Comme tout marchand, vous disposez probablement d'un business plan pour assurer une bonne croissance à votre entreprise et vous offrir une vision claire de vos perspectives financières pour l'avenir. De plus, la mise en place d’un business plan est essentielle si vous désirez attirer des investisseurs ou demander un financement.
Vous avez peut-être également élaboré un plan stratégique afin de vous aider à fixer les objectifs à atteindre dans les années à venir. Mais qu'en est-il d'un plan opérationnel ?
On pourrait comparer le plan opérationnel à un manuel d'instructions qui expliquerait comment réaliser votre plan stratégique.
Il comprend :
- Une liste de processus et de tâches à accomplir au sein de votre entreprise.
- Une fiche détaillée des rôles et des responsabilités pour vous et pour vos employés.
- Un calendrier pour la réalisation de vos objectifs stratégiques.
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La différence entre un plan opérationnel et un plan stratégique
Il n’est pas rare de confondre plan stratégique et plan opérationnel, et s’ils sont bel et bien différents il sont aussi indispensables l’un à l’autre.
Voici de quoi vous aider à mieux comprendre :
- Un plan stratégique définit les objectifs globaux d’une entreprise, tandis qu'un plan opérationnel définit, lui, ce qui doit être réalisé pour atteindre ces objectifs. Pour créer un plan opérationnel, vous devez d'abord disposer d'un plan stratégique.
- Un plan stratégique concerne l'ensemble de votre entreprise, tandis qu'un plan opérationnel s’opère par département. Chaque département possède une fonction unique pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Par exemple, supposons que le plan stratégique consiste à augmenter le chiffre d’affaires de 10 %. Dans ce cas, le plan opérationnel du département financier peut consister à calculer les marges bénéficiaires, tandis que le département marketing exécutera des campagnes pour augmenter les ventes.
- Un plan stratégique couvre une période déterminée, généralement de cinq ou dix ans. En revanche, un plan opérationnel détaille les actions permettant d'exécuter cette stratégie selon des échéances hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Par exemple, le plan du département marketing pourrait inclure un calendrier hebdomadaire de publication sur les réseaux sociaux et une analyse mensuelle de l’engagement.
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Comment un plan opérationnel aide les entreprises à survivre et à croître plus vite
Pour beaucoup, rédiger un plan opérationnel peut sembler être une perte de temps : à quoi pourrait bien servir ce document qui finira perdu dans Dropbox ou Google Drive ? Si cette réflexion vous paraît justifiée, c’est très probablement parce que votre plan n’est pas au point.
Les jeunes entreprises peuvent penser qu'elles sont trop petites pour avoir besoin d'un plan opérationnel, et certaines justifient le fait de passer cette étape par leur capacité à s’adapter au marché. Pourtant, le manque de planification est l'une des principales raisons de l'échec des start-ups, selon University Lab Partners, un projet de recherche indépendant formé en partenariat avec l'Université de Californie, Irvine.
Sans plan, les propriétaires d'entreprises doivent quotidiennement reconsidérer et redéfinir les priorités de leurs activités. Le moins que l'on puisse dire, c'est que cela prend du temps et bien souvent, cela conduit à des efforts incohérents, qui mettent en péril la réalisation des objectifs.
Un plan opérationnel peut également améliorer le travail d'équipe en définissant clairement les responsabilités de chacun. Chaque membre de l'équipe comprend mieux son rôle et ce que l'on attend de lui. Chacun peut faire sa part, et contribuer à son échelle à la réalisation des objectifs stratégiques.
Un plan opérationnel permet également d'identifier les informations cloisonnées provenant d'autres secteurs de l'entreprise. Par exemple, un objectif stratégique visant à augmenter les marges bénéficiaires peut, dans le plan opérationnel, demander à l'équipe marketing d'accroître la notoriété des produits les plus rentables. Cette demande constitue une incitation naturelle à la collaboration avec les équipes commerciales, qui possèdent les données sur les marges pour l'inventaire des produits.
Enfin, un plan opérationnel peut améliorer la productivité. Les employés auront tendance à travailler plus rapidement en sachant exactement ce qu'ils doivent faire. Les tâches qui ne correspondent pas aux objectifs opérationnels et stratégiques peuvent alors être mises de côté.
Comment rédiger un bon plan opérationnel ?
Pour réaliser votre plan opérationnel, vous aurez d'abord besoin d'un plan stratégique afin d’identifier vos objectifs et vos échéances. Chaque projet et chaque tâche du plan opérationnel est lié au « pourquoi » de votre plan opérationnel.
Par exemple, si l'objectif stratégique est d'augmenter le chiffre d’affaires annuel de 40 % en deux ans, de nombreux projets (les éléments du plan opérationnel) pourraient vous permettre d'y parvenir. Alors, comment décider des projets à poursuivre ?
- Analysez vos données. Où se trouvent les plus grandes opportunités ?
- Échangez avec vos équipes. Quelles sont les raisons qui poussent les acheteurs à ne pas finaliser leurs achats ? Quelles questions de consommateurs posent le plus de problèmes au support client ?
- Renseignez-vous sur votre secteur d'activité. Que disent les études à propos de votre secteur ? Par exemple, d'après une enquête menée par Barilliance le taux d’abandon de panier en France en 2019 s’élevait à près de 76,81 %, comment y remédier ?
Vous pouvez identifier un ensemble de projets potentiels pour vous aider à atteindre vos objectifs stratégiques, tels que :
- Lancer une campagne de marketing sur les réseaux sociaux.
- Proposer un contenu téléchargeable susceptible d’intéresser votre cible pour encourager les inscriptions à votre newsletter.
- Mettre en place un programme de parrainage pour les clients existants.
- Participer à un salon professionnel de votre secteur.
Priorisez les projets en fonction de l’impact qu’ils peuvent avoir sur votre objectif stratégique, puis attribuez des responsabilités et des tâches aux membres de votre équipe.
À ce stade, identifiez (ou demandez !) si les employés ont besoin de ressources supplémentaires. Par exemple, la personne chargée de l'exécution de la campagne sociale aura-t-elle besoin d'une plateforme d'automatisation pour programmer son contenu à l'avance ou avoir accès à un outil analytique pour connaître l’engagement dudit contenu ?
Attribuez ensuite les tâches et fixez des échéances. Par exemple, pour créer une campagne sur les réseaux sociaux, l’organisation peut ressembler à ceci :
- Le directeur commercial identifie les produits ou services à promouvoir.
- Le comptable prévoit un budget pour la campagne.
- Le directeur du marketing rédige un brief créatif pour établir les lignes directrices du message et désigne les membres de l'équipe en charge d’exécuter les supports créatifs.
- Le rédacteur écrit trois versions du texte pour tester l'engagement.
- Le graphiste crée des supports graphiques pour la campagne.
Si vous êtes à la tête d'une petite entreprise, vous pouvez gérer vous-même tous ces rôles et responsabilités.Et, dans le cas où vous n’auriez que quelques employés, vous pouvez attribuer ces missions à une seule personne. L'important est de répartir les tâches et de les assigner.
Lorsqu'il s'agit de fixer des délais réalistes, il est utile d'obtenir l'avis des employés, surtout si une personne travaille sur plusieurs projets ou plusieurs parties d'un même projet. Mais attention à ne pas accorder des délais trop longs. Les gens ont naturellement tendance à remettre à plus tard lorsqu'ils ont de longues échéances, et la loi de Parkinson suggère que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».
Les échéances ne seront probablement pas respectées. Mais le fait d'avoir une date limite signifie que vous saurez dès qu'une tâche ne sera pas terminée à temps, ce qui vous permettra de résoudre le problème et de remettre l'ensemble du projet sur les rails. Un projet détaillé avec des tâches et des échéances bien définies est le signe que vous disposez d'un plan opérationnel solide.
Une fois que votre plan opérationnel est en place, vous devrez mesurer l'impact de vos efforts, par étapes. Par exemple, si votre objectif stratégique est d'accroître votre clientèle, et que votre plan opérationnel comprend une campagne de marketing par e-mail, quelques KPI (indicateurs clés de performance) peuvent vous aider à mesurer le succès :
- Le taux d'ouverture des e-mails, qui reflète principalement la force de la ligne d'objet.
- Le taux de clics, qui évalue l'efficacité du message et de l'offre.
- Le taux de conversion de la page de destination, qui mesure la pertinence de la page de destination.
Tout mettre en place, du plan stratégique au plan opérationnel en passant par l’analyse des résultats, les tâches et les échéances, peut sembler décourageant. Certaines méthodes, comme la méthode OKR (objectifs et les résultats clés) peuvent vous aider.
Avec la méthode OKR, on considère que les objectifs sont les buts que vous souhaitez atteindre avec votre entreprise, et les résultats clés sont la façon dont vous mesurez les progrès vers ces objectifs. Vous pouvez définir des « OKR » à l'échelle de l'entreprise, des départements et des individus, ce qui permet de relier le travail des employés aux objectifs généraux.
Une rétrospective pour évaluer votre plan opérationnel - et affiner le prochain
Une fois que vous aurez terminé un projet, prévoyez une réunion bilan. Au cours de cette réunion, refaites un point sur les objectifs fixés, examinez les résultats et déterminez ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.
Documentez l'exercice afin de pouvoir identifier les meilleures pratiques ainsi que les points à améliorer.
Avez-vous vu trop grand ? Les tâches n'ont-elles pas été suffisamment réparties ? Avez-vous identifié un manque de ressources ?
Ces informations peuvent vous aider à élaborer un meilleur plan opérationnel la prochaine fois. Elles peuvent tout simplement rendre le processus de planification opérationnelle plus efficace. Ce qui pouvait prendre des jours, pourra ne prendre que quelques heures une fois que vos équipes seront familiarisées avec le processus.
Le résultat ? Des projets qui prennent vie avec fluidité, un plan qui permet à tout le monde d'être en phase, et les meilleures chances possibles d'atteindre des objectifs stratégiques ambitieux.
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FAQ sur le plan opérationnel
Qu’est-ce qu’un plan opérationnel ?
Comment élaborer un plan opérationnel ?
- Définissez les objectifs que vous souhaitez atteindre.
- Listez les actions à mettre en place pour atteindre vos objectifs.
- Attribuez les différentes tâches à accomplir aux personnes compétentes.
- Fixez des échéances pour chaque mission.
- Demandez aux différentes équipes concernées quels sont les outils et informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches.
- Définissez des indicateurs pour suivre l’efficacité de chaque action.
Pourquoi faire un plan opérationnel ?
Publié par Maud Leuenberger. Maud est la rédactrice en chef du blog français de Shopify.
Contenu original par : Stephanie Vozza.
Traduction par : Caroline Lanau-Imbert.
Image : Pexels.