tienda, desde tu equipo de ventas hasta tu personal administrativo, puedan usar el programa de gestión de inventario con facilidad. Un software sencillo implica menos tiempo de aprendizaje y menos errores. Cuando evalúes un programa, fíjate en la interfaz: ¿es clara y fácil de navegar?
Prueba si es fácil realizar tareas cotidianas como añadir nuevos artículos de inventario, generar informes o verificar niveles de stock.
Encuentra las funcionalidades esenciales
El software de gestión de inventario de muebles adecuado debe tener todas las funcionalidades para satisfacer todas las necesidades de tu tienda de muebles. Estas son seis funcionalidades que debes tener cuenta:
- Capacidades omnicanal: Gestiona tu inventario a través de todos los canales de venta, desde tu tienda física hasta tu tienda en línea.
- Procesamiento de pagos: Busca un software que se integre directamente con sistemas de pago, haciendo las transacciones más fluidas y rápidas para ti y tus clientes.
- Gestión de compras y proveedores: Gestiona tus pedidos y relaciones con proveedores de manera eficiente para mantener tu tienda abastecida y funcionando sin problemas.
- Gestión del personal: Elige un software que incluya herramientas para programar, rastrear horas y gestionar el rendimiento del personal para ayudar a mantener a tu equipo organizado.
- Informes e información personalizables: Accede a informes detallados y personalizables para centrarte en lo que consideres más importantes para tu negocio y tomar decisiones informadas basadas en datos precisos.
- Basado en la nube: Un sistema basado en la nube significa que puedes acceder a la información de tu inventario en cualquier lugar y en cualquier momento.
Calcula los costos totales
Más allá del precio inicial, necesitas considerar el resto de costos potenciales para asegurarte de que es asequible.
Ten en cuenta lo siguiente:
- Cuotas de suscripción: La mayoría del software de gestión de inventario de muebles cobra una tarifa mensual o anual. Verifica qué incluye y no incluye cada plan.
- Costos por funcionalidad: Las funcionalidades avanzadas como las capacidades omnicanal, el procesamiento de pagos y los informes personalizables pueden tener un costo adicional. Decide qué características son imprescindibles y de cuáles puedes prescindir.
- Costos de implementación: El nuevo software puede requerir hardware adicional o servicios profesionales; ten en cuenta estos costos para evitar sorpresas.
- Formación y soporte: Considera si las sesiones de formación para tu personal y el soporte continuo están incluidos o si supondrán un gasto adicional.
- Actualizaciones y mantenimiento: Los sistemas basados en la nube generalmente incluyen actualizaciones y mantenimiento en su tarifa de suscripción, pero vale la pena comprobarlo. Las actualizaciones regulares son esenciales para mantener tu software de gestión de inventario de muebles seguro y en correcto funcionamiento.
Wang de F&J Outdoor explica que evaluar el costo de Shopify de antemano ayudó al equipo a valorar cuánto tiempo se ahorrarían.
“Cuando nos planteamos usar Shopify, analizamos las tarifas de suscripción mensuales según el volumen de pedidos y los costos únicos de incorporación y configuración. Consideramos que el precio era razonable dado el conjunto de funcionalidades y el tiempo que se ahorraría el equipo”.
Sigue leyendo: Cómo vender muebles online: la guía completa en 14 pasos.
¿Cuánto cuestan los sistemas de gestión de inventario de muebles?
El software de gestión de inventario de muebles puede necesitar más gastos que los de la propia licencia y el plan escogido. No olvides comprobar qué servicios se incluyen en cada plan para evitar sorpresas más adelante.
Tarifas de licencia de software y suscripción
Los primeros costos a los que deberás hacer frente son las tarifas de licencia de software y suscripción. Estas tarifas dependen del proveedor y las funcionalidades que necesites.
- Licencia de software: Algunos programas pueden requerir una compra única, a menudo llamada “licencia”. Esta tarifa te permite usar el programa de forma permanente, pero es posible que las actualizaciones y el soporte sean un costo extra.
- Tarifas de suscripción: Muchos programas, por otro lado, operan bajo un modelo de suscripción, donde pagas mensualmente o anualmente. Este modelo suele incluir las actualizaciones, el mantenimiento, e incluso a veces, el soporte al cliente, lo cual puede ser una gran ventaja, ya que siempre tendrás las últimas mejoras y funcionalidades.
Costos de implementación e integración
También necesitas tener en cuenta los costos de poner todo en funcionamiento.
- Costos de implementación: Esto incluye los gastos de instalar el programa para que funcione con tus sistemas actuales. Dependiendo de la complejidad del software de gestión de inventario de muebles y de tu configuración, esta tarea podría suponer un tiempo y unos recursos significativos.
- Costos de integración: Si ya utilizas otros sistemas para cosas como la contabilidad o las relaciones con los clientes, tendrás que integrar tu nuevo software a todos esos procesos. A veces, la integración es sencilla y está incluida, pero otras veces, puede requerir herramientas de software adicionales o servicios de profesionales.
Gastos de formación y soporte
Una vez que tu nuevo software de gestión de inventario esté en funcionamiento, necesitarás asegurarte de que tu equipo aprende a usarlo. Con respecto a esto debes tener en cuenta lo siguiente:
- Formación: La mayoría de los sistemas tienen una curva de aprendizaje, así que antes de adquirir uno plantéate si tu equipo necesitará sesiones de aprendizaje formales. Algunas empresas de software ofrecen formaciones como parte del paquete inicial, mientras que otras lo cobran aparte.
- Gastos de soporte: Una vez configurado todo, es posible que desees soporte continuo para ayudar a resolver cualquier problema que surja en el futuro. Comprueba si la tarifa de suscripción incluye soporte o si hay costos adicionales en función de los distintos niveles de soporte.
Encuentra el mejor software de gestión de inventario de muebles
No importa que hayas montado una pequeña tienda temporal de decoración del hogar o estés ampliando tu tienda a nivel internacional, necesitas un software de gestión de inventario.
Elegir el sistema de inventario adecuado te ayudará a gestionar las distintas variantes de los productos personalizables, asegurarte de que nunca te quedes sin los más vendidos y sincronizar tu inventario a través de ubicaciones.
Preguntas frecuentes sobre programas de gestión de inventario de muebles
¿Cuál es el mejor software para gestionar el inventario?
El mejor software para gestionar el inventario dependerá del tamaño de tu negocio, presupuesto y las funcionalidades específicas que buscas. Shopify POS es una de las opciones favoritas de los comerciantes, ya que se integra completamente con tu tienda física y en línea, sincronizando el inventario a través de todos los canales de venta. Otras opciones incluyen Zoho Inventory, QuickBooks Commerce y Lightspeed.
¿Cómo mejora un sistema de gestión de inventario de muebles las operaciones comerciales?
Un sistema de gestión de inventario de muebles rastrea los niveles de stock en tiempo real para evitar tener exceso de inventario o quedarte sin los artículos que más se compran. Este tipo de sistemas también automatizan los pedidos a proveedores y otras tareas repetitivas, ahorrándote tiempo y reduciendo errores. Además, con un mejor control de inventario, puedes asegurarte de que los muebles más populares estén siempre disponibles y que las entregas sean puntuales, lo que lleva a más negocios recurrentes.
¿Pueden los pequeños minoristas beneficiarse de los programas de gestión de inventario de muebles?
Sí, las pequeñas tiendas minoristas pueden sacar mucho partido de los programas de gestión de inventario de muebles. Simplifica el seguimiento de los niveles de stock, ayuda a gestionar los pedidos de manera más eficiente y reduce el tiempo que dedicas a las tareas manuales relacionadas con el inventario. Este sistema también proporciona información valiosa sobre los productos que mejor se venden, ayudando a las pequeñas empresas a tomar mejores decisiones de compra.
¿Cómo implemento un sistema de gestión de inventario en mi negocio de muebles?
Implementar un sistema de gestión de inventario de muebles es fácil. Comienza con estos cuatro pasos:
- Elige el sistema adecuado: Selecciona un software que se ajuste al tamaño y necesidades de tu negocio.
- Proceso de configuración: Instala el software, añade los datos de tu inventario e integra el programa a tus sistemas existentes (como POS o plataformas de ecommerce).
- Forma a tu equipo: Asegúrate de que todo el personal se forme para usar el nuevo sistema.
- Prueba el sistema: Realiza pruebas para confirmar que el sistema rastrea y gestiona el inventario de manera precisa antes de implementarlo completamente.
