Comment être plus productif : 7 conseils pour les entrepreneurs

Vous manquez de temps ? Découvrez nos 7 conseils pour optimiser votre productivité et gagner en efficacité dans votre business.

Les grands chefs d'entreprise sont réputés pour la créativité de leurs stratégies de productivité. Jack Dorsey, PDG de Block et ancien PDG de Twitter, prendrait des bains de glace et ne mangerait que sept repas par semaine. Shivani Siroya, PDG de Tala, fait le poirier pour se remettre d'aplomb après un long vol.

La leçon à en tirer n'est pas nécessairement de poser son sandwich ou de se mettre à l'envers, mais plutôt que les personnes qui réussissent valorisent la productivité et trouvent des stratégies pour la maximiser.

Pour les entrepreneurs, qui sont souvent confrontés à des contraintes de temps et de budget, les stratégies visant à être plus productif peuvent s'avérer particulièrement précieuses. Trouver les astuces de productivité qui vous conviennent (à vous et à votre équipe) peut vous aider à augmenter vos bénéfices, à réduire vos heures de travail et à positionner votre boutique en ligne sur la voie de la croissance à long terme.

Qu'est-ce que la productivité ?

La productivité est un indicateur qui permet d'évaluer la performance d'un processus. Elle correspond au rapport entre les résultats obtenus (sorties) et les moyens mis en œuvre (entrées). En d'autres termes, plus on obtient de sorties pour une quantité donnée d'entrées, plus la productivité est élevée.

Pour améliorer la productivité, il convient soit de minimiser les ressources consommées (entrées), soit de maximiser la valeur ajoutée produite (sorties).

Comment mesurer la productivité de votre entreprise

Pour mesurer la productivité, il faut définir les entrées et les sorties par la même unité. Vous ne pouvez pas diviser des dollars par des heures, par exemple, ou des gâteaux d'anniversaire par des frustrations. Les chefs d'entreprise gèrent généralement ce problème en attribuant une valeur monétaire au temps consacré aux tâches professionnelles. 

Par exemple, supposons que vous évaluiez la productivité du processus de création et de distribution d'un produit dont le prix est de 1 000 €. Vous évaluez le temps de votre équipe à 200 € de l'heure, et il vous faut trois heures pour créer et livrer le produit. Vous dépensez également 50 € en frais d'expédition et de matériel.

En utilisant la formule productivité = production / entrée, votre calcul de productivité se présente comme suit :

Productivité = 1 000 / (200 x 3) + 50 = 1,54

Un score de productivité supérieur à un signifie que vous gagnez de l'argent, et un score inférieur à un signifie que vous en perdez. 

Vous pouvez utiliser cette méthode pour mesurer la productivité d'un processus particulier, la productivité globale de votre entreprise ou les niveaux de productivité de chaque employé.

Comment être plus productif : 7 conseils pour stimuler la productivité

Dans les premiers jours critiques de la création d'une entreprise, chaque minute (et chaque centime) compte. Ces sept conseils en matière de productivité peuvent aider votre équipe à accroître son efficacité et à maximiser ses investissements.

1. Dressez une to-do liste et classez vos tâches par priorité

La gestion d'une entreprise représente beaucoup de travail - au cours d'une journée normale, vous pouvez être amené à exécuter 60 tâches dans 12 domaines d'activité. Ne vous fiez pas à votre mémoire pour garder le fil de vos responsabilités. Au lieu de cela, dressez une liste des choses à faire et classez les tâches par ordre de priorité, en plaçant les plus importantes en haut de la liste.

Les chefs d'entreprise utilisent parfois la matrice d'Eisenhower pour hiérarchiser les tâches. Ce système classe les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence :

• Les tâches urgentes et importantes sont placées en tête de liste. Faites-les en premier.
• Les tâches urgentes et sans importance doivent être accomplies rapidement, mais pas nécessairement par vous. Déléguez ces tâches dans la mesure du possible.
• Les tâches non urgentes et importantes sont placées plus bas sur votre liste. Prévoyez de les accomplir, mais ne les laissez pas vous distraire des questions plus urgentes. 
• Les tâches non urgentes et sans importance peuvent être planifiées, déléguées ou supprimées de votre liste.

2. Enregistrez vos processus

De nombreuses activités peuvent être normalisées. Par exemple, chaque fois que vous accueillez un client, vous devez répéter des tâches similaires dans un ordre similaire. Prenez le temps d'identifier et d'enregistrer ce processus, en notant à la fois ce que vous devez faire et l'ordre dans lequel vous devez le faire. 

Une fois que vous avez normalisé votre processus, vous pouvez déléguer des tâches individuelles (ou même un processus entier) à un membre de l'équipe. La mise par écrit d'un processus peut également vous aider à l'analyser et à éliminer les inefficacités ou les redondances. 

3. Faites des pauses

Vous êtes une ressource limitée, tout comme les membres de votre équipe. Même si vous pouvez travailler 14 heures par jour pendant quelques jours d'affilée, les longues heures de travail réduisent la productivité à long terme. Fixez des limites pour protéger votre santé physique et mentale et encouragez vos employés à faire de même. 

Faire des pauses peut également s'avérer utile. Les recherches montrent que même de courtes pauses peuvent augmenter la productivité, c'est pourquoi il est conseillé d'intercaler des moments productifs avec d'autres activités. Pensez à faire le tour du pâté de maisons : l'exercice physique et l'exposition à la lumière naturelle peuvent accroître les capacités cognitives et améliorer l'humeur. 

4. Écoutez votre équipe

Formez votre équipe aux conseils et pratiques en matière de productivité, mais n'oubliez pas de solliciter leur feedback. Demandez aux employés quels changements apportés à l'environnement de travail ou aux processus opérationnels pourraient améliorer leur niveau de productivité. 

5. Inspirez-vous d’Ulysse pour vaincre la procrastination

Dans la célèbre épopée, le héros de L'Odyssée demanda à son équipage de l'attacher au mât de son navire. Ainsi, il pourrait écouter le chant des sirènes sans perdre la raison et diriger le navire vers les rochers, sort habituel de ceux qui entendaient ce chant fatal. En fait, Ulysse a vaincu sa pire impulsion. Il n'a pas surmonté sa tentation, il l'a simplement rendue impossible à mettre en œuvre.

Vous pouvez utiliser une stratégie similaire pour vaincre la procrastination. Si vous êtes tenté de remettre à plus tard une tâche essentielle, engagez-vous publiquement à respecter une date limite. Si votre chef de produit attend un brief important d'ici mercredi, vous n'aurez pas le choix, il faudra vous en occuper.

6. Bloquez votre temps

Utilisez le blocage du temps pour vous concentrer sur une seule tâche. Refusez les réunions, fermez votre messagerie électronique et informez les membres de votre équipe que vous ne serez pas disponible.

Cela peut s'avérer particulièrement utile pour stimuler la productivité sur des projets créatifs et d'autres tâches qui nécessitent une concentration intense.

Vous pouvez également utiliser des blocs de temps pour tirer parti de vos heures les plus productives : si votre productivité est maximale avant midi, réservez le matin à vos tâches les plus exigeantes.

7. Utilisez des outils de productivité

Les outils de productivité peuvent vous aider à gagner du temps et à mesurer la productivité de votre travail. Envisagez les types d'outils suivants :

• Applications de gestion des tâches. Des applications telles que Todoist peuvent vous aider à conserver et à visualiser une liste de tâches organisée et à la synchroniser sur tous vos appareils. Les fonctions de tâches récurrentes peuvent également programmer automatiquement des tâches trimestrielles, mensuelles ou hebdomadaires.
• Outils de gestion de projet. Les outils de gestion de projet tels qu'Asana et Trello peuvent aider les chefs d'entreprise et les responsables d'équipe à faire passer les projets de la conception à la livraison, à rationaliser les communications, à suivre les deadlines, et à éviter de perdre la trace d'éléments ou d'étapes clés.
• Outils de communication. Les outils de communication au travail tels que Slack vous permettent d'envoyer des réponses rapides aux questions de votre équipe. Certains vous permettent également de créer des canaux de conversation permanents pour des projets ou des sujets spécifiques. 
• Outils de suivi du temps. Des outils tels que RescueTime et Harvest peuvent vous aider à mesurer votre productivité et à améliorer votre gestion du temps en identifiant si (et où) vous perdez du temps. 
• Applications de calendrier. Une application de calendrier comme Google Calendar peut vous aider à visualiser l'emploi du temps de votre équipe. Vous pouvez organiser des réunions, créer des blocs de temps et gagner du temps lors du processus de planification en voyant quand les membres de votre équipe sont disponibles. 
• Outils d'automatisation du marketing. De nombreuses tâches de marketing peuvent être automatisées. Pensez à utiliser un outil de planification des réseaux sociaux, comme Sprout Social, ou un outil d'automatisation des emails, comme Hubspot. Votre plateforme de e-commerce peut également offrir des fonctions d'automatisation du marketing intégrées. Shopify, par exemple, propose des fonctions d'automatisation de l’email marketing, de la gestion de la relation client (CRM) et de la publicité sur Facebook.
• Outils de relecture. Des applications telles que Bon Patron peuvent rapidement analyser un document, identifier les erreurs et recommander des modifications. Même si vous devrez toujours faire appel à l'expert en rédaction de votre équipe pour évaluer les suggestions et assurer la cohérence avec votre guide de style interne, ces applications peuvent vous faire gagner du temps lors du processus de relecture.
• Outils d'optimisation de la concentration. Des outils comme Kanban Flow peuvent améliorer la productivité en utilisant la technique Pomodoro, un système de productivité qui divise votre journée de travail en périodes de concentration intense, entrecoupées de courtes pauses.
  Si vous vous laissez distraire par les notifications des emails ou si vous êtes tenté de perdre du temps à faire défiler les réseaux sociaux, vous pouvez également utiliser un bloqueur de sites web tel que Cold Turkey pour bloquer des sites spécifiques ou même l'ensemble d'Internet.
• Outils de stockage et d'organisation. Les outils de stockage et d'organisation de fichiers basés sur le cloud, tels que Dropbox et Google Drive, peuvent aider votre équipe à collaborer sur des projets et à éliminer la nécessité d'envoyer des documents par email. Certains de ces outils permettent également l'édition collaborative d'un document en direct et l'affichage de l'historique des versions : vous pouvez ainsi facilement consulter la version la plus récente d'un fichier et revenir aux versions précédentes si nécessaire.

FAQ - Comment être plus productif

Comment surmonter la procrastination pour augmenter la productivité ?

Essayez ces astuces de productivité pour vaincre la procrastination :

• Suivez la règle des deux minutes. La règle des deux minutes vous encourage à accomplir immédiatement les petites tâches. Selon cette règle, si vous pouvez accomplir une tâche en deux minutes ou moins, vous devez le faire immédiatement.
• Suivez la règle des cinq minutes. Si vous êtes tenté de remettre une tâche à plus tard, engagez-vous à y travailler pendant cinq minutes seulement. Vous ferez au moins quelques progrès et vous serez peut-être motivé pour continuer à travailler au-delà de ce qui vous est demandé.
• Offrez-vous une récompense. Accordez-vous une petite récompense pour l'accomplissement d'une tâche. Vous avez travaillé deux heures d'affilée sur la conception de votre boutique de commerce électronique ? Félicitations, vous avez droit à un Snickers. Vous avez terminé la paie mensuelle ? Il est temps de regarder la télévision.

Les pauses peuvent-elles augmenter la productivité ?

Oui. Les recherches montrent que même une courte pause peut augmenter la productivité, et les bénéfices sont encore plus importants pour les pauses qui intègrent de l'exercice physique ou une exposition à la lumière naturelle.

Quel rôle la technologie joue-t-elle dans l'amélioration de la productivité ?

Les outils de productivité numérique peuvent automatiser les processus, rationaliser les communications et aider votre équipe à rester organisée. Ils peuvent également améliorer la gestion du temps et vous aider à mesurer la productivité globale de votre entreprise.

Comment puis-je fixer des objectifs et des priorités clairs afin d'être plus productif ?

Essayez de hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Faites d'abord les tâches urgentes et importantes et déléguez les tâches moins importantes à votre équipe.