Nyugta kiállítása: útmutató papír-alapú és digitális nyugtákhoz

Ismerd meg, hogyan készíthetsz nyugtát vásárlóidnak: a kötelező adatoktól kezdve a kiskereskedelmi és e-kereskedelmi vállalkozások által használt digitális és papíralapú formátumokig.

Amikor egy vásárló terméket vesz vagy visszaküld valamit, fontos tudnod, hogyan készíts neki nyugtát. Az értékesítési nyugta a vásárlás bizonyítéka, és a pontos készletnyilvántartás érdekében rögzítjük.

Adóbevalláskor az üzleti kiadások nyugtái igazolják az elszámolt költségeket. A nyugták azért is hasznosak, mert felgyorsítják a visszaküldéseket, amelyek a kiskereskedők számára 850 milliárd dolláros problémát jelentenek.

Típustól függetlenül a nyugták értékesek a pontos nyilvántartás szempontjából és a vállalkozásod sikerének nyomon követésében is. Útmutatónkban elmondjuk, mit kell tartalmaznia egy nyugtának, és pontosan megmutatjuk, hogyan hozz létre és szabj testre nyugtákat a Shopify rendszerében.

Mi az a nyugta?

A nyugta egy tranzakció nyomtatott vagy digitális dokumentuma, amely a vásárlás bizonyítékaként szolgál. Megerősíti, hogy mit és mikor vásároltak, mennyit fizettek érte (beleértve az adókat és kedvezményeket), valamint azt, hogyan fizettek. Így a vásárlók ellenőrizhetik az árakat, a vállalkozások pedig nyomon követhetik az értékesítéseket, a visszaküldéseket és a készletet.

Nyugta kiállításakor mindig érdemes utánajárnod a helyi megfelelőségi szabályoknak.

Miért fontosak a nyugták?

A kiskereskedelmi nyugták a tranzakcióid dokumentumaként szolgálnak, ami segít megérteni a vállalkozásod értékesítési volumenét. Az általad választott értékesítési pont (POS) rendszer határozza meg, hogy fizikai vagy digitális nyugtát tudsz-e kiállítani a vásárlóidnak.

A nyugták több okból is szükségesek:

• Visszaküldések és cserék. A nyugták megkönnyítik a visszaküldések vagy cserék lebonyolítását. Ha egy vásárló nyugta nélkül próbál érvényes visszaküldést kezdeményezni, és elutasítják a visszatérítést, akár örökre elveszítheted őt mint vásárlót. Sok pozitív vásárlási élmény ezen az alapvető gyakorlaton és eljáráson múlik.

• Értékesítések nyomon követése. A nyugták nyomon követik, hogy a vásárlóid mely termékeket vagy szolgáltatásokat vásárolják a leggyakrabban. Ezek az adatok segítenek a kínálatodat a célpiacodhoz igazítani.

• Kosárméret. A kosárméret azt jelzi, hány darabot adsz el egy adott termékből. Ennek alapján felmérheted, mely termékek termelik a legtöbb bevételt, és ezekre építhetsz a marketingkampányaidban.

• Könyvelés. A nyugták segítenek dokumentálni az üzleti értékesítéseket és bevételeket a nyereség- és veszteségkimutatásokhoz.

• Üzleti adók. Ha az adóhatóság ellenőrzi a vállalkozásodat, látni szeretné a tranzakciók nyugtáit. A vásárlóknak kiállított nyugták másolatai igazolják, mennyi pénzt hozott be a vállalkozásod - és mikor. A nyugták dokumentálják a tranzakció során a vásárló által fizetett forgalmi adókat is.

Mikor állíts ki nyugtát

A nyugtát nem mindig egy eladás után állítjuk ki. Egy kiskereskedelmi működésben több olyan alkalom is van, amikor a munkatársaid megnyomhatják a Nyomtatás gombot, vagy online elküldhetik azt.

Szokásos értékesítés és szolgáltatások során

• A pénztárnál, amint a vásárló fizet, akár a pultnál, akár online.

• Ha telepítést vagy egyedi projektet végzel, add át a nyugtát, amint a munka elkészült és a fizetés megérkezett.

Részletfizetés és előlegek

• Ha egy vásárló előleget vagy részösszeget fizet, adj neki nyugtát ott helyben. Így minden átlátható marad, és később senki sem vitatja, ki mivel tartozik.

• Amikor egy részletekben történő fizetés rendeződik, állíts ki egy végleges nyugtát, amelyen szerepel a teljes kifizetett összeg.

Visszaküldések és cserék

• Adj egy nyugtát, amelyen szerepel a vásárló által a visszaküldés során kapott összeg, a fizetési mód és a dátum. Ez jó módja annak, hogy elkerüld a vitás helyzeteket.

• Cserék esetén állíts ki olyan nyugtát, amelyen szerepel a visszahozott termék, az, amit a vásárló hazavitt, valamint hogy a végén többet fizetett-e, vagy részleges visszatérítést/üzleti jóváírást kapott.

Nyugta vs. számla: a fő különbségek

A számla fizetési felszólítás, a nyugta pedig a fizetés megerősítése.

Tehát a számlát még azelőtt küldöd el, hogy nálad lenne a pénz. Megmondja a vásárlónak, mivel tartozik és hogyan fizesse ki. Miután a vásárló fizetett, a nyugta a te módod arra, hogy azt mondd: „Köszönjük a fizetést." Ez a hivatalos bizonyítéka annak, hogy az üzlet lezárult.

Sok olyan vállalkozás, amely más vállalkozásoknak értékesít, nyugtát és számlát is használ. A cégek és a beszállítók szerződést kötnek a szállítandó termékeket részeltesen felsorolva, és megállapodnak egy fizetési ütemtervben.

Miután a cég jóváhagyta a szállítandó termékeket, a beszállító kiállít egy számlát, amelyet a cég pl. 30 napon belül fizethet, vagy a szerződésben rögzítettek szerint. A cégnek mindkettőre szüksége lesz, hogy átadja a könyvelésének a fizetés jóváhagyásához, és igazolja, hogy elköltötte a pénzt.

Mit tartalmazzon egy nyugtasablon

Egy szokásos kiskereskedelmi értékesítési nyugtán sokféle információ szerepelhet:

• Cégadatok. Ide tartoznak a vállalkozásod elérhetőségei, mint például a cégnév, az üzleti cím, a telefonszám és az e-mail-cím.

• Vásárlási információk. A vásárlási információk tartalmazzák a termék vagy szolgáltatás leírását, a hozzá tartozó cikkszámot (SKU), valamint a vásárolt tételek mennyiségét.

• Fizetési adatok. A nyugtáknak fel kell tüntetniük az ártotálokat, a vásárlásért fizetendő összeget és a vásárló fizetési módját.

• Vásárlási dátum adatai. Ide tartozik a vásárlás dátuma és időpontja, valamint olykor annak a munkatársnak a neve (vagy alkalmazotti száma), aki kiszolgálta a vásárlót.

• Nyugtaszám. A nyugtaszám a vásárláshoz tartozó egyedi azonosító. Egyes kereskedők szeretik, ha a nyugtaszámaik egy munkanapon vagy héten belül sorrendben kezdődnek.

• Adó előtti részösszeg. Tüntess fel egy adó előtti részösszeget, hogy a nyugta elkülönítse az adókat a termékek/szolgáltatások összegétől.

• Adóösszeg és adókulcs (ahol alkalmazandó). Az állami adóhatóságok elvárják, hogy az értékesítési nyilvántartások mutassák, mit adtak el, az adóköteles és nem adóköteles tételeket, valamint az eladásra alkalmazott adót.

• Kedvezményre vonatkozó információk (ha van ilyen). Ha kedvezménykódot vagy promóciót használtak, add hozzá a nyugtához, hogy a végső ár később egyeztethető legyen.

• Borravalósor (ha alkalmazandó). Ha a borravaló bevett dolog a vállalkozásodnál, tüntess fel egy borravalósort és a borravaló összegét a nyugtán.

• A visszaküldési szabályzat összefoglalója. Adj egy rövid megjegyzést a visszaküldési szabályzatról, a határidővel és az alapvető feltételekkel együtt, a lábrészben. Így a vásárlók könnyebben hivatkozhatnak rá, ha visszaküldést szeretnének.

• Megrendelési azonosító. Ha egy B2B-vásárló a hozzá rendelt megrendelési (PO) szám alatt fizetett, tüntesd fel a nyugtán, hogy segítsd a könyvelési csapatuk munkáját.

Nyugtatípusok az e-kereskedelmi vállalkozások számára

Az e-kereskedelemben különböző eseményekhez állíthatsz ki nyugtát - például amikor egy fizetést rögzítenek, egy visszatérítést feldolgoznak, vagy egy előfizetés megújul.

Mivel azonban nem nyújtasz át egy fizikai papírdarabot a vásárlónak, a nyugtáidnak kétszer olyan keményen kell dolgozniuk azért, hogy egyértelműek és megbízhatóak legyenek. Általában e-mailben érkeznek, ahol a postafiókok gyorsan megtelhetnek.

Az e-kereskedelemben a leggyakoribb nyugtatípusok a következők:

• Rendelés-visszaigazolás. Ezt közvetlenül a pénztár után küldik, hogy megerősítse: megkaptad a pénzt, és a vásárló megkapja a rendelését.

• Visszatérítési nyugta. Ha a vásárló online kezdeményez visszatérítést, ez a nyugta megerősíti, hogy a visszaküldést elfogadták, és a pénzt visszatérítik. Mindig tüntesd fel egy megjegyzésben, hogy a bankoknak három-öt napra lehet szükségük a visszatérítés kiállításához, különben öt percen belül kapsz egy e-mailt azzal a kérdéssel, hol a pénz.

• Megújítási nyugta. Ismétlődő előfizetéses rendelések esetén minden díjfizetéskor küldj új nyugtát.

• Digitális termék nyugtája. Ez hozzáférési pontként szolgál, miután a vásárlók digitális terméket vásárolnak, mint például sablonokat vagy egy e-könyvet. Megerősíti a fizetést, és ugyanazon a felületen kínálja a letöltési linket és/vagy a bejelentkezési útmutatót.

Hogy a könyveléseddel és a vásárlóiddal is rendben legyél, a digitális nyugtáknak a következőket kell tartalmazniuk:

• Egy rendelési szám, amely soha nem változik, még akkor sem, ha maga a rendelés igen.
• Tételes összegek az árhoz, a szállításhoz és az adókhoz
• A használt kártya vagy mobiltárca

Így készíts digitális nyugtát

A digitális nyugta egy elektronikus vásárlási bizonyíték, amelyet e-mailben vagy szöveges üzenetben küldenek el.

Egy növekvő piacon, amely az előrejelzések szerint 2030-ra eléri a 293 milliárd dollárt, a kiskereskedők azért használnak digitális nyugtákat, mert kényelmesebbek a papíralapúaknál (amelyek gyakran elvesznek). Emellett lehetőséget kínálnak a vásárlói adatok gyűjtésére a jövőbeli újracélzáshoz, és kulcsszerepet játszanak abban, hogy a vállalkozásod papírmentessé váljon.

Így készíts digitális nyugtát:

1. Válassz egy digitális nyugtasablont

Akár ingyenes online nyugtagenerátort, akár sablont használsz, ha hozzáadod az üzleti adataidat a sablonhoz, azzal időt takaríthatsz meg.

Egy ingyenes nyugtagenerátor egyszerű és költséghatékony módja annak, hogy gyorsan és könnyen nyugtákat állíts ki. Ráadásul, ha sok cikkszámod van, időt is megspórolhatsz vele. Használj olyan szoftvert, mint például a Microsoft Word, a Microsoft Excel és a Canva, hogy ingyenes készpénzes nyugtasablonhoz férhess hozzá, amelyet minden nyugtakészítéskor testre szabhatsz.

Ha a Shopifyt használod, szabd testre a digitális nyugtasablonodat úgy, hogy a Shopify admin felületen az Értékesítési csatornák fülön az „Értékesítési pont" menüpontra lépsz. Kattints a „Nyugta testreszabása" lehetőségre, és használd a tervezési funkciókat egyedi logó hozzáadásához, a fejléc módosításához és további rendelési információk hozzáadásához.

Szabd testre a nyugtabeállításaidat a Shopify admin felületen.

2. Add meg az értékesítési információkat

Az eladás időpontjában add hozzá a változó adatokat a nyugtához, mint például a teljes fizetendő összeget, az eladott tételek számát, a cikkszámot, valamint a hitel- vagy bankkártyás eladásoknál a kártyaadatokat. A kényelmed és a saját nyilvántartásod érdekében érdemes nyugta- vagy számlaszámot is feltüntetni, hogy nyomon követhesd az eladást. A Shopify POS automatikusan hozzá tudja adni ezt az információt.

3. Add át a nyugtát a vásárlódnak

A digitális nyugták az egyszeri tranzakciót egy utánkövetési lehetőséggé is alakítják. A vásárlók a pénztárnál választhatnak, hogy e-mailben vagy szöveges üzenetben kapják meg a nyugtát, ami természetes módja annak, hogy a vásárlást egy vásárlói profilhoz kapcsold.

💡Tipp: A digitális nyugták egyszerűsített módot kínálnak a vásárlói e-mail-címek begyűjtésére a pénztárnál. A Shopify ezt az adatot összevetheti a Shop Pay fiókokkal, hogy gazdagítsa a vásárlókról meglévő adatokat, és nagy léptékben kínáljon omnichannel élményeket.

A Little Words Project ékszermárka ezt a Shopify POS-funkciót használta arra, hogy átlagosan több mint 20%-kal növelje az üzletben gyűjtött e-mail-címek arányát. Az összes üzletében 33%-kal nőtt azon POS-rendelések aránya, amelyekhez vásárlói e-mail-cím és marketing-feliratkozás társult.

„A pénztárnál történő e-mail-cím-gyűjtés segített nekünk elérni a valaha látott legmagasabb e-mail-gyűjtési arányt" - mondja Martin Hogan, az üzletek igazgatója. „Most már össze tudjuk kötni a pontokat a vásárlói adatokban, valamint az üzletben és az online vásárlás között. A Shopifyjal végre létrehozhatunk egy igazán gördülékeny és személyre szabott omnichannel élményt."

Gyűjts vásárlói adatokat a jövőbeli újracélzáshoz a Shopify POS e-mail-cím-gyűjtésével.

Így készíts papíralapú nyugtát

Inkább fizikai nyugtákat állítanál ki? Minden POS-eszköz eltérő módszerekkel készít nyugtákat, de az alapvető lépések nagyjából hasonlóak. Ebben az útmutatóban a Shopify POS alkalmazást használjuk, hogy szemléltessük a papíralapú nyugták üzletben történő létrehozásának különböző lépéseit.

1. Válassz egy nyugtanyomtatót

A nyugták létrehozásának első lépése egy olyan nyomtatórendszer megtalálása, amely kompatibilis a POS-eddel.

Három fő lehetőséget érdemes megfontolni:

• Hagyományos papír és tinta

• Indigópapír és nyomás

• Hőpapír és hő

A POS-szállítók általában olyan nyomtatókat kínálnak, amelyek együttműködnek a pénztárrendszerrel, mivel egy kompatibilis nyomtató önálló megtalálása nagyon frusztráló lehet. A Shopify POS hardverüzlet például különböző nyomtatókat kínál eltérő csatlakozási lehetőségekkel, amelyek zökkenőmentesen integrálódnak a Shopify POS-szal.

2. Párosítsd a nyomtatót a POS-eddel

A Shopify POS lehetővé teszi a Shopify-tagok számára, hogy zökkenőmentesen hozzanak létre egyedi nyomtatott nyugtákat. Egy vásárlás után megoszthatod a nyugtákat SMS-ben vagy e-mailben küldött digitális nyugtaként.

Először csatlakoztasd a nyomtatót az áramforráshoz, és dugd be. Az általad választott nyomtató típusától függően LAN-on, Wi-Fi-n vagy Bluetooth-on csatlakoztathatod a POS-edhez.

A csatlakoztatás után:

1. A Shopify POS alkalmazásban lépj a „Kezdőlap", majd a „Beállítások" menüpontra.

2. Válaszd a „Csatlakoztatott hardver kezelése" lehetőséget.

3. Válaszd a „Nyugtanyomtató" lehetőséget az opciók közül.

4. Lépkedj végig az utasítási képernyőkön a hardvered csatlakoztatásához.

5. Válaszd a „Próbanyugta" lehetőséget annak ellenőrzéséhez, hogy a nyomtatód és a POS-ed sikeresen párosult-e.

6. Koppints a „Kész" gombra. A nyomtatódnak megjelenve kell lennie a Nyugtanyomtatók alatt.

Csatlakoztasd a nyugtanyomtatódat a Shopify POS-hoz.

3. Hozz létre egy vásárlói rendelést

Miután bejelentkezel a Shopify POS-ba, megjelenik a kezdőképernyő. Ezt az elrendezést Smart Gridnek hívják - csempékből álló irányítópult, amely lehetővé teszi, hogy a gyakori POS-feladatokat túl sok kattintgatás nélkül végezd el.

A Shopify POS-szal többféleképpen is hozzáadhatsz termékeket egy vásárlói rendeléshez:

• Keresd meg őket név szerint a felül található keresősáv segítségével.

• Koppints a Termékek menüpontra alul, és válassz a rendszerhez hozzáadott termékek listájából.

• Használj integrált vonalkódolvasót.

Miután hozzáadtad az összes tételt a vásárlói rendeléshez, koppints a „Pénztár" gombra. Válaszd ki a fizetési módot, és kövesd az utasításokat az eladás befejezéséhez.

💡Tipp: Mivel a Shopify natívan egyesíti a POS-t és az e-kereskedelmet ugyanazon a platformon, nem kell időt vesztegetned az adatok - beleértve a terméknevek, árak, kedvezmények és adók - POS-rendszeredbe való importálásával. Mindez automatikusan történik, és bármilyen módosítás valós időben frissül.

4. Hozz létre nyugtákat automatikusan

Miután az eladás befejeződött, a Shopify POS-eszközödön megjelenik egy „Sikeres fizetés" képernyő. Ott lehetőséged lesz a nyugtát kinyomtatni, SMS-ben vagy e-mailben elküldeni, illetve ajándéknyugtát kínálni a vásárlónak.

Ha az üzletben vásárlók digitális nyugtát szeretnének, ez jó alkalom arra, hogy olyan információkat gyűjts, mint az e-mail-címük vagy telefonszámuk. A Shopify ezekből az elsődleges adatokból egységes vásárlói profilt hoz létre. Ez egyetlen egyedi profilban gyűjti össze az összes jövőben róluk gyűjtött információt - mint például a hűségpontokat, a leadott rendeléseket vagy a megnyitott e-maileket.

A Shopify POS-edet úgy is beállíthatod, hogy automatikusan nyomtasson papíralapú nyugtákat. Egy forgalmas üzletben így megspórolhatod, hogy minden eladás után nyugtaopciót kelljen választanod. Győződj meg róla, hogy a nyomtatód be van kapcsolva, és csatlakozik a Shopify POS-hoz.

Ezután a Shopify POS alkalmazásban:

1. Lépj a „Kezdőlap" menüpontra.

2. Válaszd a „Beállítások", majd a „Nyomtatott nyugták" lehetőséget.

3. Aktiváld a „Nyugták automatikus nyomtatása" lehetőséget.

Válaszd ezt a lehetőséget, hogy automatikusan nyomtasd a nyugtákat, amikor üzletben adsz el valamit.

Hozz létre automatikus nyugtákat a Shopify POS-szal

Kiskereskedőként erősen ajánlott, hogy az összes nyugtáról másolatot őrizz meg. Ezek nélkül nem leszel képes pontosan dokumentálni a vállalkozásod nyereségét és veszteségét. És ha az adóhatóság vizsgálatot indítana a vállalkozásod ellen, a nyugtáid megmutatják, mit adtál el és mikor.

A nyugtakészítésnek többé nem kell olyan kézi folyamatnak lennie, amely meghosszabbítja a pénztári sorokat. A nyugták létrehozásától az e-mailben vagy nyomtatott papíron történő elküldésükig mindezt automatikusan elvégezheted a Shopify POS-szal.

Nyugta kiállítása – GYIK

Lehet nyugtát létrehozni POS-rendszer nélkül is?

Az olyan szoftverekben, mint a Microsoft Word, a Microsoft Excel és a Canva, ingyenes nyugtasablonok érhetők el, amelyeket POS-rendszer nélkül is használhatsz a vállalkozásodhoz. Létrehozod a nyugtát, PDF-fájlként kinyomtatod, majd átadod a vásárlónak. A Shopify-kereskedők egyszerűsíthetik ezt a folyamatot úgy, hogy automatikus nyugtákat küldenek az e-kereskedelmi platformjukról és POS-rendszerükről.

Hogyan írj nyugtát kézzel?

1. Hozz létre egy nyugtasablont.
2. Jelöld a dokumentumot fizetési nyugtaként.
3. Add hozzá a termékeket, amelyeket a vásárló megvett.
4. Tedd kivehetetlenné a vásárló fizetési adatait.
5. Add át a nyugtát a vásárlónak.

Milyen információ kell szereplejen egy nyugtán?

• A „nyugta" szó
• A vásárlás dátuma és időpontja
• Üzleti információk, beleértve az adóadatokat
• A vásárolt termékek vagy szolgáltatások
• A vásárlás módja (pl. üzletben vagy online)
• A fizetési mód
• A nyugtaszám

Mi a különbség a nyugta és a számla között?

A számla fizetést kér, mielőtt a vásárló fizetne. Megmutatja, mivel tartozik, és a fizetési feltételeket. Ha digitális számláról van szó, lehetőséget kínálhat arra is, hogy közvetlenül a számláról, kártyával lehessen fizetni. A nyugtát a fizetés beérkezése után állítják ki, és megerősíti, hogy mit fizettek ki, hogyan és mikor.

Mely alkalmazások tudnak nyugtát létrehozni?

A Shopify minden vásárlói rendeléshez automatikus nyugtákat tud létrehozni. Alternatívaként használhatsz online nyugtakészítő alkalmazásokat, mint például az Orderly Print, a Sufio vagy az Invoice Hero.