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Gestire la catena di distribuzione di un business di ecommerce è una procedura complessa. Scorte troppo basse portano a esaurimento scorte, ordini arretrati, clienti insoddisfatti e vendite mancate; scorte troppo elevate, al contrario, riempiono magazzini e centri di distribuzione di merce invenduta. Per soddisfare la domanda dei clienti con una fornitura costante di prodotti disponibili, la tua attività deve gestire i livelli di inventario in modo da evitare questa arma a doppio taglio.
Per scongiurare questi rischi e rispondere alle aspettative dei clienti, puoi ricorrere a un semplice strumento di calcolo chiamato tasso di evasione degli ordini (fill rate).
Scopri cosa significa fill rate, come si calcola e in che modo può influire sulla reputazione della tua attività.
Cos'è il fill rate?
Il fill rate è la percentuale di ordini che riesci a evadere puntualmente. Questo indicatore misura quanto la tua attività sia in grado di soddisfare gli ordini attingendo alle scorte disponibili, senza che i clienti si trovino di fronte a ordini arretrati o a esaurimento delle scorte.
Il fill rate è correlato all'efficienza del processo di evasione degli ordini della tua azienda e alla sua capacità di rispondere alla domanda dei clienti. Se la percentuale è alta (vicina al 100%), significa che la tua gestione dell'inventario funziona bene. Quando il fill rate cala, invece, è da considerarsi un campanello d'allarme. Se troppi prodotti sono esauriti o in arretrato, è probabile che i clienti perdano la pazienza e si rivolgano altrove.
Diversi fattori possono incidere sul fill rate, tra cui errori tecnici, dati di inventario imprecisi, errori nell'elaborazione degli ordini e un'improvvisa impennata di nuovi clienti. Ognuno di questi elementi, o tutti insieme, può compromettere il processo di evasione degli ordini, causando l’esaurimento delle scorte o ordini arretrati e abbassando così il fill rate.
Monitorando questo indicatore chiave di efficienza nell'arco di settimane e mesi, puoi valutare quanto la tua attività riesca a soddisfare le aspettative dei clienti e pianificare l'inventario di conseguenza.
Vantaggi di un fill rate elevato
- Clienti soddisfatti
- Elevato potenziale di ricavo
- Prestazioni dei fornitori ottimizzate
- Gestione efficiente dell'inventario
Mantenere un buon fill rate offre numerosi vantaggi.
Clienti soddisfatti
Un fill rate elevato indica che la tua attività serve i clienti in modo efficiente. I dipendenti o i fornitori evadono gli ordini attingendo subito all'inventario disponibile, senza ritardi, arretrati o esaurimento delle scorte. Ricevere gli ordini nei tempi previsti fa sì che i clienti apprezzino l’affidabilità che il tuo business dimostra nelle consegne, con un impatto positivo e duraturo sulla fedeltà al brand.
Elevato potenziale di ricavo
Quando il fill rate è costantemente alto, puoi aspettarti meno vendite mancate. Questo, a sua volta, può tradursi in un maggior numero di acquisti ripetuti, perché i clienti sono certi che ogni loro ordine verrà evaso con puntualità.
Prestazioni dei fornitori ottimizzate
Un fill rate elevato significa che il tuo processo di evasione presenta pochissimi punti critici (se non addirittura nessuno) e che la tua catena di distribuzione funziona senza intoppi. Se il fill rate cala improvvisamente, può segnalarti la necessità di collaborare con i fornitori per ottimizzare le consegne e migliorare la disponibilità dei prodotti.
Gestione efficiente dell'inventario
Tenendo traccia del fill rate nel tempo, ti troverai in una posizione migliore per prevedere la domanda e affinare la pianificazione degli approvvigionamenti. Saprai quali sono i livelli di inventario ottimali, evitando costosi accumuli di scorte (troppo inventario) o esaurimenti delle scorte (troppo poco inventario). Impostare il monitoraggio dell'inventario per i tuoi prodotti ti offre una panoramica dei livelli di scorte attuali, così puoi regolare le quantità prima che un fill rate basso colga i clienti di sorpresa.
5 tipi di fill rate
Il fill rate si riferisce di solito all'evasione degli ordini, ma esistono altri tipi di indicatori pensati per scopi diversi. Ecco quali sono e come calcolarli.
1. Order fill rate
Il tipo più comune, l'order fill rate, è la percentuale di ordini dei clienti che un'attività evade senza esaurimento delle scorte o arretrati. Immagina, ad esempio, che il tuo negozio riceva 1.000 ordini in una settimana e ne evada 900 in modo completo e puntuale. Il fill rate è del 90%.
L'order fill rate tende a essere correlato al livello del servizio clienti (che può variare da insoddisfacente a eccellente). Quando i clienti ricevono gli ordini nella loro interezza nei tempi previsti, si può presumere che saranno soddisfatti. Un fill rate basso, invece, caratterizzato da arretrati e ritardi, intacca i tassi di soddisfazione dei clienti.
2. Warehouse fill rate
Il warehouse fill rate è un modo diverso di interpretare l'order fill rate. Esamina in modo specifico le prestazioni del magazzino e l'evasione di tutti gli ordini attingendo alle scorte.
Un fattore chiave che incide sul warehouse fill rate è il volume degli ordini. Quando aumenta, mette sotto pressione i livelli di inventario e cresce il rischio di esaurimento delle scorte, che ostacola la capacità di consegnare gli ordini. Il risultato è un warehouse fill rate più basso.
L'unica differenza tra order fill rate e warehouse fill rate è il punto di vista. L'order fill rate adotta la prospettiva del cliente, mentre il warehouse fill rate è da valutare in ottica delle operazioni di magazzino. Un warehouse fill rate più elevato indica tempi di consegna più rapidi, perché i prodotti sono subito pronti per la spedizione.
3. Line fill rate
Un ordine può spesso comprendere molte righe d'ordine, ciascuna riferita a un prodotto e a una quantità. Il line fill rate è la percentuale di righe che un'attività ha evaso rispetto al numero totale di righe presenti nell'ordine. Puoi usare il line fill rate per misurare l'efficienza dell'evasione degli ordini e individuare i prodotti molto richiesti ma con scorte limitate.
4. Vendor fill rate
Puoi utilizzare il vendor fill rate per valutare le prestazioni di fornitori, distributori e grossisti. Misura la percentuale di fornitori che hanno completato con successo le spedizioni degli ordini nei tempi previsti. Supponi di avere 15 fornitori e che 10 di loro abbiano consegnato i prodotti puntualmente: il tuo vendor fill rate è del 66%. Tenere sotto controllo un vendor fill rate basso indica che devi compensare la scarsa disponibilità rifornendoti di inventario presso altri fornitori.
5. Case fill rate
Il case fill rate misura la percentuale di ordini di colli di prodotti spediti senza problemi. Le aziende lo utilizzano per comprendere l'evasione degli ordini a livello di colli, e non di singoli prodotti. Grossisti e distributori ricorrono spesso al case fill rate per contenere i costi di spedizione.
Come calcolare il fill rate
Il calcolo del fill rate è semplice e si basa su due numeri: il totale degli ordini dei clienti in un determinato periodo (giornaliero, settimanale, mensile) e il numero effettivo di ordini evasi senza alcun problema.
La formula funziona così: dividi il numero di ordini evasi correttamente per il totale degli ordini, quindi moltiplica il risultato per 100 per ottenere la percentuale del fill rate.
Immagina, ad esempio, che la tua attività riceva 200 ordini in una giornata e ne evada 190 senza problemi. La formula si applica così:
190 ordini evasi / 200 ordini totali = 0,95
Ora moltiplica il risultato per 100:
0,95 x 100 = 95%
Il fill rate è del 95%.
Com'è un buon fill rate?
Idealmente, il fill rate dovrebbe essere il più vicino possibile al 100%. Nella realtà, i fill rate tendono a collocarsi tra l'85% e il 95% o oltre. Un fill rate medio del 90% è un obiettivo raggiungibile.
Tieni presente che a volte un order fill rate del 100% non è così ideale come potrebbe sembrare. Quando le aziende evadono costantemente gli ordini a un tasso perfetto, significa che c'è sempre inventario disponibile. Sembra un'ottima cosa, ma può indicare che forse in magazzino ci sono troppe scorte, con un aumento dei costi generali di stoccaggio. Se questo diventa un problema, un fill rate leggermente più basso potrebbe rivelarsi più conveniente.
Se però scendi troppo, la soddisfazione dei clienti ne risentirà. Procedendo per tentativi ed errori, puoi trovare l'equilibrio più adatto alla tua attività.
Fill rate: domande frequenti
Perché il mio fill rate è basso?
Un fill rate basso può derivare dalla combinazione di molti fattori. Le cause principali sono i problemi di gestione dell'inventario, come l'esaurimento delle scorte. Tuttavia, anche un'elaborazione degli ordini inefficiente a causa di imprecisioni può incidere negativamente sul fill rate. Forse la colpa è delle operazioni di magazzino, per via di una disposizione poco efficiente o di personale insufficiente. Oppure potresti avere fornitori e distributori poco performanti o subire ritardi nelle consegne.
Perché il fill rate è importante?
Il fill rate è un indicatore affidabile per valutare la capacità di un'attività di soddisfare la domanda dei clienti. Un fill rate elevato è associato a una maggiore soddisfazione e fedeltà dei clienti, a ricavi più alti e a una catena di distribuzione più snella.
Come posso migliorare il fill rate?
Per migliorare il fill rate, analizza dove i rapporti con i fornitori, il processo di approvvigionamento o l'efficienza del magazzino risultano carenti. Anche previsioni della domanda più accurate, l'ottimizzazione della gestione dell'inventario e un incremento dell'efficienza operativa in magazzino possono far salire la percentuale del fill rate. L'obiettivo principale è ridurre al minimo esaurimento delle scorte e ordini arretrati.
