Je bent enthousiast. Je hebt zojuist aan het team aangekondigd dat je bedrijf klaar is om volgend jaar een internationale expansiestrategie te lanceren. Natuurlijk is het probleem van lokalisatie en valuta slechts een klein obstakel...
“We zetten gewoon een andere winkel op, en dan zijn we klaar,” zegt een van je e-commerce managers.
Dan spreekt een productmanager zich uit: “Hoe gaan we in hemelsnaam twee of drie keer zoveel productinformatie beheren en alles coördineren zonder derde partij logistiek?”
Misschien heb je die grens al overschreden.
Je wist dat het handmatig beheren van productinformatie een nachtmerrie zou zijn, dus besloot je een geautomatiseerd systeem op te zetten om dit te doen. Je bent internationaal gegaan, maar het is nu een jaar na de implementatie en nu gaat het mis. Of die situatie nu jouw huidige situatie beschrijft of slechts een hint geeft van de dreigende uitdagingen, het is nu tijd om te evalueren hoe je productinformatiebeheer aanpakt en implementeert.
Je staat er niet alleen voor.
Wat is een productinformatiebeheersysteem (PIM)?
Productinformatiebeheer (PIM) is een systeem dat productgegevens beheert om deze te kunnen vermarkten en verkopen via verschillende kanalen. Het verzamelt alle productgegevens van elke distributiekanaal en centraliseert deze op één plek.
Jij en je team kunnen alle productinformatie tegelijk bewerken en beheren vanuit de interface van het PIM-systeem (bijv. artikelnummer, referenties, catalogi, SKU-gegevens, afbeeldingen en video's, vertalingen, lokalisaties, documentatie, enz.).
Je PIM-oplossing kan productinformatie bieden aan allerlei belanghebbenden, van interne bedrijfsoperaties tot leveranciers, fabrikanten, groothandels en klanten.
Veel bedrijven overwegen een PIM wanneer ze duizenden producten moeten beheren, maar zelfs winkels met een beperkt aantal producten kunnen investeren in een PIM-systeem.
Ondanks een schijnbaar beperkt aantal producten, kunnen ze een hoog aantal variabelen en aanpassingen hebben. Of, als ze internationaal uitbreiden, kunnen ze meerdere winkels opzetten als onderdeel van hun lokalisatieproces.
Belangrijke PIM-functies
Wanneer je een PIM voor je bedrijf kiest, zijn er een paar dingen waar je op moet letten om ervoor te zorgen dat het voor jou werkt.
Elke PIM die de investering waard is, moet ten minste enkele (zo niet alle) van deze functies hebben:
- Handmatige en automatische verzameling van productinformatie
- Vermogen om meerdere SKU's te beheren
- Aanpasbare velden voor artikelinformatie: productbeschrijvingen, productattributen, maten, enz.
- Mogelijkheid om vervangingen, reserveonderdelen en accessoires te beheren
- Workflow-automatisering
- Beheer van inhoud en marketingmateriaal voor elk product
- Integratie met je CMS, IMS, ERP, 3PL-provider en andere onderdelen van het e-commerce-ecosysteem
- Aanpasbare workflows voor verschillende afdelingen en delen van de toeleveringsketen
Als je een groot assortiment producten en/of een complex assortiment verschillende producttypes hebt, is het zeker een goed idee om gebruik te maken van een PIM. Het bespaart je veel handmatige gegevensinvoer en voorkomt verwarring tussen verschillende SKU's wanneer het druk wordt.
Beste PIM-software
Jasper PIM
Jasper PIM centraliseert alle belangrijke informatie die je nodig hebt over je producten in één krachtig systeem. Aan de klantzijde slaat het afbeeldingen, video's en marketingmateriaal over elk product op, en achter de schermen slaat het leveranciers-, voorraad- en categoriedata op.
Omdat het een Shopify-app is, integreert Jasper mooi in het platform en biedt het een verbeterde ervaring voor Shopify-winkels, zoals verbeterde zoekmogelijkheden en automatische productdistributie naar je winkel.
Met Jasper kun je:
- Dezelfde producten aanbieden via meerdere merken en winkels in verschillende talen
- Producten automatisch syndikeren naar e-commerceplatforms
- Productinhoudsupdates en promotieprijzen plannen
- Je producten organiseren samen met rijke mediacontent
Prijs: Vanaf €99/maand.(op het moment van publicatie)
Akeneo
Akeneo is een uitgebreid productinformatiebeheersysteem dat belooft je volledige productcatalogus te organiseren en te verrijken. Het is ontworpen om een scala aan verschillende zakelijke behoeften en strategieën te dekken, van directe verkoop aan consumenten, click and collect, of verzending vanuit de winkel.
Akeneo is een open-source SaaS PIM, wat betekent dat er verschillende prijsopties zijn die passen bij jouw schaal, inclusief een gratis optie die enige technische kennis en handmatige installatie op locatie vereist. Of je kunt je abonneren op een beheerde cloudversie van de software.
Het gratis PIM-systeem van Akeneo omvat de standaardfuncties die je zou verwachten, terwijl de betaalde groei- en enterprise-edities onder andere bevatten:
- Cloudhosting
- Automatisering en governance
- Verrijking van datakwaliteit
- Gelokaliseerde vertalingen en metingen voor verschillende locaties
- Leveranciersbeheertools
Prijs: Gratis om zelf ter plaatse te installeren, of vanaf €25.000/jaar voor een beheerd abonnement.(op het moment van publicatie)
Plytix
Plytix is ontworpen met team samenwerking in gedachten, zodat iedereen op het juiste moment toegang heeft tot de juiste productinformatie. Van inkoop tot logistiek tot verkoop en marketing, niemand zal in de war zijn over de status en specificaties van een product wanneer ze Plytix gebruiken.
Het Plytix-team is trots op hun UX en ontwerp. De software is aantrekkelijker en gebruiksvriendelijker dan de meeste concurrenten (iets wat je niet altijd ziet in back-end e-commerce bedrijfsystemen).
De belangrijkste functies zijn onder andere:
- Onbeperkte gebruikers
- Filters en krachtige zoekfunctie
- Beheer van digitale activa
- API voor aangepaste integraties
- Flexibele variatiebehandeling
Prijs: Gratis plan beschikbaar; €330/maand voor Standaard; €1.200/maand voor Pro.(op het moment van publicatie)
Sales Layer
Sales Layer is een cloud-gebaseerd productinformatiebeheersysteem voor productmarketeers. Het is een bijzonder gebruiksvriendelijk PIM-platform dat belooft de klantervaring te verbeteren door nauwkeurige inhoud en gegevens te leveren.
De PIM van Sales Layer heeft een opmerkelijke focus op analyses: je kunt het gebruiken om de kwaliteit van productinformatie te analyseren om ervoor te zorgen dat je catalogus geen ontbrekende of onjuiste gegevens bevat. Dit kan bijzonder nuttig zijn voor complexe productassortimenten.
Functies zijn onder andere:
- Realtime gegevensupdates
- Catalogusstatusrapporten
- Beheer van digitale activa
- Workflowontwerp en -beheer
Prijs: Aangepaste prijs op aanvraag.
Catsy
Catsy is een gebruiksvriendelijk platform voor productgegevensbeheer dat uitblinkt in het helpen bij het opbouwen van catalogi. De diep aanpasbare databasefuncties kunnen worden gebruikt om flyers, prijslijsten, specificatiebladen, catalogi en meer te maken. De importassistenten maken het bijzonder eenvoudig om nieuwe producten en inhoud toe te voegen zonder onnodige handmatige invoer.
Het is meer gericht op fysieke winkels en postorderbedrijven dan op e-commerce, maar het is nog steeds het bekijken waard als je veel producten hebt die op één plek georganiseerd moeten worden. Functies zijn onder andere:
- Geautomatiseerde catalogusopbouw
- Voorontworpen sjablonen
- Catalogusstijl aanpassing
- Gegevens kunnen worden gebruikt voor een breed scala aan marketingmateriaal
- Ondersteunt veel formaten en gegevenstypen
- Uitstekende klantenservice
Prijs: Aangepaste prijs op aanvraag.
Salsify
Salsify is een PIM die productgegevens levert aan de hele “digitale schap”—de verschillende contactpunten die consumenten tegenkomen op weg naar een aankoop.
Volgens Salsify is “Productinformatie het nieuwe merk,” en ze nemen de kwaliteit van informatie zeer serieus.
Salsify positioneert zijn PIM als een ProductXM—productervaringbeheer—omdat de gegevens die het levert zo belangrijk zijn voor de eindklantervaring. Het is een van de uitgebreidere opties en is gericht op grotere merkfabrikanten, detailhandelaren en distributeurs.
Functies zijn onder andere:
- Verbeterde inhoudsgeneratie met aangepaste sjablonen
- Gestroomlijnde gegevensimport
- Geautomatiseerde gegevensbeheerworkflows
- Handhaaft normen voor datakwaliteit door het systeem
- Veilige, SaaS-gebaseerde architectuur met regelmatige updates
Prijs: Aangepaste prijs op aanvraag.
Voordelen van het implementeren van een PIM-oplossing
Tijdsefficiënties door verminderde handmatige gegevensinvoer
Een van de meest voor de hand liggende voordelen van een PIM is de tijdsbesparing—denk aan al die handmatige gegevensinvoer of frustrerende zoekdoden die je team niet langer hoeft te doorstaan.
In zijn boek Product Information Management: Theory and Practice, Abraham Jorij schrijft:
“Volgens Goodmasters wordt er 25 minuten per SKU per jaar besteed aan het handmatig schoonmaken van artikelgegevens, wat slechts 4 minuten zou kosten met automatische synchronisatie. Met andere woorden, 20 manmaanden per 10.000 SKU's!”
Jorij citeert ook: “Voor de introductie van een PIM-systeem besteedde minder dan 17% van het personeel bij productiebedrijven minder dan 2 uur per week aan het zoeken naar producten. Na de implementatie was dit percentage gestegen tot 36%. Voor detailhandelaren steeg dit percentage van 47% naar 58%.”
Consistente, nauwkeurige informatie
Vanuit operationeel en financieel perspectief zijn de voordelen van een PIM aanzienlijk:
“Aberdeen ziet in zijn onderzoek een daling van de arbeidskosten met 67%. Op een vergelijkbare manier rapporteert de Yankee Group een toename van de productiviteit van werknemers met 20%,” schrijft Jorij.
Als we verder kijken dan de tijdsbesparingen, gaat hij verder: “Echter, in onze eigen casestudies zien we de kostenbesparingen niet gerealiseerd worden. Hoewel de hierboven genoemde kostenreducties geldig zijn, heeft de introductie van een PIM-systeem zelden geleid tot lagere operationele kosten. De kostenbesparingen worden meestal direct geïnvesteerd in het creëren van betere en completere productinformatie en/of het ondersteunen van de long-tailstrategie.”
Dat komt omdat de meeste bedrijven veel onjuiste gegevens hebben. River Sand Solutions schat dat farmaceutische fabrikanten, distributeurs en aanbieders opereren met een onnauwkeurigheidspercentage van 30% dat de industriegemiddelde is geworden.
Toch is er een nog verontrustender feit.
Jorij merkt op dat deze onnauwkeurigheid voor alle gegevens geldt, en citeert een statistiek van AT Kearney die schat dat “30% van alle artikelgegevens van groothandels en producenten ten minste één fout bevat. Het schat de kosten van correctie tussen de €60 en €80 per product.”
Jon Marsella, oprichter en CEO van Jasper Studios, zegt over onjuiste gegevens: “De meeste tijd is [gegevens] rommelig, het is complex, het is overal en het is inconsistent.”
Hoewel je team misschien tijd bespaart met het invoeren van gegevens, wordt die tijd opnieuw geïnvesteerd in het opschonen van de informatie. Met een PIM die al je informatie op één plek organiseert, is de nieuwe missie van je team ervoor te zorgen dat je gegevens zo nauwkeurig mogelijk zijn.
Kostenbesparingen door verbeterde logistiek
Met verbeterde informatie-nauwkeurigheid komt de return on investment via kostenbesparingen. Volgens Heiler (via Jorji) zien bedrijven die in PIM investeren tot 23% minder productretouren.
Senior analist van de Yankee Group, Kosin Huang, bevestigt deze bevinding: “Voor bedrijven die PIM hebben geïmplementeerd, bedraagt de jaarlijkse verbetering van de bedrijfsvoering gemiddeld 25 procent. ... Leveranciers erkennen ook de impact van PIM en zullen hun PIM-IT-strategie gebruiken om zich te onderscheiden van detailhandelaren als voorkeurspartners die indrukwekkende successen in de toeleveringsketen kunnen tonen.”
Met een PIM ontdekte Procter & Gamble dat 3,6% van hun bestellingen verouderde producten bevatte. Johnson & Johnson ontdekte dat onjuiste productgegevens zorgden voor 2,5% uitverkochte producten bij hun grootste detailhandelaar, Walmart.
Beide zijn echte voorbeelden van hoe PIM bedrijfsverbetering kan stimuleren.
Wat is het verschil tussen een PIM en CRM?
Het verschil tussen een PIM en een customer relationship management (CRM) systeem ligt in de gegevens die ze beheren.
CRM's beheren klantinformatie. Dit betekent dat ze alle gegevens bevatten en organiseren die je verzamelt over klanten: van hun begin als lead, helemaal door je funnel tot het doen van een aankoop en loyale terugkerende kopers worden. Het doel van een CRM is om relaties te begrijpen en te versterken met mensen die bij jou kopen en overwegen om bij jou te kopen.
PIM's hebben betrekking op productinformatie. Een PIM is ontworpen om alles over de producten zelf op te slaan en te beheren, in een uitgebreide, verbonden database. Het bevat de technische specificaties van een product, de categoriedata, inhoud en metadata erover, en andere gerelateerde gegevensvarianten.
De algemene bedoeling is om de enige bron van waarheid te zijn over elk individueel product, waarvan andere systemen informatie kunnen ontvangen—bijvoorbeeld productpagina's op een e-commerce site.
CRM's en PIM's kunnen gelukkig naast elkaar bestaan. Ze zijn beide subsets van MDM—master data management—wat verwijst naar de organisatie van alle gegevens binnen een bedrijf.
Ze kunnen gegevens uitwisselen en samenwerken om een efficiënt systeem te bieden voor het beheren van een winkel en het krijgen van het juiste product naar de juiste klant.
Is Shopify een PIM-systeem?
Shopify is zelf geen PIM-systeem, hoewel het goed integreert met PIM's.
Shopify is een platform en set tools die je in staat stellen om een bloeiende e-commercewinkel te runnen. Het fungeert echter niet als een centrale opslagplaats voor je volledige productassortiment. In plaats daarvan, als je een PIM gebruikt, kan Shopify gebruikmaken van de gegevens en deze naar je winkelfront brengen.
Shopify is niet echt ontworpen als een contentmanagementoplossing, dus als je omnichannel-aanpak veel verschillende foto's, video's of metadata vereist die via verschillende distributiekanalen moeten worden verspreid, is een PIM iets waar je in zou moeten investeren.
Als je een Shopify-klant bent en denkt dat je baat zou hebben bij het gebruik van een PIM, raden we aan om enkele van de hierboven vermelde systemen uit te proberen.
Maar het echte probleem ... PIM is te eenvoudig voorgesteld
Toen ik dit artikel begon, waarschuwde een van mijn gewaardeerde collega's: “De meeste mensen komen met een te vereenvoudigd wereldbeeld naar PIM. We willen het probleem niet vereenvoudigen met een cliché-artikel.”
Dat is de waarheid.
Jon Marsella van Jasper zegt: “Wanneer bedrijven proberen een PIM zelfstandig te implementeren, denk ik dat het echt misgaat bij het begrijpen hoe ver en hoe diep geïntegreerd het bereik van hun producten is, en hoeveel handmatige processen ze gebruiken.”
“Ze anticiperen niet op hoeveel werk het kost om met deze dingen te integreren. De meeste van onze klanten en prospects die we tegenkomen, hebben producten overal. Soms hebben ze ze op meer dan een dozijn plaatsen, en hebben verschillende afdelingen die het beheren.”
Dit geldt voor organisaties van alle groottes. Marsella gaat verder: “Zelfs kleinere organisaties kunnen een aantal dingen onderschatten. Bijvoorbeeld, het aantal contactpunten dat nodig is om je PIM effectief te maken, echt je PIM de hersenen van de operatie te laten worden, wat in onze visie de juiste aanpak is, wat betreft de architectuur.”
Voorbeelden zijn er in overvloed: producttaxonomieën, productmapping, alle complexiteit rond productkinderen/ouders, bundeling van producten en kortingen. En dan zijn er de potentiële beperkingen van online marktplaats verkoopkanalen zoals eBay en Amazon.
Marsella zegt: “Wanneer bedrijven hun eigen PIM's gaan implementeren, moeten ze ook overwegen hoe ze hun contactpunten en connectors implementeren, en dat zijn doden door duizend sneden.”
Bovendien is PIM geen puur technische oplossing voor een organisatorisch probleem. Succesvolle PIM-implementatie vereist heroverweging van hoe je bedrijf de informatiestroom beheert en zal de communicatieworkflows van je team testen.
Ernst & Young Principal Can A. Dogan schreef voor Supply Chain Quarterly over hoe bedrijven de rol van technologie in het bereiken van voorraadbeheer doelen vaak overdrijven:
“Industrieën zijn vol bedrijven die kritische elementen zoals processen, beleid, mensenvaardigheden, organisatieontwerp, gegevensbetrouwbaarheid, metrics, analyses en rapportage hebben verwaarloosd door zich voornamelijk te concentreren op technologie-ondersteuning. Deze bedrijven ontdekken vaak dat ze zijn verzwaard met systemen die, op zijn best, nooit volledig worden benut, en, op zijn slechtst, gewoon in de loop van de tijd worden verlaten.”
Zorg ervoor dat het jou niet overkomt.
PIM als een drijfveer voor bedrijfsresultaten
De meeste mensen zien PIM als een uitgave die geminimaliseerd moet worden. En met de ongelooflijke hoeveelheid kostenbesparingen die voortkomen uit informatieprecisie, is dat geen onredelijke suggestie.
Maar een PIM bereikt zijn volledige potentieel wanneer het niet alleen als een functie van de toeleveringsketen wordt gebruikt, maar als een activum om de bedrijfsresultaten te stimuleren.
Zoals Marsella eerder benadrukte, omvatten de voordelen het uitbreiden van markten en ruimtes die je bedrijf eerder niet kon bereiken, producten sneller op de markt brengen (gemiddeld 4 keer sneller). Het kan ook betekenen dat de verkoop wordt ondersteund door het hele team en andere partijen gemakkelijke toegang te geven tot documenten en publicaties, of marketing door digitale marketing- en sociale campagnes te automatiseren.
Veelgestelde vragen over e-commerce PIM
Wat is een e-commerce PIM?
Een e-commerce PIM, productinformatiebeheer, is een applicatie die productcatalogi opslaat en creëert en die kan worden verspreid via de verkoopkanalen van een winkel.
Wat moet een PIM doen voor een e-commerce winkel?
Een PIM moet integreren met een CMS, ERP en 3PL, evenals inhoud voor producten beheren, automatische workflows creëren, veel SKU's afhandelen en veel velden voor productaanpassingen hebben.
Wat is de beste PIM-software?
Er zijn zeven verschillende PIM-software die een e-commerce winkel zou moeten overwegen:
- Jasper
- Akeneo
- Plytix
- Sales Layer
- Catsy
- Salsify
De beste e-commerce PIM hangt af van de zakelijke behoeften en unieke functies die de software biedt.
