Ein Bestseller ist plötzlich ausverkauft, die nächste Lieferung aber schon unterwegs. Jetzt stellt sich die Frage: Nimmst du weiter Bestellungen an oder stoppst du den Verkauf, bis der Bestand wieder aufgefüllt ist?
Genau hier kommen Backorders ins Spiel. Sie können Onlineshops helfen, Nachfrage nicht zu verlieren, obwohl Produkte gerade nicht verfügbar sind. Gleichzeitig brauchen Rückstandsbestellungen klare Lieferzeiten, transparente Kommunikation und saubere Prozesse, damit aus wartenden Kund:innen keine enttäuschten Kund:innen werden.
In diesem Beitrag erfährst du, was Backorders bedeuten, wann sie sinnvoll sind und wie du sie in deinem Onlineshop so steuerst, dass sie nicht zum Risiko für Kundenzufriedenheit und Fulfillment werden.
Was sind Backorders?
Backorders sind Bestellungen für Produkte, die zum Zeitpunkt des Kaufs nicht auf Lager sind, aber zu einem späteren Zeitpunkt geliefert werden können. Kund:innen kaufen also jetzt, erhalten die Ware aber erst, sobald der Bestand wieder aufgefüllt wurde. Auf Deutsch werden Backorders oft als Lieferrückstände, Rückstandsbestellungen oder Nachbestellungen bezeichnet.
Backorder, Stockout, Out of Stock und Preorder: die Unterschiede
Diese Begriffe werden im E-Commerce oft ähnlich verwendet, meinen aber nicht dasselbe.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Backorder | Ein Produkt ist nicht auf Lager, kann aber bestellt und später geliefert werden. |
| Stockout | Der Bestand eines Produkts ist auf null gefallen. |
| Out of Stock | Ein Produkt wird als nicht verfügbar angezeigt und kann meist nicht bestellt werden. |
| Preorder | Ein Produkt ist noch nicht regulär verfügbar, kann aber vorbestellt werden. |
Eine Backorder kann also aus einem Stockout entstehen. Ob daraus wirklich eine Rückstandsbestellung wird, hängt davon ab, ob du weitere Bestellungen annimmst oder das Produkt im Shop als nicht verfügbar markierst.
Wie entstehen Backorders?
Backorders entstehen meistens dann, wenn Nachfrage, Lagerbestand und Nachschub nicht genau zusammenpassen. Das kann geplant sein, etwa bei beliebten Produkten mit vorhersehbarem Nachschub. Häufig passiert es aber unbeabsichtigt.
Typische Ursachen sind:
- unerwartete Nachfragespitzen, zum Beispiel durch Saison, Aktionen oder Social Media
- verspätete Lieferungen von Hersteller:innen oder Lieferant:innen
- zu niedrige Sicherheitsbestände
- fehlerhafte Bestandsdaten im Shopsystem
- verzögerte Synchronisierung zwischen mehreren Verkaufskanälen
- falsche Mengen im Wareneingang
- manuelle Fehler bei Lagerbestand, Varianten oder SKUs
Gerade bei Multichannel-Setups ist der Bestandsabgleich entscheidend. Wenn du über deinen Onlineshop, Marktplätze und stationäre Standorte verkaufst, brauchst du möglichst aktuelle Daten. Sonst kann derselbe Artikel mehrfach verkauft werden, obwohl nur noch wenige Einheiten verfügbar sind.
Welche Vorteile haben Backorders?
Backorders sind nicht automatisch schlecht. Richtig eingesetzt können sie deinem Onlineshop helfen, Umsatz nicht sofort zu verlieren, wenn ein gefragtes Produkt kurzfristig nicht verfügbar ist.
Mögliche Vorteile sind:
- Du kannst Bestellungen annehmen, obwohl neuer Bestand noch unterwegs ist.
- Kund:innen müssen nicht direkt zu einem anderen Anbieter bzw. einer anderen Anbieterin wechseln.
- Du erkennst, wie hoch die tatsächliche Nachfrage nach einem Produkt ist.
- Du kannst Lagerbestände schlanker planen, wenn Lieferzeiten verlässlich sind.
- Du kannst beliebte Produkte weiterhin sichtbar und kaufbar halten.
Besonders sinnvoll können Backorders sein, wenn ein Produkt stark nachgefragt wird und du genau weißt, wann Nachschub eintrifft. Dann wird die Rückstandsbestellung zu einer bewussten Verkaufsentscheidung, nicht zu einem Zeichen schlechter Planung.
Welche Risiken haben Backorders?
Der größte Nachteil von Backorders liegt in der Erwartungshaltung. Wer bestellt, obwohl ein Produkt nicht sofort verfügbar ist, braucht klare Informationen. Fehlen diese, steigt das Risiko für Stornos und unzufriedene Kund:innen.
Häufige Risiken sind:
- Kund:innen warten länger als erwartet.
- Liefertermine verschieben sich.
- Der Support erhält mehr Rückfragen zum Bestellstatus.
- Bestellungen mit mehreren Artikeln werden komplizierter.
- Teilversand kann zusätzliche Versandkosten verursachen.
- Sammelversand kann die gesamte Bestellung verzögern.
- Zu viele Backorders können dem Vertrauen in deinen Shop schaden.
Besonders kritisch wird es, wenn du kein konkretes Lieferdatum nennen kannst. Aussagen wie „bald wieder verfügbar“ sind oft zu vage. Besser ist eine klare Angabe, zum Beispiel „Versand voraussichtlich ab dem 15. April“.
Backorders im Onlineshop richtig managen
Wenn du Backorders anbietest, brauchst du klare Regeln für Produktseite, Bestellprozess, Kommunikation und Fulfillment. Sonst entsteht schnell der Eindruck, ein Produkt sei sofort verfügbar, obwohl Kund:innen tatsächlich warten müssen. Lege deshalb vorab fest, welche Produkte überhaupt auf Backorder verkauft werden dürfen und wie dein Team mit offenen Rückstandsbestellungen umgeht.
1. Lege fest, welche Produkte für Backorders geeignet sind
Nicht jedes Produkt sollte trotz fehlendem Bestand weiterverkauft werden. Prüfe zuerst, ob du die spätere Lieferung zuverlässig zusagen kannst.
Backorders eignen sich eher für Produkte, bei denen:
- der Nachschub bereits bestellt oder bestätigt ist
- du ein realistisches Lieferdatum nennen kannst
- die Nachfrage stabil oder besonders hoch ist
- Kund:innen bereit sind, auf das Produkt zu warten
- die Marge mögliche Zusatzkosten für Support oder Versand abdeckt
Produkte mit unsicherem Liefertermin, häufigen Lieferverzögerungen oder vielen günstigen Alternativen sind weniger geeignet. In solchen Fällen ist es oft besser, den Artikel als nicht verfügbar zu kennzeichnen und eine Benachrichtigung bei Wiederverfügbarkeit anzubieten.
2. Definiere interne Backorder-Regeln
Bevor du Produkte weiter kaufbar lässt, solltest du klare Grenzen festlegen. Diese Regeln helfen dir, Rückstandsbestellungen kontrolliert zu halten.
Lege zum Beispiel fest:
- wie viele offene Backorders pro Produkt maximal erlaubt sind
- ab welcher Wartezeit ein Produkt nicht mehr bestellbar sein soll
- wer Liefertermine mit Lieferant:innen prüft
- wie oft offene Backorders kontrolliert werden
- wann Kund:innen über Verzögerungen informiert werden
- ab wann du aktiv eine Stornierung oder Rückerstattung anbietest
So verhinderst du, dass Backorders nebenbei entstehen und erst auffallen, wenn sich Kund:innen beim Support melden.
3. Kommuniziere die Verfügbarkeit direkt auf der Produktseite
Die Produktseite ist der wichtigste Ort für Transparenz. Kund:innen sollten vor dem Kauf erkennen, dass der Artikel nicht sofort versendet wird.
Vermeide Formulierungen wie:
- „Auf Lager“
- „Sofort verfügbar“
- „In Kürze lieferbar“
- „Bald wieder da“
Nutze stattdessen klare Angaben wie:
- „Auf Backorder: Versand voraussichtlich ab dem 15. April“
- „Derzeit nicht auf Lager, aber bestellbar. Lieferung in ca. 10–14 Werktagen“
- „Nachbestellt: Deine Bestellung wird versendet, sobald neue Ware eintrifft“
Die Information sollte gut sichtbar in der Nähe des Kaufbuttons stehen. Verstecke sie nicht nur in den Versandinformationen oder in einem ausklappbaren FAQ-Bereich.
4. Nenne realistische Lieferzeiten mit Puffer
Ein konkretes Lieferdatum ist für Kund:innen hilfreicher als eine vage Angabe. Plane dabei nicht nur den Liefertermin deiner Lieferant:innen ein, sondern den gesamten Ablauf bis zum Versand.
Berücksichtige:
- Lieferzeit der Lieferant:innen
- Wareneingang und Qualitätsprüfung
- Einlagerung oder direkte Weiterverarbeitung
- Kommissionierung
- Verpackung und Versand
- mögliche Verzögerungen an Wochenenden oder Feiertagen
Wenn deine Lieferant:innen zum Beispiel den Wareneingang für den 10. April ankündigen, solltest du nicht automatisch den 10. April als Versanddatum nennen. Plane einen realistischen Puffer ein und kommuniziere lieber „Versand voraussichtlich ab dem 12. April“, wenn das deinem Prozess besser entspricht.
5. Mache die Backorder auch im Warenkorb und nach dem Kauf sichtbar
Die Information sollte nicht nur auf der Produktseite stehen. Wiederhole sie im Warenkorb, in der Bestellübersicht und in der Bestellbestätigung. So reduzierst du Missverständnisse und spätere Rückfragen.
Sinnvoll ist zum Beispiel ein Hinweis wie:
„Hinweis: Dieser Artikel ist eine Rückstandsbestellung. Der Versand erfolgt voraussichtlich ab dem 15. April.“
Das ist besonders wichtig, wenn Kund:innen mehrere Produkte bestellen. Bei gemischten Warenkörben solltest du deutlich machen, ob sofort verfügbare Artikel direkt versendet werden oder ob die gesamte Bestellung gesammelt verschickt wird.
6. Entscheide vorab zwischen Teilversand und Sammelversand
Bei Bestellungen mit mehreren Artikeln brauchst du eine feste Versandlogik. Sonst muss dein Team im Einzelfall entscheiden, was Zeit kostet und Fehler begünstigt.
Du hast grundsätzlich zwei Optionen:
- Teilversand: Verfügbare Artikel werden sofort verschickt, Backorder-Produkte folgen später.
- Sammelversand: Die gesamte Bestellung wird erst verschickt, wenn alle Artikel verfügbar sind.
Teilversand verbessert oft die Kundenerfahrung, kann aber deine Versandkosten erhöhen. Sammelversand ist einfacher und günstiger, verzögert aber die komplette Bestellung. Welche Option sinnvoll ist, hängt von Produktwert, Marge, Lieferzeit und Kundenerwartung ab.
Formuliere deine Regel klar, zum Beispiel:
„Wenn deine Bestellung verfügbare und nachbestellte Artikel enthält, versenden wir alle Artikel gemeinsam, sobald die Nachbestellung eingetroffen ist.“
Oder:
„Verfügbare Artikel versenden wir sofort. Produkte auf Backorder erhältst du in einer separaten Lieferung.“
7. Informiere Kund:innen proaktiv über Änderungen
Wenn sich der Liefertermin verschiebt, solltest du nicht warten, bis Kund:innen nachfragen. Sende eine kurze Statusnachricht, sobald klar ist, dass die ursprüngliche Lieferzeit nicht gehalten werden kann.
Eine gute Nachricht enthält:
- die betroffene Bestellnummer
- das Produkt auf Backorder
- den bisherigen Liefertermin
- den neuen voraussichtlichen Liefertermin
- eine kurze Erklärung der Verzögerung
- die verfügbaren Optionen, zum Beispiel weiter warten oder Bestellung stornieren
So reduzierst du Support-Anfragen und zeigst, dass du die Bestellung aktiv im Blick hast.
8. Priorisiere offene Backorders im Fulfillment
Sobald neue Ware eintrifft, sollten offene Backorders nicht wie neue Bestellungen behandelt werden. Sie bestehen bereits länger und sollten entsprechend priorisiert werden.
Prüfe dafür regelmäßig:
- welche Rückstandsbestellungen offen sind
- welche Produkte neu eingetroffen sind
- welche Bestellungen zuerst ausgeliefert werden müssen
- ob einzelne Bestellungen mehrere Backorder-Produkte enthalten
- ob Kund:innen bereits über Verzögerungen informiert wurden
Ein einfacher Prozess kann so aussehen: Neue Ware wird beim Wareneingang geprüft, offene Backorders werden automatisch oder manuell abgeglichen und ältere Rückstandsbestellungen werden zuerst bearbeitet.
9. Überwache deine Backorder-Quote
Eine einzelne Backorder ist meist unkritisch. Wenn bestimmte Produkte aber regelmäßig in Rückstand geraten, solltest du deine Planung anpassen.
Beobachte zum Beispiel:
- Anteil der Backorders an allen Bestellungen
- Produkte mit den meisten Rückstandsbestellungen
- durchschnittliche Wartezeit bis zum Versand
- Stornoquote bei Backorders
- häufige Rückfragen im Support
- Lieferant:innen mit regelmäßigen Verzögerungen
Wenn ein Bestseller häufig auf Backorder läuft, kann ein höherer Sicherheitsbestand sinnvoll sein. Wenn dagegen ein Lieferant regelmäßig zu spät liefert, solltest du deine Lieferzeitangaben anpassen oder alternative Bezugsquellen prüfen.
Wie das Inventarmanagement dir bei der Verwaltung deiner Produkte helfen kann, erfährst du in diesem Video (auf Englisch):
10. Nutze Backorders nicht als Ersatz für Bestandsplanung
Backorders können helfen, kurzfristige Nachfrage abzufangen. Sie sollten aber kein Dauerzustand sein. Wenn viele Produkte regelmäßig nur auf Rückstand verkauft werden, wirkt sich das langfristig auf Kundenzufriedenheit, Bewertungen und Wiederkäufe aus.
Nutze die Daten aus Rückstandsbestellungen deshalb für deine Planung:
- Passe Meldebestände für stark nachgefragte Produkte an.
- Bestelle Bestseller früher nach.
- Plane saisonale Peaks mit zusätzlichem Bestand ein.
- Prüfe, ob Kampagnen deine Nachfrage kurzfristig stark erhöhen.
- Vergleiche Lieferzusagen deiner Lieferant:innen mit tatsächlichen Lieferzeiten.
So werden Backorders nicht nur verwaltet, sondern liefern dir konkrete Hinweise darauf, wo dein Bestandsmanagement verbessert werden kann.
Wann solltest du Backorders anbieten?
Backorders eignen sich nicht für jedes Produkt. Sie funktionieren vor allem dann, wenn Nachfrage und Lieferfähigkeit gut planbar sind.
Backorders können sinnvoll sein, wenn:
- das Produkt stark nachgefragt ist
- der Nachschub bereits bestätigt wurde
- die Lieferzeit kurz und realistisch ist
- die Marge zusätzliche Support- oder Versandkosten abfedern kann
- Kund:innen transparent über die Wartezeit informiert werden
Backorders sind eher riskant, wenn:
- du kein verlässliches Lieferdatum hast
- dein Bestandssystem ungenau ist
- Lieferant:innen häufig verspätet liefern
- das Produkt leicht bei Wettbewerber:innen verfügbar ist
- deine Support-Struktur bereits ausgelastet ist
Als Faustregel gilt: Biete Backorders nur dann an, wenn du die spätere Lieferung wirklich zuverlässig steuern kannst.
Backorders mit Shopify steuern
In Shopify kannst du bei Produkten und Varianten mit Bestandsverfolgung festlegen, ob Kund:innen einen Artikel weiter kaufen können, nachdem der Bestand 0 erreicht hat. Das kann für Backorders hilfreich sein, sollte aber bewusst eingesetzt werden.
Wichtig ist, dass du diese Einstellung nicht als alleinige Lösung betrachtest. Wenn ein Produkt trotz fehlendem Bestand kaufbar bleibt, brauchst du zusätzlich klare Produkttexte, passende Versandinformationen und eine transparente Kommunikation nach der Bestellung.
Prüfe außerdem regelmäßig:
- welche Varianten besonders häufig in Rückstand geraten
- ob deine Bestände über alle Kanäle synchronisiert sind
- ob deine Produktseiten die Lieferzeit deutlich genug erklären
- ob dein Fulfillment offene Rückstandsbestellungen schnell erkennt
- ob Kund:innen bei Verzögerungen automatisch informiert werden
So wird aus einer technischen Einstellung ein kontrollierter Prozess.
Wie du unbeabsichtigte Backorders reduzierst
Nicht jede Backorder lässt sich vermeiden. Du kannst das Risiko aber deutlich senken, wenn du deine Bestandsprozesse regelmäßig überprüfst.
Hilfreiche Maßnahmen sind:
- Lege Mindestbestände für wichtige Produkte fest.
- Überwache Bestseller enger als langsam drehende Artikel.
- Plane saisonale Nachfrage frühzeitig ein.
- Nutze historische Verkaufsdaten für deine Nachbestellungen.
- Prüfe Lieferzeiten deiner Lieferant:innen regelmäßig.
- Aktualisiere Bestände über alle Verkaufskanäle möglichst automatisch.
- Kontrolliere Wareneingänge, bevor Bestand im Shop freigegeben wird.
Besonders wichtig ist die Verbindung zwischen Shop, Lager und Fulfillment. Wenn deine Systeme nicht denselben Bestand anzeigen, entstehen Backorders oft nicht durch echte Nachfrage, sondern durch Datenfehler.
Fazit: Backorders brauchen klare Prozesse
Backorders können deinem Onlineshop helfen, Nachfrage zu sichern, obwohl ein Produkt gerade nicht verfügbar ist. Sie sind aber nur dann sinnvoll, wenn du Lieferzeiten realistisch einschätzt, Kund:innen transparent informierst und deine Bestände sauber steuerst.
Unbeabsichtigte Backorders sind oft ein Hinweis auf Probleme im Bestandsmanagement. Bewusst eingesetzte Backorders können dagegen eine Strategie sein, wenn Produkt, Nachfrage und Fulfillment dazu passen. Entscheidend ist, dass du nicht nur weiterverkaufst, sondern den gesamten Prozess kontrollierst.
