Voor een kleine ondernemer is het bijhouden van een digitale of papieren administratie een fundamenteel onderdeel van de bedrijfsvoering.
Wanneer een klant een artikel koopt of een retour doet, is een verkoopbon het bewijs van aankoop en wordt deze geregistreerd voor een nauwkeurige voorraadadministratie. Voor je belastingadministratie documenteren bonnen zakelijke uitgaven die geclaimd kunnen worden.
Ongeacht het materiaal zijn kassabonnen waardevol voor het bijhouden van nauwkeurige gegevens en het volgen van het succes van je bedrijf. Hieronder vind je alles wat je moet weten over bonnen en hoe je ze kunt automatiseren voor jouw winkel.
Wat is een bon?
Een kassabon is een geprinte of elektronische registratie van een zakelijke transactie, ook wel een bewijs van aankoop genoemd. Het toont aan dat een klant heeft betaald voor artikelen of diensten, geeft de kosten aan en bevestigt dat de verkoper het product heeft geleverd. Andere details op de bon kunnen de datum en tijd van de transactie en de gebruikte betaalmethode omvatten.
Hoewel je niet wettelijk verplicht bent om een bon aan klanten te geven voor goederen of diensten, kan het zijn dat je dit wel moet doen om bij te houden wat je aan BTW moet afdragen voor elke verkoop.
Waarom zijn bonnen belangrijk?
Kassabonnen fungeren als een registratie van jouw transacties, wat helpt om het verkoopvolume van je bedrijf te begrijpen. Het point of sale systeem (POS) dat je kiest, bepaalt of je fysieke of digitale bonnen aan je klanten kunt aanbieden.
Ze zijn noodzakelijk om verschillende redenen:
- Retouren en omruilingen. Bonnen maken het makkelijker om retouren te verwerken. Als een klant een geldige retour probeert te maken zonder bon en geen terugbetaling ontvangt, loop je het risico deze klant voorgoed te verliezen. Veel positieve winkelervaringen hangen af van deze basisprocedure.
- Verkoop bijhouden. Bonnen houden bij welke producten of diensten je klanten het vaakst kopen. Deze gegevens helpen je om je aanbod beter af te stemmen op je doelgroep.
- Winkelmandgrootte. De grootte van een winkelmand is het aantal artikelen van een specifiek product dat je verkoopt. Van daaruit kun je beoordelen welke producten de meeste omzet genereren en hierop inspelen in je marketingcampagnes.
- Boekhouding. Bonnen helpen bij het documenteren van zakelijke verkopen en inkomsten voor winst- en verliesrekeningen.
- Bedrijf belastingen. Als de Belastingdienst je bedrijf controleert, willen ze je bonnen van transacties zien. Kopieën van bonnen die aan klanten zijn verstrekt, bewijzen hoeveel geld je bedrijf heeft binnengebracht en wanneer. Bonnen documenteren ook de BTW die een klant in de transactie heeft betaald. Een bon moet duidelijk de betaalde belastingen als een aparte regel vermelden.
Wat moet ik opnemen in een bon?
Je kunt aardig wat informatie op een kassabon verwachten. Denk bijvoorbeeld aan:
- Bedrijfsgegevens. Dit omvat de contactgegevens van jouw bedrijf, zoals de naam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres.
- Aankoopinformatie. Aankoopinformatie beschrijft het product of de dienst, de bijbehorende Stock Keeping Unit (SKU), en de hoeveelheid aangekochte artikelen.
- Betalingsdetails. Je bonnen moeten de totaalprijzen, het verschuldigde bedrag voor de aankoop en de betaalmethode van de klant vermelden.
- Aankoopdatum. Dit omvat de aankoopdatum, tijd en soms de naam (of het personeelsnummer) van de medewerker die de klant heeft geholpen.
- Bonnummer. Een bonnummer is de unieke identificatie die aan de aankoop is gekoppeld. Sommige verkopers geven de voorkeur aan een sequentiële nummering van hun bonnen gedurende een werkdag of week.
- Geschikte taal. Op elke bon moet duidelijk het woord "Bon" staan om verwarring met andere soorten verkoopdocumenten, zoals een vrachtbrief of een factuur die later betaald moet worden, te voorkomen. Aangepaste bonnen kunnen onderaan ook je retourbeleid vermelden ter referentie.
Houd er rekening mee dat je creditcardinformatie moet inkorten, zodat volledige creditcardnummers niet op een bon kunnen worden weergegeven. Vervaldatums voor credit- en debetkaarten moeten ook verborgen blijven. Deze klantgegevens zijn gevoelig en moeten zorgvuldig worden behandeld om ze te beschermen tegen cyberfraude.
Hoe maak je een digitale bon?
1. Zoek een standaard sjabloon
Of je nu een gratis online bon-generator gebruikt of je eigen sjabloon maakt, het toevoegen van bedrijfsgegevens aan je sjabloon kan tijd besparen. Een bon-generator is een eenvoudige en kosteneffectieve manier om snel en eenvoudig bonnen uit te geven. Bovendien kan het, als je veel SKU's hebt, een tijdsbesparing opleveren.
Gebruik software zoals Microsoft Word, Microsoft Excel en Canva om een gratis sjabloon voor kassabonnen te krijgen die je elke keer kunt aanpassen wanneer je bonnen maakt.
Als je een Shopify-verkoper bent, kun je je digitale bonsjabloon aanpassen door naar "Point of Sale" onder het tabblad ‘Verkoopkanalen’ in je Shopify-beheerder te gaan. Klik op "Bonaanpassing" en gebruik de ontwerpfuncties om je eigen logo toe te voegen, de koptekst te wijzigen en extra bestelinformatie toe te voegen.
Pas je boninstellingen aan vanuit je Shopify-beheerder.
2. Voeg verkoopinformatie toe
Op het moment van verkoop voeg je de veranderlijke details aan een bon toe, zoals het totaalbedrag, het aantal verkochte artikelen, SKU en kaartinformatie voor credit- of debetverkopen. Voor je eigen gemak en administratie is het ook een goed idee om een bon- of factuurnummer op te nemen om de verkoop bij te houden. Shopify POS kan deze informatie automatisch toevoegen.
3. Geef de bon aan je klant
Je moet je klant hun exemplaar geven, tenzij ze dit weigeren. De beste optie is om de digitale bon via e-mail of sms te versturen, wat je direct vanuit je Shopify POS-systeem kunt doen:
Hoe maak je papieren bonnen vanuit je POS?
Elke POS-apparaat heeft andere methoden voor het maken van kassabonnen, maar de basisstappen zijn over het algemeen vergelijkbaar. Voor deze gids gebruiken we de Shopify POS-app om de verschillende stappen voor het maken van papieren bonnen in de winkel te illustreren.
1. Zoek een bonprinter
De eerste stap in het maken van bonnen is het vinden van een printersysteem dat compatibel is met jouw POS. Er zijn drie opties om te overwegen:
- Gewoon papier en inkt
- Koolstofpapier en druk
- Thermisch papier en warmte
POS-leveranciers bieden meestal printers aan die samenwerken met het afrekensysteem, omdat het erg frustrerend kan zijn om zelf een compatibele printer te vinden. De Shopify POS hardware store biedt bijvoorbeeld verschillende printers met verschillende verbindingen die naadloos integreren met Shopify POS.
2. Koppel de printer aan je POS
Shopify POS stelt Shopify-leden in staat om eenvoudig gepersonaliseerde kassabonnen te maken. Na een aankoop kun je bonnen delen via sms of als digitale bonnen via e-mail verzenden.
Verbind eerst je printer met de stroomvoorziening en sluit deze aan. Afhankelijk van het type printer dat je hebt gekozen, kun je deze via LAN, Wi-Fi of Bluetooth met je POS verbinden.
In de Shopify POS-app ga je naar ‘Start’, dan 'Instellingen' en kies je ‘>> Beheer verbonden hardware.’ Kies ‘Bonprinter’ uit de opties en volg de aanwijzingen om je hardware te verbinden. Tik op ‘Testbon’ om te kijken of je printer en POS succesvol zijn gekoppeld. Tik vervolgens op ‘Klaar’. Je zou je printer nu onder ‘Bonprinters’ moeten zien staan.
Verbind je bonprinter met Shopify POS.
3. Maak een klantbestelling aan
Nadat je bent ingelogd op de Shopify POS, zie je het startscherm. Je kunt producten aan een klantbestelling toevoegen door ze te zoeken op naam met de zoekbalk bovenaan of door op ‘Producten’ onderaan te tikken en een lijst van producten te kiezen die je aan het systeem hebt toegevoegd.
Als je alle artikelen voor de klantbestelling hebt toegevoegd, tik je op ‘Afrekenen’. Kies de betaalmethode en volg de aanwijzingen om de verkoop te voltooien.
4. Genereer en verstuur je bon
Wanneer de verkoop is voltooid, zie je een scherm met de melding ‘Betaling succesvol’. Daar heb je de optie om te printen, sms'en, e-mailen of een cadeaubon aan de klant aan te bieden.
Als in-store shoppers een digitale bon willen, is dit een goed moment om klantinformatie zoals hun e-mailadres of telefoonnummer te verzamelen en een profiel voor hen aan te maken in de Shopify POS-app.
Je kunt je Shopify POS ook zo instellen dat papieren bonnen automatisch worden afgedrukt. In een drukke winkel bespaart dit je de moeite om na elke verkoop een bonoptie te selecteren. Zorg ervoor dat je printer aan staat en verbonden is met je Shopify POS. Ga vervolgens in de Shopify POS-app naar 'Start', 'Instellingen' en 'Geprinte bonnen', en activeer 'Automatisch bonnen afdrukken'.
Kies deze optie om automatisch bonnen af te drukken wanneer je een verkoop in de winkel doet.
Automatische bonnen maken met Shopify
Het bijhouden van kassabonnen is de eerste stap in het verzamelen en organiseren van de grote hoeveelheden papierwerk die nodig zijn om een bedrijf in de detailhandel of e-commerce te runnen.
Het is sterk aanbevolen om een kopie van alle bonnen te bewaren. Zonder een kopie kun je de winst en het verlies van je bedrijf niet nauwkeurig documenteren. En als de Belastingdienst vragen stelt, tonen je kassabonnen wat je hebt verkocht en wanneer.
Je kunt het allemaal doen met Shopify POS, van het maken van automatische bonnen tot het verzenden via e-mail of het printen van papieren bonnen.
Veelgestelde vragen over bonnen
Kan ik zelf een kassabon maken?
Ja, software zoals Microsoft Word, Microsoft Excel en Canva bieden gratis bonsjablonen die je kunt gebruiken voor jouw bedrijf zonder een POS-systeem. Shopify-verkopers kunnen geautomatiseerde bonnen verzenden vanuit hun e-commerce platform en POS-systeem.
Hoe maak ik een bon?
- Kies een bonsjabloon
- Voeg je bedrijfsinformatie toe
- Pas het logo, lettertype en de bedrijfsnaam aan
- Voeg producten of diensten toe
- Stel prijzen en de juiste belastingen in
- Vermeld de betaalmethode
- Creëer een bonnummer
- Stuur het naar je klant
Is er een gratis app om bonnen te maken?
Shopify kan geautomatiseerde bonnen genereren voor elke klantbestelling. Ook zijn er veel online factureringshulpmiddelen, net als bon-apps in de Apple Store en Google Play Store die bonnen genereren na betaling.
Wat is het verschil tussen een bon en een factuur?
Een bon wordt gegenereerd nadat een betaling is gedaan als bewijs van betaling. Een factuur is een verkoopdocument dat toont wat er verschuldigd is voordat de betaling is ontvangen.
