Dans la deuxième partie de cet article, nous vous présentons 17 conseils supplémentaires pour apprendre à gérer votre temps pour accomplir davantage.
En parvenant à gérer correctement votre temps, vous serez plus efficace et mieux organisé pour vous consacrer à votre entreprise.
Découvrez les conseils de nos experts en productivité pour les entrepreneurs. Ceux-ci vous permettront d'accomplir plus de choses en moins de temps.
Vous n'avez pas encore lu la première partie de cet article ? Ne la manquez pas !
18. Évitez de planifier exagérément
Mike Vardy
Évitez de trop planifier. Au lieu de programmer sur votre calendrier des minitâches pour chaque minute, réservez des plages horaires assez étendues pour vous focaliser sur un thème bien précis durant votre journée ou sur un projet déterminé tout au long de la semaine (p.ex. Poursuivre l’écriture de votre livre de 5 h à 8 h du matin, chaque jour de la semaine).
Votre liste de tâches servira à accueillir les détails. En bref, laissez votre calendrier vous guider et consultez les détails sur votre liste. Identifiez ensuite de façon consciencieuse ce que vous souhaitez et ce que vous devez faire quotidiennement.
19. Accomplissez d’abord la tâche la plus simple
Mark Manson
Mon professeur de maths du lycée m’a dit une fois que « si tu bloques sur un problème, commence à écrire les nombres que tu as en tête et tu seras étonné de voir que la solution se dévoile à mesure que tu écris ». J’ai réalisé par la suite que ce principe fonctionne pour tout dans la vie, pas seulement pour les maths.
Chaque fois que je coince sur quelque chose, que je n’arrive pas à démarrer un projet, que j’angoisse ou que je procrastine, je me focalise sur la partie la plus petite et la plus simple. Je revois mes objectifs à la baisse ; au lieu de tenter de compléter un projet en entier, je me focalise d’abord sur l’étape la plus simple et la plus facile à terminer — écrire la première ligne de code, écrire la première phrase d’un article, remplir la première ligne d’une feuille de calcul, etc.
Et c’est systématiquement l’effet boule de neige qui prend le dessus pour me permettre d’avancer à un rythme soutenu, étape par étape, jusqu’à ce que je m’étonne d’avoir rencontré des difficultés pour démarrer.
20. Trouvez des façons d’automatiser
Peggy Duncan
www.personalproductivityexpert.com
Les gens choisissent souvent de travailler plus dur sans réfléchir aux façons de travailler plus intelligemment. Les entrepreneurs peuvent tout à fait avoir davantage de temps libre en examinant leurs processus de plus près.
Tentez d’abord de savoir si la tâche est essentielle. Si c’est le cas et si celle-ci doit être effectuée plus de trois fois, il vous faudra l’automatiser en développant un processus bien pensé qui détaille le rôle de chaque personne impliquée, et le documenter pour que n’importe qui puisse le suivre. Une fois que vous aurez identifié la meilleure façon de procéder, vous devrez choisir les outils les plus efficaces pour modéliser le processus.
21. Éliminez les activités les moins productives
Donald Latumahina
Appliquez la règle des 80/20 et éliminez les activités les moins productives. C’est ce qui vous permettra d’avoir un bon rendement sans être constamment occupé. Mais vous devez d’abord clairement définir vos priorités et être disposé à mettre de côté certaines opportunités.
Appliquez la règle des 80/20.
22. Commencez votre journée plus tôt que n’importe qui
Commencez votre journée plus tôt que n’importe qui. En lisant des biographies d’individus qui ont réussi ou marqué l’histoire, vous constaterez qu’une habitude était en partie à l’origine de leur succès : se coucher à une heure raisonnable et se lever très tôt.
En vous réveillant plus tôt que le reste du monde, vous pourrez planifier votre journée en toute tranquillité et avancer sur des tâches importantes sans être interrompu.
23. Analysez la façon dont vous utilisez votre temps
Rosemary Rice
Soyez conscient de la façon dont vous dépensez votre temps. Bien que l’approche puisse sembler ennuyeuse et fastidieuse, l’analyse de votre temps pourrait révéler des informations précieuses et encourager des changements très positifs. Une fois que vous aurez défini les projets les plus urgents, focalisez-vous sur les tâches qui apportent le plus de valeur tout en consommant le moins de ressources.
Vous pouvez analyser la façon dont vous utilisez votre temps de plusieurs manières ; p.ex. en utilisant une application ou un logiciel de suivi du temps comme Opentime, ou un chronodex.
24. Utilisez la technique Pomodoro
Michael Sliwinski
Le meilleur conseil de gestion du temps de travail que je puisse donner aux entrepreneurs surmenés ? Utiliser la « Technique Pomodoro ». Pour l’appliquer, il vous suffit de déclencher un compte à rebours de 25 minutes et de commencer à travailler sur une seule tâche. La pression créée par le compte à rebours et le fait de travailler en monotâche ; ce sont les deux facteurs qui permettent d’augmenter la productivité. Je travaille toujours ainsi pendant les mauvais jours.
25. Identifiez les 3 tâches les plus importantes
Chris Bailey
Avant d’entamer votre journée de travail, posez-vous la question suivante : quelles sont les trois choses que j’aimerais accomplir avant la fin de la journée ? C’est une tactique très (ou trop) simple, mais elle vous permettra de dicter très efficacement votre journée.
La tactique fonctionne pour trois raisons. Elle vous permet de :
- Séparer ce qui est important de ce qui ne l’est pas.
- Diriger votre attention dès le début de la journée sur ce qui est important.
- Définir vos limites pour chaque journée de travail.
Par exemple, si vous avez de nombreuses réunions programmées durant la journée, la technique vous permettra d’évaluer leur importance et d’identifier celles à préparer en priorité. Le meilleur dans tout cela ? Ça ne prend qu’une petite minute !
26. La gestion du temps est étroitement liée à la gestion de l’esprit
Helene Segura
À la fin de chaque journée, définissez les tâches à accomplir pour la journée prochaine et déterminez le temps qu’il faudra leur allouer. Planifiez-les ensuite sur votre calendrier entre les rendez-vous qui pourraient être déjà programmés. Dès que vous réaliserez que vous contrôlez votre temps et la façon dont vous décidez de l’allouer, votre vie personnelle et votre vie professionnelle deviendront moins stressantes.
27. Allouez à chaque tâche le temps dont vous avez réellement besoin pour la terminer
Dave Seah
Soyez réaliste et allouez à chaque tâche le temps nécessaire pour pouvoir l’accomplir de façon minimaliste.
Lorsque je dis qu’il faut être « réaliste » au moment d’allouer du temps à une tâche, je fais allusion à la période de temps que vous nécessiterez réellement, et non à la période de temps que vous AIMERIEZ allouer à la tâche. Une fois que vous aurez pris votre décision, ne pensez plus du tout au temps et faites le travail. Ironiquement, le fait de réfléchir à la gestion de mon temps me fait perdre du temps précieux ! Lorsque je réfléchis continuellement à la façon dont je devrais gérer mon temps, je ne suis pas concentré à 100 % sur mon travail ou la résolution de mes problèmes.
Lorsque je dis qu’il faut accomplir la tâche « de façon minimaliste », je fais allusion au fait de produire au moins un « élément utile » qui contribuera à vos objectifs professionnels de façon importante, sans chercher à accomplir davantage. Puisque je suis plutôt du genre impatient, au lieu de me focaliser uniquement sur l’étape suivante, j’avais souvent tendance à me concentrer sur le « résultat final ». Mais cette façon de penser est improductive et elle consomme inutilement de l’énergie qui pourrait être canalisée de façon plus efficace.
En me donnant le temps suffisant pour accomplir confortablement quelque chose, je me donne également la permission de ne pas me sentir pressé ou coupable de trop m’attarder sur une tâche. C’est l’approche qui fonctionne pour moi.
28. Développez une routine de productivité et suivez-la scrupuleusement
Josh Coffy
Développez une routine de productivité et suivez-la scrupuleusement. Par exemple :
- Séance d’entraînement à 4 h 30 du matin.
- Dresser une liste des 5 tâches prioritaires de la journée à 7 h du matin.
- Travailler sans interruption pendant 50 minutes, puis faire une pause de 10 minutes — plusieurs fois par jour.
- Fermer l’onglet de la boîte de réception.
Tout comme vous développez une stratégie pour les autres facettes de votre activité, vous devez absolument établir une stratégie de productivité. Je m’entraîne puisque l’exercice physique me fait du bien, me réveille et me donne de l’énergie pour le reste de la journée.
Je dresse une liste de mes 5 priorités de la journée pour éviter d’avoir une liste interminable de tâches qui me laisserait insatisfait ou avec l’impression d’avoir été improductif (même si j’accomplis du bon travail).
Je planifie plusieurs séances de travail de 50 minutes séparées de pauses de 10 minutes, puisque c’est ainsi que je parviens à accomplir les 5 tâches de ma liste.
Je ne laisse jamais l’onglet de ma boîte de réception ouvert, puisqu’il s’agit d’une source de distractions qui pourrait ruiner en un instant ma journée du point de vue productivité. Développez une routine, tenez-vous-y, et vous trouverez le temps dont vous avez besoin.
29. En apprendre davantage, décider ou agir
Liz Summer
Si une tâche vous intimide, c’est que vous ne savez pas comment l’aborder. Dans ce cas, le mantra « En apprendre davantage, décider, ou agir » vous sera d’une grande utilité. Avez-vous besoin de plus d’informations, de prendre une décision, ou d’agir ? Suivez la réponse qui vous vient le plus facilement à l’esprit, ou projetez-vous un cran dans le futur pour savoir laquelle des 3 initiatives vous permettra d’avancer.
30. Oubliez le concept de « gestion du temps »
Annie Sisk
Oubliez le concept de « gestion du temps ».
Lorsque l’on parle de « gestion du temps », nous faisons normalement allusion au temps qui doit être géré. Mais dans 99 % des cas (un pourcentage qui n’est pas soutenu par des études scientifiques, mais qui est relativement exact selon mon expérience), ce n’est pas le temps qui doit être mieux géré — c’est notre propre personne qui doit l’être.
Donc, au lieu de gérer le temps, pensez plutôt à la gestion des choix. Un exemple : un événement est organisé dans votre ville (un concert, une course de formule 1, etc.). Vous souhaitez réellement y assister, mais tous les tickets ont été vendus. Si comme par magie, deux billets atterrissaient dans vos mains, vous trouveriez certainement un moyen de vous libérer pour l’événement, même si vous êtes surmené ; n’est-ce pas ?
Donc, commencez à considérer que votre liste de tâches ne comprend qu’une série de choix. Vous pouvez choisir les tâches à accomplir, les tâches à ignorer temporairement, les tâches à déléguer, et les tâches à mettre de côté. Quelque chose d’assez singulier se produit lorsque vous adoptez cette perspective : vous réalisez que tout le pouvoir a toujours été entre vos mains et vous commencez à réaliser de meilleurs choix.
31. Accomplissez la tâche la plus difficile en premier
Thanh Pham
Commencez par ce qui vous semble le plus difficile. Au moment d’entamer votre journée de travail, attaquez-vous à la tâche qui vous semble la plus difficile ou qui pourrait vous inciter à procrastiner. Lorsqu’elles sont reportées à plus tard dans la journée, les tâches intimidantes se convertissent en une source de stress et deviennent plus difficiles à accomplir.
En changeant votre façon d’aborder les tâches intimidantes, votre rendement s’améliorera. Même si vous n’accomplissez rien d’autre, votre journée aura quand même été productive. C’est l’approche qui m’a permis de gérer efficacement mon activité au cours des 5 dernières années. Tout le monde dans notre entreprise l’utilise, et le concept fait également partie du programme de formation des nouveaux employés.
32. Utilisez la matrice d’Eisenhower (importance-urgence)
Christiaan Riemens
Commencez à prioriser ! Les e-mails s’accumulent, les appels ne cessent jamais, et les tâches se multiplient ; la charge de travail d’un entrepreneur est colossale. Il est essentiel de hiérarchiser ce travail pour parvenir à rester focalisé. C'est en hiérarchisant davantage que votre rendement s'améliorera. C’est là où la matrice d’Eisenhower entre en jeu pour vous permettre de prioriser l’importance sur l’urgence.
Commencez à prioriser !
Voici en bref comment procéder : identifiez les tâches qui sont urgentes, et posez-vous la question suivante : ont-elles le même degré d’importance ? Chargez-vous de ce qui est urgent et important, reportez ce qui est moins urgent, et déléguez ce qui est moins important. Mettez de côté tout le reste.
33. Suivez un système
Allyson Lewis
- Nettoyez votre cerveau. Si vous êtes stressé, c’est parce que vous avez trop de tâches inachevées. Notez-les TOUTES sur une feuille blanche. Ensuite, rayez celles qui ne sont pas absolument essentielles.
- Partez à la conquête des tâches inachevées. Consultez votre liste, et engagez-vous à terminer une tâche par jour jusqu’à ce que votre liste soit complétée. Faites de même pour chaque nouvelle liste.
- Mettez de l’ordre dans votre espace physique. Le désordre — un bureau couvert de papiers, un comptoir de cuisine désordonné, etc. — augmente les niveaux de stress. Faites une pause, respirez profondément, et prenez quelques heures pour mettre de l’ordre dans votre espace.
- Réduisez ou bloquez les distractions. Désactivez toutes les alertes par e-mail et les notifications Twitter et Facebook chaque matin jusqu’à ce que vous ayez accompli vos tâches les plus importantes. Réservez des plages horaires déterminées pour répondre à vos messages.
- Agissez avec pragmatisme. À quand remonte la dernière fois où vous avez noté par écrit votre mission de vie, ou vos priorités principales ? Quelle est la chose la plus importante pour vous dans la vie ? Quels sont les buts et les tâches qui sont censés vous rapprocher de votre objectif de vie ? Mettez-les par écrit.
- Fixez des objectifs. Vos objectifs, vous les connaissez probablement déjà. Mais, les avez-vous mis par écrit ? Les neurosciences ont montré que le simple fait d’écrire stimule le cerveau et permet d’accomplir davantage.
- Accomplissez « vos 5 » avant 11 h du matin. Dressez une liste de 5 tâches que vous pensez être en mesure de terminer demain avant 11 h du matin. Ces tâches devraient évidemment vous rapprocher de vos priorités et de vos objectifs. En parvenant demain à accomplir « vos 5 » avant 11 h du matin, un merveilleux sentiment d’accomplissement envahira votre journée, puisque vous saurez que vous avez été productif.
34. Prenez de meilleures décisions initiales
Shane Parrish
L’approche pourrait vous sembler contre-intuitive, mais c’est en prenant de meilleures décisions initiales que vous serez en mesure de gagner du temps. Nous passons tellement de temps à corriger des erreurs et à tenter de nous sortir des mauvaises situations. Si vous parvenez à minimiser le non-sens de vos décisions initiales, vous aurez tellement plus de temps libre. Pour améliorer la qualité de vos décisions, libérez-vous le matin et réfléchissez seul pendant 30 minutes au problème ou à la situation avant de prendre une décision. Évitez de prendre des décisions importantes au cours de l’après-midi ou en fin de journée.
Et vous, quels sont vos astuces pour mieux gérer votre temps ? Partagez-les dans les commentaires !
Photo d'en-tête : Burst
À propos de l'auteure
Aleks Ignjatovic est la rédactrice en chef du blog de Shopify en français, traductrice et responsable du marketing de contenu pour les marchés francophones.
Article original en anglais : Casandra Campbell
Traduction : Mehdi Chakir
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