Laut einem Bericht aus dem Jahr 2025 nutzt ein durchschnittliches Unternehmen 897 Anwendungen in verschiedenen Abteilungen, um Geschäfte zu machen. Doch wie arbeiten all diese Tools zusammen? Deine Software für Customer Relationship Management (CRM) hilft dir, deine Beziehungen zu Kund:innen besser zu verstehen und gezielt zu pflegen. Damit das gelingt, braucht die Software Daten aus all diesen Anwendungen. Genau hier setzt die CRM-Integration an. Erfahre, wie du diesen Prozess einfach, effizient und sicher umsetzen kannst.
Was ist CRM-Integration?
CRM-Integration ist der Prozess, verschiedene kundenorientierte Systeme deines Unternehmens mit deiner CRM-Plattform zu verbinden. Du kannst deinen E-Commerce-Shop sowie deine Marketing-, Verkaufs-, Kundenservice- und Kommunikationstools mit deinem CRM integrieren, um ein vollständiges Bild deiner Kund:innen und ihrer Geschichte mit deinem Unternehmen zu erhalten.
Arten der CRM-Integrationen
- E-Commerce-Integrationen
- E-Mail-Integrationen
- Integrationen für Marketingautomatisierung
- Integrationen für Social Media
- Helpdesk- und Kundenservice-Integrationen
- Buchhaltungs- und Finanzintegrationen
- Kollaborationstools
Je nachdem, welches Geschäftsmodell du verfolgst und welche Funktionen deine CRM-Software hat, solltest du die folgenden Integrationen in Betracht ziehen:
E-Commerce-Integrationen
Eine E-Commerce-Integration für dein CRM-System verbessert die Einkaufserlebnisse deiner Kund:innen. Wenn dein CRM beispielsweise mit Shopify verbunden ist, kannst du alle Kundeninformationen, Bestelldaten und Transaktionen an einem Ort verwalten.
E-Mail-Integrationen
E-Mail-Integrationen helfen dir, die Informationen deiner E-Mail-Abonnent:innen zu protokollieren und E-Mails direkt über dein CRM zu versenden.
Integrationen für Marketingautomatisierung
Die Verbindung von Marketing-Tools wie Klaviyo und Mailchimp mit deinem CRM kann dir helfen, Verkaufs- und Marketingdaten zu kombinieren. Das wiederum verbessert die Effizienz deiner Marketingkampagnen. Marketingautomatisierungs-Integrationen können dir auch bei der Lead-Bewertung und der Personalisierung von Marketingnachrichten helfen, da dein CRM die gesamte Historie deiner Kund:innen kennt.
Integrationen für Social Media
Mit Social-Media-Integrationen holst du dir wichtige Informationen über das Verhalten deiner Kund:innen direkt in dein CRM. So kannst du:
- eine Stimmungsanalyse durchführen, um zu verstehen, wie deine Marke ankommt.
- Social-Media-Nachrichten automatisch an die passende Abteilung weiterleiten.
- detaillierte Analysen sehen, die zeigen, welche Inhalte bei deinem Publikum gut ankommen.
Außerdem verfolgst du Customer Journeys, die in sozialen Netzwerken starten – von der ersten Interaktion bis zur Verkaufschance – und misst, wie sich Social Media auf deinen Umsatz auswirkt.
Für dein Kundenservice-Team bedeuten Social-Media-Integrationen schnellere Reaktionszeiten und eine effektivere Problemlösung, da sie sofort auf Kundendaten und bisherige Interaktionen zugreifen können.
Helpdesk- und Kundenservice-Integrationen
Erinnerst du dich an das letzte Mal, als du einen Kundenservice angerufen hast und zwischen den Abteilungen hin- und hergereicht wurdest? Wenn du dein CRM mit Support-Software verbindest, kannst du die Historie aller Kund:innen in einem Dashboard einsehen. Das beschleunigt die Reaktionszeiten und eliminiert die Notwendigkeit, einzelne Supprt-Schritte wiederholen zu müssen.
Buchhaltungs- und Finanzintegrationen
Die Verbindung von Buchhaltungs- und Finanzintegrationen mit deinem CRM erleichtert dein Finanzmanagement erheblich. Wenn beispielsweise jemand etwas in deinem Shop kauft, wird ein Datenfluss über deine Systeme ausgelöst:
- Deine E-Commerce-Plattform verarbeitet die Zahlung und erstellt eine Bestellbestätigung.
- Die Transaktionsdaten werden an deine Buchhaltungssoftware gesendet, die Einnahmen, Steuern und Gebühren erfasst.
- Dein CRM erfasst die Kaufdetails.
Mit dieser Integration erfasst du jede Transaktion genau und nach einem einheitlichen Schema. Du erhältst zuverlässigere Finanzdaten, die du in deinem gesamten Unternehmen nutzen kannst.
Kollaborationstools
Die Verbindung deines CRMs mit Tools wie Slack oder Microsoft Teams hilft deinem Team, besser zusammenzuarbeiten. Wenn jemand in deinem Kundenserviceteam ein Problem erkennt, muss er oder sie keine Informationen mehr von einem System ins andere kopieren. Die Integration erledigt dies automatisch, erstellt Aufgaben und sendet Benachrichtigungen an die relevanten Abteilungen. Und wenn neue Mitarbeiter:innen zu deinem Team stoßen, kommen sie schneller auf den neuesten Stand, da wichtige Informationen über Kund:innen und Projekte leicht zu finden sind.
3 Wege, deine CRM-Integration umzusetzen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, deine CRM-Integration anzugehen. Du kannst vorgefertigte Verbindungen deiner CRM-Anbieter:innen nutzen, auf Drittanbieter-Tools zurückgreifen oder eine eigene Integration entwickeln. Beachte dabei Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und den technischen Aufwand.
Nutze Anwendungen, die miteinander harmonieren
Der einfachste Weg zur CRM-Integration ist, Plattformen derselben Anbieter:innen oder empfohlene Partnerlösungen zu verwenden. Diese Tools synchronisieren sich automatisch und arbeiten reibungslos zusammen.
Als ersten Schritt solltest du dir die Integrationsmöglichkeiten deiner CRM-Software ansehen. Im Shopify App Store findest du zum Beispiel zahlreiche CRM-Integrationen, die nahtlos mit dem Shopify-Ökosystem funktionieren.
Trotzdem kann es vorkommen, dass selbst bei einem leistungsstarken CRM-Tool einige Apps nicht automatisch synchronisieren – diese musst du dann auf anderem Weg anbinden.
Schreibe deinen eigenen Code
Der zweite Ansatz ist, eine eigene Lösung zu entwickeln und Code zu schreiben, der die Kommunikation zwischen deinen Anwendungen und dem CRM ermöglicht. Diese Methode ist weniger verbreitet, da du jede App einzeln anbinden musst – und Pflege sowie Updates können schnell komplex und zeitaufwendig werden.
Verwende APIs
Die letzte Möglichkeit, Tools mit deinem CRM zu integrieren, besteht darin, eine Programmierschnittstelle (API) zu verwenden. Eine API ermöglicht es Anwendungen, miteinander zu kommunizieren. Du kannst APIs verwenden, um deine verschiedenen Apps und Systeme in dein CRM zu integrieren (und um Informationen aus deinem CRM mit anderen Systemen zu verbinden).
APIs sind leicht verfügbar, kostengünstig und einfach zu nutzen. Das macht sie zu einem bevorzugten Ansatz für viele Unternehmen.
Vorteile der CRM-Integration
- Verbesserte Datenzugänglichkeit und -qualität
- Personalisierung
- Erhöhte Kundenzufriedenheit
- Höhere Effizienz
- Automatisierungsmöglichkeiten
Die CRM-Integration bietet zahlreiche Möglichkeiten, Zeit zu sparen, Konversionen zu steigern und deine Customer Experience zu verbessern. Hier sind die wichtigsten Vorteile:
Verbesserte Datenzugänglichkeit und -qualität
Wenn du dein CRM mit anderen Unternehmensbereichen verknüpfst, beseitigst du Dateninseln. Informationen, die früher anonym oder keinem Kundensegment zugeordnet waren, lassen sich jetzt klar einzelnen Kundenprofilen, Konten oder Gruppen zuordnen.
Du erkennst schnell, welche Kundentypen besonders gerne kaufen. Markiere jede:n Kund:in im CRM-System mit der passenden Gruppe und werte anschließend aus, was sie gekauft haben – mithilfe deiner Verkaufsdaten und CRM-Informationen. So findest du heraus, welche Produkte bei welchen Gruppen besonders gut ankommen.
Personalisierung
Egal, ob du deinen Kund:innen zum Geburtstag gratulierst, ihnen einen Rabatt auf ein Produkt anbietest, das sie angesehen, aber nicht gekauft haben, oder sie daran erinnerst, dass ein regelmäßig gekaufter Artikel bald zur Neige geht – mit einer CRM-Integration personalisierst du deine Kundenansprache gezielt. So stärkst du die Beziehung zu bestehenden und potenziellen Kund:innen und steigerst gleichzeitig deinen Umsatz.
Erhöhte Kundenzufriedenheit
Personalisierte Marketingnachrichten und schnellere Kundenservice-Reaktionen können die Kundenzufriedenheit und Loyalität steigern. Du kannst beispielsweise deine CRM-Integration nutzen, um Regeln festzulegen, wie oft du Kund:innen basierend auf Öffnungsraten kontaktieren solltest. So stellst du sicher, dass deine Kund:innen Benachrichtigungen und E-Mails erhalten, die sie ansprechen, ohne sich belästigt zu fühlen.
Höhere Effizienz
Mit der passenden CRM-Integration kannst du zahlreiche Geschäftsabläufe optimieren. Die Kombination von CRM-Software mit Anwendungen für Enterprise Resource Planning (ERP) ermöglicht es dir beispielsweise, wichtige Kundendaten wie Demografie und Kontaktdaten sowie die Kontohistorie an einem Ort einzusehen.
Darüber hinaus zentralisiert die Integration von Apps wie Kalendern, interner Kommunikation, Marketing und sogar Vertrieb Informationen und bietet dir wichtige Kundeninsights. Dieser Überblick steigert deine Produktivität erheblich.
Automatisierungsmöglichkeiten
Dein CRM kann weit mehr als nur geplante E-Mails versenden. Es prüft anhand definierter Kennzahlen, wie gut du mit deinen Kund:innen kommunizierst.
E-Commerce-CRM-Software kann beispielsweise einen Score vergeben, der zeigt, wie stark ein:e Kund:in auf deine Nachrichten reagiert oder mit ihnen interagiert. So gewinnst du ein besseres Verständnis für den individuellen Kundenwert. Außerdem hilft dir das CRM, wiederkehrende Aufgaben wie Terminplanung, Rechnungsstellung oder Zeiterfassung schnell und einfach zu automatisieren.
Herausforderungen der CRM-Integration
Trotz der vielen Vorteile der CRM-Integration gibt es einige Herausforderungen, die du bei der Implementierung in deinem Unternehmen beachten solltest.
Datenmigrationsprobleme
Die Übertragung von Daten aus alten Systemen in ein neues CRM kann knifflig sein: Unternehmen haben oft mit unordentlichen, unvollständigen oder veralteten Informationen zu kämpfen. Um dies zu lösen, solltest du deine Daten vor der Migration bereinigen und organisieren. Die Verwendung von Datenmapping-Tools und gründlichen Tests kann ebenfalls dazu beitragen, einen reibungsloseren Übergang sicherzustellen.
Stelle sicher, dass du immer eine Sicherungskopie aller Daten machst, bevor du migrierst. So vermeidest du Datenverluste durch versehentliches Löschen oder technische Probleme.
Doppelte Dateneinträge
Wahrscheinlich enthalten viele deiner Tools dieselben Kundeninformationen. Ohne eine saubere Integration gehen dabei wichtige Daten leicht verloren oder werden doppelt erfasst. Die Lösung: Nutze Integrationsplattformen oder APIs – sie fungieren als Übersetzer zwischen deinen Systemen und sorgen dafür, dass alle Daten korrekt und konsistent bleiben.
Herausforderungen bei der Benutzerakzeptanz
Die Einführung eines neuen CRM-Systems bringt oft Veränderungen im Arbeitsalltag mit sich – neue Abläufe, Methoden und Software. Das kann zu Widerstand bei deinen Mitarbeiter:innen führen und die Effizienz zunächst beeinträchtigen. Um dem entgegenzuwirken, investiere in gezielte Schulungen, kommuniziere die Vorteile des neuen Systems klar und benenne Ansprechpersonen in den Teams, die den Umstieg aktiv begleiten und ihre Kolleg:innen unterstützen können.
So gewährleistest du sichere CRM-Integrationen
Du musst die Kundendaten, die du durch deine CRM-Integrationen sammelst, aktiv schützen. Nutze dafür Verschlüsselung und klare Regeln (Compliance), um die Daten sicher zu halten.
Zwei Sicherheitselemente, die du unbedingt umsetzen solltest:
- Moderne Verschlüsselung: Verwende Sicherheitsprotokolle wie TLS 1.2 oder höher, wenn du Daten zwischen Systemen überträgst. So stellst du sicher, dass nur autorisierte Personen die Informationen lesen können.
- Verschlüsselung gespeicherter Daten: Setze Algorithmen wie AES-256 ein, um Kundendaten zu schützen – selbst dann, wenn jemand Zugriff auf deine Datenbank bekommt.
Zwei wichtige Datenschutzgesetze beeinflussen, wie du mit Kundendaten umgehst: die DSGVO (für europäische Kund:innen). Sie verlangt von dir, dass du:
- deinen Kund:innen die Möglichkeit zu geben, ihre Daten einzusehen, zu ändern oder löschen zu lassen.
- genau zu dokumentiert, welche Daten du sammelst und wie du sie nutzt.
- die ausdrückliche Erlaubnis deiner Kund:innen einzuholen, bevor du Daten an andere Unternehmen weitergibst.
Denke daran, deine Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig zu testen und sie zu aktualisieren, wenn neue Bedrohungen auftreten.
Optimierungstechniken für CRM-Integrationen
- Implementiere Datenbereinigungsprotokolle
- Automatisiere Arbeitsabläufe
- Schule dein Team
- Aktualisiere dein System regelmäßig
- Überwache die Integrationsleistung
Implementiere Datenbereinigungsprotokolle
Dein CRM funktioniert wie ein digitales Adressbuch – ist es unübersichtlich, findest du im entscheidenden Moment nicht, was du suchst. Deshalb solltest du von Anfang an klare Validierungsregeln festlegen. Diese können zum Beispiel:
- das @-Symbol und die entsprechende Domainstruktur bei E-Mail-Adressen verlangen.
- konsistente Formatierung (wie +49-XXX-XXX-XXXX) durchsetzen und nicht-numerische Zeichen blockieren.
- wichtige Felder wie Kontaktname, Firmenname oder Lead-Quelle verpflichtend machen.
- potenzielle Duplikate basierend auf übereinstimmenden E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Firmennamen kennzeichnen.
Dein System kann diese Regeln automatisch anwenden, sobald neue Daten eingegeben werden. So stellst du sicher, dass deine Kontaktdaten korrekt bleiben – und verbesserst gleichzeitig die Qualität deiner Kundenkommunikation.
Automatisiere Arbeitsabläufe
Manuelle Dateneingabe kostet dich wertvolle Zeit. Dein CRM kann viele dieser Aufgaben automatisch übernehmen – und das deutlich effizienter. Du kannst unter anderem folgende Prozesse automatisieren:
- Verschicke personalisierte Willkommens-E-Mails, sobald neue Kontakte hinzugefügt werden.
- Erstelle automatisch Folgeaufgaben, wenn Deals zu lange inaktiv bleiben.
- Plane Meetings und synchronisiere sie direkt mit deinem Kalender.
- Generiere Benachrichtigungen, wenn Kund:innen mit deinem Content interagieren.
- Aktualisiere Kontaktdatensätze automatisch, wenn Formulare eingereicht werden.
Schule dein Team
Dein Team benötigt praktisches Wissen, um dein CRM erfolgreich zu nutzen. Erstelle interaktive Schulungen, die sich auf reale Szenarien konzentrieren, mit denen sie täglich konfrontiert sind.
Kurze, fokussierte Schulungseinheiten sind effektiver als lange Sitzungen. Biete Übungszeiten an, in denen die Teammitglieder praktisch mit dem System arbeiten können.
Aktualisiere dein System regelmäßig
Plane CRM-Updates sorgfältig, um Störungen zu minimieren. Teste Änderungen zunächst in einer separaten Umgebung, um potenzielle Probleme zu erkennen. Sichere immer deine Daten, bevor du bedeutende Updates vornimmst.
Erstelle einen klaren Zeitplan, den alle kennen, und dokumentiere alle Änderungen, die die tägliche Arbeit beeinflussen könnten.
Überwache die Integrationsleistung
Verfolge, wie gut deine CRM-Integration funktioniert, indem du Folgendes überwachst:
- Synchronisationszeiten
- Fehlerquoten
- Systemgeschwindigkeit
Achte auf Muster in Benutzerbeschwerden oder Systemverlangsamungen. Behebe Probleme umgehend, um die Zuverlässigkeit des Systems aufrechtzuerhalten und die Produktivität deines Teams zu sichern.
Tools für deine CRM-Integration
Hier sind einige der besten CRM-Integrationsplattformen für Shopify-Händler:innen:
CRM Perks: Salesforce Sync
Salesforce Sync ist eine CRM-Integration, die automatisch Bestell- und Kundendaten von Shopify an die Salesforce-CRM-Plattform sendet.
Salesforce ist eine der beliebtesten CRM-Optionen, und die Shopify-App von Salesforce erleichtert die Verbindung der beiden Plattformen. Du kannst Kundenkonten erstellen, historische Shopify-Daten an Salesforce senden und Benachrichtigungen für Synchronisierungsfehler erhalten.
Kosten: Salesforce CRM ist gegen eine Abonnementgebühr erhältlich, mit Plänen ab 19 $ pro Monat.
HubSpot CRM
HubSpot CRM ist eine umfassende CRM-Plattform, die für Vertriebsprofis entwickelt wurde – und sie hat auch eine Shopify-App.
Zusätzlich zum CRM bietet HubSpot Funktionen für Marketingautomatisierung und Kundenservice. Mit der HubSpot-Integration kannst du deine Shopify-Kundendaten synchronisieren und segmentieren, Kundeninteraktionen personalisieren und automatisieren sowie Daten sammeln und Berichte erstellen.
Kosten: HubSpot bietet eine kostenlose Option und kostenpflichtige Pläne ab 15 € pro Monat.
Reamaze AI Chat Helpdesk CRM
Reamaze AI Chat Helpdesk CRM ist eine Plattform mit einer Shopify-App, die Funktionen für Kundenservice und Live-Chat umfasst und auch Daten aus E-Mail, sozialen Medien, SMS und sogar Telefonanrufen integriert.
Kosten: Reamaze bietet verschiedene Abos an, beginnend bei 29 $ pro Monat.
Hinweis: Für diese App ist keine Übersetzung auf Deutsch vorhanden.
Endear CRM und Clienteling
Endear CRM und Clienteling ist eine CRM-Integration, die speziell für Einzelhandelsunternehmen entwickelt wurde. Sie ermöglicht es dir, Kundendaten zu verwalten, E-Mail- und SMS-Marketingkampagnen zu personalisieren und Outreach-Bemühungen über alle Kanäle hinweg zu verfolgen. Sie umfasst auch Funktionen für Live-Chat-Verkäufe und -Support.
Kosten: Endear bietet eine kostenlose Testversion an; das monatliche Abo kostet 300 € pro Monat.
Hinweis: Für diese App ist keine Übersetzung auf Deutsch vorhanden.
Wachse smarter mit deiner CRM-Integration
CRM-Systeme helfen dir, Kundenbeziehungen effizienter zu managen – indem sie Dateneingaben automatisieren, manuelle Arbeit reduzieren und die Datenqualität deutlich verbessern.
Mit einer gezielten und gut durchdachten CRM-Integration verbindest du isolierte Anwendungen zu einem einheitlichen System. Das verschafft dir wertvolle Einblicke, steigert die betriebliche Effizienz und gibt dir die Werkzeuge an die Hand, um deine Kund:innen besser zu verstehen, Prozesse zu optimieren und langfristig erfolgreich zu wachsen.
FAQ: Häufige Fragen zur CRM-Integration
Warum ist CRM-Integration wichtig?
Vollständig integrierte CRM-Systeme verbinden die Abläufe deines Unternehmens, sodass deine verschiedenen Customer Relationship Tools miteinander kommunizieren können. Diese Fähigkeit, Kundendaten zu aggregieren, spart Zeit, verbessert dein Marketing und erhöht die Effizienz deiner gesamten Organisation.
Womit sollte ich mein CRM integrieren?
Je mehr Anwendungen dein Unternehmen mit seinem CRM integrieren kann, desto besser. Du kannst dein CRM-System etwa mit deinen Marketing-Tools, Kundenservicetools und Zahlungsanwendungen verbinden.
Wenn diese Datenquellen miteinander kommunizieren, findest du alle notwendigen Informationen an einem Ort, anstatt Zeit und Energie damit zu verschwenden, sie aus verschiedenen Abteilungen oder Quellen zu ziehen.
Was sind die zentralen Funktionen eines CRM-Systems?
CRM dreht sich im Kern um Kundendaten – wie Kontakt- und demografische Informationen, Kaufhistorie, Reaktionen auf Marketingmaßnahmen oder Support-Anfragen.
Darüber hinaus bietet ein CRM echten Mehrwert für deine Lead-Generierung und das gesamte Kundenerlebnis: durch gezielte Marketingautomatisierung, Verkaufsanalysen und sogar eine bessere interne Kommunikation.
