Wat zijn Key Performance Indicators (KPI’s)? Uitleg en tips

Een Key Performance Indicator (kritieke prestatie indicator of KPI) meet hoe succesvol je bedrijf is in het bereiken van de doelstellingen. De winst, omzetstijging of het personeelsbehoud zijn veelgebruikte KPI's.

Maar, hoe kies je de juiste KPI's voor jouw bedrijf? Dat begint bij het vaststellen van duidelijke doelen. Je leidt je KPI's direct af van de jaarlijkse (SMART) bedrijfsdoelen. De KPI’s laten zien of je op de juiste weg bent om die doelen te halen.

Hoeveel KPI’s zou je moeten hebben?

KPI's kunnen op verschillende niveaus binnen je bedrijf bestaan. Allereerst stel je algemene KPI's vast waar alles aan bijdraagt. Vervolgens kun je specifieke KPI’s bepalen per onderdeel of afdeling. Maar let op, houd het aantal KPI’s beheersbaar! Beperk het aantal tot maximaal zes KPI’s per niveau, afdeling of onderdeel. Te veel indicatoren kunnen de aandacht en inspanningen van je team versnipperen, waardoor het moeilijker wordt om echt een verschil te maken.

Zo kan het zijn dat je bedrijf vier of vijf KPI's gebruikt om de jaarlijkse groei te sturen. Elke eenheid kan dan nog drie of vier specifieke KPI's hebben die hierop aansluiten. Afdelingen binnen deze eenheden hebben weer eigen KPI's die relevant zijn voor hun specifieke functies. Het aantal KPI’s neemt dus toe als je bedrijf groeit.

Neem bijvoorbeeld de marketingafdeling; zij kunnen zich richten op de doorklikratio (CTR) of het aantal social media posts per week. De verzendafdeling zou kunnen focussen op de snelheid van het verpakken en het percentage tijdige leveringen.

Wat maakt KPI’s waardevol?

Voor bruikbare metingen van bedrijfsprestaties moeten KPI’s aan vier criteria voldoen:

• Impact op het bedrijfsresultaat: een KPI moet uiteindelijk een positief effect hebben op het bedrijfsresultaat. Of het nu gaat om het monitoren van uitgaven of het bijhouden van open rates van e-mails, elke KPI moet bijdragen aan de bedrijfsgroei.
• Meetbaarheid: de meest effectieve KPI's zijn helder en eenvoudig te berekenen. Als bepaalde data niet beschikbaar zijn, of als het onmogelijk is om deze te verzamelen, dan is het zonde om hier een indicator voor te ontwikkelen.
• Tijdigheid: om daadwerkelijk nuttig te zijn moeten de resultaten van KPI’s in realtime beschikbaar zijn. Informatie over de klanttevredenheid van vorig jaar helpt niet als je deze pas negen maanden later ontvangt.
• Bruikbaarheid: het belangrijkste kenmerk van een KPI is dat deze je moet helpen bij het ondernemen van actie. Goede KPI's geven duidelijk aan wat er moet gebeuren om verbeteringen te realiseren en maken een meetbaar verschil.

Populaire kritieke prestatie indicators (KPI’s)

Elk bedrijf heeft andere doelen, dus gebruikt ook andere KPI’s. Neem bijvoorbeeld supermarkten zoals Albert Heijn of Jumbo, die zich mogelijk focussen op financiële KPI's om hun klanten zo goedkoop mogelijk boodschappen te laten doen. Bol.com zou daarentegen meer interesse kunnen hebben in het volgen van de gemiddelde orderwaarde van online aankopen. Starbucks zou dan weer het aantal aankopen per klant kunnen monitoren.

Stel vast wat belangrijk is voor jouw bedrijf en wat waarschijnlijk het grootste effect heeft op de winstgevendheid en omzetgroei. Je kunt bijvoorbeeld het wekelijkse aantal webshop bezoekers, het retourpercentage of de omzet of winst monitoren. Deze keuzes moeten goed passen bij de strategische doelen van jouw bedrijf.

Veelgestelde vragen over KPI’s

Wat houdt KPI in?

KPI staat voor Key Performance Indicator. Dit zijn maatstaven voor data die rechtstreeks bijdragen aan het behalen van je bedrijfsdoelen. De KPI’s die gebruikt worden kunnen dus per bedrijf, en zelfs per afdeling en team sterk van elkaar verschillen.

Hoeveel KPI’s maximaal?

Het is het beste om maximaal 6 KPI’s te gebruiken per bedrijfsonderdeel, afdeling of team. Te veel indicatoren kunnen de aandacht en inspanningen van je team versnipperen, waardoor het moeilijker wordt om echt een verschil te maken. Bepaal dus eerst wat écht belangrijk is en bijdraagt aan je bedrijfsdoelen.

Wat zijn 5 belangrijke KPI’s?

• Omzetgroei
• Winstmarge
• Klanttevredenheid
• Productiviteit
• Werknemersbehoud

Wat zijn voorbeelden van KPI’s?

• Omzet(groei)
• Winstmarge
• Klanttevredenheid
• Productiviteit
• Personeelsbehoud
• Kostenreductie
• Marktaandeel
• Return on Investment (ROI)
• Website verkeer
• Leadgeneratie
• Verkoopvolume