Als je geen betalingsprovider gebruikt en je wilt creditcardbetalingen van je klanten accepteren, heb je een handelsrekening nodig.
Handelsrekeningen fungeren als een brug tussen je zakelijke rekeningen en de kaartuitgevers van klanten, waarbij ze transacties verwerken en je crediteren voor verkopen.
De pandemie heeft de detailhandel steeds meer cashloos en online gemaakt. Het is daarom logisch om te investeren in handelsdiensten die klanten in staat stellen om naadloos met hun kaarten te betalen.
Hier zijn de basisprincipes van handelsrekeningen, rekeningkosten en hoe je de juiste bank voor het verwerven van een handelsrekening kiest.
Wat is een handelsrekening?
Een handelsrekening is een zakelijke bankrekening voor het accepteren van creditcardbetalingen.
Wanneer een klant een product koopt met een creditcard of een andere elektronische betaalmethode, communiceert de handelsrekening met de kaartuitgever, haalt het geld van de rekening van de klant en crediteert de handelaar. Dit systeem helpt betalingsvertragingen te verminderen.
Als je een ondernemingsvergunning hebt, kun je een handelsrekening openen bij een verwervende bank om te beginnen met het accepteren van kaartbetalingen.
Hoe werkt een handelsrekening?
- Een transactie gaat via een versleutelde betalingsgateway
- Je handelsrekening communiceert met de kaartuitgever van de klant
- Je handelsrekening ontvangt de fondsen en crediteert je bankrekeningen
1. Een transactie gaat via een versleutelde betalingsgateway
Wanneer een klant een van je producten met een creditcard koopt, neemt je betalingsgateway contact op met de creditcarduitgever om te controleren of de kaarthouder voldoende middelen heeft voor de transactie. (Je kunt meestal je betalingsgateway instellen op het moment dat je een handelsrekening aanmaakt.)
2. Je handelsrekening communiceert met de kaartuitgever van de klant
Je handelsrekening communiceert met de kaartuitgever van de klant om de transactie te bevestigen. Zodra deze is goedgekeurd, wordt het transactiebedrag van de creditcard van de klant afgeschreven.
3. Je handelsrekening ontvangt fondsen en crediteert je bankrekeningen
De provider van de handelsrekening vereffent de transactie door fondsen op je bedrijfsbankrekening te storten. Ook wordt er een transactiekost in rekening gebracht—meestal tussen de 3% en 5% van het totaalbedrag.
Stortingen vinden niet plaats zodra een transactie is goedgekeurd. In plaats daarvan worden ze in batches verwerkt aan het einde van de werkdag of week.
Voordelen van een handelsrekening
Tenzij je van plan bent om een geïntegreerde oplossing zoals Shopify Payments te gebruiken, heb je een handelsrekening nodig om creditcardbetalingen te accepteren. Maar er zijn meer voordelen aan het opzetten van een handelsrekening en betalingsgateway:
- Verhoog de verkoop
- Verbeter de cashflow
- Gemakkelijk geldbeheer
- Betere klantervaring
- Veilige betalingsverwerking
Verhoog de verkoop
De cijfers (EN) zijn duidelijk: Kaartbetalingen nemen toe, terwijl contante aankopen afnemen. Met slechts 9% van de Nederlanders die nu contant betalen voor dagelijkse aankopen (EN), loopt je bedrijf het risico om achter te blijven als je geen kaarttransacties kunt verwerken.
De erfenis van de COVID-pandemie van cashloze interacties, samen met de voortdurende stijging van ecommerce-verkopen, versnelt de trend naar een cashloze economie. Volgens bevindingen van de Nederlandse Bank maakte contant geld in 2022 slechts 18% van de betalingen uit, een daling ten opzichte van 31% vijf jaar eerder.
Aandeel van betaalmethoden in Nederland. FRBSF
Verbeter de cashflow
Handelsrekeningen versnellen de autorisatie van betalingen, wat betekent dat je geld sneller op je rekeningen komt. Verkopen worden meestal binnen één of twee werkdagen gestort, in plaats van dat je klanten individueel factureert en tot 30 dagen of langer moet wachten op betaling.
Gemakkelijk geldbeheer
Met het merendeel van de transacties die met debet- en creditcards worden gedaan, is er minder behoefte om fysiek geld bij te houden, te tellen en te beheren. Je kunt ervoor kiezen om alle betalingen te verwerken met een point-of-sale (POS) systeem en volledig cashloos te gaan voor een soepeler geldbeheer.
Shopify's assortiment POS-hardware omvat apparaten voor alle soorten bedrijven.
Betere klantervaring
Je klanten genieten van een probleemloze winkelervaring wanneer ze de vrijheid hebben om te winkelen en betalingen te doen met de betaalmethoden van hun keuze. Dit leidt tot een betere klantervaring, wat op zijn beurt ervoor kan zorgen dat klanten terugkomen voor meer.
💡 Tip: Wanneer je klanten elektronische betaalmethoden gebruiken, stuur ze dan een e-mail met een ontvangstbewijs. Digitale ontvangstbewijzen zijn handig voor klanten en helpen je ecommerce e-mailmarketing door je een reden te geven om contactinformatie te verzamelen bij de kassa.
Veilige betalingsverwerking
Betalingsgateways fungeren als een brug die online kaartverwerkingsmogelijkheden integreert met je bedrijfsvoering, waardoor de kans op fraude en diefstal wordt verminderd. Dit betekent een veiligere afrekenervaring voor jou en je klanten.
Begin met verkopen in persoon met Shopify
Shopify POS is de eenvoudigste manier om je verkoopkanalen te verenigen en zowel online als in persoon te verkopen. Heb alle tools die je nodig hebt om je bedrijf te beheren, klanten te bereiken en overal te verkopen in één gemakkelijk te begrijpen backoffice.
Soorten handelsrekeningen
Er zijn verschillende soorten handelsrekeningen die inspelen op de specifieke behoeften van bedrijven. Kies de rekening die het beste bij jouw bedrijfstype past.
Detailhandel
Bedrijven die een detailwinkel openen, moeten een handelsrekening voor de detailhandel gebruiken voor de laagste opstart- en transactiekosten. Deze handelsrekeningen zijn ontworpen voor fysieke bedrijven die het merendeel van hun betalingen in de winkel verwerken.
📌 Begin: Krijg de financiering die je nodig hebt om een fysieke winkel te openen met Shopify Capital. Vermijd langdurige aanvraagprocedures, papierwerk en kredietcontroles, en ontvang binnen enkele dagen financiering na acceptatie van een aanbod.
Mobiel
Je bedrijf heeft een mobiele handelsrekening nodig als het onderweg is (denk aan: je bent een bloemist of eigenaar van een foodtruck). Om creditcardbetalingen te verwerken, koppelen deze rekeningen aan mobiele verwerkingsapparatuur of smartphone-apps.
Ecommerce
Als je je producten of diensten online verkoopt, ondersteunt een ecommerce-handelsrekening de online afrekeningen voor je klanten. Handelsrekeningen voor ecommerce-bedrijven zijn niet hetzelfde als die van fysieke winkels en kunnen hogere transactiekosten in rekening brengen.
Hoe een handelsrekening te openen
- Organiseer de benodigde documenten
- Vraag een handelsrekening aan
- Krijg goedkeuring en stel je rekening in
1. Organiseer de benodigde documenten
Je moet je bedrijfsinformatie, de naam van je bedrijf, contactgegevens, de tijd dat je al actief bent, bankrekeninggegevens en financiële overzichten verstrekken.
💡 Tip: Als je al een creditcardverwerkingshulpmiddel gebruikt, deel deze informatie dan met je provider van de handelsrekening om een snelle goedkeuring te garanderen.
2. Vraag een handelsrekening aan
Nadat je alle benodigde informatie over je bedrijf hebt verstrekt, is het tijd om je aanvraag in te dienen. De verwerker wil mogelijk je persoonlijke en zakelijke kredietgeschiedenis controleren om te bevestigen dat je bedrijf financieel gezond is.
Op dit punt moet je mogelijk ook een aanvraagvergoeding aan je provider van de handelsrekening betalen.
💡 Tip: Vergeet niet om een begeleidende brief bij je aanvraag te voegen waarin staat wat je bedrijf doet en waarom je een handelsrekening nodig hebt.
3. Krijg goedkeuring en stel je rekening in
De provider van de handelsrekening zal je risiconiveau controleren voordat je aanvraag wordt goedgekeurd. Ze zullen de volgende criteria overwegen:
- De tijd dat je al actief bent
- Persoonlijke en zakelijke kredietgeschiedenis, om te controleren op eventuele achterstallige betalingen of als je ooit failliet bent geweest
- Of je in het verleden een handelsrekening hebt gehad
- Je type bedrijf
De verwerker beschouwt je bedrijf als minder risicovol als je transacties persoonlijk verwerkt in plaats van online of via de telefoon. Online transacties zijn kwetsbaar voor fraude.
Om het risico te verlagen, kan de provider van de handelsrekening om adresverificatie vragen. De provider zal je aanvraag goedkeuren als je in de categorie met laag risico valt. De provider kan risicovollere aanvragen goedkeuren, maar tegen een hogere vergoeding.
Kosten van handelsrekeningen
Handelsdiensten moeten je bedrijf ondersteunen, niet uitputten met buitensporige kosten. Het is belangrijk om te begrijpen wat creditcardverwerking inhoudt en de verschillende kosten die ermee gemoeid zijn.
Meestal zullen providers van handelsdiensten zich houden aan een van de drie prijsmodellen:
Vaste prijsstelling
Vaste prijsstelling is een van de meest voorkomende prijsmodellen voor handelsrekeningen. De verwervende bank rekent een vast bedrag voor alle credit- en debetkaartbetalingen, ongeacht welke kaart de klant gebruikt. Vaste vergoedingen zijn het nuttigst als je verkoopvolume laag is, en zijn meestal gestructureerd als:
Vaste vergoeding = Percentage + Transactiekosten
Vaste vergoedingen variëren van 0,5% tot 5% van het transactiebedrag, plus 20¢ tot 30¢ per transactie.
Interchange-plus prijsstelling
In het belang van transparantie splitst een interchange-plus prijsstructuur de kosten in meerdere delen. Er is een interchangevergoeding en een plus-toeslag.
- Interchangevergoedingen worden in rekening gebracht door creditcardmaatschappijen en doorgegeven aan bedrijven.
- De plus-tarief verwijst naar de markup of winst van de betalingsverwerker.
Bijvoorbeeld, een interchange-plus prijsstructuur kan eruitzien als 2,4% plus 10¢ per transactie.
Gelaagde prijsstelling
In dit prijsmodel rekent de provider van de handelsdiensten een vergoeding afhankelijk van het type kaart dat voor de transactie is gebruikt en het totale volume van de transacties die het bedrijf dekt.
Deze prijsstructuur categoriseert de transacties als gekwalificeerd, halfgekwalificeerd en niet-gekwalificeerd. Gekwalificeerde transacties krijgen de beste tarieven, en niet-gekwalificeerde transacties worden tegen de hoogste tarieven in rekening gebracht.
Andere kosten van handelsrekeningen
Bovenop de basisprijsmodellen omvatten handelsrekeningdiensten vaak extra kosten:
Opstartkosten
Dit is een eenmalige vergoeding. De provider rekent deze kosten aan bij het opzetten van een nieuwe handelsrekening.
Gatewaykosten
Als je een betalingsgateway nodig hebt voor online transacties, zul je gatewaykosten maken.
PCI-nalevingskosten
Dit zijn kosten die je aan je provider van de handelsrekening betaalt om ervoor te zorgen dat je handelsrekening voldoet aan de regelingen van de Payment Card Industry (PCI) (EN). Dit is om je rekening veilig te houden tegen diefstal en fraude.
Chargebackkosten
De provider van de handelsrekening rekent deze vergoeding voor elk betalingsbedrag dat teruggaat naar een debet- of creditcard nadat een klant een transactie annuleert of de gekochte producten retourneert.
Maandelijkse minimumvergoeding
De meeste providers rekenen een maandelijkse vergoeding. Sommige stellen een minimum aantal maandelijkse transacties in en rekenen kosten wanneer je de drempel niet haalt. Bijvoorbeeld, je zou $15 in rekening worden gebracht als je maandelijkse minimumvergoeding $50 is maar je $35 hebt opgebouwd.
Andere providers rekenen een extra vaste vergoeding voor het dekken van kredietrisico's en het vereffenen van transactiebedragen. Deze kosten kunnen variëren van $5 tot $99, afhankelijk van de geleverde diensten.
Kiezen van een handelsrekening
Houd deze criteria in gedachten bij het zoeken naar een provider van handelsrekeningen:
Kosten en vergoedingen
De tarieven voor creditcardverwerking variëren afhankelijk van het type transactie en de gebruikte kaart, en het maandelijkse verwerkingsvolume van je winkel. Maak duidelijk welke exacte vergoedingen je zult betalen—of het nu vaste vergoedingen zijn of een percentage van je transactievolume.
Poging om eventuele "verborgen kosten" die door je provider in rekening worden gebracht te begrijpen, zoals:
- Annuleringskosten
- Vroegtijdige beëindigingskosten (EN)
- PCI-nalevingskosten
- Chargeback kosten
- Kosten voor rekeningwijzigingen
- Huur van apparatuur
Dit soort kosten kan apart van je verwerkingskosten in rekening worden gebracht en kan snel oplopen.
Voordat je een handelsrekening opent, vergelijk je meerdere aanbieders en bereken je hoe een typische dag van verkopen en transacties eruit zou zien.
Hardware
Kun je het stellen met een mobiele app en een eenvoudige kaartlezer, of heb je een volledig POS-systeem nodig? Kies een provider die je de hardware biedt die je nodig hebt tegen een betaalbare prijs.
Klantenservice
Een handelsrekening is een fundamenteel onderdeel van je bedrijfsvoering, dus zodra je een provider hebt gekozen en hun diensten hebt ingesteld, zul je ze waarschijnlijk enige tijd gebruiken. Daarom is het belangrijk om te zoeken naar providers die klaar staan om te helpen met eventuele problemen, groot of klein.
Test de kwaliteit van de service van providers door ze tijdens piekuren te bellen en hun reactietijden en oplossingsduur te noteren.
Integraties
Ontdek welke integraties de handelsrekening ondersteunt en of ze flexibiliteit bieden voor je winkels en klanten. Bijvoorbeeld, met Shopify en Stripe, kun je direct end-to-end oplossingen voor handelsrekeningen verkrijgen en profiteren van de gecombineerde functionaliteiten van betalingsgateway en handelsrekening.
Volume
Je bedrijf zal groeien, wat betekent dat het verwerkingsvolume toeneemt. Kies een provider die in staat is om een onbeperkt aantal transacties en dollarbedragen te verwerken zonder je te belasten met kosten of limieten.
Sommige providers bieden kortingen op verwerkingskosten voor bedrijven met een hoog volume.
Accepteer kaartbetalingen met een handelsrekening (of Shopify Payments)
Of je nu een fysieke winkel of een ecommerce-website runt, je bedrijf heeft een manier nodig om kaartbetalingen van klanten te accepteren.
De traditionele oplossing is een handelsrekening, die fungeert als een brug tussen je bankrekening en de kaartuitgever van de klant, en je verkopen vereffent zodat je niet hoeft te wachten tot klanten hun creditcardrekeningen betalen.
Alle verwervende banken rekenen transactiekosten voor het runnen van een handelsrekening, dus doe je onderzoek om het juiste rekeningtype en prijsstructuur voor je winkel te vinden.
Of gebruik een geïntegreerde betalingsoplossing zoals Shopify Payments—geen extra aanvraagproces of kosten van derden om je zorgen over te maken.
Veelgestelde vragen over handelsrekeningen
Wat is een voorbeeld van een handelsrekening?
Een handelsrekening is een type bankrekening dat bedrijven in staat stelt om betalingen van klanten te accepteren via creditcards, debetkaarten en andere betaalmethoden. Handelsrekeningen worden doorgaans opgezet door handelsbanken of betalingsverwerkers om betalingen te verwerken. Voorbeelden van handelsrekeningen zijn PayPal, Stripe, Square en Authorize.net.
Wat is het verschil tussen een handelsrekening en een zakelijke rekening?
Een handelsrekening is een type zakelijke rekening die specifiek wordt gebruikt voor het verwerken van creditcards en andere elektronische betalingen. Het wordt opgezet met een betalingsverwerker, zoals een bank of creditcardaanbieder, en wordt gebruikt om betalingen van klanten te accepteren. Een zakelijke rekening is een algemener type rekening dat wordt gebruikt voor het beheren van de financiën van een bedrijf. Het biedt doorgaans meer functies, zoals online bankieren en het schrijven van cheques, maar het omvat geen mogelijkheden voor creditcardverwerking.
Wat is het verschil tussen een handelsrekening en een betalingsverwerker?
Handelsrekeningen en betalingsverwerkingsdiensten vervullen vergelijkbare functies. Beide stellen je in staat om klanttransacties met creditcards te accepteren. Een handelsrekening is een bankrekening die bedoeld is om fondsen van klanten te verzamelen, terwijl een betalingsverwerker een kaartverwerkingsdienst is.
Hoe krijg ik een handelsrekening?
Om een handelsrekening te krijgen, moet je een betalingsverwerker of bank vinden die handelsdiensten aanbiedt. Vul een aanvraag in en verstrek de juiste documenten, zoals je belastingidentificatienummer en informatie over je zakelijke bankrekening, om goedgekeurd te worden. Daarnaast moet je mogelijk een opstartvergoeding betalen en bewijs van je bedrijfsidentiteit leveren.
