¿Qué es una Orden de Compra?
También conocida como PO por sus siglas en inglés. Es un documento oficial emitido por un comprador comprometiéndose a pagar al vendedor por la compra de un producto o servicio específico para ser entregado a futuro.
La ventaja para el comprador es la capacidad para hacer una orden sin tener que pagar inmediatamente. Desde la perspectiva del vendedor, una PO es una manera de ofrecer crédito a los compradores sin riesgo de no recibir el pago, ya que el comprador está obligado a pagar una vez que el producto o servicio se haya entregado.
Cada orden de compra tiene un número único asociado que ayuda tanto al comprador como al vendedor a rastrear el envío y el pago. Una PO en blanco es un compromiso a comprar productos o servicios, hasta alcanzar cierto máximo.
¿Qué hay en una Orden de Compra?
Entre otras cosas, las órdenes de compra especifican:
- Cantidad comprada
- Producto o servicio comprado
- El nombre específico de la marca, SKU o número de modelo
- Precio por unidad
- Fecha de envío
- Locación de envío
- Dirección de cobro
- Acuerdo de pago
¿Cómo se usa una Orden de Compra?
La orden de compra simplifica el proceso, que usualmente se ve así:
- El comprador decide comprar un producto o servicio de tu negocio
- La compañía emite una orden de compra al vendedor, usualmente electrónica usando una plantilla
- El vendedor recibe la orden de compra y le confirma a la compañía que puede cumplir la orden
- En caso contrario, el vendedor debe comunicarle al comprador que la orden no puede ser completada y la misma se cancela
- Si la orden puede ser completada, el vendedor acomoda el inventario y agenda personal para su preparación.
- La orden es enviada, o el servicio es dado, con el número de orden en el empaque para que el comprador sepa qué orden ha llegado.
- El vendedor factura la compra, usando el número de orden para que así coincida fácilmente con la información de entrega.
- El comprador paga la factura de acuerdo a los términos expuestos en la PO.
Pros y Contras de la Orden de Compra
Hay muchas razones para usar órdenes de compra, las más importantes son:
- Mejorar la precisión: Tanto en el inventario como en el manejo de las finanzas
- Mejor presupuesto: Ya que debe haber fondos disponibles antes de emitir una orden
- Envío más rápido: Ya que la orden de compra ayuda a agendar el envío para cuando el comprador lo necesite.
En cuanto a la desventajas, son pocas:
- Más papeleo innecesario para compras pequeñas
- Las tarjetas de crédito pueden servir el mismo propósito visto desde un punto de vista financiero.