Het beheren van meerdere winkels is een spannende onderneming, maar het brengt ook uitdagingen met zich mee. In plaats van simpelweg te dupliceren wat je al doet, moet je je strategieën voor personeel, technologie en voorraadbeheer aanpassen naarmate je nieuwe winkels opent.
Wat is multi-store management?
In de retail betekent multi-store management het toezicht houden op de dagelijkse operaties van twee of meer fysieke locaties. Vaak omvat dit ook het runnen van een webshop met nationale of internationale verzendopties.
Het beheren van meerdere winkels brengt extra en uitgebreidere verantwoordelijkheden met zich mee, zoals het aansturen van meer personeel, het aanbieden van nieuwe verzendopties en het werken met technologie op ondernemingsniveau die je helpt op te schalen.
Wat zijn de voordelen van het hebben van meerdere winkels?
Als je winkel goed draait en je overweegt om meer locaties te openen, zijn dit enkele redenen om die stap te zetten.
Bereik meer klanten met een persoonlijke ervaring
Hoewel online winkelen enorm populair is, blijft de ervaring van winkelen in een fysieke winkel moeilijk te evenaren. Klanten krijgen de kans om producten uit te proberen voordat ze kopen en kunnen praten met merkvertegenwoordigers en product experts. Met meer winkels kun je beter inspelen op de behoeften van klanten en meer omzet genereren.
Groei je merk
Huur kan gezien worden als klantacquisitiekosten omdat het een nieuwe manier is om klanten aan te trekken, aangezien winkels dienen als reclamebord voor je merk. Signage en etalagedisplays vergroten automatisch de merkbekendheid door klanten aan te trekken en voorbijgangers te verleiden om je webshop te bezoeken. Verhoog de effectiviteit van je etalage door QR-codes toe te voegen aan de ramen om shoppen buiten openingstijden mogelijk te maken en zelfs aan te moedigen.
Snellere orderverwerking
Met meer winkels kun je online bestellingen sneller verwerken dan ooit. Klanten kunnen ervoor kiezen hun bestelling in de winkel op te halen, en jij kunt online bestellingen versturen vanuit de locatie die het dichtst bij de klant is.
Met slimme orderroutering van Shopify kun je je systeem zo instellen dat bestellingen automatisch worden verwerkt op basis van de locatie die het dichtst bij de klant ligt of waar de meeste voorraad is. Of je nu zelf verzendt of gedeeltelijk uitbesteedt, het toewijzen van de juiste locatie is cruciaal om kosten te verlagen, verzendkosten en levertijden accuraat te tonen, en leveringen te versnellen.
Wat zijn de grootste uitdagingen bij het beheren van meer dan één winkel?
Meer locaties brengen meer verantwoordelijkheden met zich mee. Hieronder vind je enkele uitdagingen die je tegenkomt wanneer je jouw bedrijf uitbreidt met meerdere winkels:
Voorraad bijhouden
Naarmate je meer voorraad aan je schappen toevoegt, wordt het moeilijker om deze te controleren en bij te houden. Het kan lastiger zijn om te begrijpen welke artikelen populair zijn in welke winkels, om de vraag nauwkeurig te voorspellen of conversie percentages per product te berekenen.
Daarnaast moet je de voorraadniveaus bijhouden en producten aanvullen op verschillende locaties, zodat bestellingen aankomen voordat de voorraad opraakt, en een schaalbaar en herhaalbaar proces opzetten voor het tellen van de aanwezige voorraad en het corrigeren van verschillen.
Overzicht houden over de prestaties van de winkels
Inzicht krijgen in de prestaties van elke winkel – en hoe deze zich verhouden tot andere locaties – wordt moeilijker naarmate je meer winkels opent. Je hebt een manier nodig om rapporten per winkel te bekijken of samen te voegen, zodat je prestaties kunt vergelijken. Let op resultaten per locatie, regio en ten opzichte van gemiddelde benchmarks.
Personeelsrechten in POS-software beheren
Tenzij je over enterprise-niveau POS-software beschikt, kan het een uitdaging zijn om elke medewerker de rechten te geven die ze nodig hebben om effectief en efficiënt in de winkel te werken, terwijl je je bedrijf beschermt tegen onbedoelde wijzigingen en operationele fouten, vooral met meer locaties.
💡 PRO TIP: Met Shopify POS kun je verschillende rollen en rechten toewijzen en grenzen stellen aan wat winkelpersoneel kan doen in je POS-systeem zonder goedkeuring van een manager — zoals het wijzigen van de prijs van een product of het toepassen van een korting op een product.
Standaard procedures voor winkelpersoneel opstellen
Een groter personeelsbestand betekent dat je strategischer moet zijn in hoe je personeel beheert. Door echter systemen op te zetten, kun je minder tijd besteden aan personeelsmanagement beslissingen bij elke nieuwe locatie die je opent.
Investeer in het creëren van openings- en sluit procedures, klantenservicebeleid, veiligheids- en beveiligingsprocedures, richtlijnen voor winkelindeling en merchandising en een personeelshandboek en trainingsmateriaal om de groei van je team te ondersteunen.
Essentiële POS-functies voor het beheren van meerdere winkels
Deze POS-functies kunnen je helpen de bovenstaande uitdagingen aan te gaan terwijl je meerdere winkels beheert:
Robuust voorraadbeheer voor meerdere winkels
Met meer producten in meer winkels heb je efficiëntere manieren nodig om te weten wat je hebt en wanneer je moet bijbestellen. Zoek naar een POS-systeem met waarschuwingen voor lage voorraad die je laten weten wanneer het tijd is om nieuwe voorraad te bestellen.
Shopify POS biedt een waarschuwing voor oververkoop en bevestiging als een artikel is uitverkocht, gereserveerd of niet op voorraad. Als dat artikel aan het winkelwagentje wordt toegevoegd, worden de verkoopmedewerkers op de hoogte gesteld en kunnen ze beslissen of ze de verkoop willen afronden of het artikel uit het winkelwagentje willen verwijderen en in plaats daarvan een verzendbestelling naar de klant willen aanmaken.
Geïntegreerde rapportage en analytics
Je POS moet je helpen te zien hoe het bedrijf als geheel presteert en je in staat stellen je te concentreren op individuele locaties. Met toegang tot geïntegreerde rapportage kun je sneller de juiste zakelijke beslissing nemen.
Aangepaste rollen en rechten voor personeel
Flexibele personeelsrollen en -rechten stellen je in staat te bepalen wie wat kan doen in je winkels. Je kunt bijvoorbeeld rollen instellen zodat verkoopmedewerkers goedkeuring van een manager nodig hebben om een retour, terugbetaling of korting te verwerken.
Omnichannel orderverwerking
Zoek naar een POS-systeem dat klanten in staat stelt te winkelen op de manier die voor hen het handigst is. Zo moeten er bijvoorbeeld opties zijn om online bestellingen af te halen in de winkel, verzending naar klanten voor aankopen in de winkel, en online kopen en in de winkel retourneren voor maximale gebruiksvriendelijkheid.
Tips voor het effectief beheren van meerdere winkels
Door de juiste technologie te gebruiken en deze tips toe te passen, kun je meerdere winkels efficiënt beheren.
Zorg voor één systeem van registratie voor alle verkoopkanalen
Wanneer je alle verkoopgegevens van elke locatie en inkomstenstroom op één plek verzamelt, krijg je beter inzicht in je bedrijf. Dit helpt je fouten te vermijden, de voorraad op peil te houden en je processen soepeler te laten verlopen.
Gebruik rollen om personeelseisen efficiënt te beheren over winkel locaties
Gebruik niet alleen de standaard personeelsrechten van je POS-systeem, maar pas ze aan voor nauwkeurige controle over je bedrijf. Laat verkoopmedewerkers niet alleen in één winkel inloggen, maar breid de rechten uit zodat personeel gemakkelijker kan invallen als iemand zich ziek meldt bij een nabijgelegen locatie.
Beheer locaties met geautomatiseerde processen
Bespaar tijd en verminder menselijke fouten door gebruik te maken van Shopify’s openbare API om locaties te creëren, bewerken, verwijderen of te activeren zonder handmatig in te loggen in het Shopify Admin menu. In plaats van alle locaties handmatig in te voeren, helpt API-locatiebeheer je sneller te werken en andere systemen, zoals een ERP, te gebruiken.
Vereenvoudig de voorraad tracking op meerdere locaties met voorraadstatussen
Maak gebruik van voorraadbeheer tools om de efficiëntie te verhogen en de klantervaring te verbeteren. Met Shopify’s voorraadrapporten en voorraadbeheersystemen kan je team duidelijk zien of de voorraad beschikbaar, besteld, gereserveerd, in voorraad of niet beschikbaar is. Deze functie stelt je ook in staat om voorraad uit te wisselen tussen locaties.
Bovendien kunnen klanten de beschikbare hoeveelheden inzien bij de dichtstbijzijnde filialen wanneer ze ervoor kiezen om online te bestellen en in de winkel af te halen.
Creëer een trainingsproces voor personeel
Stroomlijn de onboarding terwijl je nieuwe filialen opent en personeel inhuurt. Maak een checklist voor personeelsopleiding die managers kunnen gebruiken om ervoor te zorgen dat alle medewerkers op elke locatie dezelfde training krijgen en elkaar kunnen vervangen wanneer dat nodig is. Op de checklist moeten onderwerpen staan zoals hoe je de technologie van de winkel gebruikt, hoe je voorraad verwerkt, hoe je schappen aanvult en hoe je met klanten omgaat.
Voorzie winkelmanagers van de juiste rechten
Controleer of je winkelmanagers hebt voorzien van de POS-rechten die ze nodig hebben om hun locatie het beste te beheren, zoals toegang tot rapporten, het afsluiten van kasregistraties, het toepassen van kortingen en het autoriseren van retouren of terugbetalingen.
Verzamel feedback van personeel
Geef het winkelpersoneel de kans om regelmatig inzichten te delen over wat werkt en wat niet werkt met betrekking tot het verwerken van retouren, opslag, technologie, winkeloverdrachten en meer, via bijeenkomsten voor alle medewerkers.
Creëer een checklist voor het openen en sluiten van de winkel
In de drukte van het openen of sluiten van de winkel kunnen kleine maar cruciale taken, zoals het (de)activeren van het beveiligingssysteem, over het hoofd worden gezien. Maak een checklist voor openen en sluiten om ervoor te zorgen dat er niets wordt vergeten.
Hoe je meerdere winkels instelt in Shopify
Als je een Shopify-verkoper bent, volg dan deze instructies om meerdere winkels aan je account toe te voegen.
1. Voeg een nieuwe locatie toe in Shopify admin
Ga vanuit je Shopify admin-pagina naar Instellingen en vervolgens naar Locaties. Klik op “Locatie toevoegen”, voer een unieke naam en adres in en klik op "Opslaan".
2. Schakel online vervulling in voor afhaalbestellingen
Als je wilt dat klanten online bestellingen kunnen afhalen op deze locatie, selecteer dan de optie “Online bestellingen vervullen vanuit deze locatie”.
3. Pas de volgorde van orderverwerking aan
Shopify laat je instellen welke locatie prioriteit krijgt bij het verwerken van online bestellingen. Bewerk de volgorde als de standaardinstelling niet aansluit bij je voorkeuren.
4. Wijs voorraad toe aan je nieuwe winkellocatie
Gebruik de bulkeditor van Shopify om bestaande voorraad toe te wijzen aan je nieuwe locatie en om nieuwe voorraad toe te voegen.
Beheer meerdere winkels met gemak met Shopify
Het opschalen van je retailbedrijf is geen makkelijke opgave, maar Shopify kan het een stuk makkelijker maken. Begin vandaag nog met je gratis proefperiode.
