대규모 프로젝트를 시작했는데 동료들이 실행 방법에 대해 서로 다른 의견을 가지고 있는 상황을 겪어본 적이 있나요? 그렇다면 업무 범위의 중요성을 이미 잘 아실 겁니다. 프로젝트에 포함되는 내용과 목표 달성을 위한 단계를 명확히 정의하는 것은 효과적인 프로젝트 관리의 핵심입니다.
본 블로그에서는 업무 범위 정의가 공급업체, 파트너, 또는 직원들과의 협업 방향을 일치시키는 데 도움이 되는 방법을 소개합니다.
업무 범위서란 무엇인가요?
업무 범위를 정의한 문서인 업무 범위서는 프로젝트 수행 방안을 구체적으로 정리한 문서입니다. 잘 작성된 업무 범위서는 모든 이해관계자가 산출물, 제외 항목, 일정 등을 명확히 이해하도록 도와 프로젝트의 진행 방향을 일치시키는 데 기여합니다.
이 문서는 내부용 또는 외부용으로 활용될 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 여러 프로젝트에 필요한 자원을 효율적으로 배분하기 위해 내부용 업무 범위서를 작성하는 경우가 많습니다. 반면, 외부용 업무 범위서는 다른 기업에 업무를 위탁할 때, 업무 파악에 대한 상호 간 이해를 명확히 하는 데 사용됩니다.
업무 범위서 vs 작업 명세서
약어 “SOW”는 “Scope of Work(업무 범위서)”와 “Statement of Work(작업 명세서)” 두 가지 의미로 사용될 수 있지만, 이 두 문서에는 몇 가지 중요한 차이점이 있습니다.
- 작업 명세서는 외부 공급업체가 기업을 위해 수행하기로 합의한 작업과 주요 조건들을 간략히 설명하는 법적 문서입니다.
- 업무 범위서는 법적 문서가 아닌 프로젝트 관리 도구입니다. 내부용 또는 외부용으로 사용될 수 있으며, 일반적으로 프로젝트와 관련된 목표, 마일스톤, 일정에 대해 더 자세한 정보를 제공합니다.
업무 범위서의 구성 요소
업무 범위서는 기업마다, 혹은 프로젝트마다 형태가 조금씩 다를 수 있지만, 대부분 다음과 같은 핵심 요소를 포함합니다.
일정
일정이 없으면 프로젝트가 끝없이 지연될 수 있습니다. 현실적인 프로젝트 일정은 초기 단계에서 기대치를 명확히 설정해, 이후 발생할 수 있는 오해나 실망을 방지하는 데 도움이 됩니다.
산출물
산출물은 목표 달성 정도를 보여주는 측정 가능하고 구체적인 결과물입니다. 예를 들어, 브랜드 에이전시를 고용해 브랜드 정체성을 구축하는 경우, 합의된 산출물에는 사용자 지정 폰트, 웹사이트 디자인, 패키지 디자인, 브랜드 가이드라인 등이 포함될 수 있습니다.
제외 사항
업무 범위서에는 프로젝트와 관련은 있지만 합의된 범위에는 포함되지 않는 작업이나 사항도 명시해야 합니다. 예를 들어, 웹사이트 리디자인 프로젝트에서 제품 사진이 중요한 역할을 하더라도, 외부 브랜딩 에이전시의 업무 범위에는 포함되지 않을 수 있습니다.
이러한 제외 항목은 프로젝트의 기대치를 명확히 설정하고, 프로젝트의 범위가 원래의 목표를 벗어나서 점진적으로 확장되는 현상인 스코프 크리프(Scope Creep)을 방지합니다.
마일스톤
마일스톤은 산출물을 더 작은 단위로 나눈 것으로, 일반적으로 기한이 설정된 프로젝트 작업 단계로 구성됩니다. 이해를 돕기 위해 여러분이 외부 업체에 패키지 디자인을 의뢰했다고 생각해 보세요. 이 과정을 마일스톤 단위로 세분화할 수 있습니다. 먼저 여러분이 업무를 위탁한 에이전시가 다양한 디자인 콘셉트를 제시하는 착수 미팅을 진행하고, 이후 초기 디자인을 제출하며, 디자인 승인을 거쳐 최종 디자인을 여러분에게 전달하는 순서로 진행될 수 있습니다.
최종 산출물은 패키지 디자인이지만, 이러한 마일스톤은 중간 산출물 역할을 하며 프로젝트가 일정에 맞춰 진행되도록 돕습니다. 단순히 “마감일까지 디자인을 완성해 주세요”라고만 지시할 경우, 내부 피드백을 거칠 시간이 부족해 기한을 놓칠 위험이 있습니다.
업무 범위서 작성 팁
업무 범위서를 작성할 때 어려운 점은 간결하면서도 구체적이어야 한다는 것입니다. 다음은 업무 범위서 작성에 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.
구체적으로 작성하세요
업무 범위서에서 가능한 한 구체적으로 작성하면 향후 오해를 방지할 수 있습니다. 기대하는 바를 명확히 문서화하여 오해를 방지하세요. 함께 일하는 사람이나 기업이 이미 알고 있을 것이라 가정하지 말고, 구두로 논의한 내용이라고 할지라도 반드시 문서로 남기는 것이 좋습니다.
예를 들어, “화장실 청소”라는 내용은 어떤 사람에게는 간단한 정리 정돈을, 또 다른 어떤 사람에게는 완전한 위생 관리 수준의 청소를 의미할 수 있습니다.
템플릿을 활용하세요
업무 범위를 어떻게 정의해야 할지 막막하다면, 무료 업무 범위서 템플릿을 활용해 보세요. 템플릿은 생각을 구조화하고 필수 요소를 빠짐없이 포함하도록 도와줍니다. 또한 디자인에 신경 쓸 필요도 없습니다.
피드백을 받으세요
업무 범위서 작성은 협업적인 과정이어야 합니다. 초안을 완성한 후에는 프로젝트와 직접 관련이 없는 동료나 친구에게 검토를 요청하세요. 애매한 부분이 있는지 확인하고, 모든 이해관계자가 자신의 업무 범위를 명확히 알 수 있도록 해야 합니다. 업무 범위서가 여러 방향으로 해석될 여지를 남겨서는 안 됩니다.
업무 범위 정의 FAQ
업무 범위서는 어떻게 작성하나요?
업무 범위서를 작성하는 가장 쉬운 방법은 필요한 모든 요소가 정리된 업무 범위서 템플릿을 활용하는 것입니다. 프로젝트의 목표나 산출물부터 시작해, 이를 달성하기 위한 단계를 역순으로 정리하면 효과적입니다.
업무 범위서는 언제 사용하나요?
업무 범위서는 특정 프로젝트와 관련된 작업, 산출물, 일정을 명확히 정의할 때 사용합니다. 이를 통해 프로젝트 팀 내부 또는 외부 협력업체가 올바른 방향으로 협업할 수 있도록 합니다.
업무 범위서의 구성 요소는 무엇인가요?
업무 범위서에는 프로젝트와 관련된 산출물, 이를 달성하기 위한 기본 단계, 프로젝트 일정 또는 타임라인, 주요 마일스톤, 그리고 프로젝트 관리자 정보 등이 포함됩니다.
