Contratación en temporada: Cómo preparar a los empleados para el ajetreo de las compras navideñas

Estamos en los primeros días de diciembre y eso significa que los 10 días de compras más concurridos del año están a la vuelta de la esquina. Para muchas tiendas, esto significa que es hora de prepararse para unas ventas al por menor tan bienvenidas como estresantes. Así que, ¿cómo saber si estás listo para la temporada de ventas navideñas? y, sobre todo, ¿está listo tu personal? Si sientes que te faltan empleados, quizás debas considerar la posibilidad de traer alguna ayuda extra para la temporada, con la que puedas manejar la afluencia de clientes y las ventas.

Estamos en los primeros días de diciembre y eso significa que los 10 días de compras más concurridos del año están a la vuelta de la esquina. Para muchas tiendas, esto significa que es hora de prepararse para unas ventas al por menor tan bienvenidas como estresantes.

Así que, ¿cómo saber si estás listo para la temporada de ventas navideñas? y, sobre todo, ¿está listo tu personal? Si sientes que te faltan empleados, quizás debas considerar la posibilidad de traer alguna ayuda extra para la temporada, con la que puedas manejar la afluencia de clientes y las ventas.

A continuación encontrarás algunos consejos para ayudarte a preparar a tus empleados actuales y traer algunos extra que te ayuden en esta temporada de vacaciones. 

Selección de personal para la temporada de navidad

Consejos para encontrar empleados temporales

Independientemente de que tengas una tienda física, en la que necesites vendedores y asistentes para la caja registradora, o que tengas una tienda en línea en la que necesites gente sólo para embalar y enviar el producto, muchas tiendas necesitan contratar personal de para la temporada de fin de año, a fin de poder hacer frente al aumento temporal de la demanda. Los siguientes consejos te ayudarán a asegurarte de que cuentas con suficiente personal para hacer el trabajo: 

• Contrata con antelación. Necesitarás entrenar al personal antes de que se presente la mayor afluencia de clientes a la tienda, y no querrás que sea la competencia la que contrate el mejor personal. También puede que necesites dicha ayuda extra para llevar a cabo la verificación del inventario previa a las fiestas.
• Cambia temporalmente una parte del personal que trabaja a tiempo parcial y ponlo a tiempo completo, si están de acuerdo.
• Contacta a los estudiantes universitarios que trabajaron para ti en el pasado, que están en casa durante las vacaciones y que podrían necesitar dinero extra.
• Contacta igualmente a las agencias de empleo de personal temporal.
• Coloca un anuncio en la vitrina de la tienda o en tu tienda en línea para informar que estás buscando ayuda extra durante la temporada navideña. En el caso de las tiendas en línea, pueden incluso utilizar ayuda remota para algunas tareas como por ejemplo, contestar preguntas sobre el producto.
• Pregunta a tus amigos y familiares si pueden trabajar para ti unas horas a la semana.
• Anticipa el hecho de que tu personal fijo querrá tomar vacaciones para pasar tiempo con amigos y familiares, y que es muy común enfermarse durante las vacaciones; tener personal de reserva es una idea sensata.

 Asegúrate de revisar las regulaciones locales de tu comunidad/provincia/estado contempladas por la ley, referentes a los trabajadores temporales.

 No importa cómo consigas a tus empleados temporales, querrás asegurarte de que son capaces de manejar el ajetreo de las fiestas navideñas ofreciendo una atención acogedora y un gran servicio al cliente. He allí donde un sólido entrenamiento entra en juego. 

Entrena a tus empleados (antiguo y nuevo)

 Si a tu personal actual se le olvida el procedimiento adecuado de cierre al final de la noche, se olvidan de marcar un pedido como realizado, o si tienes personal nuevo trabajando en conjunto, este es el momento de entrenarlos o volver a entrenarlos, en lugar de esperar a cuando estés de desbordado durante las fiestas navideñas.

Aunque la formación es sin duda una inversión de tiempo, los dueños de tiendas pueden simplificar algunos procesos, por ejemplo: las listas de verificación son fantásticas, ya que son herramientas ideales que te ayudan a simplificar. Tómate un tiempo para pensar en qué tareas capacitarías al personal de tu tienda para que pudieran comenzar a trabajar mañana. ¿Qué partes de esas lecciones podrían convertirse en simples listas de verificación que ellos podrían seguir en vez de realizar el entrenamiento?

Ahora, anota esas ideas y crea listas verificables que puedan usar diariamente en el trabajo. Esto acorta el tiempo de entrenamiento, la complejidad de la tarea y minimiza los errores. Si te toca tener una rotación alta de empleados temporales, entonces por lo menos alguien podrá ser capacitado y estar listo rápidamente.

No importa si se trata de una lista de verificación digital o de papel, implementa lo que funcione mejor para tu personal y apóyate en estas herramientas útiles cuando sea posible.

Si bien hay algunas cosas que sólo tendrás que explicar y otras que el personal simplemente aprenderá a medida que haga el trabajo, cuanto más puedas minimizar el tiempo de formación para tus trabajadores temporales, mejor. 

Programación de horarios de tu personal

Aunque a veces programar los turnos del personal de venta puede ser un dolor de cabeza, existen algunas aplicaciones económicas, e incluso gratuitas a tu disposición, para administrar eficientemente los horarios de los empleados.

Lee nuestra guía y echa un vistazo a algunas de las soluciones, elije tu favorita, y familiariza a tu personal con la aplicación o software durante su sesión de formación. Con esto garantizarás que se sientan cómodos con la herramienta antes de los días de trabajo más concurridos del año.

Una vez que planees la temporada alta de fiestas navideñas, también podrás establecer los niveles adecuados de personal (no te preocupes, abordaremos esto en un momento). 

Preparación de tu personal (temporal y fijo) para las fiestas navideñas

Comunica las fechas importantes

Para prepararse para las concurridas fiestas de fin de año, el primer paso es preparar tu tienda y tu personal para dichas fechas. Todo el mundo sabe que el Black Friday, el primer viernes después del Día de acción de gracias, es el día de compras más activo del año, ¿verdad?, bueno, tal vez no.

Aunque el Black Friday marca un comienzo muy importante de la temporada de compras festiva, un estudio realizado por la empresa Foursquare en 2014 mostró que el sábado antes de Navidad realmente superó al Viernes Negro en cuanto a la afluencia de clientes. El estudio demostró una tendencia creciente de compras al por menor de última hora, justo antes de Navidad. Esto tiene sentido, ya que las compras en línea continúan aumentando en popularidad con la mayoría de los consumidores que ahora hacen la mayor parte de sus compras en línea.

Las compras en línea tienen una importancia clave, pero el punto aquí es recordar que después del Black Friday no se logra descansar gran cosa. Los minoristas deben estar en preparados para una gran concurrencia de clientes justo antes de Navidad, y para compras de última hora que dificultan una entrega a tiempo. Eso significa tener suficiente personal a la mano no sólo para el Black Friday y el Cyber Monday, sino también para los días previos a la Navidad.

 Si estás en un área de gran afluencia de clientes, aprovecha para abrir temprano, hasta tarde, o en un día en el que normalmente no podrías aprovechar la oportunidad.

¿Se está organizando en tu ciudad algún desfile nocturno de Papá Noel? Mantente abierto hasta más tarde para favorecer a las familias que ya tienen el espíritu navideño. ¿La cámara de comercio local organiza algún evento de ventas navideño?  Mantente abierto y participa - incluso si tienes una cafetería en lugar de una tienda donde la gente compre regalos, los compradores estarán buscando un lugar en el que puedan descansar un momento, hacer una pausa y comerse un aperitivo o tomarse una bebida caliente.

Asegúrate de que tu personal esté al tanto de las próximas fechas clave, incluyendo las fechas con mayor afluencia de clientes.  Comunica tus expectativas, metas de ventas y cualquier otra información relevante referente a estas fechas con suficiente antelación. Planea las fechas de las compras concurridas y cualquier acontecimiento especial festivo, en un calendario común que los empleados puedan consultar regularmente.

Para evitar dolores de cabeza con la programación horarios de trabajo de empleados, modifica tus números de empleados mucho antes de estos eventos. Sería incluso aconsejable solicitar a algunos miembros del personal que vengan a trabajar, si se requiere su ayuda, durante los días más concurridos de la temporada, sólo para garantizar que estás preparado para una afluencia de clientes y pedidos en línea. 

Entiende las fechas clave para tu negocio

El mismo estudio de 2014 también compartió algunas ideas útiles acerca de qué tipos de bienes y cuándo compraban las personas.

 

Afluencia de clientes por categoría, Foursquare 2014. Crédito de la imagen: Foursquare

Este gráfico muestra a los compradores que visitan más tiendas de aparatos electrónicos, ropa y de mejoras para el hogar durante el Black Friday, y luego compran juguetes, artículos deportivos y tiendas por departamento durante el fin de semana antes de Navidad.

Esto también tiene sentido - el Black Friday es casi sinónimo de ventas de televisores pantalla grande en los hipermercados. Sin embargo, después de que se realiza la compra, todavía quedan muchos ítems pendientes en la “bella lista de cosas por comprar”, y es ahí cuando los compradores terminan yendo a otras vitrinas.

Debes reconocer cuándo los consumidores están buscando el tipo de productos que vendes, según tus ofertas prepárate para la afluencia, y por supuesto, asegúrate de que la programación de tus empleados esté hecha según las necesidades. 

Aprende de las lecciones del pasado

Si este no es tu primer año operativo, echa un vistazo a las ventas navideñas del año anterior. En la sección de reportes en el administrador de Shopify (tanto en línea como en tu PDV Shopify) cuentas con registros detallados a tu disposición. Busca cuáles fueron los días más concurridos con una afluencia de clientes y de ventas de tu tienda en particular.¿Coincidieron esos días con algún acontecimiento especial?, ¿esos eventos se repiten de nuevo este año y en qué días? ¿Qué más recuerdas del año pasado que desees repetir o quisiera evitar?

Con estos datos en mano, puedes tomar una decisión sobre los niveles de personal y los horarios de los empleados fundamentada.

Si eres principiante en el negocio y no cuentas con la información necesaria, ¡consulta con otros vendedores de tu entorno! Para los que tienen tiendas físicas, los dueños de tiendas adyacentes a la tuya pueden compartir algunos consejos acerca de cómo se perfilaron las temporadas en años anteriores. Si te has mudado y no conoces el área, consulta con un inquilino de la zona cómo es la afluencia de clientes durante la temporada navideña y qué se debe anticipar.

Toma notas y aprende lo que este año te pueda enseñar para mejorar tu proceso el próximo año. Puede que descubras que algunos productos son más populares en ciertos días, tal y como lo demostró el estudio de Foursquare, y con esto debemos considerar un punto clave: el inventario. 

Prepara tu inventario

Deseas, por último, poner todo el esfuerzo para impulsar la afluencia de clientes a tu tienda y que se agote la mercancía que todo el mundo quiere comprar. Si cuentas con las informaciones de años anteriores, este es el momento para estudiarlas, ¿qué fue lo que mejor se vendió? y ¿qué no?

También observa las tendencias de producto en el mercado - ¿qué artículos son populares y son pertinentes para tu tienda?

 Ahora bien, esta parte es siempre fastidiosa, pero haz un inventario completo y exacto de tu tienda. Esto puede ser un trabajo laborioso y aburrido, sin embargo, te ayudará a prepararte adecuadamente. Más tarde te darás las gracias por lo que hiciste ahora.

Si tienes una tienda en línea y haces dropshipping con fabricantes u otros proveedores, no lo des por hecho; ¿están listos para la afrontar la afluencia de las fiestas navideñas? Contacta el gerente de cuentas de tus proveedores clave y pregúntale cómo se preparan para afrontar el incremento de volumen, la dotación de personal y si cuentan con procedimientos escalonados especiales para la temporada, en caso de que las cosas van mejor de lo previsto. 

Último punto

 Las compras navideñas pueden ser difíciles tanto para los consumidores como para los dueños de las tiendas, pero la clave para sobrevivir es una preparación rigurosa.

 Conoce tus clientes, fechas clave, los productos que se venden mejor, tu inventario, asegúrate de que tu personal esté listo, y estarás celebrando las fiestas navideñas en lugar de preocuparte por ellas.

Felices fiestas de antemano! 

¿Cómo estás preparando a tu personal para la temporada de compras navideñas?

¡Comparte con nosotros tus consejos en los comentarios!

Acerca del autor

Jenny Izaguirre es la editora en jefe de Shopify para España y América Latina. Fiel creyente del talento en español, amante de los animales, viajera apasionada, emprendedora, conferencista y escribe historias para motivar a otros. Sigue sus pasos en Instagram.

Texto original escrito en inglés por: Guinevere Orvis

Traducción:Elizabeth Pestana