¿Qué es WhatsApp Business y cómo funciona?

¿Necesitas cambiar tu estrategia de comunicación y ventas porque tu negocio no marcha como debiera? WhatsApp Business es una excelente herramienta para canalizar las ventas y la atención al cliente. Y hoy explicaremos cómo sacarle el mayor partido tanto en su versión WhatsApp Business Web - desde cualquier ordenador - como en su versión móvil. ¡Vamos allá!

Muchas veces lo más sencillo es complicarlo todo, cuando en realidad hay herramientas al alcance de tu mano que harán tu vida más facil.

Probablemente tengas descargado Whatsapp en tu teléfono y esta puede ser la solución a tus problemas. Pero no exactamente la app habitual que usas para chatear con tus amigos o familiares, sino su versión para empresas: WhatsApp Business.

✅ Con esta guía de WhatsApp Business, vas a poder mejorar las ventas de tu sitio online y la comunicación con tus clientes:

1. ¿Qué es WhatsApp Business?
2. ¿Cómo funciona WhatsApp Business?
3. Cómo usar WhatsApp Business desde el móvil y cómo descargarlo
4. Cómo usar WhatsApp Business desde la web/navegador desktop
5. Funcionalidades especiales de WhatsApp Business
6. 4 Preguntas frecuentes de WhatsApp Business
7. Conéctate con tus clientes con WhatsApp Business

¿Aún pensando en darle vida a ese proyecto online? Arriésgate con Shopify.

 

¿Qué es WhatsApp Business?

WhatsApp Business es una aplicación móvil que permite que tu empresa pueda enviar mensajes de forma segura a tus potenciales clientes directamente dentro de la plataforma, tan simple como eso, para su funcionamiento requiere una línea de telefónica.

Y seguramente más de uno pensará “pero yo lo he visto usar en una PC o una laptop, así que eso no es cierto” precisamente por ello hemos dicho que es una aplicación de dispositivos móviles que usa una línea de teléfono móvil.

Entender esto es vital: ciertamente existen formas de emular el entorno Android - entorno nativo para el que se desarrolló esta aplicación - y también se puede usar la versión web de WhatsApp.

¿Cuántas veces has escuchado que el secreto de una buena relación es la comunicación? Lo mismo pasa con los clientes.

Poder mejorar la comunicacion con tus clientes al proporcionarles actualizaciones y soporte directamente desde su telefono en lugar de dirigirse a otro lugar en línea es el escenario ideal.

El uso Whatsapp Business hoy en día es tan común que según información oficial de WhatsApp, solamente en México el 57% de las empresas pequeñas y medianas ya hacen uso de la aplicación y hasta dicen haber incrementado sus ventas.

¿Cómo funciona WhatsApp Business?

Este tipo de aplicaciones para empresas como WhatsApp Business le da un plus a tu tienda online.

Al igual que las redes sociales como Facebook e Instagram, WhatsApp Business te verifica como un proveedor de servicios y esto aumenta la confianza de tus clientes.

✅ fEn tu página web o redes sociales simplemente colocas un botón de acceso visible para tus clientes, ellos clickean y empieza la comunicación directa, tan fácil que te debes estar preguntando ¿Por qué no hice esto antes?

Si estás listo para empezar en el mundo de WhatsApp para empresas por acá te contaremos como es la forma correcta de hacerlo y seguramente la primera pregunta que tendrás será: ¿Debería usar la versión web o la versión móvil? Pues sigue leyendo.

Cómo usar WhatsApp Business desde el móvil y cómo descargarlo

✅ Si ya tienes un número especial para tu empresa, primero debes hacer una copia de seguridad de tus datos en la nube.

✅ Para hacer esto, ve a Chats> Copia de seguridad de chat> y luego presione el botón 'Copia de seguridad'.

✅ Luego, descarga la aplicación de WhatsApp Business e instálala. Ten en cuenta que a veces se suele denominar WhatsApp Business APK en android.

✅ Una vez descargada, verifica que el número de teléfono sea el asignado para tu empresa.

✅ Luego puedes restaurar tu WhatsApp Business a un chat anterior asociado con el número de teléfono móvil que estás usando. (Este sería el respaldo del paso 1).

✅ Configura el nombre de tu empresa y luego, una vez en el área de chat, toca el botón de menú y ve a Configuración> Configuración comercial> Perfil.

Aquí tendras una variedad de campos similares a una tarjeta de contacto y podrás completar todos los detalles que deseas compartir con sus clientes.

Una vez que hayas completado todos los pasos, la configuración básica de tu WhatsApp Business estará completa. Ahora puedes comenzar a conectar con tus clientes.

Cómo usar WhatsApp Business desde la web/navegador desktop

La forma más eficiente de contestar mensajes por WhatsApp para tu empresa probablemete sea desde tu computador, ya que se puede escribir mucho más rápido, ser más organizado y además se puede brindar un mejor soporte.

5 pasos para configurar Whatsapp Business en tu computador:

✅ Primero, dirígete a https://web.whatsapp.com/

✅ Abre tu aplicación de WhatsApp en tu teléfono

✅ Ve a la configuración y presiona 'WhatsApp Web/Desktop'

✅ Usa tu teléfono para escanear el código QR que aparece en la pantalla de tu computador

✅ ¡Y voilà! Ya puedes usar WhatsApp Business en tu navegador

Funcionalidades especiales de WhatsApp Business

WhatsApp Business te permite crear un perfil a la medida de los productos y servicios que ofreces. En comparación con WhatsApp normal, donde solo puede tener una foto de perfil, tu nombre y una bio.

Estas son las características del perfil de WhatsApp para empresas que no encontrará en WhatsApp normal:

🌟 Categorías de negocios: la etiqueta de que tu cuenta es empresarial y el tipo de negocio o actividad que realizas. Fíjate en este ejemplo de una pastelería que te compartimos. 

🌟 Dirección: también tienes la opción de agregar alguna dirección física.

🌟 Un enlace a tu sitio web: podrás agregar un link directo a tu página web.

🌟 Horas de trabajo: puedes agregar las horas en la que la atención al cliente está disponible. E inclusive dejar programadas respuestas automáticas para cuando no estés en horario laboral. 

🌟 Tu catálogo: esto si es un super plus si tienes un negocio con pocos productos. Podrás agregar la lista de servicios y productos disponibles junto con los precios.

4 Preguntas frecuentes de WhatsApp Business que siempre quisiste saber

Aquí están las respuestas a las preguntas que seguramente te estás haciendo:

1. ¿Debes asignarle un número de teléfono móvil?

Sí. Este número de móvil o teléfono debe ser de uso exclusivo de tu negocio.

No crees una cuenta nueva de WhatsApp Business registrando el número de teléfono de tu abuelita que no lo usa mucho, o de tu hijo “porque al final vas a tener tu controlado el teléfono” o de tu primo “que te hizo el favor de darte un número”.

Compra una línea en exclusiva para tu negocio. Esto te evitará muchísimos problemas en un futuro, dándote el control absoluto de las comunicaciones entre tus clientes y tu marca. 

2. ¿Son compatibles WhatsApp Business y la versión normal?

▶️ En un mismo dispositivo no puedes tener ambos ◀️

Salvo que tengas dos líneas de teléfono móvil - y aún si pudieras tenerlos, es sumamente sencillo meter la pata y comentar o enviar contenidos que son de consumo personal, por la línea de negocios y viceversa.

Evita esto.

Lo mejor que puedes hacer, si vas a utilizar WhatsApp para empresas como canal de ventas y de comunicaciones de tu marca, es tomártelo muy en serio, y dedicarle el respeto y los medios que le son propios: una línea de teléfono en exclusiva y un dispositivo móvil dedicado. 

3. ¿Cuál es el número máximo que tienen los grupos empresariales?

Los grupos empresariales no pueden tener más de 256 usuarios, ¿Por qué 256 usuarios?

Aunque esta cifra pudiera parecer un capricho numérico, en realidad responde a razones muy fáciles de explicar: WhatsApp - tanto Business como en su versión normal - almacena a los usuarios en un sistema binario.

Cada usuario cuenta con un código propio de 8 bits, el cual dentro de un sistema binario que utiliza dos dígitos permite hasta 256 combinaciones diferentes.

Esto hace que cada grupo tenga hasta un máximo de 256 identificadores diferentes posibles y por tanto, que solamente puedas crear grupos de hasta 256 números de teléfono y/o usuarios distintos. 

Siendo este un tema de la infraestructura de software detrás de la aplicación, es poco probable que cambie en un futuro cercano.

Por lo cual solamente nos toca adaptarnos.

¿Cómo lo hacemos entonces?

Creamos un primer grupo de contactos al que podemos llamar, por ejemplo, Clientes A. En la medida que nos contacten a nuestro WhatsApp Business personas interesadas en nuestro producto o servicios, los añadimos a la agenda de contactos y los agregamos al grupo Clientes A.

Al llegar a 256 debemos crear un grupo nuevo que llamaremos Clientes B y continuar con el proceso. Es un poco tedioso, pero es la única forma, por el momento, de gestionar más de 256 contactos. 

¿Y para qué queremos crear grupos masivos?

Pues porque contamos con la cuarta regla de WhatsApp Business que, además, es una de las grandes razones por las que es un canal válido para las ventas y el marketing de tus productos y marca:

4. ¿WhatsApp Business permite enviar mensajes masivos?

Le puedes envíar mensajes a 256 contactos como máximo.

¿Le va a llegar este mensaje a todas las personas? Mientras crees grupos de 256 contactos como máximo, sí. Por ello hemos insistido tanto en esto. 

Sin embargo, para que funcionen las comunicaciones de los mensajes masivos tanto tu como el contacto deben tenerse mutuamente agregados a la agenda de contactos. 

Tener la capacidad de comunicarse masivamente con potenciales clientes implica que puedes usar WhatsApp Business para construcción de marca, ofertas de productos y servicios o lanzamiento de nuevos productos y promociones.  

Pero también implica que puedes usarlo como servicio de atención al cliente automatizada.

Lo cual nos lleva a la quinta regla: WhatsApp Business permite crear plantillas de respuesta rápida y mensajes auto-programados.

¡Inclusive podrías crear embudos de ventas! Estas dos funciones son geniales a la hora de personalizar el canal de ventas y ayudarte a controlar potenciales picos en las comunicaciones.

☝️ ¿Quieres un ejemplo?

Puedes crear un mensaje automático de bienvenida, para que cuando alguien te escriba al número de WhatsApp que has asignado a tu empresa, le puedas enviar una respuesta al instante solicitando información útil de ellos.

 

Le ofreces servicios o inclusive notificando el estado de tu empresa en ese momento, recordando el horario laboral o si existen condiciones excepcionales de paquetería o retrasos de algún tipo, algo que ha sido de gran uso durante la reciente crisis del Covid-19.

Esta información de primer contacto - tanto la que puedas solicitar como la que puedas brindar - agiliza enormemente el trato con el cliente y ayuda muchísimo a generar confianza, un tema clave para conseguir las ventas.

Eso sí, recuerda que estos mensajes automatizados son texto. Por lo cual deberás afilar tus textos de ventas y los copies en general que utilices para atención al cliente o para promociones.

Por último, en esta primera sección de las reglas de juego, vamos a tocar el tema de la publicidad paga, porque hay muchísima confusión a este respecto. Seamos cristalinamente claros: No se puede comprar publicidad para WhatsApp.

Ni para su versión normal - lógicamente - ni en su versión Business. ¿Qué cómo estamos seguros?

Te hacemos una pregunta ¿Has visto alguna vez que justo antes de mandarle un mensaje a tu chica o chico te salte un anuncio en el chat? Seguramente no.

¿O después de mandar el mensaje?

¿O en algún momento? ¿No verdad? Los chats son sesiones de comunicación directa entre dos o más usuarios. No existe un muro de contenidos, ni historial ni forma alguna de colocar publicidad ahí.

Hay servicios de mensajería en Asia que han jugado con la idea de incorporar publicidad de forma directa en sus aplicaciones, pero WhatsApp, afortunadamente, no es uno de estos. 

¿Entonces por qué mucha gente vende publicidad de WhatsApp?

Pues una de dos opciones: o no saben lo que dicen, o hablan de comprar publicidad en Facebook y en Instagram - que si tienen la capacidad de incluir anuncios de manera nativa en sus muros, historiales y demás secciones - y usando esa publicidad, enviar tráfico a tu WhatsApp Business. Esto sí es posible. Y de hecho, es rentable.

🌟Recordemos que Facebook, WhatsApp e Instagram pertenecen los tres a la misma empresa - a Facebook - y como tal, tiene diferentes integraciones que permiten desviar tráfico de una a otra plataforma con relativa facilidad🌟 

La publicidad entonces se compra en Facebook y/o en Instagram - puedes de hecho comprar una campaña que aparezca en los perfiles de tu empresa en Facebook y en Instagram a la vez - y luego se desvía a tu perfil de WhatsApp para empresas.

Esto se logra a través de un botón que, al ser pinchado por la persona que ve el anuncio en Facebook o en Instagram, le permite ponerse en contacto con tu empresa vía WhatsApp. 

▶️ Aquí te dejamos la página oficial de Facebook que explica este proceso ◀️

Bien, ahora que ya tenemos lo básico más o menos claro, vamos a construir las estrategias de venta, atención al cliente y construcción de marca para nuestro Whastapp Business.

Esas son las tres áreas en las que te recomendamos que fijes tu plan para WhatsApp Business.

¿Por qué? Porque si revisas de nuevo las capacidades y limitaciones de WhatsApp Business que te hemos expuesto al inicio de este artículo, verás que simplemente no es rentable perder el tiempo en nada diferente a:

Construir marca, convertir ventas y prestar servicios de atención al cliente. Y de hecho, muy seguramente verás que en el área que realmente WhatsApp Business brilla, es en el tramo final de la venta de tus productos o servicios y en la atención al cliente, tanto preventa como postventa.

De las funciones que son viables por WhatsApp la más débil es la de construcción de marca. Es posible hacerlo, pero no es muy rentable.

Otros medios como Facebook, Instagram o inclusive Tik Tok son mucho más interesantes y tienen más capacidades para que puedas desarrollar una estrategia de contenidos interesante y vistosa.

¡Precisamente para que puedas definir bien en cuál red social o plataforma social consideras que tu marca brillaría más, te compartimos este enlace a un artículo que te ayudará a comprender cómo es el lenguaje de cada red social y cuál es la mejor y más rentable para ti! 

Para construir marca por WhatsApp Business lo mejor es construir comunidad. ¡Y para construir un ecommerce lo mejor es Shopify!

🌟Por eso te dejamos esta super guía para que veas lo fácil que es crear tu tienda online🌟

Como consejo te recomendamos crear grupos separados de Contenido y de Clientes.

Aunque los usuarios sean los mismos, si es posible, es mejor que tengas un grupo en exclusivo para compartir información, contenidos, enlaces interesantes y cualquier tipo de información de valor que ayude a reforzar las filosofías de tu marca, o que explique las bondades y usos de tus productos. Y luego, en otro grupo, puedes lanzar las ofertas, promociones y descuentos. 

Este primer grupo, llamémoslo “comunidad” es genial para generar debate, para que la gente interactúe libremente y para que se vaya levantando un sentido de pertenencia sobre tu marca o producto. Sobre todo si tu producto o marca apuesta al lifestyle para vender.

¡Comparte artículos, mensajes positivos, fotos, infografías y vídeos!

WhatsApp permite una enorme variedad de archivos multimedia.

¡Saquémosle partido! 

Conéctate con tus clientes con WhatsApp Business

En el segundo apartado es donde WhatsApp Business comienza realmente a brillar.

¿Sabes ese momento cuando estás a punto de comprar algo pero no terminas de animarte porque no sabes si realmente funcionará para lo que quieres?

• ¿Esa silla que no sabes si realmente va a ser cómoda?
• ¿Ese disco duro SSD que no estás seguro del todo que sea compatible con tu laptop actual?
• ¿Ese lente de cámara que dudas que alcance el foco que requieres?

Estos últimos escollos los sienten muchos clientes que están a punto de hacer click en el botón de “comprar” y terminan echándose para atrás.

Sería genial que pudieran hablar contigo en ese instante y que le pudieses aclarar las dudas. ¿Verdad? 

 ¡Ese es el poder de un chat en vivo! Y ese es el corazón de WhatsApp Business.

Te compartimos un ejemplo de Hergui Musical, que tiene su tienda sobre Shopify, y maneja un extenso catálogo de más de 15.000 productos y componentes electrónicos. 

Para Hergui, es muy común que los posibles compradores tengan dudas sobre si las piezas electrónicas o componentes que necesitan, corresponden a los que tiene la tienda en el catálogo o si son compatibles con el instrumento musical o producto para el que las quieren usar. 

Por eso, Hergui ha establecido WhatsApp Business como una opción de comunicación más en su ecommerce. ¡Mira esta captura de la tienda de Hergui! 

Este tipo de casos, que suelen ser la recta final de la venta, es una de las razones que empujó a Facebook - compañía madre de WhatsApp - a lanzar la aplicación Business como versión dedicada a empresas y negocios.

🌟¿Quieres saber más sobre redes sociales? ¡Te compartimos esta guía super completa para que domines todas las redes!🌟 

Ciertamente es genial poder tener un canal donde conversar en directo con los potenciales clientes, despejar las dudas sobre el producto, la logística de envíos - tema que ha sido clave en estos tiempos de Covid - o las condiciones de pago. 

Por ello, te recomendamos que siempre que puedas ofrezcas tu número de teléfono móvil de WhatsApp Business como medio de contacto: ponlo en tu web en un lugar visible y también en la pestaña de “contacto”, ponlo regularmente en tus redes sociales y si es posible, ponlo en las campañas de Facebook Ads que lances.

¡Entre más sitios mejor! 

Obviamente, tendrás que estar atento a los mensajes y responderlos con criterio de marca y de ventas.

Y algo que destacar, no solo basta con tener WhatsApp Business habilitado, tambien hace falta que la persona a cargo brinde la mejor atención y rapidez en sus respuestas, esto es vital para que podamos transformar esta asesoría en ventas.

Puedes apoyarte en los mensajes automáticos y en las plantillas de respuesta que el propio WhatsApp trae y que están basadas en la plataforma de Facebook.

¡Aquí te compartimos el enlace al tutorial de Facebook para que lo domines rápidamente!

Recuerda: Una vez que abras este canal de comunicaciones tienes que tener un equipo humano o las capacidades técnicas para poder contestar. ¡No te crees un WhatsApp Business si no vas a poder atenderlo!

Eso sería un gravísimo error. 

Aprende todo lo que necesitas sobre redes sociales para ecommerce

➡️ Esta guía te dará las claves paso a paso ⬅️

 

¿Tienes dudas sobre cómo desarrollar una estrategia en particular por WhatsApp Business?

¿Quieres conocer más sobre un tema en específico de este servicio de mensajería para negocios?

¡Escríbenos en la sección de comentarios y estaremos encantados de conversar contigo! 

 

Todas tus dudas sobre WhatsApp las tienes resueltas aquí:

¿Qué es WhatsApp Business?

WhatsApp Business es una aplicación de mensajeria instantánea para dispositivos móviles que requiere una línea de teléfono movil. Esto es el corazón y la clave que determinará muchas de sus capacidades y limitaciones.

¿Son compatibles WhatsApp Business y la versión normal?

En un mismo dispositivo no puedes tener ambos

¿WhatsApp Business permite enviar mensajes masivos?

Sí. Puedes enviar hasta un total de 256 contactos.

¿Puedo desviar algunos anuncios de mis campañas de Facebook o Instagram a WhatsApp con su plataforma 'Business'?

La publicidad que tú compras en Facebook y/o en Instagram puedes hacer que aparezca en los perfiles de tu empresa en Facebook y en Instagram a la vez. Y también luego se desvía a tu WhatsApp Business. Al ser todo la misma compañía, todo es más fácil.