Der deutsche Arbeitsmarkt ist derzeit einer der umkämpftesten in der Geschichte des Landes. Mit einer Arbeitslosenquote von nur 6,6 % (Stand 2026) und über 1 Million offener Stellen herrscht Fachkräftemangel. Während diese Entwicklung für Arbeitssuchende vorteilhaft ist, stellt sie kleine Unternehmen mit Personalbedarf vor große Herausforderungen, da deutlich weniger qualifizierte Kandidat:innen für offene Stellen zur Verfügung stehen. Deshalb ist das Thema „Mitarbeiter einstellen“
ein brisantes.
Die folgenden fünf Schritte können kleine Unternehmen dabei unterstützen, die besten Mitarbeiter:innen zu finden und langfristig zu halten.
Der Einstellungsprozess für neue Mitarbeiter
Die richtigen Kandidat:innen zu finden und einzustellen kann für kleine Unternehmen überwältigend wirken. Die Aufteilung in fünf gut überschaubare Schritte gestaltet den Einstellungsprozess deutlich einfacher:
1. Definiere deinen Bedarf
Der Einstellungsprozess verläuft erfolgreicher, wenn du eine klare Vorstellung von den Bedürfnissen deines Unternehmens hast und weißt, welchen Beitrag die neuen Mitarbeiter:innen leisten sollen. Ein E-Commerce-Bekleidungsgeschäft, das mit der Abwicklung seiner Bestellungen in Verzug gerät, muss zunächst die Ursachen analysieren, bevor es erfolgreich neues Personal einstellt: Entstehen die Verzögerungen durch Personalmangel in der Verpackungs- und Versandabteilung? Oder können die Produktionsmitarbeiter:innen die Artikel nicht schnell genug herstellen? Die Anforderungen im Versandbereich unterscheiden sich grundlegend von denen in der Produktion. Daher ist es entscheidend, die Lücken zu identifizieren, bevor du mit der Personalsuche beginnst.
2. Schreibe die offene Position aus und rekrutiere
Sobald du weißt, was dein Unternehmen von neuen Mitarbeiter:innen benötigt, kannst du eine Stellenausschreibung veröffentlichen und mit der Rekrutierung beginnen. Erstelle zunächst eine detaillierte Stellenbeschreibung, die die gewünschten Qualifikationen und Aufgaben der zukünftigen Mitarbeiter:innen aufführt und Bewerber:innen erklärt, wie sie sich bewerben können. Beliebte Jobportale sind LinkedIn, Indeed und StepStone. Erwäge auch, die Ausschreibung in kleineren Online-Communities zu teilen, sie in deinem persönlichen Netzwerk zu verbreiten und aktuelle Mitarbeiter:innen zu bitten, die Stelle innerhalb ihres Netzwerks publik zu machen. Frage deine Angestellten außerdem, ob sie eventuell jemanden empfehlen können.
3. Kandidat:innen sichten und Vorstellungsgespräche führen
Sobald sich Kandidat:innen bewerben, beginnt der Auswahlprozess mit Vorstellungsgesprächen. Um eine große Anzahl an Bewerbungen zu bewältigen, lies die Lebensläufe zunächst oberflächlich durch und sortiere alle aus, die nicht über die gewünschte Erfahrung oder Qualifikation verfügen. Du kannst auch nach spezifischeren Kriterien wie Berufszertifikaten filtern. Unternehmer:innen sollten ihre Liste auf eine Handvoll Bewerber:innen pro Position reduzieren. Es ist wichtig, mehrere Kandidat:innen zu interviewen, falls die/der Wunschkandidat:in das Jobangebot ablehnt. Wenn du innerhalb eines Marktes mit wenigen qualifizierten Bewerber:innen eine Einstellung planst, solltest du erwägen, die Stelle erneut auszuschreiben, eine höhere Vergütung anzubieten und eine neue Gesprächsrunde zu führen.
4. Referenzen einholen und Hintergrund prüfen
Sobald du eine:n Wunschkandidat:in und mindestens eine:n potenzielle:n alternative:n Kandidat:in hast, kontaktiere die Referenzen und/oder prüfe den Hintergrund der Bewerber:innen, um die Richtigkeit der bereitgestellten Informationen zu überprüfen. So stellst du sicher, dass sie sich nicht falsch darstellen, und überprüfst, ob es eine nicht offengelegte Vorgeschichte gibt. Während der Referenzprüfung solltest du die von den Mitarbeiter:innen angegebenen Details verifizieren, dir aber auch der Grenzen dieses Prozesses bewusst sein: Aus rechtlichen Gründen sprechen frühere Arbeitgeber:innen selten über die Arbeitsleistung aktueller oder ehemaliger Angestellter.
5. Mache ein Jobangebot und führe das Onboarding durch
Wenn alles passt, unterbreite deiner Wunschperson ein Jobangebot mit einem wettbewerbsfähigen Gehalt und passenden Zusatzleistungen. Beachte beim Angebot: Die meisten Länder oder Bundesländer haben Arbeitsgesetze, die einen bestimmten Mindestlohn, Urlaubstage und Zahlungszeiträume für Angestellte vorschreiben. Außerdem werden viele Mitarbeiter:innen versuchen, ein höheres Gehalt als das angebotene zu verhandeln. Du solltest auch ein Mitarbeiterhandbuch bereitstellen, um deine Erwartungen zu kommunizieren.
Bevor du ein Jobangebot machst, stelle sicher, dass du bereits eine Steuernummer für Arbeitgeber:innen hast und dich mit einer Steuerberatung über die ordnungsgemäße Zahlung von Lohnsteuern beraten hast.
Ein strukturierter und gründlicher Onboarding-Prozess kann den Aufgabenbereich der eingestellten Person klar machen, den Umgang mit Geräten oder Computersystemen vermitteln und sowohl die neuen Mitarbeitenden als auch dein Unternehmen auf Erfolg vorbereiten. Wenn sich die/der neue Mitarbeiter:in unsicher oder uninformiert fühlt, könnte er oder sie frustriert werden und kündigen.
Wie du die besten Mitarbeiter gewinnst (und bindest)
- Nutze verschiedene Rekrutierungsmethoden
- Rekrutiere einen vielfältigen Bewerberpool
- Teste potenzielle Mitarbeiter zunächst auf Freelance-Basis
- Formuliere deutliche Stellenanforderungen
- Biete eine wettbewerbsfähige Vergütung sowie Zusatzleistungen
- Biete Schulungen und Unterstützung an
- Halte dich an geltende Arbeitsgesetze
Großartige Mitarbeiter:innen zu finden und zu halten kann herausfordernd sein, besonders innerhalb eines hart umkämpften Arbeitsmarktes. Hier sind einige Tipps, um deinen Rekrutierungsprozess so erfolgreich wie möglich zu gestalten:
Nutze verschiedene Rekrutierungsmethoden
Die Verwendung verschiedener Rekrutierungsmethoden erhöht die Chancen, dass mehr Menschen deine Stellenausschreibung sehen und sich bewerben. Je mehr Bewerbungen du erhältst, desto größer ist dein Auswahlpool und desto höher die Wahrscheinlichkeit, die richtige Person für dein Unternehmen zu finden. Du kannst die Stelle auf großen Jobportalen wie LinkedIn, Indeed und StepStone veröffentlichen oder auf spezielleren Plattformen wie Wellfound (ehemals AngelList), die sich auf Stellenangebote von Startups konzentrieren. Bitte frage deine Mitarbeitenden nach Kandidat:innenempfehlungen und informiere dein berufliches Netzwerk sowie Freund:innen über deine Personalsuche, da sie möglicherweise passende Bewerber:innen kennen.
Rekrutiere einen vielfältigen Bewerberpool
Unternimm während des Rekrutierungsprozesses Schritte, um die Chancen auf einen vielfältigen Kandidatenpool zu erhöhen. Mache deutlich, dass dein Unternehmen Chancengleichheit fördert und Bewerber:innen unabhängig von Geschlechtsidentität, Herkunft, Ethnizität, Behinderung, sexueller Orientierung oder Alter willkommen sind. Stelle sicher, dass du angemessene Vorkehrungen für Menschen mit Behinderungen triffst. Dazu gehören die Bereitstellung rollstuhlgerechter Räume für Vorstellungsgespräche sowie Anzeigen und E-Mails mit Geräten zur Bildschirmvergrößerung für Sehbehinderte.
Teste potenzielle Mitarbeiter zunächst auf Freelance-Basis
Wenn du keine Mitarbeiter:innen in Vollzeit benötigst oder möchtest, könntest du Alternativen in Betracht ziehen. Eine Option ist, Personen zunächst als Freelancer:innen zu engagieren. Dies kann kostengünstiger sein als eine Vollzeitstelle, da dein Unternehmen keine Zusatzleistungen für solche Angestellten bereitstellen muss.
Formuliere deutliche Stellenanforderungen
Je spezifischer du in deiner Stellenbeschreibung die Erwartungen formulierst, desto wahrscheinlicher findest du eine Kandidat:in, die diese Anforderungen erfüllt. Wenn die Beschreibungen zu vage oder allgemein sind, findest du möglicherweise nicht die richtigen Kandidat:innen und verschwendest sowohl deine Zeit als auch die der Jobsuchenden.
Biete eine wettbewerbsfähige Vergütung sowie Zusatzleistungen
Eine wettbewerbsfähige Vergütung sowie Zusatzleistungen sind entscheidend für die Bindung von Spitzenkräften. Studien zeigen, dass Zusatzleistungen einen großen Einfluss auf Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit haben. Laut der Global Benefits Attitudes Survey würden rund 32 % der Beschäftigten in Deutschland den Job wechseln, wenn bessere Benefits geboten werden und Aufgaben sowie Gehalt vergleichbar bleiben. Auch Urlaubs- und Krankheitstage, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit für Remote-Arbeit gehören nach wie vor zu den wichtigsten Faktoren für Arbeitnehmer:innen.
Biete Schulungen und Unterstützung an
Gut geplante Schulungskurse oder die Zuteilung von Mentor:innen, die neue Mitarbeiter:innen anleiten, können die Zufriedenheit und Bindung neuer Mitarbeiter:innen sicherstellen. Ziehe auch Schulungen zu Inklusion und Vielfalt in Betracht, die neuen Mitarbeiter:innen aus unterrepräsentierten Gruppen helfen, sich willkommen zu fühlen. Wenn du Remote-Mitarbeiter:innen einstellst, ist es besonders wichtig, dass sie sich unterstützt fühlen. Stelle außerdem sicher, dass sie die nötigen Tools für ihre Arbeit haben, da es schwieriger ist, diesen Mitarbeiter:innen praktische Anleitung zu geben. Zusätzlich kannst du gelegentliche Vergünstigungen wie Bürofeiern oder Feiertagsboni anbieten, um die Motivation und Stimmung zu stärken.
Halte dich an geltende Arbeitsgesetze
Die meisten Arbeitsgesetze in Deutschland, einschließlich der Regelungen für E-Commerce, schreiben Mindestlöhne, Urlaubstage und Zahlungszeiträume für Mitarbeitende vor. Die Einhaltung dieser Standards ist für den Erfolg deines Unternehmens unerlässlich. Die Missachtung rechtlicher Anforderungen könnte dazu führen, dass Mitarbeiter:innen Beschwerden bei Behörden einreichen oder dein Unternehmen verklagen. Du könntest zu Geldstrafen verurteilt oder sogar zur Geschäftsschließung gezwungen werden.
Mitarbeiter einstellen – Häufig gestellte Fragen
Wie kann ich einen vielfältigen Pool von Kandidat:innen für meine offenen Stellen anziehen?
Zunächst sollten deine Stellenausschreibungen Formulierungen enthalten, die dein Engagement für eine vielfältige Belegschaft widerspiegeln. Um einen vielfältigen Kandidat:innenpool anzuziehen, kannst du Ausschreibungen in Fachpublikationen veröffentlichen, die unterrepräsentierte Gruppen unterstützen, eine auf Vielfalt fokussierte Personalvermittlung nutzen und sicherstellen, dass deine Anzeigen inklusive Sprache verwenden.
Was sind effektive Wege, um Stellenausschreibungen zu bewerben?
Du kannst deine Stellenausschreibung auf Websites, Newslettern oder Fachpublikationen innerhalb deiner Branche bewerben. Die gängigsten berufsbezogenen Websites sind LinkedIn, Indeed und StepStone. Du kannst auch deine aktuellen Mitarbeiter:innen und innerhalb deines Netzwerks um Empfehlungen von Kandidat:innen bitten.
Wie kannst du den Einstellungsprozess so gestalten, dass er frei von Diskriminierung ist?
Ein Kurs über unbewusste Vorurteile und das Engagement für die Einstellung einer vielfältigen Belegschaft können helfen, Diskriminierung oder Voreingenommenheit bei der Einstellung zu vermeiden. Ein weiterer Schritt kann darin bestehen, den ersten Auswahlprozess anonym zu gestalten, indem Bewerbungen so geprüft werden, dass Name, Alter, Herkunft, Geschlecht oder Behinderungen der Kandidat:innen nicht erkennbar sind.
