Las 8 mejores herramientas de gestión de tareas para tu negocio

¿Quieres que tu negocio vaya como la seda? Estas ocho aplicaciones de gestión de tareas te ayudarán a tener todo bajo control.

Para muchos emprendedores y dueños de pequeños negocios, conseguir un nuevo cliente o contrato puede ser un momento muy gratificante, pero también suele pasarse por alto un desafío clave: la gestión de proyectos. Aquí es donde las aplicaciones de gestión de tareas se convierten en grandes aliadas. 

Estas herramientas te permiten crear tareas, asignarlas a los miembros de tu equipo, establecer fechas límite y seguir el avance de los proyectos de forma sencilla. A continuación, te explicamos cómo encontrar y utilizar las mejores aplicaciones de gestión de tareas para manejar proyectos, tanto simples como complejos.

¿Qué son las aplicaciones de gestión de tareas?

Las aplicaciones de gestión de tareas son herramientas diseñadas para ayudarte a organizar y cumplir objetivos de forma eficiente, ya sea trabajando solo o en equipo. Aunque cada aplicación ofrece características específicas, en general, te permiten ser más productivo gracias a funciones como la programación de tareas y la sincronización entre dispositivos. 

Algunas aplicaciones son gratuitas, pero los precios pueden variar en función del tipo de cuenta y del número de usuarios que necesites gestionar.

9 características de las aplicaciones de gestión de tareas

1. Generar y organizar tareas
2. Asignar tareas a los miembros del equipo
3. Priorizar tareas según las necesidades del proyecto
4. Supervisar las tareas desde el inicio hasta su finalización
5. Programar tareas recurrentes
6. Registrar las horas dedicadas al proyecto
7. Enviar notificaciones sobre los plazos
8. Identificar dependencias entre tareas
9. Conceder acceso a clientes

Las aplicaciones de gestión de tareas son herramientas de productividad diseñadas para ayudarte a gestionar tus proyectos de estas nueve maneras:

1. Generar y organizar tareas

Te permiten definir las tareas necesarias para un proyecto y organizarlas según el equipo o departamento que las llevará a cabo.

2. Asignar tareas a los miembros del equipo

Con esta función, puedes dirigir tareas específicas a las personas o grupos más adecuados para realizarlas.

3. Priorizar tareas según las necesidades del proyecto

Te da la opción de marcar las tareas más importantes y colocarlas en los primeros puestos de la lista de pendientes de cada miembro.

4. Supervisar las tareas desde el inicio hasta su finalización

Muchas aplicaciones incluyen herramientas que te permiten seguir el progreso de cada tarea. Por ejemplo, puedes comprobar si un director de marketing ha aprobado un presupuesto inicial para una campaña y luego verificar si otro miembro del equipo ha utilizado esos fondos para lanzar la campaña.

5. Programar tareas recurrentes

Estas herramientas automatizan la planificación de tareas que se repiten con frecuencia, lo que ahorra tiempo y esfuerzo.

6. Registrar las horas dedicadas al proyecto

Algunas aplicaciones ofrecen funciones avanzadas para controlar el tiempo, incluyendo integraciones con otras plataformas y notificaciones en tiempo real. Estas características permiten tanto a los gerentes como a los empleados llevar un registro preciso de las horas invertidas en cada proyecto.

7. Enviar notificaciones sobre los plazos

Las aplicaciones de gestión de tareas pueden recordar a los empleados las fechas límite en cualquier momento del proceso, asegurando que no se pasen por alto.

8. Identificar dependencias entre tareas

Las dependencias entre tareas se producen cuando la realización de una tarea depende de que otra se complete primero (por ejemplo, no se pueden adquirir suministros sin haber establecido antes un presupuesto). 

Estas aplicaciones te ayudan a gestionar estas relaciones vinculando las tareas relacionadas, permitiendo que todo el equipo tenga una visión clara de las etapas necesarias para completar el proyecto.

9. Conceder acceso a clientes

En algunos casos, puede ser útil incluir a un cliente en el proceso de gestión de tareas. Algunas aplicaciones permiten ofrecer a los clientes actualizaciones y acceso en modo visualización, mientras el equipo de trabajo mantiene el control total sobre la ejecución del proyecto.

4 ventajas de las aplicaciones de gestión de tareas

1. Aumento de la productividad
2. Colaboración
3. Transparencia
4. Comodidad

Las aplicaciones de gestión de tareas son una herramienta útil para empresas de todos los tamaños, desde grandes corporaciones internacionales hasta autónomos que gestionan sus propias tiendas de ecommerce. Los propietarios de negocios pueden beneficiarse de estas herramientas de muchas maneras, entre ellas:

1. Aumento de la productividad

Las mejores aplicaciones de gestión de tareas permiten programar tareas y adaptarlas a las necesidades específicas de tu equipo. Además, los recordatorios automáticos de seguimiento liberan a los gerentes de proyectos para que puedan centrarse en otros temas importantes.

2. Colaboración

Estas herramientas facilitan que varios empleados trabajen juntos en el mismo proyecto. También permiten confirmar cuándo las tareas individuales están en progreso o finalizadas, evitando duplicar esfuerzos.

3. Transparencia

Con las aplicaciones de gestión de tareas, todas las partes interesadas pueden consultar el estado de una tarea específica o del proyecto en general, y hacerse una idea clara de cuándo estará completado.

4. Comodidad

Muchas de estas herramientas ofrecen plantillas de proyectos que simplifican la creación, asignación y programación de tareas. Además, al almacenar los datos en la nube, los usuarios pueden acceder a ellos desde cualquier lugar, ya sea en un ordenador o en dispositivos móviles, para consultar o actualizar el estado de las tareas.

Las 8 mejores aplicaciones de gestión de tareas

1. Trello
2. Todoist
3. Airtable
4. Asana
5. Basecamp
6. ClickUp
7. Google Tasks
8. TickTick

La aplicación de gestión de tareas ideal para tu negocio dependerá del tipo de trabajo que realices, el tamaño de tu equipo y el presupuesto con el que cuentes. A continuación, te presentamos ocho de las mejores herramientas de gestión de tareas, adaptadas a diferentes necesidades y casos de uso.

1. Trello

Trello es una excelente opción para empresas que están empezando y que cuentan con presupuestos ajustados y tareas relativamente simples. Sus principales características incluyen un flujo de trabajo intuitivo para crear tareas, tarjetas de proyectos que puedes arrastrar y soltar, y la posibilidad de añadir comentarios directamente en cada tarea.

• Ventajas: Trello destaca por sus visualizaciones claras y fáciles de entender, gracias a su diseño de tablero Kanban, que organiza las tareas mediante tarjetas, columnas, carriles de trabajo y límites de trabajo en progreso.
• Desventajas: su interfaz sencilla puede complicar el seguimiento de varios proyectos al mismo tiempo.
• Coste: las suscripciones comienzan en $5 por usuario al mes (aproximadamente 4,55 €). Trello también ofrece un plan gratuito con características limitadas, que permite incluir un número ilimitado de miembros del equipo.

2. Todoist

Todoist es una opción fantástica para individuos o pequeños equipos que buscan una herramienta de gestión de tareas asequible y eficiente. Ofrece varias opciones de visualización, como listas, calendarios y tableros Kanban. 

Además, cuenta con una herramienta de programación inteligente que te sugiere los mejores momentos para completar tus tareas, y gráficos que muestran de forma visual las dependencias entre tareas.

• Ventajas: su interfaz es intuitiva, incluye herramientas de colaboración efectivas y el plan gratuito es muy completo.
• Desventajas: no ofrece funciones para registrar el tiempo dedicado a las tareas y puede quedarse algo limitada para proyectos grandes que requieran gestión de presupuestos o acceso compartido para clientes.
• Coste: las suscripciones comienzan en 4 € por usuario al mes, aunque también puedes aprovechar el plan gratuito.

3. Airtable

Airtable es una excelente opción para equipos con buen presupuesto que valoran el diseño y funcionalidad de las hojas de cálculo compartidas. Su interfaz es similar a Microsoft Excel o Google Sheets, pero ofrece mucho más, como vistas personalizables de los datos en formato de calendario o Kanban. 

Además, permite crear "interfaces" que personalizan los flujos de trabajo según las necesidades de cada usuario.

• Ventajas: Airtable combina una solución potente y visualmente atractiva con la familiaridad de Excel. Sus múltiples vistas de proyectos incluyen gráficos de Gantt y cronogramas, ofreciendo una presentación clara y comprensible de los datos del equipo.
• Desventajas: es más caro que otras herramientas similares, aunque para equipos de hasta cinco personas el nivel gratuito podría ser suficiente.
• Coste: los precios empiezan en $10 por usuario al mes (aproximadamente 9,10 €). También cuenta con un nivel gratuito adecuado para individuos o pequeños equipos.

4. Asana

Asana es una herramienta versátil que ofrece funciones para asignar roles (como gerente, programador o enlace con el cliente), gestionar presupuestos y programar tareas. Sus múltiples vistas de proyectos la hacen atractiva para una amplia variedad de usuarios.

• Ventajas:la plataforma se adapta a equipos de cualquier tamaño, desde un autónomo hasta una gran corporación. Ofrece opciones de visualización como gráficos de Gantt y cronogramas, y se integra fácilmente con herramientas como Slack, Google Drive y Microsoft Teams.
• Desventajas: es más cara que muchas de sus alternativas, y su interfaz enfocada en tareas puede no ser ideal para todos los proyectos o equipos.
• Coste: las suscripciones empiezan en 10,99 € por usuario al mes. También cuenta con un nivel gratuito pensado para equipos más pequeños.

5. Basecamp

Basecamp es ideal para equipos que trabajan en proyectos con altas dependencias de tareas, como el diseño de sitios web que requiere entregas de un equipo gráfico, o para aquellos que necesitan involucrar activamente a sus clientes, ofreciendo acceso al progreso del proyecto.

• Ventajas: Basecamp destaca por sus herramientas de gestión de tareas orientadas al trabajo en equipo. Su interfaz incluye características como Hill Charts, registros automáticos, asignaciones de roles, herramientas de presupuesto y múltiples vistas de proyectos. También cuenta con opciones de acceso para clientes, proporcionando mayor transparencia.
• Desventajas: puede resultar caro y, para autónomos o equipos pequeños, sus extensas características podrían ser innecesarias.
• Coste: desde $15/usuario al mes (aprox. 13,65 €). El plan Pro Unlimited cuesta $299/mes (272 €) con facturación anual. También hay un plan gratuito para educadores y estudiantes, pero no para usuarios comerciales. Basecamp ofrece una prueba gratuita de 30 días.

6. ClickUp

ClickUp es una opción fantástica para equipos medianos y grandes que buscan una solución de gestión de tareas potente y versátil.

• Ventajas: ClickUp destaca por la enorme cantidad de opciones que ofrece. Entre sus características principales se encuentran tareas personalizables, organización estilo carpeta, más de 50 automatizaciones para diversas funciones, como programación y asignaciones de roles, más de 1.000 integraciones de software, informes de proyectos en tiempo real, gestión del tiempo y herramientas de presupuesto.
• Desventajas: su amplia gama de funciones puede resultar abrumadora para autónomos o pequeños equipos que no dispongan de tiempo para configurar la herramienta.
• Coste: los precios comienzan en $5 por usuario al mes (aproximadamente 4,55 €). ClickUp también ofrece un plan gratuito, aunque es limitado en comparación con otras opciones.

7. Google Tasks

Google Tasks es una aplicación gratuita, pero limitada, ideal para autónomos con presupuestos ajustados o usuarios avanzados de Google que buscan recordatorios de tareas integrados en las herramientas que ya utilizan.

• Ventajas: ofrece integración total con Google Workspace (incluyendo Gmail, Google Calendar y Google Drive), una programación intuitiva y recordatorios recurrentes. También está disponible como aplicación independiente para dispositivos móviles.
• Desventajas: es funcionalmente limitada y solo está diseñada para un único usuario, por lo que no sirve como solución para equipos de varios integrantes.
• Coste: gratis.

8. TickTick

TickTick es ideal para autónomos o usuarios individuales que valoran herramientas potentes para la gestión de tareas personales. Destaca por sus numerosas funciones, como herramientas de gestión del tiempo, listas y filtros inteligentes, vistas de calendario y temporizadores Pomodoro.

• Ventajas: combina funcionalidades de gestión de tareas con las propias de una aplicación de productividad. Es perfecta para quienes utilizan la Técnica Pomodoro, que divide el trabajo en intervalos cortos, o el método Getting Things Done (GTD), que organiza tareas externas en acciones con límites de tiempo definidos.
• Desventajas: está pensada para la gestión de tareas individuales y no para el trabajo en equipo. Es como una versión más avanzada de Google Tasks.
• Coste: Gratis, o actualiza a una versión premium por 28 € al año.

Cómo elegir la mejor aplicación de gestión de tareas para tu negocio

Seleccionar la herramienta de gestión de tareas ideal para tu negocio requiere tener en cuenta cinco aspectos clave:

1. Tamaño del equipo

Si eres un autónomo o gestionas un pequeño negocio, probablemente necesites una herramienta enfocada en la productividad personal. Por otro lado, los equipos más grandes requerirán aplicaciones diseñadas para la colaboración.

2. Presupuesto

En general, las herramientas de gestión de tareas más avanzadas suelen ser más caras. Muchas plataformas facturan según el número de usuarios, por lo que el tamaño de tu equipo influirá directamente en los costes.

3. Dependencias de tareas

Si las tareas de tu negocio están interconectadas y dependen unas de otras, busca una solución que gestione eficazmente las dependencias entre tareas.

4. Participación del cliente

Si necesitas que tus clientes puedan seguir el progreso de los proyectos, elige una aplicación que incluya un modo de visualización específico para clientes.

5. Relación deseada con tu software de gestión de tareas

Define si prefieres una herramienta sencilla de configurar y utilizar, o si estás dispuesto a invertir tiempo en una solución más compleja con funcionalidades avanzadas. En muchos casos, tendrás que decidir entre la simplicidad de uso y la potencia general de la herramienta.

Preguntas frecuentes sobre aplicaciones de gestión de tareas

¿Cómo mejoran las aplicaciones de gestión de tareas la productividad?

Las aplicaciones de gestión de tareas mejoran la productividad enviando recordatorios, permitiendo que los equipos se comuniquen sobre el estado de las tareas, mostrando representaciones gráficas del progreso del equipo, integrándose con otros software de trabajo como Google Drive y Slack, y proporcionando herramientas de seguimiento de tiempo.

¿Se puede usar una aplicación de gestión de tareas para fines personales y profesionales?

Sí, puedes usar la misma aplicación de gestión de tareas tanto para tus tareas personales como para tu trabajo profesional. También puedes optar por usar una aplicación de gestión de tareas bastante simple como Google Tasks o TickTick para tu lista de tareas personal y una herramienta más completa como ClickUp o Asana para el trabajo profesional.

¿Vale la pena el coste del software de gestión de tareas?

Los equipos medianos a grandes con tareas interconectadas pueden encontrar que el software de gestión de tareas se paga por sí mismo al mejorar la comunicación y la gestión del tiempo. Los emprendedores solitarios y los equipos pequeños pueden encontrar suficiente funcionalidad en los planes gratuitos ofrecidos por empresas como Trello y Todoist.

¿Cuál es la mejor aplicación de gestión de tareas para colaborar con equipos?

Algunas aplicaciones de gestión de tareas están diseñadas específicamente para la colaboración en equipo. Estas incluyen Basecamp, Asana, Airtable, monday.com, ClickUp y Jira de Atlassian.