Większość z nas ma (albo miała kiedyś) adres e-mail, który wywołuje lekkie zawstydzenie — coś w stylu miłośnikpapug91, tancerka-tap-dance czy bbbbballer23. Wiesz, o co chodzi. Te zabawne albo przesadnie poważne nazwy były częścią odkrywania, jak zaznaczyć swoją obecność w sieci.
W świecie biznesu profesjonalny adres e-mail może wzmocnić profesjonalny wizerunek, zrobić dobre pierwsze wrażenie i zmniejszyć ryzyko, że Twoja wiadomość zostanie pominięta. Papugi nadal mogą mieć szczególne miejsce w Twoim sercu, ale współczesna komunikacja zawodowa wymaga profesjonalnego podejścia. W dzisiejszej erze cyfrowej oznacza to jedno: warto pokazywać się jako osoba godna zaufania i korzystać z jasnych, zwięzłych adresów e-mail odpowiadających charakterowi działalności.
Elementy adresu e-mail
Część lokalna
Część lokalna Twojego adresu e-mail to Twoja nazwa użytkownika. Może składać się z liter, cyfr i większości znaków alfanumerycznych.
@
Symbol „@” jest stałym elementem wszystkich adresów e-mail. Po raz pierwszy został użyty w 1971 roku przez pioniera e-maila Raya Tomlinsona, aby oddzielić nazwisko i maszynę zamierzonego odbiorcy. Dziś oddziela nazwę użytkownika od dostawcy poczty lub lokalizacji niestandardowej domeny.
Domena
Domena Twojego e-maila wskazuje na docelowy serwer internetowy, na który Twoja poczta będzie wysyłana. Na przykład, dla osobistego konta Gmail, nazwa domeny to gmail.com; profesjonalna domena to zazwyczaj nazwa firmy lub, w przypadku osobistych marek lub stron portfolio, Twoje imię i nazwisko.
Porady dotyczące tworzenia profesjonalnego adresu e-mail
- Prosty i łatwy do zapamiętania
- Używaj swojego imienia, a nie tytułu
- Używaj znaków interpunkcyjnych oszczędnie
- Korzystaj z głównych i pomocniczych skrzynek odbiorczych
- Połącz swoją domenę internetową
- Skrzynki ogólne powinny mieć ogólny charakter
Tworzenie adresu e-mail wydaje się dość proste, ale gdy pomyślisz o tym, ile ich już istnieje — około 7,9 miliarda w 2023 roku — sprawa nieco się komplikuje. Klucz tkwi w tym, żeby wśród tylu możliwości znaleźć sposób na możliwie najczytelniejsze zaprezentowanie siebie.
Oto, co warto zapamiętać:
Prosty i łatwy do zapamiętania
Profesjonalne adresy e-mail w biznesie powinny być łatwe do przekazania na głos. Jeśli jesteś na spotkaniu lub uczestniczysz w wydarzeniu networkingowym, Twój e-mail powinien być na tyle jasny, aby ktoś mógł go dokładnie zapisać i skontaktować się z Tobą, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Używaj swojego imienia, a nie tytułu
Tytuły zawodowe przychodzą i odchodzą — nawet w tej samej organizacji — co oznacza, że nie ma dla nich miejsca w profesjonalnym adresie e-mail.Zamiast tego, umieść informacje o stanowisku, firmie, kwalifikacjach czy stopniach naukowych w podpisie wiadomości e-mail.
Możesz uwzględnić swój zawód w adresie e-mail, ale z czasem taki adres może przestać być aktualny lub adekwatny. Taki format najlepiej sprawdzi się dla konsultantów lub samozatrudnionych profesjonalistów, których umiejętności są ich zawodem, jak „janekpisarz@domena.com” lub „jankowalski.prawnik@domena.com”.
Używaj znaków interpunkcyjnych oszczędnie
Używanie kropek i podkreśleń do oddzielania imion i inicjałów może zapobiegać błędom ortograficznym i ułatwiać odczytanie Twojego adresu, ale zbyt wiele z nich może mieć odwrotny efekt. Dąż do jednego konwencjonalnego sposobu i trzymaj się go w całym adresie.
Korzystaj z głównych i pomocniczych skrzynek odbiorczych
Z powodów organizacyjnych i dla zachowania prywatności, nie warto używać tego samego adresu e-mail do celów osobistych i zawodowych. Lepiej trzymać te sprawy oddzielnie, zakładając przynajmniej dwa konta: jedno główne do pracy i drugie do prywatnej korespondencji.
Połącz swoją domenę internetową
Większość pakietów internetowych zawiera kilka darmowych kont e-mailowych dla firm przypisanych do Twojej niestandardowej domeny. Używanie własnej domeny — zamiast takiej jak @gmail.com czy @yahoo.com — może być bardziej profesjonalne i wspierać rozpoznawalność marki. Po skonfigurowaniu adresów, połącz je z preferowanym dostawcą poczty (Gmail, Outlook lub inną aplikacją pocztową), a także z dowolnym CRM i oprogramowaniem marketingowym, takim jak Hubspot czy Klaviyo.
Skrzynki ogólne powinny mieć ogólny charakter
Dla wiadomości, które nie są skierowane do konkretnej osoby, możesz utworzyć ogólny kontaktowy adres e-mail, który będzie dostępny dla wielu pracowników lub działów. Możesz następnie kierować przychodzące wiadomości od potencjalnych klientów lub zapytań do odpowiedniego członka zespołu.
Prostota i przewidywalność są kluczowym elementem ogólnego adresu e-mail; idea polega na tym, aby ułatwić komuś kontakt z tobą. Rozważ „marketing@twojadomena.com” lub „kontakt@twojadomena.com.” Możesz zauważyć, że prosty ogólny adres e-mail sprzedażowy generuje więcej leadów niż taki z pomysłową — ale mniej intuicyjną — nazwą użytkownika.
Pomysły na profesjonalne adresy e-mail
Wiele firm, nawet w kreatywnych lub swobodnych branżach, ma ustaloną konwencję nazewnictwa e-maili, ale stworzenie profesjonalnego adresu e-mail dla siebie może wymagać nieco więcej eksperymentów — szczególnie jeśli Twoje imię jest stosunkowo powszechne, a powiązany adres e-mail jest już zajęty.
Oto kilka pomysłów na profesjonalne adresy e-mail dla Ciebie lub Twojego zespołu, wraz z przykładami, jak możesz skonstruować swoją nazwę użytkownika:
Pełne imię i nazwisko
Najpierw sprawdź, czy możesz użyć swojego pełnego imienia i nazwiska (janeknowak@domena.com). Jeśli używasz drugiego imienia lub inicjału, spróbuj je uwzględnić (janexnowak@domena.com). Możesz także użyć interpunkcji, aby się wyróżnić i poprawić czytelność (janek.nowak@domena.com, janek.x.nowak@domena.com).
Część imienia i nazwiska
Alternatywnie, możesz zdecydować się na podanie tylko swojego nazwiska i oznaczenie imienia inicjałem. To zachowuje pewną prywatność użytkownika i oferuje więcej wariacji. Małe firmy z kilkoma członkami zespołu mogą zdecydować się na pokazanie tylko imienia użytkownika (janek@domena.com), podczas gdy większe firmy mogą skorzystać z konstrukcji lokalnej opartej na kombinacji imienia i nazwiska, na przykład pierwsza litera imienia plus inicjał drugiego imienia i nazwisko (jxnowak@domena.com).
Skrzynki zespołowe
Jako założyciel lub lider zespołu, który tworzy podstawowe skrzynki e-mailowe dla swojej firmy, istnieje kilka wspólnych adresów, które możesz uwzględnić, w zależności od potrzeb biznesowych. Ogólne adresy e-mailowe pomagają zaoszczędzić czas i usprawnić współpracę zespołową, umożliwiając wspólne monitorowanie i odpowiadanie na przychodzące wiadomości.
- Przesyłki od freelancerów:Jeśli korzystasz z usług freelancerów i społeczności, rozważ użycie słów kluczowych związanych z branżą, takich jak „pitches@domena.com” lub „submissions@domena.com.”
- Rekrutacja: Dla szybko rozwijających się marek lub zespołów rekrutacyjnych, „careers@domena.com” lub „jobs@domena.com” to łatwy, intuicyjny sposób na śledzenie aplikacji o pracę lub zainteresowania.
- Ogólny kontakt: W przypadku ogólnych adresów skrzynek pocztowych przeznaczonych do sprzedaży należy zachować prostotę, np. „inquiries@domena.com” lub „sales@domena.com.”
- Obsługa klienta: „Help@domena.com” to popularny adres e-mail do obsługi klienta, podczas gdy „returns@domena.com” sprawdza się jako ogólny adres e-mail do zwrotów.
FAQ: profesjonalny adres e-mail
Jak powinien wyglądać profesjonalny adres e-mail?
Profesjonalny adres e-mail minimalizuje ryzyko nieporozumień i jasno komunikuje odbiorcy, kim jesteś. W niektórych przypadkach — zwłaszcza na stanowiskach związanych z kontaktem z klientem — adres może również wskazywać na dział, taki jak sprzedaż czy obsługa klienta.
Jaki jest najbardziej profesjonalny adres e-mail?
Najbardziej profesjonalny adres e-mail to jeden z kilku wariantów Twojego pełnego lub częściowego imienia, z ograniczoną ilością interpunkcji (kropek lub podkreśleń) i bez cyfr. Choć korzystanie z darmowej domeny, takiej jak Gmail czy Yahoo, czasami jest nieuniknione, używanie niestandardowej domeny z nazwą firmy przyczynia się do bardziej profesjonalnego wizerunku.
Jakie adresy e-mail są nieprofesjonalne w biznesie?
Nieprofesjonalne adresy e-mail w biznesie to te, które odnoszą się do zewnętrznych zainteresowań, żartów i pseudonimów, lub zawierają ciągi cyfr przypisane do Twojego imienia.
