Los webinar se han convertido en poderosas herramientas de marketing. Te permiten conectar con tus clientes potenciales de forma más cercana, te generan leads e información valiosa para tu estrategias de marketing y además ayudan a posicionar tu marca como autoridad en su sector.
Por ello, hoy vamos a repasar cómo crear un webinar en cinco pasos sencillos. ¡Comenzamos!
- ¿Qué es un webinar exactamente?
- ¿Por qué los webinar son excelentes herramientas de marketing?
- 5 pasos para hacer tu webinar
- ¿Cuánto debe durar tu webinar?
- Cómo hacer un seguimiento de tu webinar
¿Qué es un webinar exactamente?
Un webinar es un curso corto, un seminario breve, que es realizado online. En estos seminarios web — de ahí viene la contracción ‘web-seminar’ — las marcas exponen en detalle información sobre productos o servicios relacionados con su sector.
Recordemos que la mayoría de los webinars son en tiempo real, es decir, se realizan con el público visualizando e interactuando en directo. Luego, muchos de estos webinars son colgados en plataformas como Youtube para poder ser compartidos y visualizados nuevamente por los clientes de la marca.
¿Por qué los webinar son excelentes herramientas de marketing?
Los webinar ofrecen acceso a información privilegiada, a experticia sobre un campo o sector. Y esto tiene alto valor. Pero además, al ser eventos en tiempo real, es necesario registrarse.
Esta información del registro queda bajo control de las marcas que organizan estos webinars. Así tu empresa puede crear una base de datos de correos electrónicos que están funcionando y que pertenecen a usuarios que sabes que están interesados en tu sector y pueden ser compradores de tus productos o servicios.
Estos son leads de alta calidad. Y nada más por esto, ya los webinar suelen ser una excelente opción de marketing.
Pero veamos además cómo puedes organizar, promover y generar ingresos a partir de un webinar.
5 pasos para hacer tu webinar
1. Identifica los desafíos que enfrentan tus clientes
Un webinar representa costos considerables en tiempo y en recursos. Por ello, antes de lanzarte a producir uno, es necesario que identifiques con claridad los desafíos, puntos de interés y demás obstáculos que suelen enfrentar tus clientes.
Al abordar estas frustraciones, tu webinar va a mostrarte como una autoridad en la que se puede confiar y presentará contenido de valor para tu audiencia. Esto es fundamental: si no tienes capacidad de aportar información de valor para tus buyers personas — para tu público objetivo — es mejor que no hagas un webinar.
2. Prepara un presentador adecuado
Cuando ya tengas el tema seleccionado, elige una persona que conozca al respecto y pueda transmitir sus conocimientos.
Idealmente, debería ser alguien con credenciales comprobables — estudios de cuarto nivel o experiencia profesional probada — o puedes ir por un influencer o personalidad digital que sea respetada.
Por ejemplo, en España es bastante común que las marcas busquen aliarse con LinkedIn Top Voices para realizar webinars o eventos especiales en sus redes sociales.
El objetivo es que tu público asistente vea que tu marca está representada por un conocedor del tema que sea capaz de aclarar las dudas de los espectadores.
Para ello, te recomendamos que tu webinar tenga un presentador, pero también otra persona que sirva como facilitador. Esto va a ayudar a que la presentación fluya sin problemas, minimizando problemas técnicos y eliminando silencios incomodos.
El facilitador debe presentar a la persona que va a hablar, además de manejar las secciones de preguntas y respuestas, logrando que los clientes se centren en la presentación.
3. Prepara material de apoyo descargable
Otra de las grandes ventajas de un webinar es que te permite comenzar una secuencia de correos con los asistentes. Lo que se suele conocer como ‘embudo de ventas’. Y esta es una de las formas más efectivas de conseguir conversiones, crear comunidad y además posicionar a la marca.
Recordemos que existen dos tipos de materiales que deberás preparar:
- los materiales pre-webinar, cuya finalidad es promover el webinar y ayudar a incrementar el número de personas registradas para el evento
- los materiales post-webinar, cuya finalidad es alimentar el funnel de ventas (tu embudo) y generar conversiones.
Para este tipo de materiales, los post-webinar, es vital tener material de apoyo en formato descargable que luego puedas utilizar para correos electrónicos que enviarás a los asistentes.
Estos materiales pueden ser presentaciones, ebooks o inclusive otros vídeos en formato tutorial. Lo importante es que tengan contenido de valor y que sean fácilmente compartibles por email, ya que son poderosas herramientas para darle vida a tus campañas de email marketing.
Es importante recordar que este tipo de materiales post-webinar suelen ser excelentes para productos que requieren de una compra sopesada, es decir, aquellos productos o servicios cuyo precio, condiciones o volúmenes, suelen empujar al potencial comprador a pensar con calma antes de realizar la compra.
Para este tipo de productos, donde tu cliente necesita un período de reflexión y consideración y las compras impulsivas son poco probables, los materiales de apoyo son ideales pues refuerzan las ideas del webinar, ayudan a consolidar los conceptos y aportan argumentos racionales que terminan de consolidar la compra.
4. Ten las herramientas adecuadas
Tu webinar va a ser un fracaso si desde un inicio las personas interesadas no pueden registrarse. A continuación, te voy a compartir algunas recomendaciones (y ofrecer algunas soluciones) para hacer el proceso de registro sencillo y fácil de cumplir.
Este es un paso crítico para convertir a clientes anónimos en clientes potenciales.
Una opción que puedes usar es LeadPages. Esta solución se especializa en ofrecer plantillas para generación de lead que son útiles y amigables para registros de todo tipo.
LeadPages puede proporcionarte pruebas A/B, un profundo análisis de resultados y temas con responsive design que harán mucho más fácil tu trabajo, logrando tener prospectos felices.
Como consejo extra, puedes utilizar Zapier para integrar LeadPages y Shopify, con el propósito de agregar de manera sencilla tu base de datos.
(Si estás interesado en utilizar LeadPages, puedes probarlo durante 30 días, gratis) Algunas alternativas a LeadPages son Unbounce, Optimize Press 2.0, Rainmaker Platform o tu propio sitio Shopify.
¿Qué plataforma puedo usar para presentar el webinar?
Otra de las herramientas fundamentales para el éxito de un webinar, es la plataforma o solución con la que vas a transmitir tu webinar. Te dejamos un breve resumen de las principales:
Para presentar un webinar, recomiendo GoTo Webinar. Esta plataforma es una de las más utilizadas en el mundo de los webinars.
GoTo Webinar tiene un poderoso set de herramientas que le permite al facilitador y presentador compartir la pantalla, además de agregar un módulo de preguntas y respuestas, así como atender un chat en vivo e incluir un apartado de confirmación de evento con códigos de llamados a la acción.
Esto logra que te quites presión alguna al momento de presentar el webinar, ya que no tienes que enviar recordatorios o confirmaciones para aquellos que ya han registrado su asistencia.
GoTo Webinar además ofrece una prueba gratuita de 30 días.
Livestorm es una plataforma de webinars y videoconferencias que tiene un plan gratuito y es bastante popular por su simplicidad. Funciona excepcionalmente bien para demostraciones de productos y sesiones de formación.
Su plan gratuito solamente te permite tener 10 personas registradas. Pero para un negocio pequeño que esté comenzando, o para un ecommerce consolidado que quiera hacer un experimento de marketing con un webinar, puede ser una excelente opción.
WebinarJam es suele ser una de las opciones más populares para presentar productos y servicios. Una función útil de WebinarJam son los CTA emergentes que aparecen durante el seminario web, facilitando a los participantes la compra de un producto o contratar un servicio.
Webinar Jam te ofrece 14 días de prueba por solo 1 $ y el plan empresarial permite hasta seis presentadores y 5.000 participantes en directo.
También puedes revisar WebEx o Join.me
Además, recuerda que LeadPages y GoTo Webinar se integran mutuamente, así que puedes conducir tráfico a tu landing page (creada con LeadPages) y automáticamente sincronizarla con tu evento GoTo Webinar.
Esto desencadena los correos electrónicos automáticos y recordatorios de los que hablé antes.
5. Promociona tu seminario
Ahora que ya tenemos lo necesario para hacer un webinar, necesitamos promoverlo y conducir visitantes a la página de registro de asistencia.
Es necesario generar una “campaña de marketing” para que se corra la voz. Estas campañas suelen realizarse un par de semanas — entre 10 y 14 días — antes del evento.
Para un mayor éxito, una buena idea es que desarrolles un calendario de marketing con fechas específicas, tiempos y mensajes que se publicarán a través de diferentes plataformas.
¿Pero cuál red social debes utilizar? Te dejamos algunas recomendaciones.
Facebook es una plataforma bastante atractiva. Si tienes cualquier tipo de audiencia que siga tu página, empieza a hablar de tu webinar y comparte mensajes promocionales junto con tu contenido regularmente programado.
Basado en tus clientes, tasa de conversión y el promedio de las operaciones, el presupuesto de tu campaña de anuncios pagados (PPC) va a variar. Te compartimos esta guía para que te ayude a calcular tu campaña en Facebook.
LinkedIn es quizás la mejor opción para promocionar tu webinar si tu intención es que asistan los directivos, gerentes y tomadores de decisiones de otras empresas o marcas.
Además de los post gratuitos, puedes considerar la posibilidad de publicar contenido pago en LinkedIn, con el objetivo de generar interés en tu próximo webinar.
Instagram es otra red social que funciona bien para las empresas. Dependiendo de tu público, puedes centrarte en esta plataforma que impulsa contenido visual que puede dar lugar a que la gente compruebe los contenidos de tu webinar, y registre su asistencia.
Asegúrate de que el contenido sea visualmente atractivo y se centre en el beneficio de asistir a tu evento. Mantén los textos al mínimo; para eso tienes el espacio de título.
Para obtener los mejores resultados, añade de cinco a siete hashtags, populares y relevantes, en un comentario aparte, manteniendo tu título bonito y limpio.
Tu sitio/blog
Tu ecommerce puede ser también una excelente plataforma para promocionar tu webinar y comenzar un círculo virtuoso de tráfico online: de tus webinars a tu e-commerce y viceversa.
Y si tienes un blog es aún más lógico que aporveches este espacio para promocionar tu webinar.
Recuerda que crear un blog es un trabajo que requiere esfuerzo y dedicación. Los contenidos muchas veces tardan en posicionarse y necesitas crear suficiente contenido de valor que logre rankear, para que puedas comenzar a ver un impacto positivo a nivel de tráfico.
¿Cuánto debe durar tu webinar?
Ahora que ya has hecho todo el trabajo pesado de promoción, es momento de presentar tu webinar. Los webinars que duran entre 30 y 60 minutos son los mejores. Asume que el 20-25% del tiempo vas a utilizarlos para preguntas.
Consejo: Ten algunas preguntas predeterminadas para que el facilitador pueda utilizarlas. Esto te ayudará a iniciar un dialogo con tus asistentes.
Es reconemdable que hagas una prueba de sonido y vídeo unos 30 minutos antes del webinar, para que haya tiempo de arreglar cualquier problema técnico de última hora.
Por lo general también es muy útil tener contigo un técnico o una persona que tenga dominio de la plataforma que vas a utilizar para transmitir tu webinar y también tenga experticia técnica sobre conexiones de audio y vídeo, micrófonos y webcams.
Además te recomendamos que tomes estas precauciones:
- Unos tres minutos antes de la hora de inicio, haz que el facilitador de la bienvenida a los que ya se encuentran conectados.
- Explica que en breve va a iniciar el webinar y trata de cubrir todos los temas técnicos que se involucren en la transmisión (cómo que la llamada será grabada y que podrán publicar preguntas en el panel especial para el tema en cualquier momento).
- A la hora de iniciar el webinar, haz que el facilitador repita estas cuestiones, para aquellas personas que se conecten de última hora. Dales la bienvenida, explica que se va a comenzar a grabar el contenido y que las preguntas van directamente en el chat en vivo.
- En promedio, la mayoría de los asistentes ingresa de dos a tres minutos antes de iniciar el evento. Mantén esto en la mente cuando estés pensando en el contenido de tu webinar.
- Algunos presentadores dan algún tiempo al inicio para esperar a los visitantes tardíos y mantienen lo bueno hasta después de tres minutos y también tienen algunas sorpresas para los madrugadores.
¡Y no olvides grabar tu webinar! Muchos webinar terminan en desastre porque el presentador — o la persona encargada — olvida darle al botón de grabar. Esto genera que no puedas incluir una publicación posterior al evento, ya que no tienes el webinar para repetirlo.
Cómo hacer un seguimiento de tu webinar
Después del webinar, es importante darle seguimiento. Creo que lo mejor es enviar un mensaje a todos los que se registraron para atender el webinar en donde se le agradezca su presencia y se incluya un enlace en donde puedan ver la repetición.
Un valor añadido puede ser proporcionar una transcripción del texto de la presentación; puede ser en formato SlideShare o en formato de podcast.
Una vez que hayas establecido credibilidad en tu webinar, asegúrate de seguir agregando valor mediante el fomento de estas perspectivas.
Es bastante apropiado llegar a los solicitantes por medio de un registro y preguntar si se tiene alguna duda, además de ofrecer un documento de seguimiento que se ocupe de las preocupaciones comunes al momento de tomar una decisión.
No dejes que tus clientes potenciales se pierdan, pero tampoco asumas que todos van a generar una venta. Se útil y agrega valor en cada paso.
Acerca del autor
Shaun Nestor es consultor de marketing de contenido. Ha pasado bastante tiempo viajando por el mundo ayudando a personas que estén creando su negocio. Puedes ponerte en contacto con él (en inglés) a través de hello@shaunnestor.com
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