No Brasil, 64% das violações de políticas de dados em aplicativos de IA generativa no Brasil envolvem dados protegidos pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), como registros financeiros e de saúde.
As regras de privacidade afetam praticamente todos os setores de uma empresa, principalmente quando o assunto é lidar com dados sensíveis. As diretrizes de confidencialidade abrangem de e-mails de marketing a informações de funcionários, uso de inteligência artificial (IA) e até riscos relacionados a fornecedores.
Se você não tem um sistema central de coleta de dados, pode acabar dependendo de planilhas, e-mails espalhados e ferramentas que não conversam entre si. Isso pode ser arriscado, pois erros podem resultar em multas pesadas ou violações de privacidade, o que acaba afastando os clientes.
Um software de gestão de privacidade bastante confiável é a OneTrust. A plataforma simplifica a privacidade, o risco e a governança de dados, reunindo tudo em um só lugar.
Ela pode ajudar a garantir que a privacidade e a segurança façam parte das suas operações diárias em vez de serem acrescentadas depois. Saiba mais sobre essa empresa e descubra se ela pode ser a escolha certa para o seu próprio negócio.
O que é a OneTrust
Fundada em 2016 pelo CEO Kabir Barday e com sede em Atlanta, a OneTrust é uma empresa global de software com uma plataforma líder em proteção de dados, governança e conformidade regulatória.
As ferramentas ajudam a alinhar as práticas de dados a leis internacionais como a Regulamentação Geral de Proteção de Dados da União Europeia (GDPR), a Lei de Privacidade para Consumidores da Califórnia (CCPA), a Lei de Portabilidade e Segurança de Seguros de Saúde dos EUA (HIPAA) e o Lei de Inteligência Artificial da União Europeia (ou EU AI Act), garantindo a conformidade e gerando confiança com as partes interessadas.
A solução da OneTrust para unificar a conformidade de dados é uma plataforma dividida em quatro “nuvens”, em que cada uma corresponde a responsabilidades distintas. As empresas podem escolher entre o conjunto de opções a seguir.
Privacidade e governança de dados
Essa nuvem cuida da gestão de consentimento e preferências, que é um ponto de partida comum para muitas empresas, permitindo que as pessoas aceitem ou recusem e-mails ou rastreamento digital.
Ela também gerencia os banners de consentimento de cookies, os registros que comprovam que as escolhas dos usuários foram respeitadas e as solicitações relacionadas a direitos sobre dados, como pedir que uma empresa compartilhe ou exclua dados pessoais.
Quando essa etapa for implantada, fica mais fácil expandir para outras áreas, como governança de dados, segurança ou relatórios ambientais, sociais e de governança (ESG), já que todas as ferramentas foram criadas para funcionar em conjunto.
GRC e garantia de segurança
Essa nuvem foca em governança, risco e conformidade (GRC). Ela ajuda você a acompanhar avaliações de segurança, manter registros de riscos e organizar a documentação de auditoria (tudo em um sistema centralizado).
Ética e conformidade
Essa nuvem tem mais a ver com pessoas do que com dados. Ela oferece suporte a treinamentos de funcionários sobre práticas éticas e disponibiliza canais seguros para relatar má conduta ou informar preocupações internas.
ESG e sustentabilidade
Essa última nuvem acompanha o impacto ambiental e social. Use-a para monitorar métricas como emissões de carbono e para gerar relatórios destinados a partes interessadas, investidores ou órgãos reguladores.
A OneTrust se conecta diretamente a outras ferramentas de negócios que você talvez já use (como o Salesforce Sales Cloud e o HubSpot) por meio de integrações prontas e interfaces de programação de aplicativos (APIs). Assim, os dados de consentimento e preferências fluem automaticamente entre os seus sistemas.
Quando alguém clica em “Cancelar inscrição”, a mudança é registrada e sincronizada em todos os lugares importantes (listas de e-mail, programas de fidelidade ou roteiros de call center), mantendo todos os seus canais alinhados e em conformidade.
Os principais recursos da OneTrust
Você pode começar pelos recursos que atendem às suas necessidades mais urgentes (como gestão de consentimento ou acompanhamento de fornecedores) e expandir conforme suas operações crescem ou as regras mudam.
A seguir, veja os principais recursos da OneTrust para considerar à medida que suas necessidades de privacidade, segurança ou governança de IA evoluem.
Consentimento e preferências
Quando você administra uma loja online, precisa acompanhar as preferências dos seus clientes, como se eles desejam receber e-mails promocionais ou atualizações de envio por SMS.
As ferramentas de gestão de consentimento da OneTrust cuidam disso para você, gerando e exibindo painéis de preferências fáceis de usar. Neles, os clientes podem escolher se querem receber e-mails, mensagens de texto ou outros tipos de comunicação, e atualizar as próprias escolhas.
A plataforma mantém um registro de cada escolha, armazenando-o de forma centralizada e sincronizando-o com os sistemas conectados. Não é preciso criar pop-ups, formulários ou lógica de backend manualmente para coletar consentimento.
Por exemplo, uma boutique de roupas pode pedir aos clientes que marquem diferentes caixas de seleção para receber conteúdo promocional com dicas de estilo, alertas de promoções sazonais e convites para pop-ups locais. A OneTrust registra cada escolha para que as mensagens cheguem apenas para quem as solicitou.
Quando você veicular anúncios, a OneTrust conectará os dados de consentimento diretamente às plataformas de anúncios para que as campanhas se ajustem de acordo com as preferências de cada visitante. Se alguém recusa o rastreamento, os anúncios personalizados são bloqueados. Se consente, os anúncios sob medida são exibidos.
Gestão de terceiros
Donos de pequenos negócios costumam trabalhar com diversos fornecedores (processadores de pagamento, plataformas de marketing, serviços de envio) e cada um deles lida com dados de clientes.
É aí que entra a descoberta de dados: a OneTrust pode escanear automaticamente os sistemas conectados para identificar onde as informações dos clientes estão armazenadas, criando um inventário único para que você possa responder solicitações e verificações de conformidade rapidamente.
A OneTrust mantém registros das práticas de privacidade e segurança dos seus parceiros em relação aos dados dos clientes, auxiliando na gestão de incidentes ao alertar você quando algo está errado.
Por exemplo, se você tem uma loja de joias artesanais e precisa garantir que seu provedor de e-mail marketing atende aos requisitos da LGPD, a OneTrust acompanha as certificações de conformidade dos fornecedores e aponta lacunas para que você saiba que os dados dos seus clientes estão sendo tratados corretamente.
Se você tem um negócio de torrefação de café que faz envios para todo o país, a OneTrust registra a maneira como os parceiros de fulfillment criptografam endereços e detalhes de pagamento, ajudando a garantir que as informações sensíveis permaneçam protegidas em cada etapa.
Governança de IA
A IA está em todo lugar, inclusive no e-commerce e em negócios de serviços, influenciando a gestão da privacidade de dados.
Os recursos de governança de IA da OneTrust monitoram como as ferramentas de inteligência artificial usam seus dados e as comparam a leis como a “EU AI Act” ao mesmo tempo em que mitigam riscos.
Imagine que você tem uma loja de artigos de decoração e usa a IA para escrever textos de anúncios. Com a OneTrust, você poderia registrar as fontes das quais sua ferramenta de IA tem permissão para extrair informações, como descrições de produtos e imagens aprovadas. Assim, você tem a documentação pronta caso surjam dúvidas sobre direitos autorais ou conformidade.
Outro exemplo é um estúdio de ginástica que pode usar um software de agendamento com IA, mas sem que as anotações de saúde alimentem o modelo. A OneTrust pode documentar quais dados a ferramenta de IA não acessa. Ela pode ajudar você a comprovar a conformidade com leis de privacidade de dados de saúde, como a HIPAA, e reduzir o risco de uso indevido acidental de dados.
Se você está desenvolvendo sua própria ferramenta de IA (por exemplo, um chatbot para responder as perguntas frequentes da loja), a OneTrust pode acompanhar em qual conjunto de dados ele foi treinado, quais permissões você tem e as verificações de risco feitas antes do lançamento. Se órgãos reguladores ou clientes perguntarem como seu chatbot de IA foi desenvolvido e o que ele sabe, você terá um registro evidente e auditável.
Automação de privacidade
Gerenciar a privacidade de dados manualmente, como correr atrás de solicitações de clientes, atualizar planilhas e conferir os registros de conformidade de cada fornecedor, consome muito tempo. Uma avaliação de riscos completa pode simplificar o processo.
A OneTrust automatiza tarefas manuais como solicitações de exclusão, sinalização de dados sensíveis e regras de retenção para que você possa focar na gestão do seu negócio.
A OneTrust poderia lidar com solicitações de direito de acesso por meio de automação para uma escola de culinária local, enviando aos alunos as informações armazenadas sem tirar a atenção da equipe de outras tarefas. Uma boutique online poderia configurá-lo para excluir automaticamente os dados de pagamento após 30 dias, reduzindo o risco de violações.
Para lojas em rápido crescimento, automatizar os fluxos de trabalho de privacidade também significa menos atrasos quando um cliente pede que seus dados sejam removidos, mesmo durante uma semana de vendas movimentada.
Risco e conformidade tecnológica
A GRC & Security Assurance Cloud trata de segurança e risco. Ela reúne gestão de políticas, avaliações de risco e preparação para auditorias em um só lugar, dando às pequenas equipes um único painel em vez de fazer malabarismo com várias planilhas ou aplicativos.
Em vez de depender de arquivos espalhados, um negócio de varejo poderia usá-la para documentar que seu processador de pagamentos está em conformidade com o Padrão de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento (PCI DSS) antes de lançar uma grande promoção.
O dono de uma loja de e-commerce que está testando um novo aplicativo de estoque poderia realizar verificações de risco de privacidade de dados pelo mesmo painel. Ele poderia registrar os resultados e sinalizar problemas antes de o aplicativo entrar no ar.
Em ambos os casos, a OneTrust oferece a estrutura para capturar evidências, acompanhar correções e manter um registro auditável em um só lugar.
Como essas verificações podem extrair dados de verificadores de vulnerabilidade, registros de fornecedores e sistemas de tickets, você consegue ver vulnerabilidades de aplicativos, problemas com fornecedores e status de conformidade tudo de uma vez. Pode facilitar a priorização das correções.
Governança do uso de dados
A governança de dados inclui saber onde estão as informações dos seus clientes, quem pode acessá-las e para que são usadas, permitindo que você acompanhe o progresso da conformidade. A OneTrust automatiza boa parte disso, marcando os dados e gerenciando os consentimentos dos usuários enquanto aplica suas regras automaticamente.
Um negócio de produtos para animais de estimação pode permitir que a equipe de marketing veja históricos de compra para programas de fidelidade, mas impedir a exportação dos dados. Um fotógrafo de casamentos poderia dar aos editores acesso às fotos, mas manter trancadas as anotações pessoais sobre os clientes.
Se você usa IA, poderia marcar certos conjuntos de dados como seguros para treinamento e sinalizar outros como proibidos. Isso garante o uso responsável e evita problemas de conformidade mais adiante.
Vantagens e desvantagens de usar a OneTrust
A OneTrust combina ferramentas de privacidade, registros de risco, supervisão de IA e acompanhamento de consentimento para gerenciar todo o seu acervo de dados.
Ela também funciona com os aplicativos e sistemas que você talvez já use. Mude uma configuração em um único lugar (como a preferência de e-mail de um comprador) e ele atualiza automaticamente sua lista de e-mails, sua ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e a segmentação de anúncios sem que você precise ir atrás disso.
Mas nem todo negócio precisa do conjunto completo de ferramentas. Os preços da OneTrust variam conforme o tamanho da empresa e os recursos escolhidos, geralmente exigindo uma assinatura. O custo pode ser difícil de justificar se você usa apenas algumas funções.
Se o seu único objetivo é permitir que os clientes ajustem suas preferências, talvez você não precise ou use o restante dos recursos. Leve em conta também o tempo de treinamento para você e sua equipe, caso não pretenda usar todos os recursos.
Perguntas frequentes sobre a OneTrust
Para que serve a OneTrust?
A OneTrust é uma plataforma que as empresas usam para manter o trabalho de privacidade e conformidade em um só lugar. Pode significar registrar consentimentos de clientes, acompanhar como os fornecedores lidam com dados ou confirmar que as políticas da empresa estão de acordo com as leis das regiões onde você atua.
A OneTrust é uma empresa confiável?
Sim. É uma fornecedora de software de privacidade e conformidade amplamente utilizada, em quem 75 das 100 empresas da lista Fortune 100 confiam, e que possui certificações de segurança como a ISO 27001 (gestão de segurança da informação) e a HITRUST (proteção de dados na área da saúde).
Quais sites usam a OneTrust?
Muitas marcas conhecidas administram partes dos próprios programas de conformidade e privacidade na OneTrust, incluindo Microsoft e Pfizer. A PUMA começou com o consentimento de cookies e depois expandiu para a supervisão de riscos de fornecedores e relatórios no Power BI, e a Samsung usa a OneTrust para gerenciar programas de privacidade em escala global.
