사업을 시작한 초창기에는 보통 개인사업자로도 충분하지만, 사업의 규모가 커지고 조직과 네트워크가 복잡해 지면 자연히 다음 단계로의 성장을 고민하게 됩니다. 즉, 법인 전환을 고려하게 되는 것이죠. 그러나 법인을 설립하기 위해서는 개인사업자보다 요구되는 절차가 많습니다.
그중 대표적인 것이 바로 회사의 정관입니다. 상법 제288조에 따르면, 모든 대한민국의 법인은 반드시 정관을 작성해야 하며, 법인 설립 등기 시 필수로 제출해야합니다.
그렇다면 이 '정관'이란 도대체 무엇일까요? 어떤 성격의 문서이며, 왜 작성해야 하는 걸까요? 일명 '회사의 헌법'이라고 불리는 정관에 대해 차근차근 알아보도록 하겠습니다.
법인 정관이 무엇인가요?
법인 회사를 운영할 때 필요한 각종 규칙 및 그것을 기록한 문서를 뜻합니다.
한국민족문화대백과사전에서는 정관을 '회사 또는 법인의 자주적 법규'로, 한국어 위키백과에서는 '법인의 권한, 의무, 책임 등을 정한 규칙'으로 정의하고 있습니다.
이 두 정의에서 공통적으로 강조되는 점은 바로 '법인'이라는 것입니다. 소유자가 곧 경영자인 개인사업자의 경우, 사업자가 각종 법규를 따라 직접 운영 규칙을 정하면 됩니다. 그러나 소유와 경영이 분리된 개념인 법인, 특히 주식회사는 회사에 연관된 여러 이해관계자의 입장이 다르기 때문에, 모두가 동의할 수 있는 공식적인 규칙이 필요합니다. 이러한 규칙이 바로 정관입니다. 쉽게 말해, 회사를 운영하기 위한 매뉴얼이라 할 수 있습니다.
정관은 왜 꼭 작성해야 하나요?
법인 회사를 운영하는 데 기본적인 규칙이 필요하다는 사실은 비교적 쉽게 이해할 수 있습니다. 그렇다면, 이것을 꼭 정식 서면으로 작성해야만 할까요? 구두 합의나 간단한 내부 규칙으로는 충분하지 않은 걸까요?
실제로, 임의적인 합의나 간단하게 작성된 사내 규칙만으로도 회사 운영에 큰 문제가 없을 수는 있습니다. 그러나 문제는, 정식으로 작성된 정관이 없으면 법인 등록 자체가 불가능하다는 점입니다. 우리나라의 상법은 법인 설립 시 정관 작성을 의무화하고 있으며, 서면 형태의 정관을 법인 설립 등기 필수 첨부 서류로 규정하고 있습니다.
법인 정관의 3대 구성 요소
법인 정관의 구성 요소는 크게 다음의 세 종류로 구분됩니다. 중요도는 위쪽이 높고 아래쪽이 상대적으로 낮습니다.
절대적 기재사항
정관에 필수적으로 기재해야 하는 사항으로, 상법 제289조에 그 내용이 명시되어 있습니다. 이러한 사항이 누락될 경우, 법인 설립 등기가 반려될 수 있습니다. 절대적 기재사항에는 다음과 같은 항목이 포함됩니다.
- 사업 목적
- 상호
- 발행할 주식의 총수
- 주식 1주의 액면가
- 본점의 소재지
- 발기인(설립자)의 성명 및 주민등록번호
상대적 기재사항
반드시 정관에 포함돼야 하는 내용은 아니지만, 정관에 기재되어 있어야만 효력을 발휘하는 내용입니다.이는 상법 제290조에 의거하며, 발기인이 이를 남용할 경우 회사 자본의 충실성을 해칠 우려가 있는 항목들입니다. 다음 항목들은 정관에 기재되지 않은 경우에는, 법률상 명시적인 효력이 발생하지 않으며, 상법의 일반 규정에 따라 처리됩니다.
- 임원의 보수·상여·퇴직금
- 이익 배당
- 주식의 양도 제한
- 특정 재산의 인수
- 현물 출자
- 발기인이 받는 특별 이익
임의적 기재사항
사회 질서에 반하지 않는 범위 내에서, 회사가 자율적으로 정한 각종 규정을 정관에 기재할 수 있으며, 이를 임의적 기재사항이라고 합니다. 이는 반드시 포함되어야 하는 내용도 아니고, 정관에 포함되지 않더라도 법률상 효력에는 지장이 없습니다. 그러나 발기인이나 회사의 구성원이 정관에 포함하여 회사의 운영 규율로 삼고자 할 경우, 이를 임의적 기재사항으로 정관에 기재할 수 있습니다. 정관의 많은 조항은 임의적 기재사항에 해당하며, 법적으로 반드시 기재할 의무는 없지만 실무적인 필요성이 높아 많은 회사에서 정관에 포함시키고 있습니다.
- 이사 및 감사의 수
- 이사의 임기
- 영업연도(또는 회계연도 및 사업연도)
- 주주총회의 소집 시기
- 지점의 설치·이전·폐지
표준 정관 양식을 알아 보자
본격적으로 정관을 작성해 볼 까요? 일반적인 정관의 형식은 법령이나 계약서와 유사합니다. 정의해야 할 주요 사항들을 주제별로 5~6개의 장(章)으로 나누고, 각 세부 내용을 제 1조부터 순차적으로 조항 형태로 나열하는 방식으로 구성합니다. 각 조에 하위 내용이 필요할 경우로 항(項), 호(號)로 세분화합니다.
정관을 처음부터 모두 직접 작성할 수도 있지만, 일반적으로는 잘 구성된 표준 정관 양식을 비즈니스 특성의 맞게 수정하여 사용하는 경우가 많습니다. 비즈폼, 예스폼 등 각종 서식을 판매하는 웹사이트에서 유료로 구매할 수 있으며, 법무법인이나 창업·스타트업 컨설팅 회사의 홈페이지에도 정관 서식을 어렵지 않게 찾을 수 있습니다. 또한, 업계 협회나 지원센터의 홈페이지에서는 해당 업종에 특화된 표준 정관 서식을 제공하기도 합니다. 예를 들어, 공연·전시 등 예술 관련 사업을 지원하는 기관인 예술경영지원센터의 홈페이지에서는 예술 분야나 사회적 기업에 적합한 정관 샘플을 제공 중입니다.
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양식을 확보했다면, 이제 실제로 정관을 작성할 차례입니다. 양식에서 제시하는 형식을 따라, 절대적 기재사항을 빠뜨리지 않고 정확히 기재한 뒤, 회사의 개별 사정이나 업종의 특성에 따라 상대적 기재사항과 임의적 기재사항을 선택적으로 추가하거나 제외하면 됩니다. 아래에 소개하는 형식은 현재 많은 회사의 정관에서 채택하고 있는 조항을 중심으로 구성한 것으로, 회사의 특성에 맞춰 새로운 장이나 조항을 추가하거나, 보칙을 별도로 둘 수 있습니다.
1. 총칙
정관의 첫 번째 장으로, 회사의 가장 기본적인 사항으로 구성되는 부분입니다. 이 장에 포함되는 모든 항목은 절대적 기재사항에 해당하므로 빠뜨리지 않고 반드시 기재해야 합니다. 총칙은 일반적으로 다음과 같은 항목으로 구성됩니다.
- 상호: 회사명을 적습니다. 단순히 회사 이름만 적는 것이 아니라, '이 회사의 상호는 ○○○○ 주식회사'라 한다'와 같은 완전한 문장 형식으로 작성해야 합니다.
- 목적: 이 회사가 어떤 목적을 가지고 사업을 영위하는지를 명시하는 항목입니다. 보통 '이 회사는 다음의 사업을 경영함을 목적으로 한다'라는 문장으로 시작한 뒤, 하위 항목에 사업자등록증에 기재된 업종 또는 앞으로 실제 영위하려는 사업 분야를 구체적으로 나열하는 것이 일반적입니다.
- 본점의 소재지: 회사의 본점이 위치한 지역을 기재하는 항목입니다. 원칙적으로는 주소까지 기재할 수 있지만, 이는 의무사항은 아닙니다. 오히려 주소를 지나치게 구체적으로 기재할 경우, 사무실을 이전할 때마다 정관 변경 및 등기 절차가 필요하므로, 대부분의 회사는 이를 피하기 위해 본점 소재지를 최소행정구역 단위로만 기재합니다. 예를 들어, 서울에 소재한 회사라면 '이 회사의 본점은 서울특별시에 둔다'로 기재하며, 이는 '전라북도 전주시', '세종특별자치시', '부산광역시' 등으로 응용할 수 있습니다. 또한, 이 조항에는 임의적 기재사항인 지점 설치에 관한 내용을 함께 포함하기도 합니다.
- 공고방법: 회사의 주요 경영사항을 주주나 이해관계자에게 공시할 때 어떤 매체를 통해 공고할 것인지를 기재합니다. 공고 방식으로는 주요 일간지에 게재하는 신문 공고와 홈페이지에 공고하는 전자 공고가 있습니다. 신문공고의 경우, 주요 일간지 중 하나를 특정하여 정관에 명시하며, 실제 공고 시에는 별도의 계약 없이 해당 신문사에 의뢰할 수 있습니다. 전자 공고는 일반적으로 회사의 공식 홈페이지를 이용하며, 규모가 크지 않은 회사일수록 전자 공고 방식을 선택하는 경우가 많습니다.
2. 주식
제 2장에서는 회사의 주식에 대한 규정을 상세히 기재합니다. 회사의 주식 관련 정책은 회사마다 다를 수 있으나, 일반적으로 다음의 항목들은 대부분의 정관에 공통적으로 포함됩니다.
- 회사가 발행할 주식의 총수: 회사를 운영하는 동안 발행할 수 있는 주식의 총수를 기재하는 항목입니다. 정관의 절대적 기재사항에 해당하며, 보통 주식을 다루는 장에서 가장 먼저 언급됩니다. 회사가 발행할 주식의 총수는 회사 규모, 자금 조달 계획, 성장 목표에 따라 다르게 설정할 수 있으나, 총수가 지나치게 적으면 추후 증자에 제약이 생기기 때문에 여유 있게 기재하는 것이 좋습니다. 최소한 설립 시 발행하는 주식 수의 약 4배 이상이어야 하며, 실무적으로는 10배수 정도로 설정하는 것이 일반적입니다.
- 1주의 금액: 주식 1주의 액면가를 정하는 항목으로, 정관의 절대적 기재사항에 해당합니다. 1주의 금액은 최소 100원 이상이어야 하며, 실무적으로는 자본금 총액을 설립 시 발행하는 주식 수로 나누어 액면가를 정하는 경우가 많습니다.
- 설립 시 발행하는 주식의 총수: 회사를 설립할 때 발행할 주식의 수를 기재하는 항목으로, 절대적 기재사항에 해당합니다. 회사는 정관에 기재된 총 발행 주식의 최소 1/4 이상을 설립 시에 발행해야 합니다. 자본금을 주식 1주의 액면가로 나누면 설립 시 발행할 주식 수를 계산할 수 있습니다.
- 주식 및 주권의 종류: 주식 및 주권의 종류를 구체적으로 명시하는 항목으로, 이는 임의적 기재사항이지만 실제 정관에는 거의 반드시 포함되는 조항입니다. 이 항목에서는 보통주와 우선주의 정의, 기명주식 또는 무기명주식 여부, 그리고 주권의 단위를 명시합니다. 특히 우선주를 발행하는 경우, 우선주의 발행 여부와 최저배당률을 반드시 정관에 기재해야 합니다. 주권의 단위는 통상 일, 십, 백, 천, 만 등 십진법 체계로 표기하며, 총 주식과 회사 사정에 맞춰 자유롭게 설정할 수 있습니다.
- 주식 양도 제한: 양도가 가능한 주식의 양도 방법, 절차 및 조건 등을 명시하는 조항으로, 상대적 기재사항에 해당합니다. 특히 비상장회사의 경우, 주식의 자유로운 양도를 제한하여 지분 구조의 안정성을 확보할 필요가 있기 때문에 이 조항을 정관에 명시하는 경우가 많습니다.
- 명의개서: 다른 주주의 명의로 된 주식을 취득한 사람이 자신의 명의로 변경 등록하는 것을 '명의개서'라고 하며, 그 절차와 방법을 정관에 기재할 수 있습니다. 이는 임의적 기재사항이지만, 실제 대부분의 회사가 주주보호 및 분쟁 방지를 위해 이 조항을 정관에 포함시키고 있습니다.
3. 주주총회
주주총회는 회사의 주주들이 회의 형식으로 모여, 회사의 중요한 사항을 의결하는 절차로,, 주식회사의 최고 의결기관에 해당합니다. 비록 소수의 주주로 구성된 회사라 하더라도 주주총회는 개최해야 하며, 그 방법과 절차 등을 정관에 명시해 두는 것이 일반적입니다. 정관의 주주총회 관련 내용은 대부분 임의적 기재사항이나 몇몇 사항은 상대적 기재사항으로 정관에 기재해야만 효력이 발생합니다. 정관에 기재하는 주주총회 관련 내용은 보통 다음과 같은 항목으로 구성됩니다.
- 소집: 주주총회의 종류와 각 소집 시기에 대해 명시하는 항목입니다. 주주총회는 정기주주총회(이하 "정기주총")와 임시주주총회(이하 "임시주총")이 있으며, 정기주총은 일반적으로 사업년도 말일부터 3개월 이내에 개최하고, 임시주총은 필요에 따라 수시로 소집할 수 있습니다. 1인 법인의 경우는 정기주총만 개최하고 회의를 서면으로 갈음할 수 있습니다.
- 소집통지:주주총회 소집 통지의 방법을 상세히 명시하는 조항으로, 상대적 기재사항에 해당합니다. 주주총회 소집 통지서의 전달 방식, 포함 내용, 전달 일정 등을 규정합니다. 일반적으로는 일시, 장소, 목적이 기재된 문서를 총회 개최일로부터 최소 2주 전까지, 서면이나 전자문서로 주주에게 전달하도록 정합니다. 특히 전자문서 통지는 사전에 주주의 동의를 얻어 정관에 명시해야만 유효한 전달 방식으로 간주됩니다.
- 결의: 주주총회의 의결 정족수 및 의결권 행사 기준을 명시하는 조항으로, 상대적 기재사항에 해당합니다. 가장 일반적인 결의 요건은 발행주식 총수의 4분의1이상 출석에 출석한 주주의 과반수 찬성이지만, 이보다 더 엄격하거나 완화된 조건으로 정할 수도 있으며, 이러한 조건을 원할 경우에는 반드시 정관에 기재해야만 효력을 발휘할 수 있습니다.
- 의결권의 대리행사: 주주가 주주총회에 직접 출석하지 않고 대리인을 통해 의결권을 행사할 수 있도록 허용하는 조항입니다. 이는 임의적 기재사항이지만, 절차적 안정성 확보를 위해 대부분의 회사에서 정관에 포함하고 있는 조항입니다. 또한, 대리행사가 허용되는 경우에는 반드시 위임장 제출 방법 및 요건에 대해서도 명시해야 합니다.
- 의장: 주주총회의 의장을 누구로 할 것인지 정하는 조항입니다. 회사의 규모가 크지 않은 경우에는 대표이사가 의장을 맡는 것이 일반적입니다.
- 의사록: 주주총회의 경과와 결과를 기록한 의사록에 대한 세부 사항을 규정하는 항목입니다. 서명 또는 날인을 해야하는 주체와 의사록의 발행 부수, 비치할 장소 등을 명시합니다. 일반적으로 의장과 총회에 출석한 이사(또는 감사)가 서명 또는 날인하고, 의사록은 회사의 본점 및 지점에 비치하는 것으로 기재합니다.
4. 임원과 이사회
이 장은 회사의 의사 결정과 경영을 책임지는 임원과 이사, 감사에 대한 세부 사항을 규정하는 부분입니다. 일반적으로 다음과 같은 조항들이 포함됩니다.
- 이사와 감사의 인원수: 회사의 이사 및 감사를 몇 명 둘 것인지 명시하는 조항입니다. 원칙적으로는 이사를 3명 이상 두어야 하지만, 상법 제383조 1항 단서에 따라 자본금이 10억원 이하인 소규모 비상장회사는 이사의 수를 1명 또는 2명으로 정할 수 있습니다. 감사는 1명 이상 두는 것이 원칙입니다.
- 선임 방법:이사 및 감사를 선임하는 방법에 대해 명시하는 항목입니다. 일반적으로 주주총회의 결의로 선임하게 됩니다. 다만, 감사의 독립성을 확보하고 대주주의 과도한 영향력을 제한하기 위해, 일정 비율 이상의 주식을 보유한 주주의 의결권을 제한하는 단서 조항을 정관에 포함하는 경우가 많습니다.
- 임기: 이사 및 감사의 임기를 명시하는 항목입니다. 상법에 따라, 일반적으로 이사의 임기는 취임 후 3년, 감사의 임기는 취임 후 3년 이내의 결산기에 관한 정기주총이 종결될 때까지로 정합니니다. 필요에 따라 임기 연장 또는 단축에 관한 단서 조항을 함께 포함할 수 있습니다.
- 대표이사: 대표이사를 선임하는 방법과, 대표이사를 보좌하는 상근이사에 관한 사항을 규정하는 조항입니다. 상법상 원칙에 따르면 이사회에서 그 중 1인을 대표이사로 선임해야 합니다. 다만, 이사회 의결 없이 곧바로 사장을 대표이사로 정하거나, 주주총회에서 직접 대표이사를 선임하는 방식으로도 정관에 기재 가능합니다. 상근이사는 전무이사, 상무이사 등으로, 이들의 선임 방식도 이 조항에서 함께 규정합니다.
- 이사회의 소집 및 결의 요건: 이사회를 소집하는 방법, 회의 소집권자, 소집 통지 방법, 이사회 결의에 필요한 정족수 등을 규정하는 항목입니다. 회사의 규모가 작은 경우에는 실무상 회의 절차를 간소화하기 위해 이사 및 감사 전원이 동의할 경우 소집 절차를 생략할 수 있다는 단서를 포함할 수도 있습니다. 전자이사회, 화상회의 인정 여부 또한 넣을 수 있습니다.
- 보수와 퇴직금: 이사 및 감사의 보수와 퇴직금 지급 방식에 대해 규정하는 조항입니다. 상대적 기재사항에 해당하므로, 정관에 포함해야만 법적 효력이 발생합니다. 보통은 주주총회의 결의에 따라 액수나 지급 여부를 결정하는 것으로 기재합니다.
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5. 회계
이 장에서는 회사의 재무 활동과 결산 절차에 관한 사항을 규정합니다. 정관의 양식에 따라서는 이 장의 명칭을 '회계' 대신 '계산'으로 표기하기도 합니다. 일반적으로는 다음과 같은 조항들이 포함됩니다.
- 사업연도: '영업연도' 또는 '회계연도'로 쓰는 경우도 있습니다. 회사의 손익을 계산하는 시간적 단위입니다. 실무적으로는 1월 1일부터 12월 31일까지로 정하는 회사가 가장 많습니다.
- 재무제표 및 영업보고서:감사의 감사 또는 정기주총에 제출해야 하는 재무 및 영업 관련 서류에 대해 규정하는 조항입니다. 임의적 기재사항에 해당하지만, 실무적으로는 거의 모든 회사의 정관에 포함되는 항목입니다.
- 이익배당:회사의 영업으로 발생한 이익을 배당하는 방법, 시기, 대상 등을 규정하는 조항입니다. 상대적 기재사항에 해당하며, 정관에 명시되어있지 않으면 배당을 실시할 수 없습니다. 일반적으로는 매 결산기 말일 현재 주주명부에 기재된 주주 또는 질권자에게 배당한다는 내용으로 기재합니다.
- 이익금 처분 방식: 회사의 영업으로 발생한 이익 중 비용을 제외하고 남은 잔여이익금을 어떻게 처분할 것인지에 대해 규정하는 조항입니다. 이익준비금, 법정적립금, 임의적립금(또는 별도적립금), 주주배당금, 상여금, 이월이익잉여금, 기타 처분액 등 회사의 사정과 경영 목적에 알맞은 처분 항목을 택하여 정관에 기재합니다.
부칙
정관의 효력에 관련한 사항과, 본칙에서 다루지 않은 보완적인 내용을 규정하는 부분입니다. 부칙 조항은 본문과 별도로 독립된 조항 번호를 사용하여 표기합니다. 일반적으로 다음과 같은 내용이 포함됩니다.
- 최초 사업연도: 일반적인 사업연도는 1월 1일부터 12월 31일까지로 설정하지만, 신설 법인의 경우에는 해당 연도를 그대로 적용할 수 없습니다. 따라서 정관에 최초 사업연도를 명시하여, 설립일부터 해당 연도의 12월 31일까지를 회계기간으로 정하는 것이 일반적입니다.
- 발기인의 성명과 주소: 정관은 원칙적으로 발기인이 작성해야 하며, 작성 후에는 발기인의 인적사항을 명시하고 서명 또는 날인을 해야 효력이 발생합니다. 이 요건은 정관의 절대적 기재사항에 해당하며, 부칙 말미에 발기인의 성명과 주소가 포함되었음을 명시하고, 그 아래에 서명란을 두어 발기인이 직접 성명과 주소를 기재하고 서명 또는 날인하는 방식이 일반적입니다.
정관 작성 시 유의 사항
정관은 회사의 가장 핵심적인 규정을 담고 있는 문서이기므로, 작성 시 각별한 주의와 신중함이 필요합니다. 특히, 다음과 같은 사항은 반드시 염두에 두어야 합니다.
- 문장으로 적을 것: 모든 조항은 단어나 짧은 명사형 문장이 아니라 계약서나 법령과 같이 완결된 서술형 문장으로 작성해야 합니다. 간결하면서도 건조하고 객관적인 문체를 사용하는 것이 원칙입니다.
- 예비적 사업을 목적에 적어둘 것: 사업이 확장되면서 사업자등록증에 기재된 업종을 변경하거나 추가해야 하는 상황이 발생할 수 있습니다. 이때 해당 사업이 정관에 명시된 목적에 포함되어 있지 않다면, 정관 변경 등기를 진행해야 합니다. 이런 번거로움을 줄이기 위해, 초기 정관 작성시 예비적으로 수행할 수 있는 사업까지 포함하는 것이 바람직합니다..
- 지나치게 많은 내용을 적지 않을 것: 회사의 성장, 인수·합병 등과 같이 경영 환경에 명시적인 변화가 발생할 경우, 정관을 변경해야 하는 상황이 생깁니다. 이때, 정관이 지나치게 상세하거나 조항이 과도하게 많은 경우, 정관 검토 및 변경 절차 등 번거로운 일이 생길 수 있습니다. 따라서, 정관에는 회사 운영에 반드시 필요한 핵심 사항만 포함시키는 것이 바람직합니다.
법인 정관 FAQ
개인사업자도 정관이 필요한가요?
아뇨, 굳이 필요하지 않습니다. 소유자가 곧 경영자인 개인사업자는 회사 설립 및 허가 과정에서 정관이 법적으로 요구되지는 않습니다. 다만, 사업자가 자율적으로 각종 법규에 따라 사내 규칙을 제정하는 것은 얼마든지 가능합니다.
정관 작성을 대행하려고 합니다. 어디에 맡겨야 할까요??
정관 작성이 어렵게 느껴진다면, 전문가에게 맡기는 것도 좋은 방법입니다. 실제로 많은 회사가 법인 등록을 위한 정관 작성을 전문가나 전문 업체에 대행시키고 있습니다. 정관 작성을 대행하는 가장 대표적인 전문가는 행정사입니다. 행정사는 행정기관에 제출하는 서류를 폭넓게 대행하는 전문가로, 정관 작성은 물론 법인 설립 등기 신청을 위한 각종 서류 작성까지 대행할 수 있습니다. 또한, 변호사 및 법무법인에서도 정관 작성을 대행할 수 있으므로, 만일 회사의 법률 자문을 맡고 있는 곳이 있다면 굳이 행정사를 따로 찾지 않아도 됩니다.
발기인이 뭔가요?
법적으로는 주식회사 설립 시 정관에 서명 또는 기명날인한 사람을 가리킵니다. 회사 설립에 직접 참여했더라도 정관에 서명하지 않으면 발기인으로 간주되지 않고, 반대로 실제 설립에 참여하지 않았어도 정관에 서명이 있으면 발기인으로 인정됩니다. 그러나 실무적으로는 회사 설립자와 발기인이 동일한 경우가 많으며, 대표이사 및 창립 이사진이 그대로 발기인 명단에 포함되는 경우가 일반적입니다.
