Pravidla ochrany soukromí se dotýkají téměř každé části firmy. Platí to obzvláště při nakládání s citlivými údaji. Zásady důvěrnosti pokrývají naprosto vše od e-mail marketing kampaní přes informace o zaměstnancích a využívané AI nástroje až po rizika spojená s dodavateli. Pokud nemáte centrální systém pro zákaznická data a jejich bezpečný sběr, snadno se ocitnete v situaci, kdy spoléháte na nepřehledné tabulky a roztroušené aplikace, které spolu vůbec nekomunikují. Tento postup je extrémně riskantní. Případné chyby totiž mohou vést k vysokým pokutám nebo fatálnímu úniku informací, což nakupující spolehlivě odradí.
Jedním z nejlepších řešení na trhu je právě OneTrust software. Jeho platforma výrazně zjednodušuje ochranu soukromí a řízení rizik tím, že vše soustředí na jedno přehledné místo. Pomůže vám zajistit, aby se bezpečnost stala pevnou součástí vašeho každodenního provozu a nebyla jen něčím, co ve firmě řešíte až dodatečně. Zjistěte více o funkcích této společnosti a posuďte, zda se tento systém hodí i pro vaše online podnikání.
Co je OneTrust
Společnost OneTrust založil v roce 2016 Kabir Barday. Dnes jde o globální softwarovou firmu s přední platformou pro ochranu dat a jejich bezpečnou správu. Její specializovaný OneTrust software pomáhá uvést firemní procesy do souladu s evropskými zákony, jako je GDPR, nebo připravovaným nařízením EU o umělé inteligenci (EU AI Act). Tím zajišťuje bezpečnost a buduje tolik potřebnou důvěru u vašich zákazníků.
Řešení pro sjednocení správy dat tvoří komplexní platforma rozdělená do čtyř hlavních oblastí. Samotné e-commerce společnosti si z této nabídky mohou jednoduše vybrat přesně to, co aktuálně potřebují:
Ochrana soukromí a správa dat
Tento modul slouží ke správě souhlasů a pro mnoho e-shopů představuje naprosto ideální vstupní bod. Umožňuje uživatelům potvrdit odběr newsletterů či sledování analytiky nebo tyto možnosti naopak smazat a odmítnout. Spravuje také klasické cookies lišty a pečlivě uchovává záznamy prokazující dodržení vůle návštěvníků. Řeší navíc i složitější žádosti týkající se práv k údajům. Zákazník vás může například snadno požádat o kompletní vymazání svých osobních údajů podle pravidel GDPR. Jakmile tento základní krok zavedete, snadno platformu rozšíříte i do dalších oblastí. Všechny nástroje totiž bezproblémově fungují v jednom propojeném ekosystému.
GRC a zajištění bezpečnosti
Tato část se zaměřuje na kompletní řízení rizik a takzvanou compliance. Pomáhá vám detailně sledovat bezpečnostní hodnocení, vést přesnou evidenci digitálních hrozeb a organizovat veškerou auditní dokumentaci na jednom centrálním místě.
Etika a compliance
Tento modul se primárně věnuje lidem. Účinně podporuje firemní školení zaměstnanců o etických postupech a poskytuje zcela zabezpečené kanály pro nahlašování pochybení nebo včasné upozorňování na závažné interní problémy.
ESG a udržitelnost
Poslední sekce pečlivě sleduje environmentální a společenský dopad vaší firmy. Využijete ji k monitorování ukazatelů, jako jsou emise uhlíku, a k tvorbě přehledných reportů pro investory nebo lokální regulační úřady. Pokud navíc vyrábíte či prodáváte udržitelné a ekologické produkty, tento cloud vám výrazně usnadní transparentní komunikaci s vaším publikem.
OneTrust se prostřednictvím připravených integrací a web API přímo propojuje s dalšími podnikovými nástroji. Může jít o CRM systémy nebo e-mailové platformy. Informace o souhlasech a preferencích tak automaticky proudí napříč všemi vašimi programy. Když někdo klikne na tlačítko pro odhlášení, změna se okamžitě zaznamená a synchronizuje všude, kde je to potřeba. Propíše se přímo do e-mailových seznamů, do vašeho modulu věrnostního programu nebo do podkladů pro zákaznickou linku. Všechny vaše komunikační kanály tak zůstávají v naprostém pořádku a nehrozí vám zbytečné právní postihy.
Klíčové funkce OneTrust softwaru
- Souhlasy a preference
- Správa třetích stran
- Řízení AI
- Automatizace ochrany soukromí
- Technologická rizika a compliance
- Správa využívání dat
Můžete začít s funkcemi, které řeší vaše nejnaléhavější potřeby, například se správou souhlasů nebo sledováním dodavatelů, a postupně je rozšiřovat, jak roste vaše podnikání nebo jak se mění předpisy. Zde jsou klíčové funkce OneTrust softwaru, které stojí za zvážení, jak se vaše potřeby v oblasti ochrany soukromí, bezpečnosti nebo řízení AI vyvíjejí.
Souhlasy a preference
Když řešíte, jak založit internetový obchod, a reálně ho provozujete, potřebujete sledovat preference svých zákazníků. Jde například o to, zda si přejí dostávat propagační e-maily nebo SMS s informacemi o doručení. Nástroje pro správu souhlasů to za vás spolehlivě vyřeší. Vytvářejí a zobrazují snadno použitelné panely preferencí. V nich si lidé sami zvolí svůj preferovaný obsah. Mohou dostávat e-maily, textové zprávy nebo jiná sdělení a průběžně aktualizovat své volby.
Platforma vede přesný záznam o každé volbě. Ukládá ho centrálně a rovnou ho synchronizuje s vašimi propojenými systémy. Odpadá tak zdlouhavá potřeba ručně vytvářet vyskakovací okna, formuláře nebo backendovou logiku pro sběr souhlasů.
Jako příklad může posloužit butik s oblečením. Ten požádá zákazníky o zaškrtnutí různých políček podle toho, co je zajímá. Vyberou si propagační obsah s tipy na styl, upozorněními na sezónní výprodeje nebo pozvánkami na lokální akce. Systém každou volbu zaznamená. Zprávy tak putují pouze k lidem, kteří o ně skutečně požádali.
Když spouštíte propagaci, aplikace propojí data o souhlasech přímo s reklamními sítěmi. Kampaně se tak ihned přizpůsobují preferencím každého návštěvníka. Pokud někdo sledování odmítne, personalizovaná reklama na Facebooku se automaticky zablokuje. Pokud souhlasí, spustí se inzerce na míru.
Správa třetích stran
Majitelé malých firem často spolupracují s řadou dodavatelů. Jde o provozovatele platebních bran, marketingové nástroje nebo přepravní služby. Každý z partnerů přitom pracuje se zákaznickými údaji. Právě zde přichází na řadu chytré objevování dat. Aplikace dokáže automaticky prohledat propojené systémy a zjistit, kde všude jsou informace uloženy. Vytvoří tak jednotný přehled. Díky němu rychle zareagujete na žádosti klientů i na případné kontroly.
Systém vede záznamy o tom, jak partneři chrání soukromí a bezpečnost nakupujících. Pomáhá se zvládáním incidentů tím, že vás včas upozorní na jakékoli nesrovnalosti. Pokud například potřebujete mít naprostou jistotu, že váš poskytovatel e-mailingu splňuje požadavky GDPR, platforma detailně sleduje platné certifikace dodavatelů a upozorňuje na případné mezery. Vždy tak víte, že se s daty vašich zákazníků zachází správně. Nebo pokud je vaším byznysem prodej kávy online a rozesíláte zboží po celé republice, software pečlivě zaznamenává úroveň šifrování doručovacích adres a platebních údajů. Citlivé informace tak zůstávají v bezpečí na každém kroku.
Řízení AI
Umělá inteligence je dnes všude, včetně e-commerce a firem poskytujících služby, a ovlivňuje řízení ochrany osobních údajů. Funkce řízení AI OneTrust softwaru sledují, jak nástroje umělé inteligence využívají vaše data, porovnávají je se zákony, jako je nařízení EU o umělé inteligenci, a zmírňují rizika.
Řekněme, že vlastníte e-shop s bytovými doplňky a k psaní reklamních textů používáte umělou inteligenci. S OneTrust softwarem si můžete zaznamenat zdroje, ze kterých váš AI nástroj smí čerpat, a to například z popisů produktů a ze schválených obrázků. Máte tak připravenou dokumentaci pro případ, že by se objevily otázky ohledně autorských práv nebo souladu.
Dalším příkladem je fitness studio s chytrým plánovacím softwarem, avšak důvěrné zdravotní poznámky klientů se do modelu nedostanou. OneTrust software dokáže zdokumentovat, ke kterým datům AI nástroj nemá přístup. To vám pomůže prokázat soulad se zákony o ochraně zdravotních údajů a snížit riziko nezáměrného zneužití dat.
Pokud si například stavíte vlastního AI chatbota pro sekci často kladených otázek, tak OneTrust software dokáže sledovat, na jaké datové sadě je natrénován, jaká máte oprávnění a jaké kontroly rizik jste provedli před spuštěním. To znamená, že pokud se regulátoři nebo zákazníci zeptají, jak byl váš AI chatbot vytvořen a co ví, budete mít jasnou a auditovatelnou dokumentaci.
Automatizace ochrany soukromí
Ruční správa ochrany osobních údajů, jako je vyřizování zákaznických žádostí, aktualizace tabulek a opakovaná kontrola záznamů o souladu u každého dodavatele, zabírá spoustu času. Důkladné posouzení rizik může tento proces zásadně zefektivnit. OneTrust automatizuje manuální práci, jako jsou žádosti o výmaz dat, označování citlivých dat a pravidla pro uchovávání, takže se můžete soustředit na řízení svého podnikání.
Pokud nabízíte online kurzy vaření, OneTrust software by mohl automatizovaně vyřizovat žádosti o přístup k datům a posílat studentům jejich uložené informace, aniž by zaměstnance odváděl od jiné práce. Internetový butik si může systém nastavit tak, aby automaticky mazal platební údaje po 30 dnech a snížil tak riziko úniku.
Pro rychle rostoucí e-shop znamená automatizace v oblasti ochrany soukromí také mnohem méně zpoždění, když zákazník požádá o odstranění svých dat, a to i během rušných období, jako je Black Friday.
Technologická rizika a compliance
Moduly pro GRC a zajištění bezpečnosti se zabývají bezpečností a riziky. Slučují správu zásad, hodnocení rizik a přípravu na audity do jednoho místa a poskytuje malým týmům jediné přehledné rozhraní namísto žonglování s několika tabulkami nebo externími aplikacemi.
Namísto spoléhání na roztroušené soubory by maloobchodní firma mohla využít tento panel k doložení, že její platební brána splňuje pro přijímání plateb online dosavadní standard pro zabezpečení dat v odvětví platebních karet (PCI DSS), a to ještě před spuštěním velkého výprodeje.
Majitel e-shopu, který testuje novou aplikaci pro správu skladu, by mohl přes stejný panel provádět kontroly rizik souvisejících s ochranou soukromí. Mohl by zaznamenávat výsledky a upozorňovat na případné problémy ještě před ostrým spuštěním. V obou případech OneTrust software poskytuje jasnou a jednoduchou strukturu pro zachycení důkazů, sledování oprav a vedení záznamů na jednom místě.
Protože tyto kontroly dokážou čerpat data ze skenerů zranitelností, záznamů o dodavatelích a systémů pro správu požadavků, můžete najednou vidět zranitelnosti aplikací, problémy s dodavateli i stav souladu. To může usnadnit stanovení priorit při opravách.
Správa využívání dat
Správa dat spočívá v tom, že víte, kde máte uložené informace o svých zákaznících, kdo je může vidět a k čemu se používají, abyste mohli sledovat soulad s platnou legislativou. OneTrust software velkou část těchto procesů automatizuje sám. Například označuje data, spravuje souhlasy uživatelů a automaticky vynucuje vaše stanovená pravidla.
Firma s potřebami pro domácí mazlíčky tak může marketingovému týmu umožnit nahlížet do historie nákupů kvůli věrnostním programům, ale zároveň technicky zabránit nechtěnému exportu dat. Svatební fotograf může dát editorům přístup k fotografiím, ale osobní poznámky o klientech ponechat pod heslem.
Pokud používáte AI, můžete některé datové sady označit jako bezpečné pro trénink a jiné jako nedostupné. To zajišťuje zodpovědné používání a předchází pozdějším problémům se souladem.
Výhody a nevýhody používání OneTrust softwaru
OneTrust software kombinuje nástroje pro ochranu soukromí, evidenci rizik, dohled nad umělou inteligencí a sledování souhlasů, abyste mohli spravovat celé své datové prostředí z jednoho okna. Řešení funguje také s oblíbenými aplikacemi a systémy, které pravděpodobně už běžně používáte. Změníte nastavení pro vybraného zákazníka a systém vše automaticky zaktualizuje. Propíše preference do vašeho e-mailového listu, do CRM systému i do nastavení cílené reklamy. Nemusíte vůbec nic složitě dohledávat.
Ne každá firma však potřebuje úplně celou sadu funkcí. Ceny předplatného se liší podle velikosti podniku a vybraného rozsahu. Náklady může být poměrně těžké obhájit, pokud reálně využíváte jen malý zlomek dostupných možností. Pokud je vaším jediným cílem umožnit zákazníkům upravovat jejich preference, zbytek platformy dost možná nikdy nevyužijete. Počítejte také s určitým časovým prostorem nutným na detailní zaškolení sebe i všech členů týmu.
Často kladené otázky: OneTrust software
K čemu OneTrust slouží?
OneTrust je platforma, kterou firmy používají k tomu, aby měly práci s ochranou soukromí a souladem na jednom místě. To může znamenat zaznamenávání souhlasů zákazníků, sledování toho, jak dodavatelé nakládají s daty, nebo ověřování, že firemní zásady odpovídají zákonům v regionech, kde firma působí.
Je OneTrust legitimní společnost?
Ano. Jde o široce používaného poskytovatele softwaru pro ochranu soukromí a compliance, kterému důvěřuje 75 firem ze žebříčku Fortune 100. Drží bezpečnostní certifikace, jako jsou ISO 27001 (řízení bezpečnosti informací) a HITRUST (ochrana zdravotnických dat).
Které weby OneTrust software používají?
Řada známých značek provozuje části svých programů pro compliance a ochranu soukromí na OneTrust softwaru, včetně známých společností Microsoft a Pfizer. Společnost PUMA začala se souhlasem s cookies a později rozšířila působnost na dohled nad riziky dodavatelů a reporting v Power BI, zatímco Samsung využívá OneTrust ke správě programů ochrany soukromí v globálním měřítku.
