Para un cliente, pocas cosas son más desalentadoras que querer realizar una compra y descubrir que el artículo deseado está agotado.
Esto significa que el negocio pierde una venta y puede incluso perder la afinidad del cliente con la marca en el proceso. Por lo tanto, para el propietario de un negocio, conocer lo que tiene en stock, lo que se está vendiendo y cuándo reabastecer un producto son aspectos críticos de una operación bien organizada.
Ahí es donde entra en juego el software de gestión de inventario, que reemplaza el tedioso y poco fiable registro manual. A continuación, descubre qué es, los diferentes tipos y algunas recomendaciones para comenzar a controlar tu inventario.
¿Qué es un software de gestión de inventario?
El software de gestión de inventario es cualquier aplicación que proporcione una base de datos central para almacenar información sobre el inventario de un negocio y ayude a automatizar tareas relacionadas con la gestión de dicho inventario.
Puedes usarlo para gestionar y controlar tus niveles de inventario, pedidos, ventas y otros procesos relacionados.
El software moderno de inventario también puede integrarse con una aplicación de planificación de recursos empresariales (ERP) y el software contable que utilices en tu negocio. Esto crea una visión integral de la logística de pedidos y adquisiciones, así como del seguimiento de precios de los artículos comprados y vendidos.
Beneficios del software de gestión de inventario
Empresas de todos los tamaños y sectores utilizan software para gestionar su inventario. Las ventajas de usar uno incluyen:
- Mayor precisión y facilidad de uso. Antes de la era digital, las empresas gestionaban el inventario manualmente. Llenaban formularios de pedidos, los proveedores emitían recibos en papel y mantenían registros impresos de compras y existencias. Sin embargo, la entrada manual es lenta y propensa a errores. El software de gestión de inventario digitaliza este proceso, lo que mejora la precisión y permite a las empresas llevar registros de manera más sencilla y optimizar sus operaciones.
- Integración. Una solución de software te permite integrar tus datos de inventario con otros sistemas, como la contabilidad, lo que reduce los errores de entrada al eliminar la duplicación de datos y minimizar la entrada manual, centralizando información importante.
- Mayor eficiencia. El software de gestión de inventario puede ayudarte a hacer pedidos solo cuando el stock es bajo. Esto elimina el problema de la mercancía muerta, es decir, exceso de inventario que puede caducar o no venderse, y disminuye el riesgo de quedarse sin stock o de abastecerse de más.
- Ahorro de costes. Utilizando un seguimiento preciso del inventario, tu negocio puede ahorrar dinero en compras de stock y costes de almacenamiento. Solo compras las mercancías que estás bastante seguro de poder vender, sin adquirir en exceso. Los sistemas automatizados también pueden reducir las horas de trabajo necesarias para ingresar información de inventario, lo que podría disminuir los costes de nómina.
3 tipos de sistemas de gestión de inventario
Antes de registrarte para un software de gestión de inventario, determina qué enfoque deseas adoptar al gestionar tu inventario. Estos pueden ser:
1. Sistema Justo a Tiempo (JIT)
La gestión de inventario JIT es una estrategia para ordenar stock solo cuando es necesario para satisfacer la demanda del cliente. Esto puede reducir el inventario que necesitas mantener, disminuyendo costes y reduciendo las necesidades de gestión de almacenes. Sin embargo, los sistemas JIT a veces tienen dificultades para mantenerse al día con una demanda sin precedentes o cambios imprevistos en la cadena de suministro.
2. Envío a Granel
A diferencia del JIT, el envío a granel significa que encargas stock en grandes cantidades para que permanezca en tu almacén anticipándote a un pedido. Este enfoque puede ahorrar dinero porque permite transportar grandes cantidades de mercancías a la vez, reduciendo los costes de transporte por unidad, pero también puede llevar a un exceso de pedidos y a problemas de mercancía muerta.
3. Sistemas de inventario perpetuo y periódico
En contraste con el JIT, los sistemas de inventario perpetuo actualizan sus datos constantemente, sin depender de los niveles de stock, ofreciendo información en tiempo real sobre tu inventario. Estos son típicamente más caros y requieren una mayor entrada de datos por parte del usuario.
Por otro lado, los sistemas de inventario periódico catalogan el stock dentro de un marco de tiempo específico (es decir, mensual o trimestral), ofreciéndote una visión asequible pero a menudo menos actualizada de tu stock.
Ten en cuenta que hay diferentes tipos de software para cada sistema de gestión de inventario; el software utilizado para la gestión de inventario JIT difiere del software utilizado para el envío a granel o los sistemas de inventario perpetuo y periódico.
Si bien es posible mezclar y combinar diferentes software, puede que no siempre sea práctico o eficiente, ya que algunos pueden no ser compatibles entre sí, lo que puede causar problemas de integración.
Características comunes del software de gestión de inventario
Dada la abundancia de software de gestión de inventario de alta calidad, considera cuidadosamente qué características serían esenciales para tus operaciones. Algunas herramientas de control de inventario pueden no ser necesarias para ciertas empresas. Al buscar software de gestión de inventario, aquí hay algunas características clave a tener en cuenta:
- Integración con ecommerce. Para pequeñas y medianas empresas que ofrecen ventas tanto en línea como en tienda física, es esencial contar con un sistema de inventario que pueda integrarse sin problemas con una variedad de sistemas de back-end, como el software contable, para aumentar la eficiencia y precisión.
- Reabastecimiento automático. Automatizar el proceso de reabastecimiento, generalmente tan pronto como el suministro cae por debajo de un umbral determinado, es una ventaja crucial del software de gestión de inventario. Puede ayudarte a evitar retrasos causados por escasez de stock y liberar tu tiempo para concentrarte en otros aspectos críticos de tu operación. Los sistemas avanzados pueden utilizar datos históricos de ventas para predecir cuándo será necesario reabastecer.
- Integración con PDV. El software de gestión de inventario ofrece integración avanzada con sistemas modernos de punto de venta (PDV). Esto significa que cuando vendes un producto, ya sea en línea o en persona, el software de gestión de inventario realiza automáticamente un conteo de inventario y monitoriza los datos de ventas actuales e históricos.
- Catalogación precisa. El objetivo principal de un sistema de inventario es proporcionar información precisa y actualizada sobre la cantidad de artículos en stock. Ya sea porque registres datos a través de identificación por radiofrecuencia (RFID), códigos de barras o manualmente, el software debe almacenar los datos de manera precisa y confiable. También debe ser capaz de catalogar información detallada del artículo, como números de serie, colores o tamaños, y permitir búsquedas rápidas para una recuperación ágil de los datos.
5 opciones populares de software de gestión de inventario
Existen docenas de software de gestión de inventario disponibles. Aquí hay cinco opciones para propietarios de negocios de ecommerce, cada una con fortalezas que se adaptan a diferentes tipos de empresas.
1. Shopify
Si utilizas la plataforma Shopify, puedes aprovechar las funciones de administración de stock integradas (incluidas en la tarifa mensual). Configura el seguimiento de inventario, visualiza tu inventario y ajusta tus niveles de inventario en el área de Inventario de Shopify.
También podrás ver el historial de ajustes de inventario para productos y variantes cuyo inventario está siendo monitorizado por Shopify. Puedes analizar los cambios en los niveles de inventario en la sección de Informes de Inventario de Shopify.
Y, si necesitas recibir notificaciones directas de niveles bajos de stock, instala una app de alertas de inventario desde la tienda de aplicaciones de Shopify.
2. Oracle NetSuite
NetSuite es un software ERP con capacidades de gestión de inventario, que te permite monitorizar los niveles de stock a través de canales digitales y físicos y evitar desabastecimientos mediante actualizaciones en tiempo real.
NetSuite utiliza diversos datos históricos y estacionales, incluyendo el tiempo promedio de entrega y el número de días de suministro de inventario, para automatizar los reabastecimientos y asegurar que tu inventario esté siempre bien abastecido.
La política de precios de NetSuite solo está disponible bajo solicitud, aunque las reseñas indican que oscila entre los $20.000 y los $250.000 en licencias y servicios (aprox. 17.700 y 220.000 €) dependiendo del nivel de personalización del programa elegido.
3. Sumtracker
Sumtracker ofrece a los minoristas herramientas para la optimización de inventario en múltiples ubicaciones y la capacidad de establecer alertas de stock bajo.
Utilizando datos históricos, Sumtracker genera informes sobre los días de inventario restante y te permite recibir stock parcial en función de las órdenes de compra. Sumtracker se integra con plataformas de ecommerce como Shopify y cuesta $99 (unos 88 €) mensuales por la versión básica.
4. Lightspeed Retail
Lightspeed es un software de gestión de inventario y punto de venta (PDV), todo en uno basado en la nube, que permite la gestión de proveedores importando archivos de catálogo de proveedores, lo que permite tener información de producto actualizada.
La plataforma también te permite crear y enviar órdenes de compra y calcular el coste de bienes vendidos (COGS) directamente desde un dispositivo móvil. Lightspeed comienza en $89 mensuales (79 €) y ofrece videos de capacitación para empezar a usar la plataforma.
5. Cin7
Cin7 es una opción versátil de gestión de inventario basada en la web para empresas de todos los tamaños. Con números de mantenimiento de stock (SKU) ilimitados y varias funciones automatizadas, incluyendo un flujo de trabajo para envíos y devoluciones, lo que la hace adecuada para catálogos de productos a gran escala.
También ofrece informes de previsión de inventario y otras analíticas y puede integrarse con Shopify. La plataforma comienza en $349 al mes (309 € aprox.) para su plan Standard.
Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de inventario
¿Cómo puede el software de gestión de inventario monitorizar niveles y movimientos de inventario en tiempo real?
Muchas plataformas de gestión de inventario cuentan con sistemas automatizados de seguimiento de inventario para mantener un control actualizado sobre las partes y productos de tu empresa. Ya sea en la nube o a través de un dispositivo local, esta información puede ayudar a tomar decisiones de ventas o programación informadas.
¿Puedo integrar el software de gestión de inventario con mis sistemas y procesos existentes?
Sí. El software de gestión de inventario puede adaptarse a los sistemas existentes de una empresa. Shopify ofrece una variedad de opciones de software de gestión de inventario que puedes instalar y usar junto a tus plataformas de ventas, sistemas contables y otras ofertas de negocios de ecommerce. Otros programas de software empresarial, como el sistema Shopify POS a veces incluyen control de inventario integrado.
¿Cómo se suele fijar el precio del software de gestión de inventario?
El software de gestión de inventario generalmente cobra una tarifa mensual, que puede variar desde los 18 € hasta varios miles de euros, dependiendo del tamaño de tu negocio y la escala del paquete. Algunos sistemas también cobran una tarifa única de licencia o soporte al cliente, que a menudo se factura por separado de la tarifa mensual regular.
