Razón social: formas y costes de constituir tu negocio

Descubre en esta guía qué es la razón social, cómo constituir tu negocio, cuáles son tus opciones, los costes y las ventajas de crear una nueva empresa.

En 2023, se crearon en España un total de 109.003 sociedades, lo que refleja un aumento del interés por emprender y establecer negocios. Esto significa que el tejido empresarial español sigue activo y robusto.

Sin embargo, muchos emprendedores todavía se enfrentan a la incertidumbre sobre cómo constituir su empresa, qué es la razón social, qué estructura legal elegir y qué implicaciones tiene cada opción. 

Si te encuentras con estas dudas, esta guía te ofrecerá una introducción a la creación de empresas, que te ayudará a entender el concepto de razón social, las ventajas y desventajas de constituirte como empresa, las diversas maneras de estructurar legalmente un negocio en España y sus costes asociados, y, como colofón, te mostrará los pasos necesarios para poner en marcha tu empresa.

¿Qué es la razón social?

Razón social es la denominación legal con la que se conoce de manera oficial una empresa. Se trata del nombre que aparece en los documentos legales, contratos, facturas y en el Registro Mercantil. En esencia, es el nombre registrado con efectos legales y administrativos.

El aspecto clave de una razón social, es la forma jurídica que elijas a la hora de constituir tu empresa, ya sea una Sociedad Limitada (S.L.), Sociedad Anónima (S.A.) u otra entidad legal. Esta forma jurídica, que aparece en el nombre de tu razón social, define la responsabilidad de los propietarios, la estructura de la empresa y las obligaciones legales que debes cumplir. 

Como veremos a continuación, la elección de la forma jurídica queda fijada en el momento de la constitución de la empresa.

¿Qué es la constitución de una empresa?

La constitución de una empresa se refiere al proceso de crear una estructura legal para un negocio, convirtiéndolo en una entidad o persona jurídica reconocida bajo la ley. Esto puede permitir que la nueva entidad sea tratada por separado de sus fundadores o socios, reduciendo así sus responsabilidades fiscales y legales, además de ofrecer otros beneficios que favorecen el crecimiento y la estabilidad a largo plazo del negocio.

En España, un negocio debe operar bajo una forma jurídica, indicada en su razón social, ya sea como autónomo o mediante una entidad legal como una Sociedad Limitada (SL), Sociedad Anónima (SA), Sociedad Cooperativa, Sociedad Civil, Asociación o Fundación. 

Las sociedades requieren un mínimo de socios, la redacción de estatutos, y obtener un certificado del Registro Mercantil, un Número de Identificación Fiscal (NIF) provisional y abrir una cuenta bancaria para depositar el capital social mínimo (como los 3.000 euros necesarios para una SL). La constitución se formaliza ante notario y se inscribe en el Registro Mercantil.

Además, todas las empresas y los autónomos deben registrarse en la Seguridad Social, incluso si no tienen empleados, para garantizar la cobertura de sus socios o administradores. Este proceso es esencial para operar legalmente en España y proteger los intereses de los fundadores.

Beneficios de la constitución de una empresa

Constituir un negocio ofrece múltiples beneficios dependiendo de la estructura que elijas. A continuación, tienes los más destacables:

1. Protección de los bienes personales: Al constituir una empresa, los propietarios limitan su responsabilidad personal, protegiendo sus bienes personales de las deudas de la empresa, especialmente en estructuras como la Sociedad Limitada (SL).
2. Propiedad transferible: Las empresas pueden transferir la propiedad de manera más sencilla, lo que facilita la venta o la sucesión del negocio.
3. Optimización fiscal: Dependiendo de la forma jurídica elegida, puede haber oportunidades para pagar menos impuestos en comparación con operar como autónomo.
4. Mayor durabilidad: Una empresa puede continuar operando independientemente de los cambios en la propiedad o la gestión, lo que favorece la continuidad del negocio.
5. Calificación crediticia independiente: La empresa puede establecer su propia calificación crediticia, lo que permite acceder a financiamiento sin depender del historial crediticio personal de los propietarios.
6. Facilidad para planes de jubilación: Las empresas pueden establecer planes de pensiones y otros beneficios para sus empleados y socios, facilitando la planificación para la jubilación.

Cada una de las formas jurídicas de un negocio tiene sus propios beneficios, y vamos a esbozarlos con mayor detalle después de tratar algunas de las desventajas asociadas a constituirse como empresa.

Desventajas de la constitución de una empresa

Por supuesto, constituir una empresa tiene también una serie de desventajas, especialmente para los propietarios de pequeñas empresas. Aquí están algunas que debes considerar, todas ellas dependiendo de la forma jurídica que elijas.

1. Complejidad administrativa y mayores costes
2. Pago de honorarios
3. Protección de responsabilidad limitada no garantizada

Ahora que sabes los pros y los contras de constituir una empresa, veamos cuáles son tus opciones

5 principales formas de constituir tu negocio: Autónomos, sociedades y más

En España, hay cinco modelos o estructuras de negocio principales que puedes elegir para ti y para tu empresa si tienes fines lucrativos. Al establecer tu razón social, puedes constituirte como autónomo, como Sociedad Limitada (SL), como Sociedad Anónima (SA), como Sociedad Cooperativa o como Sociedad Civil. 

Existen otros modelos de entidades como las asociaciones y fundaciones, pero estas no podrían enfocarse en obtener beneficios, con lo que no resultan relevantes en el contexto del comercio electrónico. A continuación, encontrarás un resumen de cada opción.

¿Qué es un autónomo?

En España, la figura del autónomo es la más común y popular entre los emprendedores, básicamente porque es fácil de iniciar y gestionar. Un autónomo es aquella persona que trabaja por cuenta propia, sin constituir una sociedad, por lo que no hay distinción legal entre la persona y el negocio. Es una opción muy habitual entre pequeños comercios, freelancers y emprendedores de comercio electrónico con bajo riesgo de responsabilidad civil.

Este modelo es ideal para quienes desean empezar rápidamente, ya que los trámites y los costes iniciales son mínimos. El autónomo mantiene el control total sobre su negocio y sus decisiones. 

Para ser autónomo, es necesario darse de alta en Hacienda mediante el modelo 036 o 037, notificando el alta de actividad, y en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) donde se te identificará mediante tu número NIF (Número de Identificación Fiscal) y, en algunos casos, registrar un nombre comercial si se desea operar bajo un nombre distinto al personal.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que, al no existir una separación entre el autónomo y su negocio, el emprendedor es directamente responsable de las deudas u obligaciones que pueda generar la actividad. Esto significa que sus bienes personales pueden estar en riesgo si la empresa incurre en problemas financieros. Además, si el negocio crece y requiere contratar empleados o asumir mayores riesgos, puede ser necesario cambiar a una estructura empresarial más formal, como una Sociedad Limitada (SL).

En cuanto a los costes, el proceso de alta como autónomo en España no tiene coste al presentar el modelo 036 o 037, pero implica un mínimo de 225 euros al mes en la cuota del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). También se pueden incurrir en gastos si se registra un nombre comercial y por servicios de asesoría contable.

¿Qué es una SL (Sociedad Limitada)?

Veamos qué es una Sociedad Limitada (SL) y cómo constituir una. En España, la SL es una forma jurídica muy popular que combina la facilidad de gestión con la protección de la responsabilidad limitada para los propietarios, conocidos como socios. Esto significa que, en caso de deudas o problemas legales, los bienes personales de los socios quedan protegidos.

Una SL implica menos burocracia que otras formas jurídicas, lo que la convierte en una opción más accesible. Sin embargo, a diferencia de algunas estructuras que no tributan como entidades independientes, la SL tiene sus propias obligaciones fiscales, incluyendo el Impuesto de Sociedades sobre sus beneficios.

Es importante destacar que, aunque los socios declaran y pagan impuestos sobre las ganancias de la empresa en su declaración personal, la sociedad también tiene que cumplir con sus responsabilidades fiscales ante la Agencia Tributaria. Por lo tanto, quienes optan por esta estructura deben estar al tanto de ambas obligaciones.

La SL no tiene un gran número de requisitos, pero es muy recomendable contar con un asesor legal o contable para garantizar que se cumplan todas las normativas. 

La constitución de este tipo de sociedad conlleva varios costes, incluyendo el capital social mínimo de 3.000 euros, tasas administrativas y notariales, así como el alta en el Registro Mercantil. En total, los gastos iniciales pueden oscilar entre 600 y 1.000 euros, dependiendo de los servicios contratados añadidos a la obligación de disponer del capital social ya mencionado.

¿Qué es una SA (Sociedad Anónima)?

La Sociedad Anónima (SA) es una forma jurídica bien conocida en España, especialmente entre las empresas más grandes que buscan atraer inversiones. A diferencia de las Sociedades Limitadas, para establecer una SA como estructura de tu razón social, requerirás un capital social mínimo de 60.000 euros, de los cuales al menos el 25 % debe estar disponible desde el principio.

Una de las grandes ventajas de optar por una SA es que permite emitir acciones, lo que facilita conseguir capital y hacer que la propiedad sea más fácil de traspasar. 

Además, la responsabilidad de los accionistas se limita a lo que han invertido, protegiendo así sus bienes personales. Sin embargo, hay que tener en cuenta que las SA suelen requerir más papeleo y cumplir con normativas más estrictas, así que contar con un abogado o un asesor contable puede ser muy útil para que no te pierdas en el proceso.

En cuanto a los impuestos, las SA están sujetas al Impuesto de Sociedades, que se aplica a sus ganancias. Este tipo de sociedad puede ser ideal si tu objetivo es crecer y atraer a inversores, pero hay que estar listo para lidiar con los costes y la burocracia que implica.

Debido a estos factores, muchas veces las SA no resultan tan atractivas para pequeños emprendedores o para quienes llevan un ecommerce.

¿Qué es una Sociedad Cooperativa?

Sería un poco raro encontrar a una tienda de comercio electrónico organizada como una cooperativa, pero no es imposible. Las cooperativas son empresas creadas para atender y beneficiar a sus miembros, lo que significa que sus clientes son, en realidad, sus propietarios. Esta estructura permite a los socios tomar decisiones conjuntas y compartir los beneficios de la empresa de manera equitativa.

Un ejemplo posible sería un sindicato que opera una tienda de uniformes online, permitiendo que los miembros del sindicato compren ropa de trabajo a precios de mayorista. Además de facilitar el acceso a productos con mejores precios, las cooperativas pueden fomentar un sentido de comunidad entre sus miembros y promover prácticas comerciales sostenibles y éticas. 

Aunque el modelo cooperativo puede no ser el más común en el ecommerce, puede ser una opción atractiva para grupos que deseen colaborar y maximizar sus recursos en un mercado competitivo.

Al crear una cooperativa, es importante tener en cuenta algunos gastos que se presentan en el camino. Tendrás que redactar los estatutos, registrarte en el Registro Mercantil y obtener un Número de Identificación Fiscal (NIF). En general, estos costes suelen estar entre 500 y 1.500 euros, dependiendo del tamaño y las características de tu cooperativa. Además, los socios normalmente deben aportar un capital social, aunque no te preocupes, suele ser más accesible que en otras formas de sociedades.

¿Qué es una Sociedad Civil? 

La Sociedad Civil es una forma de estructura empresarial menos frecuente en España, pero puede resultar interesante para algunos emprendedores. Se trata de un acuerdo entre dos o más personas que deciden unir fuerzas para llevar a cabo una actividad económica con el fin de obtener beneficios. A diferencia de las sociedades mercantiles como SL o SA, la Sociedad Civil no dispone de una entidad jurídica propia, lo que significa que los socios son responsables de las deudas y obligaciones de la sociedad con su patrimonio personal.

Una de las ventajas de la Sociedad Civil es su flexibilidad. No se requiere un capital mínimo para constituirla, y la burocracia es mucho más ligera en comparación con otras estructuras empresariales. Se puede crear incluso con un simple acuerdo verbal, aunque siempre es mejor formalizarlo con un contrato escrito para evitar malentendidos en el futuro.

En cuanto a la fiscalidad, las ganancias se declaran en la renta de cada socio, lo que puede ser un punto a favor para quienes prefieren no lidiar con el Impuesto de Sociedades. Sin embargo, esto también implica que los socios son responsables personalmente de sus obligaciones fiscales, lo que puede ser un inconveniente.

Es fundamental recordar que, aunque la Sociedad Civil es más accesible, puede no ser la mejor opción para todos, especialmente si se busca limitar la responsabilidad personal. Por eso, es aconsejable consultar a un asesor legal o contable antes de decidirse por este tipo de estructura empresarial.

Pasos finales para constituir una empresa en España

Constituir una empresa en España va más allá de establecer tu razón social, implica elegir la estructura adecuada. Puedes elegir entre ser autónomo, S.L., S.A., cooperativa o sociedad civil, según tus necesidades y objetivos, pero recuerda que cada opción tiene sus propios requisitos y beneficios en términos de responsabilidad y fiscalidad.

Una vez tomada esta decisión, deberás cumplir con los trámites legales: redactar los estatutos, registrarte en el Registro Mercantil, obtener el NIF… Tomar la decisión correcta sobre la estructura de tu empresa es clave para su éxito a largo plazo. Consulta a un asesor para asegurarte de que eliges la opción que mejor se adapta a tus objetivos.

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Preguntas frecuentes sobre razón social, la constitución de empresas en España y sus costes

¿Qué diferencia hay entre razón social, nombre comercial y estructura empresarial?

La razón social es el nombre legal que identifica a una empresa en documentos oficiales y registros. Es el nombre que verás en el Registro Mercantil y en contratos o facturas. La razón social también refleja la estructura de la empresa; por ejemplo, si es una Sociedad Limitada, el nombre incluirá “SL” al final.

Por otro lado, el nombre comercial es el nombre que la empresa utiliza para presentarse al público y promocionar sus productos o servicios. Este nombre puede ser distinto de la razón social y suele enfocarse más en el marketing y la identificación de la marca. Por ejemplo, una empresa podría tener la razón social “Tecnologías Avanzadas SL” pero usar “TechPlus” como su nombre comercial.

Finalmente, la estructura empresarial se refiere a la forma legal en que se organiza la empresa, como puede ser una Sociedad Limitada (SL) o una Sociedad Anónima (SA). Esta elección afecta aspectos como la responsabilidad legal de los propietarios, la forma en que se tributa y los requisitos de gestión. Esta estructura se refleja en la razón social de la empresa.

¿Qué estructura empresarial es la mejor para mi negocio?

La mejor estructura empresarial dependerá de tus necesidades específicas y del tamaño y naturaleza de tu negocio. La mayoría de los minoristas online comienzan como autónomos y se constituyen en algún tipo de sociedad cuando la posible responsabilidad de la empresa hace que la protección de los bienes personales sea conveniente o cuando se tiene la capacidad de vender acciones de la empresa. Tras establecer tu plan de negocio, lo mejor que puedes hacer es contactar con un abogado y un contable que te ayuden a decidir qué estructura es la mejor para ti y para tu empresa.

¿Cómo constituyo mi negocio?

Primero, elige tu razón social y la estructura que mejor se adapte a tus necesidades. Luego, sigue los pasos legales, que incluyen registrar tu negocio en la Agencia Tributaria, en el Registro Mercantil y en la Seguridad Social, redactar los estatutos y, si lo requiere tu estructura, abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa para depositar el capital social. Por último, es muy recomendable obtener las licencias y permisos necesarios según la actividad que vayas a realizar y contar con el asesoramiento de un contable y un abogado que te ayuden a cumplir con todas tus obligaciones.

¿Cuáles son los costes asociados a constituir una empresa?

Los costes pueden variar dependiendo de la estructura elegida. Además de los gastos asociados a tu estructura empresarial, puedes tener que lidiar con gastos como tasas de registro, honorarios de abogados y contables, y la obtención de licencias. Es importante hacer un presupuesto y planificar estos gastos desde el principio.