Πώς να φτιάξετε απόδειξη: Οδηγός για έντυπη και ψηφιακή μορφή

Μάθετε πώς να φτιάξετε μια απόδειξη για τους πελάτες σας, από τα υποχρεωτικά στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνει έως τις ψηφιακές και έντυπες μορφές.

Όταν ένας πελάτης αγοράζει ένα προϊόν ή πραγματοποιεί μια επιστροφή, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να εκδίδετε μια απόδειξη. Η απόδειξη πώλησης αποτελεί αποδεικτικό αγοράς και καταγράφεται για την ακριβή παρακολούθηση του αποθέματος.

Κατά τη φορολογική περίοδο, οι αποδείξεις επαγγελματικών εξόδων τεκμηριώνουν τις δαπάνες που δηλώνονται. Οι αποδείξεις είναι επίσης χρήσιμες επειδή επιταχύνουν τη διαδικασία των επιστροφών, οι οποίες αποτελούν πρόβλημα ύψους περίπου 731 δισεκατομμυρίων ευρώ για τους λιανοπωλητές.

Ανεξάρτητα από τον τύπο τους, οι αποδείξεις είναι πολύτιμες για τη διατήρηση ακριβών αρχείων και την παρακολούθηση της επιτυχίας της επιχείρησής σας. Αυτός ο οδηγός αναλύει ποια στοιχεία πρέπει να περιλαμβάνει μια απόδειξη και δείχνει ακριβώς πώς μπορείτε να δημιουργήσετε και να προσαρμόσετε αποδείξεις στο Shopify.

Τι είναι μια απόδειξη;

Η απόδειξη είναι ένα έντυπο ή ψηφιακό αρχείο μιας συναλλαγής που λειτουργεί ως αποδεικτικό αγοράς. Επιβεβαιώνει τι αγοράστηκε, πότε έγινε η αγορά, τι ποσό πληρώθηκε, συμπεριλαμβανομένων φόρων και εκπτώσεων, καθώς και τον τρόπο πληρωμής. Έτσι, οι πελάτες μπορούν να επαληθεύσουν τις τιμές και οι επιχειρήσεις να παρακολουθούν πωλήσεις, επιστροφές και αποθέματα.

Δεν υπάρχει κάποιος ενιαίος νόμος που να υποχρεώνει μια επιχείρηση να παραδίδει απόδειξη στον πελάτη για κάθε πώληση, αλλά η νομοθεσία ενδέχεται να απαιτεί να τηρείτε λεπτομερή αρχεία για τον φόρο πωλήσεων, οπότε ενημερωθείτε για τις τοπικές διατάξεις συμμόρφωσης.

Γιατί είναι σημαντικές οι αποδείξεις;

Οι αποδείξεις λιανικής αποτελούν αρχείο των συναλλαγών σας, που σας βοηθά να κατανοήσετε τον όγκο πωλήσεων της επιχείρησής σας. Το σύστημα σημείου πώλησης (POS) που θα επιλέξετε θα καθορίσει αν μπορείτε να προσφέρετε φυσικές και ψηφιακές αποδείξεις στους πελάτες σας.

Οι αποδείξεις είναι απαραίτητες για διάφορους λόγους:

• Επιστροφές και ανταλλαγές. Οι αποδείξεις διευκολύνουν την πραγματοποίηση επιστροφών ή ανταλλαγών. Αν ένας πελάτης προσπαθήσει να κάνει μια έγκυρη επιστροφή χωρίς απόδειξη και του αρνηθείτε την επιστροφή χρημάτων, ίσως τον χάσετε ως πελάτη για πάντα. Πολλές θετικές εμπειρίες αγορών εξαρτώνται από αυτή τη βασική πρακτική και διαδικασία.
• Παρακολούθηση πωλήσεων. Οι αποδείξεις καταγράφουν ποια προϊόντα ή υπηρεσίες αγοράζουν συχνότερα οι πελάτες σας. Αυτά τα δεδομένα σάς βοηθούν να προσαρμόσετε την προσφορά της επιχείρησής σας ώστε να ταιριάζει καλύτερα στην αγορά-στόχο σας.
• Μέγεθος καλαθιού. Το μέγεθος καλαθιού δείχνει πόσα τεμάχια ενός συγκεκριμένου προϊόντος πουλάτε. Με βάση αυτό, μπορείτε να αξιολογήσετε ποια προϊόντα αποφέρουν τα περισσότερα έσοδα και να εστιάσετε σε αυτά στις διαφημιστικές σας καμπάνιες.
• Λογιστική. Οι αποδείξεις βοηθούν στην τεκμηρίωση των πωλήσεων και των εσόδων της επιχείρησης για τις καταστάσεις κερδών και ζημιών.
• Φόροι επιχείρησης. Αν η φορολογική αρχή ελέγξει την επιχείρησή σας, θα θελήσει να δει τις αποδείξεις των συναλλαγών σας. Τα αντίγραφα των αποδείξεων που έχουν εκδοθεί στους πελάτες αποδεικνύουν πόσα χρήματα εισέπραξε η επιχείρησή σας –και πότε. Οι αποδείξεις τεκμηριώνουν επίσης τους φόρους πωλήσεων που πλήρωσε ο πελάτης στη συναλλαγή. Μια απόδειξη πρέπει να εμφανίζει με σαφήνεια τους φόρους που καταβλήθηκαν ως ξεχωριστή γραμμή.

Πότε εκδίδονται αποδείξεις

Οι αποδείξεις δεν εκδίδονται μόνο μετά από μια πώληση. Σε μια επιχείρηση λιανικής υπάρχουν αρκετές περιπτώσεις στις οποίες το προσωπικό πρέπει να εκτυπώσει ή να αποστείλει ηλεκτρονικά μια απόδειξη.

Κατά τις συνήθεις πωλήσεις και την παροχή υπηρεσιών 

• Στο ταμείο, μόλις ο πελάτης ολοκληρώσει την πληρωμή, είτε πρόκειται για αγορά σε φυσικό κατάστημα είτε μέσω ηλεκτρονικού καταστήματος.
• Αν παρέχετε υπηρεσίες εγκατάστασης ή αναλαμβάνετε κάποιο εξατομικευμένο έργο, παραδώστε την απόδειξη μόλις ολοκληρωθεί η εργασία και επιβεβαιωθεί η πληρωμή.

Προγράμματα πληρωμής σε δόσεις και προκαταβολές 

• Αν ένας πελάτης καταβάλει προκαταβολή ή μέρος του συνολικού ποσού, εκδώστε αμέσως απόδειξη. Έτσι διασφαλίζεται η διαφάνεια και αποφεύγονται μελλοντικές διαφωνίες σχετικά με το υπόλοιπο της οφειλής.
• Όταν εξοφληθεί μια αγορά με κράτηση (layaway) ή ένα πρόγραμμα τμηματικής πληρωμής, εκδώστε την τελική απόδειξη, στην οποία θα αναγράφεται το συνολικό ποσό που έχει καταβληθεί.

Επιστροφές και αλλαγές

• Εκδώστε μια απόδειξη που να αναγράφει το ποσό που επιστράφηκε στον πελάτη κατά την επιστροφή προϊόντος, τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιήθηκε η επιστροφή χρημάτων και την ημερομηνία της συναλλαγής. Πρόκειται για έναν αποτελεσματικό τρόπο προστασίας της επιχείρησής σας από πιθανές διαφωνίες.
• Σε περίπτωση αλλαγής προϊόντος, εκδώστε μια απόδειξη που να αναφέρει το προϊόν που επιστράφηκε, το προϊόν που παρέλαβε ο πελάτης και αν κατέβαλε επιπλέον ποσό ή έλαβε μερική επιστροφή χρημάτων ή πίστωση καταστήματος.

Απόδειξη εναντίον τιμολογίου: Βασικές διαφορές

Το τιμολόγιο αποτελεί αίτημα πληρωμής, ενώ η απόδειξη αποτελεί επιβεβαίωση ότι η πληρωμή πραγματοποιήθηκε.

Με άλλα λόγια, το τιμολόγιο αποστέλλεται πριν λάβετε τα χρήματα. Ενημερώνει τον πελάτη για το ποσό που οφείλει και τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να το εξοφλήσει. Αφού ο πελάτης πραγματοποιήσει την πληρωμή, η απόδειξη είναι ο τρόπος με τον οποίο του λέτε: «Σας ευχαριστούμε για την πληρωμή σας». Αποτελεί το επίσημο αποδεικτικό ότι η συναλλαγή έχει ολοκληρωθεί.

Σκοπός του τιμολογίου είναι να ζητήσει την πληρωμή, ενώ σκοπός της απόδειξης είναι να επιβεβαιώσει ότι η πληρωμή έχει πραγματοποιηθεί. Το τιμολόγιο εκδίδεται πριν από την πληρωμή, ενώ η απόδειξη εκδίδεται μετά την ολοκλήρωσή της. Τα τιμολόγια χρησιμοποιούνται συνήθως σε χονδρικές πωλήσεις, εξατομικευμένες παραγγελίες, προκαταβολές και παροχή υπηρεσιών, ενώ οι αποδείξεις χρησιμοποιούνται κατά τις αγορές στο ταμείο, στις επιστροφές προϊόντων και ως αποδεικτικά για φορολογικούς σκοπούς. Ουσιαστικά, το μήνυμα ενός τιμολογίου είναι «Αυτό είναι το ποσό που οφείλετε», ενώ το μήνυμα μιας απόδειξης είναι «Η συναλλαγή ολοκληρώθηκε».

Πολλές επιχειρήσεις που πραγματοποιούν συναλλαγές με άλλες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τόσο αποδείξεις όσο και τιμολόγια. Οι εταιρείες και οι προμηθευτές υπογράφουν μια σύμβαση στην οποία καθορίζονται αναλυτικά τα παραδοτέα και συμφωνείται το χρονοδιάγραμμα πληρωμών.

Αφού η εταιρεία εγκρίνει τα παραδοτέα, ο προμηθευτής εκδίδει το τιμολόγιο, το οποίο η εταιρεία μπορεί να εξοφλήσει εντός 30 ημερών (net-30) ή σύμφωνα με όσα προβλέπονται στη σύμβαση. Η εταιρεία χρειάζεται τόσο το τιμολόγιο όσο και την απόδειξη για να τα υποβάλει στο λογιστήριό της, ώστε να εγκριθεί η πληρωμή και να αποδειχθεί ότι η σχετική δαπάνη πραγματοποιήθηκε.

Τι να περιλαμβάνετε σε ένα πρότυπο απόδειξης

Σε μια τυπική απόδειξη πώλησης στη λιανική μπορείτε να περιμένετε να δείτε διάφορες πληροφορίες:

• Στοιχεία εταιρείας. Αυτά περιλαμβάνουν τα στοιχεία επικοινωνίας της επιχείρησής σας, όπως την επωνυμία, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση email.
• Πληροφορίες αγοράς. Οι πληροφορίες αγοράς περιγράφουν το προϊόν ή την υπηρεσία, τον σχετικό κωδικό αποθέματος (SKU) και την ποσότητα των προϊόντων που αγοράστηκαν.
• Στοιχεία πληρωμής. Οι αποδείξεις πρέπει να παρουσιάζουν τα συνολικά ποσά, το οφειλόμενο ποσό για την αγορά και τη μέθοδο πληρωμής του πελάτη.
• Στοιχεία ημερομηνίας αγοράς. Αυτά περιλαμβάνουν την ημερομηνία και ώρα της αγοράς και, ενίοτε, το όνομα (ή τον αριθμό υπαλλήλου) του συνεργάτη που εξυπηρέτησε τον πελάτη.
• Αριθμός απόδειξης. Ο αριθμός απόδειξης είναι το μοναδικό αναγνωριστικό που συνδέεται με την αγορά. Ορισμένοι έμποροι προτιμούν οι αριθμοί απόδειξης να ξεκινούν με σειρά καθ' όλη τη διάρκεια μιας εργάσιμης ημέρας ή εβδομάδας.
• Υποσύνολο προ φόρων. Συμπεριλάβετε ένα υποσύνολο προ φόρων, ώστε η απόδειξη να διαχωρίζει τους φόρους από το σύνολο των προϊόντων/υπηρεσιών.
• Ποσό φόρου και συντελεστής φόρου (όπου ισχύει). Οι φορολογικές αρχές αναμένουν τα αρχεία πωλήσεων να δείχνουν τι πουλήθηκε, τις φορολογητέες έναντι των μη φορολογητέων χρεώσεων και τον φόρο που εφαρμόστηκε στην πώληση.
• Πληροφορίες έκπτωσης (εάν υπάρχουν). Αν χρησιμοποιήθηκε κωδικός έκπτωσης ή προσφορά, προσθέστε τον στην απόδειξη, ώστε να μπορεί να συμφωνηθεί αργότερα η τελική τιμή.
• Γραμμή φιλοδωρήματος (εάν ισχύει). Αν το φιλοδώρημα είναι κάτι σύνηθες στην επιχείρησή σας, συμπεριλάβετε στην απόδειξη μια γραμμή φιλοδωρήματος και το σχετικό ποσό.
• Περίληψη πολιτικής επιστροφών. Προσθέστε στο υποσέλιδο μια σύντομη σημείωση για την πολιτική επιστροφών, με το χρονικό περιθώριο και τους βασικούς όρους. Έτσι θα είναι ευκολότερο για τους πελάτες να την ανατρέξουν αν χρειαστεί να κάνουν μια επιστροφή.
• Αριθμός παραγγελίας αγοράς. Αν ένας αγοραστής B2B πλήρωσε με τον αριθμό παραγγελίας αγοράς (PO) που του έχει ανατεθεί, συμπεριλάβετέ τον στην απόδειξη για να βοηθήσετε τη λογιστική τους ομάδα στην τήρηση αρχείων.

Αν η απόδειξη περιλαμβάνει στοιχεία πληρωμής με πιστωτική ή χρεωστική κάρτα, θα πρέπει να εμφανίζεται μόνο περιορισμένο μέρος του αριθμού της κάρτας, ώστε να προστατεύονται τα προσωπικά δεδομένα του πελάτη. Η πλήρης εμφάνιση του αριθμού της κάρτας ή άλλων ευαίσθητων στοιχείων δεν συνιστάται, καθώς αυξάνει τον κίνδυνο απάτης και αντίκειται στις απαιτήσεις προστασίας προσωπικών δεδομένων.

Στην Ελλάδα, οι αποδείξεις λιανικής πρέπει να συμμορφώνονται με τις φορολογικές διατάξεις της ΑΑΔΕ. Μεταξύ άλλων, πρέπει να περιλαμβάνουν τα προβλεπόμενα στοιχεία της συναλλαγής, όπως τα στοιχεία της επιχείρησης, την ημερομηνία έκδοσης, τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που αγοράστηκαν, τον αναλογούντα ΦΠΑ και το συνολικό πληρωτέο ποσό. Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα έκδοσης αποδείξεων που χρησιμοποιείτε είναι ενημερωμένο σύμφωνα με τις ισχύουσες φορολογικές απαιτήσεις.

Τύποι αποδείξεων για επιχειρήσεις ηλεκτρονικού εμπορίου

Στο ηλεκτρονικό εμπόριο, μπορείτε να εκδίδετε αποδείξεις για διάφορα γεγονότα –όπως όταν καταγράφεται μια πληρωμή, γίνεται επεξεργασία μιας επιστροφής χρημάτων ή ανανεώνεται μια συνδρομή.

Επειδή όμως δεν παραδίδετε ένα φυσικό χαρτάκι στον πελάτη, οι αποδείξεις σας πρέπει να δουλεύουν διπλά για να είναι σαφείς και αξιόπιστες. Συνήθως αποστέλλονται μέσω email, όπου τα εισερχόμενα μπορούν να γεμίσουν γρήγορα.

Οι πιο συνηθισμένοι τύποι αποδείξεων στο ηλεκτρονικό εμπόριο είναι:

• Επιβεβαίωση παραγγελίας. Αποστέλλεται αμέσως μετά την ολοκλήρωση της αγοράς για να επιβεβαιώσει ότι λάβατε τα χρήματα και ότι ο πελάτης θα παραλάβει την παραγγελία του.
• Απόδειξη επιστροφής χρημάτων. Αν ο πελάτης ξεκινήσει μια επιστροφή χρημάτων online, αυτή η απόδειξη επιβεβαιώνει ότι η επιστροφή έγινε δεκτή και ότι τα χρήματα θα επιστραφούν. Πάντα να προσθέτετε μια σημείωση ότι οι τράπεζες μπορεί να χρειαστούν τρεις έως πέντε ημέρες για να εκδώσουν την επιστροφή, αλλιώς σε πέντε λεπτά θα λάβετε ένα email που θα ρωτά πού είναι τα χρήματα.
• Απόδειξη ανανέωσης. Για τις επαναλαμβανόμενες παραγγελίες συνδρομής, στέλνετε μια νέα απόδειξη κάθε φορά που πραγματοποιείται μια χρέωση.
• Απόδειξη ψηφιακού προϊόντος. Λειτουργεί ως σημείο πρόσβασης αφού οι πελάτες αγοράσουν ένα ψηφιακό προϊόν, όπως πρότυπα ή ένα ebook. Επιβεβαιώνει την πληρωμή και προσφέρει τον σύνδεσμο λήψης ή/και τις οδηγίες σύνδεσης στην ίδια προβολή.

Για να είναι ικανοποιημένα τόσο τα λογιστικά σας βιβλία όσο και οι πελάτες σας, οι ψηφιακές αποδείξεις πρέπει να περιλαμβάνουν:

• Έναν αριθμό παραγγελίας που δεν αλλάζει ποτέ, ακόμη κι αν αλλάξει η ίδια η παραγγελία.
• Αναλυτικά σύνολα για την τιμή, τη μεταφορά και τους φόρους
• Την κάρτα ή το ψηφιακό πορτοφόλι που χρησιμοποιήθηκε

Πώς να φτιάξετε μια ψηφιακή απόδειξη

Η ψηφιακή απόδειξη είναι ένα ηλεκτρονικό αποδεικτικό αγοράς που αποστέλλεται είτε μέσω email είτε μέσω μηνύματος κειμένου.

Σε μια αγορά που εκτιμάται ότι θα φτάσει τα περίπου 252 δισεκατομμύρια ευρώ έως το 2030, οι επιχειρήσεις λιανικής επιλέγουν τις ψηφιακές αποδείξεις επειδή είναι πιο πρακτικές από τις έντυπες, οι οποίες συχνά χάνονται. Παράλληλα, τους δίνουν τη δυνατότητα να συλλέγουν στοιχεία πελατών για μελλοντικές ενέργειες επαναστόχευσης και συμβάλλουν στη μετάβαση της επιχείρησης σε ένα περιβάλλον με λιγότερη χρήση χαρτιού. 

Δείτε πώς να φτιάξετε μια ψηφιακή απόδειξη:

1. Επιλέξτε ένα πρότυπο ψηφιακής απόδειξης

Είτε χρησιμοποιείτε μια δωρεάν διαδικτυακή γεννήτρια αποδείξεων είτε ένα πρότυπο, η προσθήκη των στοιχείων της επιχείρησης στο πρότυπό σας μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο μελλοντικά.

Μια δωρεάν γεννήτρια αποδείξεων είναι ένας απλός και οικονομικός τρόπος για να εκδίδετε αποδείξεις γρήγορα και εύκολα. Επιπλέον, αν έχετε πολλά SKU, μπορεί να σας γλιτώσει χρόνο. Χρησιμοποιήστε λογισμικό όπως το Microsoft Word, το Microsoft Excel και το Canva για να βρείτε ένα δωρεάν πρότυπο απόδειξης μετρητών που μπορείτε να προσαρμόζετε κάθε φορά που φτιάχνετε αποδείξεις.

Αν χρησιμοποιείτε το Shopify, προσαρμόστε το πρότυπο ψηφιακής απόδειξής σας πηγαίνοντας στο «Σημείο πώλησης» κάτω από την καρτέλα «Κανάλια πωλήσεων» στον διαχειριστή Shopify. Κάντε κλικ στην επιλογή «Προσαρμογή απόδειξης» και χρησιμοποιήστε τα εργαλεία σχεδίασης για να προσθέσετε ένα εξατομικευμένο λογότυπο, να αλλάξετε την κεφαλίδα και να προσθέσετε πρόσθετες πληροφορίες παραγγελίας.

Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις της απόδειξής σας από τον διαχειριστή Shopify.

2. Προσθέστε τα στοιχεία της συναλλαγής

Κατά τη στιγμή της πώλησης, συμπληρώστε στην απόδειξη τα στοιχεία που μεταβάλλονται ανά συναλλαγή, όπως το συνολικό πληρωτέο ποσό, τον αριθμό των προϊόντων που πωλήθηκαν, τον κωδικό SKU κάθε προϊόντος και τα στοιχεία της πληρωμής με πιστωτική ή χρεωστική κάρτα, όπου απαιτείται. Για μεγαλύτερη ευκολία και καλύτερη τήρηση των αρχείων σας, είναι επίσης καλή πρακτική να περιλαμβάνετε έναν αριθμό απόδειξης ή τιμολογίου, ώστε να μπορείτε να εντοπίζετε εύκολα κάθε συναλλαγή. Το Shopify POS μπορεί να προσθέτει αυτές τις πληροφορίες αυτόματα.

3. Δώστε την απόδειξη στον πελάτη σας

Οι ψηφιακές αποδείξεις μετατρέπουν μια μεμονωμένη συναλλαγή σε ευκαιρία για μελλοντική επικοινωνία με τον πελάτη. Κατά την ολοκλήρωση της αγοράς, οι πελάτες μπορούν να επιλέξουν να λάβουν την απόδειξή τους μέσω email ή SMS, ένας εύκολος και φυσικός τρόπος για να συνδεθεί η αγορά με το προφίλ πελάτη τους.

💡Συμβουλή: Οι ψηφιακές αποδείξεις αποτελούν έναν εύκολο τρόπο συλλογής διευθύνσεων email κατά την ολοκλήρωση της αγοράς. Το Shopify μπορεί να αντιστοιχίσει αυτά τα στοιχεία με λογαριασμούς Shop Pay, εμπλουτίζοντας τα δεδομένα που διαθέτετε για τους πελάτες σας και επιτρέποντάς σας να προσφέρετε ολοκληρωμένες εμπειρίες αγορών σε όλα τα κανάλια πώλησης.

Η εταιρεία κοσμημάτων Little Words Project αξιοποίησε αυτή τη δυνατότητα του Shopify POS και αύξησε, κατά μέσο όρο, το ποσοστό συλλογής email στα φυσικά της καταστήματα κατά περισσότερο από 20%. Παράλληλα, το ποσοστό των παραγγελιών μέσω POS στις οποίες καταχωρήθηκε email πελάτη και δόθηκε συγκατάθεση για λήψη διαφημιστικών μηνυμάτων αυξήθηκε κατά 33% σε όλα τα καταστήματά της.

«Η συλλογή email κατά την ολοκλήρωση της αγοράς μάς βοήθησε να πετύχουμε το υψηλότερο ποσοστό συλλογής email που είχαμε εδώ και αρκετό καιρό», αναφέρει ο Martin Hogan, Director of Stores της Little Words Project. «Πλέον μπορούμε να συνδέσουμε τα δεδομένα των πελατών μας και να έχουμε μια ενιαία εικόνα των αγορών τους τόσο στα φυσικά όσο και στο ηλεκτρονικό μας κατάστημα. Με το Shopify, μπορούμε επιτέλους να προσφέρουμε μια πραγματικά απρόσκοπτη και εξατομικευμένη εμπειρία αγορών σε όλα τα κανάλια».

Συλλέξτε δεδομένα πελατών για μελλοντικό retargeting με τη συλλογή email στο Shopify POS.

Πώς να φτιάξετε μια έντυπη απόδειξη

Προτιμάτε να εκδίδετε φυσικές αποδείξεις; Κάθε συσκευή POS θα έχει ελαφρώς διαφορετικές μεθόδους για τη δημιουργία αποδείξεων, αλλά τα βασικά βήματα θα είναι παρόμοια σε όλες. Σε αυτόν τον οδηγό, θα χρησιμοποιήσουμε την εφαρμογή Shopify POS για να δείξουμε τα διάφορα βήματα δημιουργίας χάρτινων αποδείξεων στο κατάστημα.

1. Επιλέξτε έναν εκτυπωτή αποδείξεων

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία αποδείξεων είναι να βρείτε ένα σύστημα εκτύπωσης συμβατό με το POS σας.

Υπάρχουν τρεις βασικές επιλογές που μπορείτε να εξετάσετε:

• Κοινό χαρτί και μελάνι
• Καρμπόν και πίεση
• Θερμικό χαρτί και θερμότητα

Οι προμηθευτές POS συνήθως προσφέρουν εκτυπωτές που λειτουργούν με το σύστημα ταμείου, επειδή η προσπάθεια να βρείτε μόνοι σας έναν συμβατό εκτυπωτή μπορεί να είναι πολύ απογοητευτική. Το κατάστημα εξοπλισμού Shopify POS, για παράδειγμα, προσφέρει διάφορους εκτυπωτές με διαφορετικές επιλογές συνδεσιμότητας που ενσωματώνονται απρόσκοπτα με το Shopify POS.

2. Συνδέστε τον εκτυπωτή με το POS σας

Το Shopify POS επιτρέπει στα μέλη του Shopify να δημιουργούν απρόσκοπτα εξατομικευμένες έντυπες αποδείξεις. Μετά από μια αγορά, μπορείτε να μοιραστείτε αποδείξεις μέσω SMS ή ως ψηφιακές αποδείξεις μέσω email.

Αρχικά, συνδέστε τον εκτυπωτή σας στην παροχή ρεύματος και βάλτε τον στην πρίζα. Ανάλογα με τον τύπο του εκτυπωτή που έχετε επιλέξει, μπορείτε να τον συνδέσετε με το POS σας μέσω LAN, Wi-Fi ή Bluetooth.

Μόλις συνδεθεί:

1. Στην εφαρμογή Shopify POS, πηγαίνετε στην «Αρχική» και μετά στις «Ρυθμίσεις».
2. Επιλέξτε «Διαχείριση συνδεδεμένου εξοπλισμού».
3. Επιλέξτε «Εκτυπωτής αποδείξεων» από τη λίστα.
4. Ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη για να συνδέσετε τον εκτυπωτή.
5. Επιλέξτε «Δοκιμαστική εκτύπωση απόδειξης» για να επιβεβαιώσετε ότι ο εκτυπωτής και το POS έχουν συνδεθεί σωστά.
6. Πατήστε «Τέλος». Ο εκτυπωτής σας θα εμφανίζεται πλέον στη λίστα «Εκτυπωτές αποδείξεων».

Συνδέστε τον εκτυπωτή αποδείξεών σας με το Shopify POS.

3. Δημιουργήστε μια παραγγελία πελάτη

Αφού συνδεθείτε στο Shopify POS, θα εμφανιστεί η αρχική οθόνη. Αυτή η διάταξη ονομάζεται Smart Grid, έναν πίνακα με πλακίδια που σας επιτρέπουν να εκτελείτε τις πιο συνηθισμένες εργασίες του POS χωρίς περιττά βήματα ή κλικ.

Μπορείτε να προσθέσετε προϊόντα στην παραγγελία ενός πελάτη με διάφορους τρόπους:

• Αναζητήστε τα με το όνομά τους χρησιμοποιώντας τη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος της οθόνης.
• Πατήστε «Προϊόντα» στο κάτω μέρος και επιλέξτε από τη λίστα των προϊόντων που έχετε προσθέσει στο σύστημα.
• Χρησιμοποιήστε έναν συμβατό σαρωτή γραμμωτού κώδικα.

Αφού προσθέσετε όλα τα προϊόντα στην παραγγελία του πελάτη, πατήστε «Ολοκλήρωση αγοράς». Επιλέξτε τον τρόπο πληρωμής και ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη για να ολοκληρώσετε την πώληση. 

💡 Συμβουλή: Επειδή το Shopify ενοποιεί εγγενώς το POS και το ηλεκτρονικό κατάστημα στην ίδια πλατφόρμα, δεν χρειάζεται να χάνετε χρόνο εισάγοντας δεδομένα στο σύστημα POS, όπως ονόματα προϊόντων, τιμές, εκπτώσεις ή φόρους. Όλες αυτές οι πληροφορίες συγχρονίζονται αυτόματα και οποιαδήποτε αλλαγή ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο.

4. Δημιουργήστε αποδείξεις αυτόματα

Μόλις ολοκληρωθεί η πώληση, στην οθόνη της συσκευής Shopify POS θα εμφανιστεί το μήνυμα «Η πληρωμή ολοκληρώθηκε με επιτυχία». Από εκεί μπορείτε να επιλέξετε αν θα εκτυπώσετε την απόδειξη, θα τη στείλετε με SMS, μέσω email ή θα εκδώσετε μια απόδειξη δώρου (gift receipt) για τον πελάτη.

Αν οι πελάτες του φυσικού σας καταστήματος προτιμούν να λάβουν ψηφιακή απόδειξη, αυτή είναι μια καλή ευκαιρία να συλλέξετε στοιχεία επικοινωνίας, όπως τη διεύθυνση email ή τον αριθμό του κινητού τους τηλεφώνου. Το Shopify χρησιμοποιεί αυτά τα δεδομένα πρώτου μέρους για να δημιουργήσει ένα ενοποιημένο προφίλ πελάτη. Σε αυτό το προφίλ συγκεντρώνονται και οι μελλοντικές πληροφορίες που συλλέγετε, όπως οι πόντοι επιβράβευσης, οι παραγγελίες που έχει πραγματοποιήσει ή τα email που έχει ανοίξει.

Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε το Shopify POS ώστε να εκτυπώνει τις αποδείξεις αυτόματα. Σε ένα κατάστημα με μεγάλη κίνηση, αυτή η δυνατότητα σας γλιτώνει από το να επιλέγετε τρόπο έκδοσης της απόδειξης μετά από κάθε πώληση. Βεβαιωθείτε ότι ο εκτυπωτής είναι ενεργοποιημένος και συνδεδεμένος με το Shopify POS.

Στη συνέχεια, στην εφαρμογή Shopify POS:

1. Πηγαίνετε στην «Αρχική».
2. Επιλέξτε «Ρυθμίσεις» και «Έντυπες αποδείξεις».
3. Ενεργοποιήστε την «Αυτόματη εκτύπωση αποδείξεων».

Επιλέξτε αυτή την επιλογή για να εκτυπώνετε αυτόματα αποδείξεις όταν κάνετε μια πώληση στο κατάστημα.

Δημιουργήστε αυτόματα αποδείξεις με το Shopify POS

Ως επιχείρηση λιανικής, είναι σημαντικό να διατηρείτε αντίγραφα όλων των αποδείξεων. Χωρίς αυτές, δεν είναι δυνατή η ακριβής καταγραφή των εσόδων και των εξόδων της επιχείρησής σας. Επιπλέον, σε περίπτωση φορολογικού ελέγχου από τις αρμόδιες αρχές, οι αποδείξεις αποτελούν τεκμήριο των πωλήσεων που πραγματοποιήσατε και του χρόνου έκδοσής τους.

Η δημιουργία αποδείξεων δεν χρειάζεται πλέον να είναι μια χειροκίνητη διαδικασία που καθυστερεί την ολοκλήρωση των αγορών. Με το Shopify POS, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε ολόκληρη τη διαδικασία, από τη δημιουργία των αποδείξεων έως την αποστολή τους μέσω email ή την εκτύπωσή τους σε χαρτί.

Συχνές ερωτήσεις για το πώς να φτιάξετε μια απόδειξη

Μπορούν να δημιουργηθούν αποδείξεις χωρίς σύστημα POS;

Ναι. Προγράμματα όπως το Microsoft Word, το Microsoft Excel και το Canva προσφέρουν δωρεάν πρότυπα αποδείξεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χωρίς να διαθέτετε σύστημα POS. Απλώς δημιουργείτε την απόδειξη, την αποθηκεύετε ή την εκτυπώνετε σε μορφή PDF και τη δίνετε στον πελάτη. Οι χρήστες του Shopify μπορούν να απλοποιήσουν ακόμη περισσότερο τη διαδικασία, αποστέλλοντας αυτοματοποιημένες αποδείξεις μέσω της πλατφόρμας ηλεκτρονικού εμπορίου και του Shopify POS. 

Πώς μπορείτε να συντάξετε μια απόδειξη χειροκίνητα;

1. Δημιουργήστε ένα πρότυπο απόδειξης.
2. Προσθέστε τον τίτλο «Απόδειξη πληρωμής».
3. Συμπληρώστε τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που αγόρασε ο πελάτης.
4. Αποκρύψτε τα ευαίσθητα στοιχεία πληρωμής του πελάτη.
5. Παραδώστε την απόδειξη στον πελάτη.

Ποιες πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνει μια απόδειξη;

• τη λέξη «Απόδειξη»,
• την ημερομηνία και την ώρα της αγοράς,
• τα στοιχεία της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων των φορολογικών στοιχείων,
• τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που αγοράστηκαν,
• τον τρόπο πραγματοποίησης της αγοράς (για παράδειγμα, σε φυσικό κατάστημα ή ηλεκτρονικά),
• τον τρόπο πληρωμής,
• τον αριθμό της απόδειξης.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ απόδειξης και τιμολογίου;

Το τιμολόγιο αποτελεί αίτημα πληρωμής και εκδίδεται πριν από την εξόφληση. Αναφέρει το ποσό που οφείλεται και τους όρους πληρωμής. Στην περίπτωση ηλεκτρονικού τιμολογίου, μπορεί επίσης να παρέχει τη δυνατότητα εξόφλησης απευθείας μέσω της κάρτας από το ίδιο το έγγραφο. Η απόδειξη εκδίδεται αφού ληφθεί η πληρωμή και επιβεβαιώνει το ποσό που καταβλήθηκε, τον τρόπο πληρωμής και τον χρόνο πραγματοποίησης της συναλλαγής.

Ποιες εφαρμογές μπορούν να δημιουργήσουν αποδείξεις;

Το Shopify μπορεί να δημιουργεί αυτόματες αποδείξεις για κάθε παραγγελία πελάτη. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαδικτυακές εφαρμογές δημιουργίας αποδείξεων όπως το Orderly Print, το Sufio ή το Invoice Hero.