No todo es ganancia. Importancia de llevar un buen al flujo de caja

Saber el concepto de flujo de efectivo y cómo mejorar el de tu negocio es una decisión inteligente

Mejorar el flujo de efectivo es un movimiento inteligente para cualquier negocio. No importa cuán grande sea tu modelo de negocio, cuán rentable sea, o cuántos inversores hayas alineado. Si buscas un área en la que concentrarte que tenga un impacto dramático en tu negocio, es ésta.

Las empresas nuevas y en crecimiento a menudo no tienen un colchón de dinero extra para superar los déficits, porque siempre están reinvirtiendo. Los años con el crecimiento más significativo -incluyendo los primeros años de la vida de una empresa- también son un desafío cuando se trata del flujo de caja.

El manejo del flujo de caja es una de las muchas razones por las que es tan difícil hacer despegar un nuevo negocio.

Mientras más años pasen en el mercado creciendo –incluyendo los primeros años– se vuelve un desafío hablar del flujo de efectivo. Esta es una de las razones por las que es tan difícil conseguir que un nuevo negocio se mantenga en el mercado.

Nota: Al final del post incluimos la descarga de un template para que puedas manejar el flujo de efectivo de tu negocio. Aunque está en inglés, puedes descargarlo y adaptarlo a las necesidades de tu negocio.

¿Qué es la gestión del flujo de efectivo?

El flujo de caja es la cantidad de dinero, en efectivo y no efectivo, que entra y sale de un negocio. Un flujo de efectivo positivo es más dinero que entra del que sale, y un flujo de efectivo negativo es menos dinero que entra del que el negocio necesita para cubrir los gastos. Para calcular el flujo de efectivo, un negocio toma nota del efectivo disponible al principio y al final de un período específico. Este período de tiempo puede ser una semana o un mes. La empresa tendrá un flujo de caja positivo si hay más en la cuenta al final del período que cuando éste comenzó; tendrá un flujo de caja negativo si hay menos dinero al final.

Lograr un excelente manejo de flujo de efectivo es de las mejores cosas que le puede pasar a tu negocio. No solo eso, es una habilidad que puedes perfeccionar y trasladar a otros negocios, incluso a tus finanzas personales.

Diferencia entre flujo de efectivo y rentabilidad

Flujo de efectivo y rentabilidad no es lo mismo. Un negocio rentable puede pagar las deudas. De manera similar, solo porque un negocio esté cumpliendo con todas sus obligaciones financieras, no quiere decir que es rentable.

Ganancia es un término contable básico de una pymes, que realmente existe solo en papeles. Medir las ganancias funciona para mirar de forma específica al negocio, pero no dice mucho de cómo logra mantenerse día a día.

Cómo calcular las ganancias de un negocio

Las ganancias casi siempre son calculadas en dos pasos. El primero es tomar el total de tus ganancias y quitarle el costo de bienes vendidos. La diferencia es tu ganancia bruta.

Ganancia – costo de los bienes vendidos = ganancia bruta

Por ejemplo, si tienes ventas por $100,000 en sillas, las cuales te cuestan $50,00 producirlas, tu ganancia bruta es de $50,000.

Ganancia:                    $100,000
Costo de producción  -$50,000
Ganancia bruta:           $50,000

Claro, probablemente tengas otros gastos más allá de solo comprar sillas. Por ejemplo, necesitas un lugar en donde venderlas y quizá quieras agregar algún tipo de anuncios publicitarios para generar más ventas. Estos gastos se conocen como gastos de operación, y se cubren gracias a tus ganancias brutas.

Los gastos de operación incluyen la mayoría de los costos que no están directamente conectados con lo que estás vendiendo. Cosas como la renta de un local, el equipo de trabajo, los pagos a los empleados y los gastos de marketing.

El segundo paso es calcular la ganancia es quitarle los gastos de operación a la ganancia bruta. La diferencia es la ganancia neta.

Ganancias:                 $100,000
Costo de producción: -$50,000
Ganancia bruta:          $50,000
Gastos de operación: -$35,000
Ganancia neta:           $15,000

Si tu ganancia neta es un número positivo, quiere decir que tu negocio sí te está produciendo dinero. Si es un número negativo, estás perdiendo dinero. Este reporte completo es conocido como estado de resultados contable, estado de situación financiera o de pérdidas y ganancias. A continuación te presentamos un ejemplo de cómo luce completo.

El problema de las ganancias 

El problema que se presenta al realizar un estado de situación financiera es que no muestran toda la actividad de tu negocio. Algunas de las cosas más importantes que no encontrarás en ellos son:

1. Pago de deudas

Si tienes préstamos comerciales u otro tipo de capital inicial que pagar, no se va a mostrar aquí. Sólo se van a incluir los intereses de esos préstamos. A pesar de que son pagos de deudas, es dinero en efectivo que no vas a tener a la mano para cualquier uso.

2. Pago de equipo de trabajo

De manera similar, si estás haciendo una compra de equipo significativa, el costo total no aparecerá aquí. En su lugar, el costo del equipo se dividirá en lo que sea su vida útil. Si gastas $100,000 en una línea de conservas y piensas que va a durar diez años, el estado de situación financiera mostrará un gasto de $10,000 al año durante diez años, sin importar si lo pagaste por adelantado.

3. Impuestos

Es importante que notes que a tus ganancias netas no se les ha eliminado el total de impuestos a pagar. Esto significa que va a disminuir un poco. Aunque tu ganancia esté disponible en efectivo, no vas a poder salir y gastarlo todo en un solo lugar.

4. Efectivo recibido

Finalmente, muchas empresas utilizan los servicios contables, registrando cada ingreso, incluso si no has recibido el dinero todavía. En papel, quizá puedas tener $200,000 en ventas, pero si nadie te ha pagado, entonces vas a tener dificultados para pagar tus cuentas.

Además, si llevas un inventario, todo lo que el producto tiene valor se incluye en el estado de situación financiera. Por supuesto, si quieres que tu inventario te genere dinero en efectivo, necesitas vender.

Para este momento, probablemente ya tengas una idea de por qué las ganancias están relacionadas con el manejo del flujo de efectivo de tu negocio.

¿Cómo manejar el flujo de efectivo y las ganancias?

El flujo de efectivo se reduce al tiempo, ya que puede ser rentable al mes o al año, pero no tiene una semana o día especifico. Si tus facturas se generan a inicio del mes, pero el dinero no lo tendrás hasta fin de mes, entonces tienes un problema de flujo de efectivo, incluso si al final del mes generaste más ganancias que gastos.

Este es el problema con las ganancias. Si no estás siendo rentable en papel, estás en mala forma. Necesitas o incrementar tus ganancias o disminuir tus gastos, sobre todo si quieres mantenerte en el mercado vendiendo tus productos.

Pero solo porque seas rentable, no quiere decir que tu negocio pueda funcionar en piloto automático. Todavía necesitas ver el dinero en efectivo que generas, especialmente si estás en un proceso de crecimiento constante.

¿Por qué el manejo del flujo de caja es importante?

Aunque suene intimidante, hay beneficios claros de darle prioridad a un adecuado manejo del flujo de efectivo de tu negocio.

1. Prevenir carencias

El primer beneficio y quizá el más obvio sea que al manejar correctamente el flujo de efectivo de un negocio, se puede estar prevenido ante situaciones de carencia inesperadas. No sabes cuando no vas a tener para pagar la renta de tu local. Con un buen manejo, se pueden predecir carencias en la semana o incluso meses antes de que se presenten. Esto te dará tiempo de tener un plan para soportar estas épocas. Por ejemplo:

• Llama al propietario del local y solicítale cobrar el cheque de la renta un par de días más tarde
• Retrasa un envío por un par de semanas para postergar el pago de impuestos en aduana
• Ejecuta una promoción para impulsar ventas adicionales
• Aclara las cuentas pendientes

2. Reduce el estrés

Aunque no lo creas, tener controlado el flujo de efectivo de tu negocio va a aliviar tu estrés. Mucha de la ansiedad que tienen los emprendedores se debe al pago de deudas que no saben ni de qué son, y de la preocupación de saber si va a funcionar o no el negocio.

Es mucho mejor saber qué es lo que viene, aunque el panorama no sea bueno. Cuando se sabe la situación del negocio, es mucho más fácil sentirte preparado. Más importante aún, estarás listo para tratar estas situaciones.

3. Permite saber hacia dónde crecer

Cuando estás al tanto de la condición del flujo de efectivo de tu negocio, sabes perfectamente cuánto dinero tienes para gastar. Recuerda, solo porque el estado de resultado te diré que hay dinero extra, no significa que eso sea verdad.

Del mismo modo, sólo porque tienes $20,000 en el banco no significa que puedas gastarlo. Es posible que tengas que pagar gastos futuros, así que cuando estés pensando en el flujo de efectivo a largo plazo (semanas y meses), puedes saber cuánto tienes a tu disposición para el crecimiento de tu negocio.

4. Impulso de ganancias

Un buen manejo del flujo de efectivo le da impulso a tu negocio. Si necesitas una línea de crédito del banco, es mucho más fácil obtenerla si tienes el respaldo de un buen manejo de tu dinero. De igual forma, si requieres que un proveedor te respete una línea de crédito, puedes pedirlo siempre que le demuestres estabilidad económica.  

Los bancos generalmente buscan este tipo de planificación, especialmente si puedes demostrar claramente si serás capaz de devolver el préstamo adquirido. Los proveedores son mucho más propensos a ser flexibles, si se les puede decir exactamente en qué fecha se va a cubrir el préstamo obtenido. Estas personas quieren que tu negocio crezca y estarán dispuestos a trabajar contigo a través de altibajos, siempre que sientan que pueden confiar en ti.

5. Más precisa

El flujo de efectivo es mucho más preciso que un presupuesto. Los presupuestos te dicen lo que quieres que ocurra; son ilusiones debido a que siempre se quiere ser un emprendedor optimista. Las proyecciones del flujo de efectivo te dicen exactamente lo que está sucediendo, para que puedas saber cómo tratar con la situación, incluso si no es lo que planeaste a principio de año.

La mayoría de nosotros (incluyéndome) a menudo preferimos no pensar en el flujo de efectivo, y solo esperamos que funcionen las cosas. En realidad no vale la pena el riesgo. Te vas a sentir mejor teniendo el control de las situaciones.

Cómo gestionar el flujo de efectivo

La mejor manera de mantener el control de tu dinero es con un informe de flujo de caja. En la administración del efectivo de las pymes, un informe de flujo de caja es una contabilización del flujo de caja que entra y sale de una empresa durante un período contable, como un mes, un trimestre o un año, aunque se puede hacer un seguimiento del flujo de caja durante cualquier período de tiempo que ayude a ver adónde va el dinero.

Hay una serie de herramientas de pago que pueden ayudarte en el manejo del flujo de efectivo de tu negocio; por ejemplo, utilizando un documento directo en Google drive. Cualquier persona puede ocupar una hoja de cálculo en un Google Doc para organizar su dinero en efectivo. Aunque es un proceso manual, no se necesita mucho tiempo para su instalación y es fácil de mantener actualizada.

Más importante aún, es fácil de personalizar sobre la marca, adaptándola a las necesidades o situaciones específicas de tu negocio. Puedes ser tan específico como quieras, y el tiempo que le inviertas a su creación y actualización te permite obtener una imagen más clara de la situación.

La hoja de cálculo del flujo de efectivo es básicamente un esquema en donde se muestra de dónde viene tu efectivo y a dónde va. Te muestra cuándo ingresa el dinero y cuándo se gasta/invierte en algo. Es una excelente manera de visualizar los movimientos y ajustarlos de ser necesario.

La mayoría de las empresas funcionan mejor a través de la planificación semanal. Sin embargo, algunos pueden necesitar actualizar su documento de manera diaria y otros lo requieren mensual. Depende también qué gastos vayas a incluir (individuales o por categorías). Estas decisiones dependerán de la complejidad de tu negocio.

De mismo modo, algunas empresas serán capaces de proyectar su flujo de efectivo con precisión durante seis meses, y otras solo lo lograrán por dos semanas. En general, trata de proyectar de cuatro a seis semanas, ya que es el promedio de tiempo en el que se puede ser completamente preciso.

Paso 1 – Gastos pronosticados

El primer paso es establecer todas tus obligaciones financieras. Comienza por hacer una lista de todas las cosas que tengas que pagar, incluyendo renta, salarios, publicidad, honorarios de software y préstamos. Escribe todos tus gastos, incluyendo la cantidad específica. Es probable que tus estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito sean requeridos por si se te olvida incluir algo.

Paso 2 – Prevé ingresos

Lo siguiente es pronosticar tus ingresos semanales. Muchas empresas experimentan fluctuaciones en las ventas, por lo que debas agregar un poco de creatividad a este manejo. Trata de ser preciso, ya que si tu negocio está establecido, más fácil será manejarlo.

Comienza por escribir cualquier ingreso garantizado que tengas. Si vendes suscripciones o tienes contratos a largo plazo, tendrás una mejor idea de lo que se avecina. Puedes estimar que esos números van a ser positivos, negativos o permanecer igual.

Si gran parte de tus ventas provienen de clientes por primera vez, será más difícil estimarlas. Sin embargo, debes tener una idea de qué esperar en las próximas semanas y meses. Cuanto más cerca estés de la realidad, es mejor.

Una cosa que realmente ayuda con las proyecciones es ver datos del pasado. En muchos casos, las ventas de una semana en específico de hace un año son mucho más cercanas a las que viviste la semana pasada. Esta se debe a que los datos históricos son más precisos gracias a que son ciclos anuales y estacionales. Si crees que tus ventas crecerán por encima del año pasado, puedes aumentar la cantidad de inventario disponible, pero es importante ser conservador para que no termines en una situación difícil.

Si prevés ingresos cada semana, toma en cuenta las caídas en las ventas debido a vacaciones o cualquier evento que se aproxime, para crear promociones o acuerdos que impacten en tus ingresos.

Paso 3 – Conecta tu información

Ahora viene la parte divertida. Es el momento de rellenar tus datos. En primer lugar, descarga la plantilla de un estado de resultados que tenemos de ejemplo. Aunque está en inglés, puedes utilizarla como ejemplo para ingresar cada gasto o cada fuente de ingresos. Modifícala para que se adapte a tu negocio.

Si estás vendiendo gran cantidad de productos en una sola página, entonces solo tienes una fuente de ingresos. Si utilizas múltiples canales de venta como internet, venta personal y ferias comerciales, es posible que quieras tener una línea para cada uno, lo que te ayudará a predecir más fácil el flujo de efectivo.

Asegúrate de agregar los ingresos semanales si es que van a estar disponibles en esa fecha. Toma en cuenta que puede tomarte algunos días hacer que esos ingresos lleguen a tu cuenta bancaria.

Del mismo modo, completa tus gastos. Algunos serán semanales, otros serán dos veces por semana, mensuales y quizá hasta anuales. Además, vas a tener que considerar qué gastos siempre van a aparecer. Utiliza la fila denominada “Otros” para trabajar con ellos en tu hoja de cálculo.

Añade el balance de tu cuenta bancaria en la primera semana. Las siguientes semanas se van a predecir automáticamente, en función de tus ingresos y gastos proyectados.

Paso 4 – Actualiza tu hoja de cálculo

Tu hoja de cálculo es un documento vivo. Si se mantiene en un Google doc, estará disponible en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Con este tipo de documentos, podrás compartir la información con tu contador o cualquier otro empleado.

La hoja de cálculo de tu flujo de efectivo se debe actualizar de forma regular. Quizá una vez por semana debas accederá ella y actualizar al menos el saldo de tu cuenta bancaria. Si no coincide con el cálculo de la semana anterior, debes averiguar por qué. A veces hay gastos no contemplados o que se olvidan, o quizá te des cuenta que fuiste demasiado optimista en las proyecciones de tus ingresos.

Después de esto, oculta la columna de la semana anterior. Ya no necesitas conocer esta información.

Finalmente, agrega las proyecciones de la nueva semana en la última columna. Trata de tener como mínimo de cuatro a seis semanas establecidas, para que puedas ir planificando a futuro.

Cada vez que estés proyectando una situación de pérdida, el saldo bancario lo demostrará al tener saldo negativo. Esto te va a dar la oportunidad de hacer algunos cambios. En la plantilla que te proporcionamos, se puede ver una situación de perdida esperada en la tercera semana.

Al saber esto con tiempo, la empresa puede ponerse en contacto con los proveedores y renegociar sus próximos pagos. En lugar de pagar $5,000 de golpe, puedes pedir que en una quincena liquides $3,000 y los $2,000 restantes la siguiente semana.

6 maneras sencillas de mejorar el flujo de efectivo

Si tu negocio sufre de una mala administración del efectivo, aquí hay 6 maneras de mejorar el flujo de caja hoy.

1. Enfócate en el control de inventario

Teniendo en cuenta la gestión del flujo de caja, considere la posibilidad de actualizar el inventario para reflejar los niveles actuales de oferta y demanda en su empresa. Haga frecuentes comprobaciones de inventario para determinar lo que se vende y lo que no. Entonces, puede tener más inventario a mano que probablemente se mueva rápido y se deshaga de las existencias muertas con un descuento.

2. Alquila, no compres

Las finanzas de las pymes siempre son difíciles, especialmente en tiempos de crisis. No quieres endeudarte mucho, pero a veces necesitas invertir en equipo o inventario que se pagará a largo plazo. Las buenas prácticas de administración de efectivo serían arrendar en lugar de comprar. Cuando arriendas, puedes hacer pequeños pagos a lo largo del tiempo y mantener el flujo de efectivo para tus operaciones diarias. También es un gasto del negocio, por lo que puedes amortizarlo en tus impuestos.

3. Envía las facturas de inmediato

Una parte clave de la gestión del flujo de efectivo de las pequeñas empresas es recibir el pago lo antes posible. Si envías las facturas inmediatamente, las cuentas por cobrar llegarán más rápido. Si normalmente operas con un ciclo de facturación mensual, habla con tus proveedores para hacerles saber que pasarás a un modelo de facturación por demanda. Un punto a tu favor si les ofreces un descuento por pago anticipado.

4. Busca fuentes de ingresos alternativas

Si tu escenario está cambiando y presionando tus actuales fuentes de ingresos, busca formas alternativas de hacer dinero. Puedes ser capaz de reemplazar temporalmente, o incluso permanentemente, los flujos de ingresos menos rentables por otros más fáciles y efectivos.

Por ejemplo, la propagación de COVID-19 ha cerrado muchos negocios tradicionales debido a las reglas de confinamiento. Una de las principales fuentes de flujo de efectivo para estos negocios es el tráfico de peatones. Para combatir la caída de los ingresos, están trasladando su negocio a Internet y ofreciendo a sus clientes distintas experiencias de compra como "Compra en línea, click & collect" y opciones de entrega local. 

Esto puede ayudar a facilitar la administración de su flujo de efectivo y a aliviar la presión de su línea superior.

5. Verifica si los proveedores ofrecen descuentos por pago anticipado

Una forma de preservar el capital de trabajo y la gestión del flujo de efectivo es pagar menos a los proveedores. Algunos proveedores pueden tener descuentos por pago anticipado que tú no conoces. Pagar a tus proveedores anticipadamente puede ayudarte a ahorrar dinero en efectivo e incluso a mejorar la integridad de tus relaciones de suministro, especialmente si otros proveedores están retrasando los pagos en condiciones comerciales anormales.

6. Utiliza una cuenta de ahorros de alto interés

Para maximizar tu flujo de efectivo, pon el dinero en una cuenta de ahorros de alto interés de la empresa. Encuentra una cuenta que te dé más del 1% por dejar tu dinero en ella, con un depósito mínimo bajo. Esto puede mejorar tu posición de efectivo mes a mes y ayudarte a prepararte para cualquier impacto imprevisto en tus clientes o proveedores.

Plantilla de flujo de efectivo

Si no has descargado aun la plantilla que tenemos para ti, recuerda que aunque está en inglés, te será de mucha utilidad si no sabes por donde comenzar. Simplemente haz clic en el siguiente enlace, que te llevará al documento en Google Drive. Haz clic en “Archivo" → "Hacer una copia ..." para salvar la propia versión editable de la hoja de cálculo. Tienes que estar conectado a tu cuenta de Google para hacer una copia.

La mayoría de las compañías no pueden realizar un buen manejo de su flujo de efectivo, pero cualquiera puede lograrlo. Tómate el tiempo de organizar tu negocio y va a ser mucho más fácil cumplir esta meta.

¿Cómo rastreas tu efectivo? Me encantaría leer tus comentarios al respecto.

Acerca del autor

 

Casandra Campbell es emprendedora y creadora de contenido en Shopify.