Kund:innen erwarten heute schnellen, personalisierten und konsistenten Service – über alle Kanäle hinweg. Für Unternehmen wird es damit immer wichtiger, Kundenservice-Management, Vertrieb und Marketing zentral zu steuern und jederzeit auf aktuelle Daten zugreifen zu können. Genau hier setzt eine Cloud-CRM-Lösung an.
In diesem Beitrag erfährst du, was Cloud-CRM genau ist, warum es für Unternehmen – insbesondere im E-Commerce – an Bedeutung gewinnt und wie du das passende System für deine Anforderungen auswählst. Außerdem bekommst du einen Überblick über zentrale Funktionen, Sicherheitsaspekte und beliebte Cloud-CRM-Anbieter:innen.
Was ist Cloud-CRM?
Ein Cloud-CRM (Customer-Relationship-Management) ist eine Software zur Verwaltung von Kundenbeziehungen. Als Cloud-Lösung werden die Funktionen über das Internet bereitgestellt, ohne eigene lokale Server nutzen zu müssen. Über den Browser oder spezifische Apps greifst du auf zentral gespeicherte Daten zu, wodurch du Kundenbeziehungen verwalten, Prozesse automatisieren und Daten für Sales, Marketing und Service jederzeit an jedem Ort verfügbar machen kannst. Somit kannst du schneller auf Kundenanliegen reagieren.
Warum ist Cloud-CRM heute so wichtig?
Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, Kundenbeziehungen über immer mehr Kanäle hinweg konsistent, nachvollziehbar und skalierbar zu steuern. Gerade im E-Commerce wachsen Kontaktpunkte, Datenmengen und Erwartungen auf Kund:innenseite kontinuierlich. Ohne ein zentrales System lassen sich diese Anforderungen kaum bewältigen. Manuelle oder isolierte Prozesse führen schnell zu Informationslücken, ineffizienten Abläufen und einer fragmentierten Kundenerfahrung.
Cloud-CRM-Systeme schaffen mit einer zentralen Datenbank die notwendige Grundlage, um Kundenmanagement strukturiert, datenbasiert und zukunftsfähig aufzustellen. Es bildet den zentralen Dreh- und Angelpunkt für Kundeninformationen und sorgt dafür, dass Unternehmen jederzeit handlungsfähig bleiben – unabhängig von Teamgröße, Standort oder Wachstumstempo. Damit wird Cloud-CRM zu einem strategischen Werkzeug, um Kundenbeziehungen nachhaltig zu steuern und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
Cloud-CRM vs. On-Premise-CRM
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Merkmal |
Cloud-CRM |
On-Premise-CRM |
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Hosting |
Extern, durch Anbieter:in |
Intern, eigener Server |
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Zugriff |
Über Internet |
Lokal oder via VPN |
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Wartung |
Von Anbieter:in |
Eigenes IT-Team |
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Skalierbarkeit |
Sehr hoch |
Eingeschränkt |
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Einstiegskosten |
Niedrig |
Hoch |
Cloud-CRM eignet sich hauptsächlich für Unternehmen, die schnell starten und wachsen wollen, ohne große IT-Ressourcen vorzuhalten. On-Premise-Lösungen sind dagegen eher für Unternehmen mit extremen Datenschutz- oder Integrationsanforderungen interessant.
Welche Vorteile hat Cloud-CRM?
- Zentrale, aktuelle Datenbasis: Alle Kundeninformationen werden in einer gemeinsamen Datenquelle gebündelt und laufend aktualisiert. Das schafft Transparenz und eine einheitliche Sicht auf Kund:innen über alle Teams hinweg.
- Orts- und geräteunabhängiger Zugriff: Cloud-CRM ermöglicht dank der Cloud-Technologie den Zugriff auf alle relevanten Kundendaten von überall aus. Teams arbeiten standortunabhängig mit denselben aktuellen Informationen.
- Schnelle Implementierung: Da keine eigene IT-Infrastruktur erforderlich ist, lässt sich ein Cloud-CRM schnell implementieren und ohne großen technischen Aufwand in bestehende Systeme integrieren.
- Kosteneffizienz: Cloud-CRMs sind oft kostengünstiger als der Betrieb und die Wartung eigener IT-Infrastrukturen. Ein Cloud-CRM erfordert keine eigene Hardware oder Server-Infrastruktur. Wartung, Updates und Betrieb übernehmen die Anbieter:innen, wodurch sowohl Einstiegs- als auch laufende Kosten deutlich sinken.
- Geringer Wartungs- und Verwaltungsaufwand: Wartung, Betrieb, Backups und Sicherheitsmaßnahmen übernimmt der Systemlieferant. Das entlastet interne IT-Ressourcen und senkt laufende Kosten.
- Hohe Skalierbarkeit und Flexibilität: Nutzer:innen, Funktionen und Kapazitäten lassen sich flexibel anpassen, sodass Kleinunternehmen im Zuge ihres Wachstums problemlos Benutzer:innen und Funktionen hinzufügen oder entfernen können. Das CRM wächst mit dem Unternehmen und passt sich veränderten Anforderungen an.
- Automatische Updates: Neue Funktionen und Sicherheitsupdates stehen automatisch zur Verfügung, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen.
- Einfache Integration mit anderen Tools: Cloud-CRMs lassen sich nahtlos mit weiteren SaaS-Lösungen wie Marketing-, Service- oder E-Commerce-Tools verbinden und sorgen für durchgängige Prozesse.
- Unterstützung personalisierter Kundenansprache: Cloud-CRM-Systeme ermöglichen die gezielte Segmentierung und Analyse zentraler Kundendaten für effektive Marketingkampagnen. So lassen sich Kommunikation und Customer-Journeys individuell aussteuern, Kundenerlebnisse verbessern und Kundenbeziehungen nachhaltig stärken.
- Hoher Sicherheitsstandard: Cloud-CRM-Systeme bieten integrierte Sicherheitsmechanismen wie automatische Backups, Überwachung und regelmäßige Updates zum Schutz sensibler Kundendaten.
Nachteile und Herausforderungen
- Abhängigkeit von Anbieter:innen: Da das CRM extern betrieben wird, hängt die Verfügbarkeit des Systems von der Stabilität der Anbieter:innen ab. Technische Störungen oder Ausfälle können den Zugriff auf Daten und laufende Prozesse kurzfristig beeinträchtigen.
- Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen: Cloud-CRMs verarbeiten sensible Kundendaten. Deshalb ist es entscheidend, ein System zu wählen, das hohe Sicherheitsstandards erfüllt und DSGVO-konform arbeitet, insbesondere im europäischen Rechtsraum.
- Begrenzte individuelle Anpassungsmöglichkeiten: Viele Cloud-CRM-Lösungen setzen auf standardisierte Funktionen. Sehr spezifische oder stark individualisierte Prozesse lassen sich oft nur mit zusätzlichen Integrationen oder Workarounds abbilden.
- Laufende Kosten durch Abonnements: Cloud-CRM-Systeme werden in der Regel im Abo-Modell angeboten. Diese wiederkehrenden Kosten müssen langfristig eingeplant und regelmäßig überprüft werden, speziell bei wachsender Nutzerzahl.
Wichtige Funktionen eines Cloud-CRM
Ein modernes Cloud-CRM bietet typischerweise folgende CRM-Funktionen:
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Funktion |
Beschreibung |
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Kontakt- und Lead-Management |
Zentrale Verwaltung aller Kunden- und Lead-Daten inklusive Kontakthistorie, Status und relevanter Zusatzinformationen. |
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Sales-Pipeline und Deal-Tracking |
Abbildung und Steuerung von Verkaufschancen entlang definierter Phasen, inklusive Status, Wahrscheinlichkeiten und Abschlussdaten. |
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Automatisierungen |
Automatisches Ausführen wiederkehrender Prozesse wie Lead-Zuweisungen, Follow-ups, Erinnerungen oder Statusänderungen. |
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Berichte und Dashboards |
Erstellung von standardisierten und individuellen Auswertungen zu Vertriebs-, Marketing- und Servicekennzahlen in Echtzeit. |
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Mobile Nutzung |
Vollständiger Zugriff auf das CRM über mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablet (inklusive Dateneingabe und -aktualisierung), was besonders im Außendienst vorteilhaft ist. |
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Integrationen |
Anbindung externer Systeme wie E-Mail-Programme, Marketing-Tools, E-Commerce-Plattformen oder Zahlungssoftware zur mühelosen Anpassung an die Entwicklung des Unternehmens und die sich ändernden Anforderungen. |
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Anpassbarkeit |
Konfiguration von Feldern, Workflows und Prozessen zur Abbildung unternehmensspezifischer Anforderungen innerhalb des Systems. |
Cloud-CRM-Software und Sicherheit
Sicherheit spielt bei Cloud-CRM-Systemen eine zentrale Rolle, da hier sensible Kunden- und Geschäftsdaten verarbeitet werden. Entsprechend setzen Cloud-CRM-Anbieter:innen auf umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen, um ein hohes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu zählen insbesondere:
- Datenverschlüsselung: Kundendaten werden sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt. Dadurch sind Informationen selbst dann geschützt, wenn Unbefugte Zugriff auf Datenströme oder Speichersysteme erlangen.
- Zugriffskontrollen und Berechtigungen: Der Zugriff auf Daten und Funktionen ist klar geregelt. Nur autorisierte Benutzer:innen haben Zugriff auf Kundendaten in Cloud-CRM-Systemen. Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass Mitarbeitende nur auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können.
- Regelmäßige Sicherheitsaudits: Cloud-CRM-Anbieter:innen überprüfen ihre Systeme kontinuierlich durch interne und externe Audits. So wird sichergestellt, dass Sicherheitsstandards eingehalten und neue Risiken frühzeitig erkannt werden.
- Automatische Backups: Daten werden in regelmäßigen Abständen automatisch gesichert. Im Falle von technischen Störungen, Datenverlust oder menschlichen Fehlern lassen sich Informationen schnell wiederherstellen.
- Notfall- und Wiederherstellungskonzepte: Cloud-CRMs verfügen über Disaster-Recovery-Strategien, die den Betrieb auch bei Systemausfällen oder externen Ereignissen absichern und die Verfügbarkeit der Daten gewährleisten.
- Kontinuierliche Überwachung und Updates: Systeme werden fortlaufend überwacht und mit Sicherheits- sowie Software-Updates versorgt. Dadurch können Schwachstellen zeitnah geschlossen und neue Bedrohungen abgewehrt werden.
Wie wähle ich das richtige Cloud-CRM aus?
Ein Cloud-CRM ist eine langfristige Entscheidung, die zentrale Prozesse in Vertrieb, Marketing und Kundenservice beeinflusst. Entsprechend wichtig ist es, die Auswahl strukturiert und auf Basis klarer Kriterien zu treffen. Die folgenden Schritte helfen dir dabei, Anforderungen zu definieren, relevante Systeme gezielt zu vergleichen und eine Lösung zu finden, die zu deinem Unternehmen, deinen Prozessen und deinem Wachstum passt:
- Lege Ziele und Anforderungen fest
- Prüfe die Anpassbarkeit des Systems
- Bewerte die Benutzerfreundlichkeit
- Stelle Integrationen mit bestehenden Systemen sicher
- Kläre Datenschutz und Datenstandort
- Schätze Support und Schulungen ein
- Plane dein Budget
- Teste in der Praxis
1. Lege Ziele und Anforderungen fest
Definiere zuerst, was du mit dem Cloud-CRM erreichen willst (z. B. bessere Lead-Qualifizierung, strukturierte Sales-Prozesse, automatisierte Marketing-Workflows). Leite daraus ab, welche Funktionen und Prozesse das System abbilden muss.
2. Prüfe die Anpassbarkeit des Systems
Stelle sicher, dass du das CRM an deine Anforderungen anpassen kannst, zum Beispiel durch eigene Dashboards, zusätzliche Felder sowie passende Datenstrukturen, Datentypen und Klassifizierungen.
3. Bewerte die Benutzerfreundlichkeit
Achte darauf, dass das System im Alltag leicht zu bedienen ist. Eine intuitive Oberfläche und gute Einstiegsressourcen sind entscheidend, damit dein Team das CRM konsequent nutzt.
4. Stelle Integrationen mit bestehenden Systemen sicher
Prüfe, ob sich das CRM mit deinen Tools verbinden lässt. Die Integration mit anderen Systemen wie ERP oder Marketing-Automation-Software erweitert den Anwendungsbereich von CRM-Systemen und erhöht deren Nutzen. Die besten Systeme sind so konzipiert, dass sie sich mit einer Vielzahl anderer Tools verbinden lassen, darunter Shop-Systeme, E-Mail-Clients, Marketing-Automatisierungsplattformen und Buchhaltungssoftware.
5. Kläre Datenschutz und Datenstandort
Überprüfe, ob die relevanten Anbieter:innen DSGVO-konform arbeiten, wo Daten gespeichert werden und ob EU-Serverstandorte möglich sind. Gerade bei sensiblen Kundendaten sollte das ein zentrales Auswahlkriterium sein.
6. Schätze Support und Schulungen ein
Da das CRM nach der Einführung zu einem zentralen System wird, ist verlässlicher Kundensupport wichtig. Achte außerdem auf kontinuierliche Schulungsangebote, damit alle Nutzer:innen das System sicher und effizient verwenden können.
7. Plane dein Budget
Lege ein Budget fest und vergleiche Preismodelle. Berücksichtige, dass die Nutzerzahl häufig einen großen Einfluss auf die Kosten hat und viele Anbieter:innen gestaffelte Tarife bieten, bei denen Funktionen und Nutzer:innen den Preis bestimmen. Einige Anbieter:innen bieten auch kostenlose Pläne mit begrenzten Funktionen an, die für kleine Unternehmen oder Einzelpersonen geeignet sein können.
8. Teste in der Praxis
Nutze kostenlose Testphasen oder kostenlose Einstiegspläne (falls vorhanden), um das CRM unter realen Bedingungen zu prüfen. Teste dabei typische Workflows, Bedienbarkeit, Integrationen und die Passung zu deinen Anforderungen.
Beispiele beliebter Cloud-CRM-Lösungen
Der Markt für Cloud-CRM-Software ist vielfältig und reicht von einfachen Lösungen für kleine Teams bis zu umfangreichen Plattformen für komplexe Unternehmensstrukturen. Um den Einstieg zu erleichtern, findest du im Folgenden eine Auswahl etablierter Cloud-CRM-Anbieter, die laut OMR Reviews besonders häufig genutzt werden und unterschiedliche Anforderungen abdecken.
1. Salesforce Sales Cloud
Salesforce gehört zu den bekanntesten Cloud-CRM-Lösungen weltweit und deckt eine breite Palette von Vertriebs-, Marketing- und Automatisierungsfunktionen ab. Die Lösung ist für Unternehmen jeder Größe geeignet und bietet umfassende Werkzeuge zur Steuerung von Kundenbeziehungen. Angeboten wird sie in mehreren Preisstufen mit unterschiedlichen Leistungsumfängen, etwa von Einstiegspaketen bis zu Enterprise-Editionen.
2. HubSpot Sales Hub
HubSpot kombiniert CRM-Funktionen mit Sales- und Marketing-Tools und lässt sich modular erweitern. Die Software ist besonders benutzerfreundlich und eignet sich gut für Unternehmen, die Vertrieb und Marketing eng verknüpfen wollen. HubSpot bietet flexible Preis- und Lizenzmodelle sowie eine mobile Nutzung und Integrationsmöglichkeiten mit weiteren Hub-Modulen.
3. CentralStationCRM
CentralStationCRM richtet sich vorwiegend an kleine und mittlere Unternehmen und punktet mit einfacher Bedienung und umfassenden Basisfunktionen für Kontakt- und Lead-Management. Es gibt kostenlose Einstiegsoptionen für kleine Teams sowie gestaffelte Pakete für wachsende Anforderungen – einschließlich flexibler Kündigungsoptionen.
4. Pipedrive
Pipedrive ist ein Cloud-CRM, das insbesondere für die Visualisierung und Steuerung von Vertriebsprozessen bekannt ist. Die Pipeline-Darstellung im Kanban-Stil verschafft Teams einen klaren Überblick über Deals und Aufgaben. Verschiedene Preismodelle decken unterschiedliche Unternehmensgrößen und Funktionsanforderungen ab, und eine 14-tägige Testphase erleichtert den Einstieg.
5. weclapp
weclapp kombiniert CRM- und ERP-Funktionen in einer integrierten Cloud-Plattform, die besonders für kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv ist. Neben klassischem CRM bietet das System Funktionen für Lead-Management, Kampagnen-Steuerung und Team-Kollaboration sowie mobile Nutzung und Integrationen, etwa mit Outlook oder Kalendern.
Fazit
Ein Cloud-CRM ermöglicht es Unternehmen, ihre Produktivität zu steigern, ihre Rentabilität zu erhöhen und den Service für ihre Kund:innen zu verbessern. Cloud-CRM-Systeme sind heute ein zentrales Werkzeug für jedes Unternehmen, das Kundendaten, Vertriebsprozesse und Service-Abläufe effizient managen möchte. Sie bieten eine hohe Flexibilität, schnelle Einsatzbereitschaft und viele Integrationsmöglichkeiten – gleichzeitig gilt es, Datenschutz, Kosten und Anpassungsfähigkeit im Blick zu behalten.
Wenn du die Anforderungen deines Unternehmens kennst und gezielt prüfst, welche Funktionen du wirklich brauchst, findest du mit einem Cloud-CRM ein leistungsstarkes System, das deine Prozesse nachhaltig verbessert.
