Muitos empresários têm pavor da palavra “estoque”, já que ela remete a fazer uma contagem interminável para controlar o estoque de produtos. Essa é uma prática comum em várias lojas e empresas: no final do ano, é preciso contar todos os produtos físicos estocados na loja para ter certeza de que o número de produtos nos registros está correto.
Como empreendedor, é fundamental entender a importância de uma boa gestão de inventário de estoque: afinal, a sua renda depende dela. Você paga uma certa quantia por um produto e só lucra quando consegue vendê-lo.
A importância da gestão de estoque
Atrasar o controle de estoque é algo que pode fazer com que você perca dinheiro – e é por isso que uma boa gestão de estoque é crucial para uma empresa em expansão. Assim como o fluxo de caixa, a gestão de inventário de estoque é um ponto determinante para o sucesso de uma empresa.
A gestão de estoque pode reduzir custos
Veja abaixo como uma boa gestão de estoque pode ajudar você a reduzir custos e economizar dinheiro:
Diga adeus aos desperdícios
Se você comercializa produtos com datas de validade (como alimentos ou maquiagem), há sempre a possibilidade de que eles não sejam vendidos dentro do prazo. Um bom controle de vendas e estoque pode ajudar você a evitar esse desperdício.
Diga adeus aos estoques obsoletos
O estoque obsoleto é composto por produtos que não podem mais ser vendidos – não porque estão vencidos, mas porque estão ultrapassados ou se tornaram irrelevantes de acordo com as novas tendências do mercado. Com um bom controle de vendas e estoque, é possível evitar situações como essa.
Diga adeus aos custos de armazenamento
O armazenamento de produtos costuma ser um custo variável, já que pode sofrer alterações dependendo da quantidade de produtos que estão sendo armazenados ou não. Se você armazenar quantidades elevadas de um produto que não é vendido com facilidade, os custos de armazenamento atingirão níveis altíssimos – então, tente evitar esse procedimento. Dessa maneira, você economizará dinheiro.
A gestão de estoque pode melhorar o fluxo de caixa
Um bom controle de estoque pode não só ajudar você a economizar dinheiro, mas a melhorar o seu fluxo de caixa – afinal, o estoque nada mais é do que uma pilha de produtos pelos quais você já pagou (seja com dinheiro, cartão ou transferência bancária) e que serão vendidos novamente para os seus clientes. Mas, enquanto esses produtos estiverem no depósito, eles não são dinheiro. Não acredita em mim? Tente pagar o seu aluguel com 500 capinhas de iPhone. Aposto que não dará certo.
É por isso que o estoque é tão importante na gestão do fluxo de caixa: ele afeta tanto as vendas (pois influencia a quantidade de produtos que pode ser vendida) como as despesas (já que impõe o que deve ser comprado). Você já deve ter notado que esses dois fatores terão um papel importantíssimo no seu lucro; afinal, uma gestão inteligente de estoque gera uma boa gestão de fluxo de caixa.
Com um sistema inteligente de gestão de inventário de estoque, é possível saber a quantia exata de produtos e estimar, com base nas vendas, o período no qual você precisará reabastecer os seus estoques. Esse procedimento não só garante vendas contínuas (o que é ótimo para o fluxo de caixa) como também ajuda a planejar novas compras – e a programar os custos.
Investir no seu estoque é investir na sua loja; por isso mesmo, esteja sempre precavido.
8 técnicas de controle de estoque
Como o sistema a ser usado pode variar de uma empresa para outra, a gestão de estoque é um processo altamente personalizável. Contudo, há algo que todas as empresas devem evitar: os erros humanos. E, para fazer isso, é necessário migrar para um programa de controle de estoque. Se a sua loja já está hospedada na Shopify, não se preocupe: a gestão de inventário é uma parte essencial do nosso sistema.
Qualquer que seja o sistema escolhido para a sua loja, lembre-se de tentar aplicar as oito técnicas abaixo. Elas poderão ajudar você a aprimorar o processo de gestão do seu estoque – bem como o fluxo de caixa.
1. Faça um estoque de segurança
Uma das maneiras de simplificar a gestão de estoque é criar um estoque de segurança para os seus produtos: isso significa que cada produto que é vendido na sua loja deve contar com uma quantia mínima no estoque para que possa ser vendido a qualquer momento. Você saberá que está na hora de reabastecer seu estoque quando o estoque de segurança atingir um determinado número de produtos restantes.
Idealmente, você deve comprar apenas a quantidade mínima necessária para reabastecer o estoque de segurança – mas lembre-se de que os níveis de segurança podem variar dependendo do produto, do seu sucesso de vendas e da disponibilidade dos seus fornecedores.
Por mais que a implantação do estoque de segurança acarrete um certo tempo de pesquisa e algumas decisões antecipadas, essa técnica é extremamente valiosa na sistematização do seu processo de compras. Com um estoque de segurança abastecido, você pode tomar decisões importantes com mais rapidez – e o mesmo vale para os seus funcionários.
Não se esqueça de que as condições de compra e venda podem variar ao longo do tempo. É importante verificar os estoques de segurança ao longo do ano e avaliar se eles ainda estão de acordo com as demandas da sua loja. Se algo mudar nesse meio tempo, não tenha medo de ajustar os níveis de segurança.
2. Primeiro que entra, primeiro que sai (PEPS)
O método “primeiro que entra, primeiro que sai” é um dos princípios mais importantes do controle de estoque. Ele funciona de uma maneira bastante simples: aquele produto que foi comprado primeiro (o primeiro que entra) deve ser vendido antes (primeiro que sai) do que os produtos mais recentes. Isso é particularmente importante no caso de produtos perecíveis, pois evita o desperdício.
Mas o método PEPS também pode aplicado na estocagem de produtos não perecíveis – afinal, não é raro que aquelas caixas lá no fundo do armazém fiquem paradas por muito tempo e acabem não sendo vendidas. Além disso, o design e os recursos dos produtos costumam mudar ao longo do tempo – e tudo o que você não quer é gastar dinheiro com um produto obsoleto, que será rejeitado pelos seus clientes.
Para administrar um sistema PEPS, é necessário ter um estoque organizado. Isso implica em posicionar os produtos novos atrás dos produtos que já estão lá, ou então se certificar de que os produtos mais velhos estejam sempre em posição de destaque. Se você optou por trabalhar com uma empresa de armazenamento ou estocagem, é provável que eles já conheçam esses procedimentos – mas não custa nada verificar.
3. Cuide bem dos seus fornecedores
Um dos segredos para uma gestão de inventário de estoque bem-sucedida é a disposição para aceitar mudanças. Isso pode se refletir na necessidade de substituir um produto que não está vendendo bem por outro que agrade os clientes, na velocidade em reabastecer estoques, na solução de problemas de manufatura ou mesmo na necessidade de expandir o espaço de estocagem – e é por isso mesmo que é tão importante manter uma boa relação com os seus fornecedores. Quando chegar a hora de realizar todas as tarefas listadas, eles precisam estar dispostos a ajudar você.
Manter uma boa relação com os fornecedores é algo que pode ser incrivelmente valioso para a sua loja: você pode negociar os preços para pedidos com quantias mínimas, e não precisa ter medo de renegociar o espaço para o seu estoque.
Mas tenha em mente que uma boa relação não se limita a ser amigável com o outro – por isso mesmo, estabeleça uma boa comunicação com os seus fornecedores. Converse com o seu fornecedor sempre que você estiver esperando um determinado aumento no volume de vendas, para que eles possam aumentar também a produção; peça que eles o avisem sempre que a confecção de um produto estiver com problemas para que você possa interromper alguma promoção ou procurar um produto substituto.
4. Não se esqueça do planejamento de contingência
Quando se trata de um sistema de controle de estoque, os problemas parecem intermináveis – e alguns são tão perigosos que podem até exterminar lojas ou empresas despreparadas:
- Um aumento inesperado de vendas faz com que você venda uma quantidade maior do que aquela em estoque;
- O volume de caixa atinge um valor negativo, de modo que não é possível adquirir um novo produto;
- O estoque não tem espaço suficiente para acomodar os aumentos inesperados de vendas;
- Você descobre que tem um número menor de produtos em estoque do que o esperado;
- Um produto que não foi vendido com sucesso está tomando muito espaço físico do estoque;
- O fornecedor está sem o produto que você precisa revender;
- O fornecedor encerra, inesperadamente, a fabricação de um produto.
A questão, portanto, não é se esses problemas surgirão na sua loja; mas quando. Por isso mesmo, é importante delimitar as suas estratégias e preparar um plano de contingência: qual será a sua resposta? Quais serão as etapas necessárias para resolver o problema? Será que isso impactará outras áreas da sua empresa? Não se esqueça de que as respostas estão nas boas relações com clientes e fornecedores.
5. Adote o processo de auditoria
A conciliação é simplesmente vital para o sucesso de uma loja ou empresa. Na maioria dos casos, você dependerá de softwares e relatórios para saber a quantidade exata de produtos em estoque – mas não se esqueça de que os dados contidos nesses relatórios devem apresentar números similares. Veja abaixo algumas dicas para garantir tal precisão.
Estoque físico
A técnica mais antiga de todas as que listaremos aqui, o estoque físico nada mais é do que o processo de contabilizar manualmente todos os itens do seu estoque. Muitas empresas optam por fazer isso junto com os prazos para a declaração de impostos, mas a verdade é que não há uma data específica para a realização do controle de estoque. Por mais que eles sejam realizados apenas uma vez por ano, é preciso ter em mente que o inventário físico é um processo tedioso – e que vira a sua loja inteira de cabeça para baixo. Além do mais, pode ser difícil encontrar o agente que causou certa discrepância dentro da contagem – já que o seu escopo de trabalho é de um ano inteiro.
Verificação aleatória
Se você já está cansado de realizar o controle de vendas e estoque de produtos físicos ao final de um ano inteiro de trabalho ou já encontrou problemas demais com esse método, talvez esteja na hora de considerar a verificação aleatória. Esse processo consiste em selecionar um determinado produto, contabilizá-lo e comparar o número total real com o número estipulado nos registros. A verificação aleatória não precisa de um calendário rigoroso, e pode ser usada como uma ferramenta suplementar do estoque físico; além do mais, ela pode ser extremamente importante na verificação de produtos problemáticos ou que estejam em alta.
Contagem cíclica
Outra opção é a contagem cíclica de estoques. Diferente do estoque físico, que costuma ocorrer apenas uma vez por ano, a contagem cíclica pode ser realizada várias vezes ao longo do mesmo período: a cada dia, semana ou mês um produto diferente é contabilizado. Fica a seu critério determinar a ordem na qual os produtos serão analisados; no entanto, é comum que os itens de valor mais alto sejam contabilizados com maior frequência.
6. O ABC das prioridades
Você já deve estar careca de saber que alguns produtos precisam de mais atenção e cuidado do que outros; e é por isso mesmo que recomendamos a implementação do processo ABC para priorizar a gestão do estoque. Primeiro, separe produtos que demandam mais atenção – para fazer isso, divida os seus produtos em três categorias:
Os itens da categoria A demandam atenção constante, uma vez que o impacto financeiro desses produtos é bastante alto – ainda que as suas vendas sejam imprevisíveis. Os itens da categoria C, por outro lado, não demandam atenção constante, uma vez que possuem baixo impacto financeiro e são vendidos com facilidade. Não se esqueça que os itens da categoria B estão entre esses dois extremos.
7. Olhe para o futuro – da maneira correta
O segredo para uma boa gestão de estoque é estimar – corretamente – as demandas dos seus clientes, processo que pode ser incrivelmente difícil. Por mais que você precise lidar com diversas variáveis e com aquelas ondas imprevisíveis, é possível chegar bem perto da realidade. Veja abaixo algumas considerações que devem ser levadas em conta:
- as tendências do mercado
- as vendas realizadas no último ano durante esse mesmo período
- a taxa de crescimento anual
- vendas geradas por contratos e assinaturas
- a sazonalidade e a economia do seu país
- promoções
- gastos com publicidade
Fique à vontade para incluir outros fatores importantes para a sua loja ou empresa.
8. Faça dropshipping
Do ponto de vista da gestão de estoque, o dropshipping é o cenário ideal: ele elimina a necessidade de armazenar produtos e enviá-los manualmente (seja por meio de serviços de logística internos ou fornecidos por terceiros). Com o dropshipping, o fabricante ou atacadista faz tudo isso para você. Trocando em miúdos, você pode eliminar a gestão de estoque da sua rotina.
Vários atacadistas e fabricantes estão anunciando o dropshipping como um serviço; e, ainda que alguns ainda não tenham aderido a esse movimento, não se esqueça de que esse recurso pode ser uma opção presente nas suas listas de serviços. Por isso, não tenha medo de perguntar! Sabemos que os produtos comercializados com dropshipping podem apresentar valores mais altos do que quando negociados em grandes quantidades – mas, por outro lado, você não precisa se preocupar com os gastos relacionados ao estoque, armazenamento e conciliação. Ficou com vontade de testar o dropshipping? Corra para a nossa App Store e baixe gratuitamente o Oberlo (não se esqueça de que ele está em inglês).
Já passou da hora de controlar a gestão de estoque – e começar a ganhar mais dinheiro. Escolha as técnicas de gestão de estoque mais adequadas para a sua empresa ou loja e coloque-as em prática ainda hoje!
Sobre a autora
Carolina Walliter é escritora, tradutora, intérprete de conferências e editora-chefe do blog da Shopify em português do Brasil.
Post original em inglês: Casandra Campbell
Tradução e localização: Marcela Lanius
Ler mais
- 10 aplicativos de descontos para sua loja da Shopify
- Como usar o Hotjar para aumentar as conversões da sua loja virtual
- Trade marketing- o que é trade marketing e como aplicar a estratégia em seu negócio para chamar a atenção dos clientes
- Terceirização- por que delegar tarefas ajuda a gerenciar melhor a sua empresa
- Como convencer clientes sensíveis ao preço a comprar na sua loja
- Vantagens de vender parcelado- quais são e como aproveitar as melhores estratégias
- Como Monitorar Seus Clientes Offline (Sem Códigos Promocionais)
- Frases para divulgação- use o poder das palavras para vender mais
- Compras de Natal- em busca do presente de última hora
- Lojas pop-in- a mais nova tendência do varejo físico
Entre em contato a nossa Central de ajuda
