在国际购物的环境中,当顾客购买商品或退货时,销售收据可以作为购买的凭证,并有利于准确记录库存。在报税时,商业支出收据则记录了所申报的费用。
无论是哪种类型的收据,在维护准确记录和跟踪业务方面都发挥着十分重要的作用。
本文是关于收据的所有信息,其中包括了在商店中进行收据创建的流程。
什么是收据?
收据是商业交易的纸质或电子记录,也被称为购买凭证。收据证明顾客已支付商品或服务的费用,显示费用金额,并确认商家已交付产品,还可能有其他收据细节,如交易的日期和时间以及支付方式。
在美国,虽然联邦法律并不要求商家向顾客提供商品或服务的收据,但有的州可能要求商家记录每笔销售中所收取的地方税款。
收据的重要性
零售收据作为交易记录,帮助商家了解业务的销售量。所选择的销售点(POS)系统将决定你是否能够向顾客提供纸质和电子收据。
收据的重要性体现在多个方面:
- 退货和换货。收据使得退货或换货变得更加简单。如果购买产品的顾客想要退货退款,却因为没有收据被拒绝,商家可能就会失去这位顾客。许多积极的购物体验都依赖于这一基本的做法和程序。
- 销售跟踪。收据跟踪顾客最常购买的产品或服务。商家可以利用这些数据来调整产品线,从而更好地满足目标市场的需求。
- 购物篮大小。购物篮大小是指销售的特定产品的数量。商家可以根据这些数据来评估哪些产品产生了最多的收入,然后在市场营销活动中加大对那些产品的投入力度。
- 记账。收据可以用来记录商业销售和收入,对损益表的编制很有用。
- 商业税务。如果税务局要审计业务,就会希望查看交易收据。发给顾客的收据副本证明了业务在何时赚取了多少收入。收据还记录了顾客在交易中支付的销售税,因为除了五个美国州(阿拉斯加、特拉华州、蒙大拿州、新罕布什尔州和俄勒冈州)外,其他州都有地方销售税。收据应单独列出顾客所支付的税款。
收据模板应包含哪些内容
在标准销售收据模板中,应该具备以下信息:
- 公司信息。公司名称、地址、电话号码和电子邮件地址等联系信息。
- 购买信息。购买信息应描述产品或服务的内容、相关的库存单位(SKU)以及购买的数量。
- 支付信息。收据应列出价格总额、购买应付金额和顾客的支付方式。
- 购买日期信息。包括购买日期、时间,有时还包括收银员的姓名(或员工编号)。
- 收据编号。收据编号是每次购买行为的唯一标识符。有些商家希望他们的收据编号在一定的时间范围内(如一个工作日或一周)是连续的。
- 恰当的文字。任何收据上都应清晰印有“收据(Receipt)”字样,以避免与其他类型的销售文件(如提单或发票)混淆。定制收据的底部也可以包含商家的退货政策。
商家必须截断信用卡信息,确保收据上不显示完整的信用卡号码。信用卡和借记卡的到期日期也必须隐藏。这些顾客信息是敏感的,必须小心处理,防止网络欺诈。
在美国,不同的州可能会有不同的法规和条款,包括每笔销售中销售税的呈现方式。商家要检查业务所在州的税率和商品免税规则,了解它们对你业务的影响。
如何创建电子收据
电子收据是通过电子邮件或短信发送的购买凭证。零售商使用电子收据,因为它们比纸质收据更方便(纸质收据常常会丢失)。电子收据能让商家收集顾客数据(电子邮件或手机号码),用于未来的再营销。
1. 选择电子收据模板
无论使用免费的在线收据生成器还是自己制作模板,将商业信息添加到已有的模板中可以节省时间。
免费的收据生成器是一种简单且经济高效的方式,可以快速轻松地发放收据。此外,如果你有很多SKU,业可以节省时间。使用Microsoft Word、Microsoft Excel和Canva可画等软件可以免费获取自定义的现金收据模板。
或者,如果你是Shopify商家,可以在Shopify管理后台的“销售渠道(Sales channels)”选项卡下选择“销售点(Point of sale)”,进行电子收据模板的自定义。点击“收据自定义(Receipt customization)”,使用设计功能添加自己的徽标、修改标题并添加额外的订单信息。

2. 添加销售信息
在销售时,向收据中添加可变化的细节,如应付总额、销售的商品数量、SKU和信用卡或借记卡信息。为了方便记录,最好包括收据编号,有助于跟踪销售。Shopify POS可以自动添加这些信息。
3. 将收据提供给顾客
商家必须向顾客提供电子收据的副本,除非顾客拒绝。最好的方法是通过电子邮件或短信发送电子收据,Shopify商家可以直接通过Shopify POS系统完成。
💡小贴士:电子收据可以让商家在结账时轻松地获取顾客的电子邮件。Shopify可以将这些数据与Shop Pay账户匹配,让商家获取更多的顾客信息,从而在多个渠道上提供一致且个性化的体验。
珠宝品牌Little Words Project利用Shopify POS的这一功能,让店内电子邮件获取率平均提升超过20%。它还在其所有门店中,将带有客户电子邮件地址的 POS 订单比例以及营销订阅率提高了33%
“在结账时获取电子邮件的方式,让我们看到了很长一段时间以来最高的电子邮件获取率,”商店主管马丁·霍根(Martin Hogan)说。“我们现在能够在顾客数据以及线下和线上购物之间建立联系。借助Shopify,我们终于可以创建一个真正流畅和个性化的全渠道体验。”

如何制作纸质收据
更喜欢发放纸质收据?每个POS设备在创建收据时的方法可能略有不同,但基本步骤是相似的。下文将以Shopify POS应用程序为例,说明在实体店创建纸质收据的步骤。
1. 选择收据打印机
创建收据的第一步是找到与你的POS兼容的打印机。主要有三种打印方式可供选择:
- 普通纸和墨水
- 复写纸和压力
- 热敏纸和热量
POS供应商通常会提供与结账系统兼容的打印机,而自己寻找兼容的打印机可能会非常麻烦。例如,Shopify POS硬件商店立就提供了各种具有不同连接选项的打印机,可以无缝集成到Shopify POS中。
2. 将打印机与POS配对
Shopify POS可以让Shopify会员无缝创建自定义打印收据。客户购买后,商家可以通过短信或电子邮件发送收据。
首先,将打印机接上电源。根据所选择的打印机类型,可以通过局域网、Wi-Fi或蓝牙将其连接到POS。
连接后:
- 在Shopify POS应用中,转到“主页(Home)”,然后选择“设置(Settings)”
- 选择“管理连接的硬件(Manage Connected Hardware)”
- 从选项中选择“收据打印机(Receipt printer)”
- 点击屏幕提示连接硬件
- 点击“测试收据(Test Receipt)”,验证打印机和POS是否成功配对
- 点击“完成(Done)”,然后就可以在收据打印机下看到你的打印机。

3. 创建顾客订单
登录Shopify POS后,就可以看到主页屏幕。该布局称为智能网格—一个控制面板,不需要过多点击就能完成常见的POS任务。
将产品添加到顾客的订单有多种方法:
- 使用顶部的搜索栏按名称搜索。
- 点击底部的产品,选择已添加到系统中的产品列表。
- 使用集成的条形码扫描仪。
添加完顾客订单中的所有商品后,点击“结账(Checkout)”。选择支付方式,并按照提示完成销售。
💡小贴士:由于Shopify自动统一了POS和电商系统,因此,无需浪费时间将数据(包括产品名称、价格、折扣和税费)导入POS系统。所有操作都是自动进行的,任何调整都会实时更新。
4. 生成收据
销售完成后,就会在ShopifyPOS设备上看到“支付成功(Payment successful)”的屏幕提示。在这里,你可以选择打印、发送短信、电子邮件或向顾客提供礼品收据。
如果店内顾客想要电子收据,这是一个收集他们电子邮件或电话号码的好机会。Shopify将使用这些一手数据创建统一的顾客档案,并将未来会搜集到的信息存储在每位顾客独特的档案中,包括忠诚积分、下的订单或打开的电子邮件。
Shopify POS还可以自动打印纸质收据。这样,在繁忙的商店业务中,你无需在每次销售后选择收据选项。首先,确保你的打印机已打开并连接到Shopify POS,然后在Shopify POS应用中:
- 转到“主页(Home)”
- 选择“设置(Settings)”和“打印收据(Printed receipts)”
- 激活“自动打印收据(Automatically print receipts)”

使用Shopify POS自动创建收据
作为零售商,强烈建议你保留所有收据的副本。没有它们,你将无法准确记录业务的利润和损失。如果税务局对你的业务进行调查,你的收据可以显示你销售了什么,以及何时销售。
收据创建流程不再是一个手动过程,不会增加客户结账的时间。从创建收据到用电子邮件发送,或者打印纸质收据,Shopify POS可以将这一切自动化。
创建收据常见问题
可以自己创建收据吗?
像Microsoft Word、Microsoft Excel和Canva这样的软件提供了免费的收据模板,没有POS系统的小型企业可以使用这些免费模版。Shopify商家的网站和POS系统可以自动发送收据。
如何撰写收据?
- 创建收据模板
- 将文档标记为付款收据
- 添加顾客购买的产品
- 将顾客的支付细节模糊化
- 将收据发给顾客
如何制作简单的付款收据?
- 添加公司的名称和联系信息
- 记录交易日期
- 详细说明所售产品
- 写下使用的支付方式
- 添加收据编号
- 将其发送给顾客
收据上需要显示哪些内容?
收据应包括:
- “收据”字样
- 购买的日期和时间
- 商业信息,包括税务信息
- 购买的产品或服务
- 购买方式(如在店内或线上)
- 支付方式
- 收据编号
哪个应用程序可以创建收据?
Shopify可以为每个顾客订单自动生成收据。或者,你可以使用在线收据生成应用程序,如Orderly Print、Sufio或Invoice Hero。