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請求書の書き方・作り方を解説。請求書の必須項目や、納品書や見積書などとの違いも説明

請求書とは、購入者に代金の支払いを請求するために作成する書類です。本記事では特に、個人事業主の皆様に必ず知っておいていただきたい、請求書の書き方と作り方を解説します。納品書や見積書についても説明します。

目次

請求書について、国税庁の解説

国税庁「タックスアンサー(よくある税の質問)」での説明

国税庁のWebサイト、「タックスアンサー(よくある税の質問)における「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた」で、請求書等への記載事項として5つ挙げられています。

  1. 書類作成者の氏名または名称
  2. 取引年月日
  3. 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
  4. 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
  5. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

 この5項目の記載は必ず行い、漏れないようにしましょう。

国税庁指定の5つの記載事項:項目ごとの解説

Unsplash: green-chameleon

 国税庁が記載事項として定める5つの項目について解説します。

1.書類作成者の氏名または名称

あなたが取引先に対して請求書を作成して送付したい場合、あなたの氏名もしくは会社名・屋号などがこれにあたります。

2.取引年月日

請求をする取引を実施した年月日を記載します。

3.取引内容(軽減税率の対象品目である旨)

請求する取引の内容を記載します。それらの内容が軽減税率の対象か否か、品目を確認し、軽減税率の対象品目である場合は品目に(軽減税率の対象品目)などを書き添えましょう。

4.税率ごとに区分して合計した税込対価の額

帳簿等に記帳する際には税率ごとの区分が必要です。請求書を作成して請求をする側、請求書をもとに請求をされる側、双方で確認します。

参考(どちらも、国税庁発行のPDFドキュメントに飛びます):

5.書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

あなたが取引先に対して請求書を作成して送付したい場合、請求先である取引先の事業者氏名、または会社名や屋号を記載します。

初めて請求書を作成する場合に知っておきたい4つのポイント

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1.請求書に角印の押印はなくていい

請求書には角印を押していても、押していなくても、法律上どちらでも問題ありません。

押してある請求書は、押印があることにより文書の成立の真正についての証明の負担が軽減されることが仮にあるかもしれませんが、押印がない請求書に「問題がある」、「請求書として認められない」ものではありません。

経済産業省のこちらのページで確認できるだけでなく、内閣官房も各府庁における会計関連の内部手続き見直し事例として請求書の押印省略を資料として取り上げています(参考)。これは新型コロナウイルスの感染症が拡大したことにより広がった動きのひとつでもあります。

東京都は2021年度までに都庁内外の手続きで必要とされていた押印を原則廃止しました(参考)。神奈川県も2021年4月1日から請求書・見積書への押印が不要となりました(参考)。

2.振込先を記載する

請求内容をもとに請求額を振り込んでもらう振込先を正しく記載します。具体的には、振り込み銀行名・支店名・口座名義・預金の種類・口座番号です。

3.支払い期日を記載する

請求額を振り込んでもらう期日(年月日)を明記します。

4.振込手数料の負担について記載する

備考欄やメモ欄を設けて、振り込み手数料負担についても記載します。「振込手数料は貴社ご負担でお願いいたします。」「振込手数料は貴社にてご負担ください。」などの文言を書きます。

商法と民法で、振込手数料は振込側の負担であるとされていますが、この文言を記載していないことで、振込手数料を差し引いた金額を振り込む取引先や担当者もまれにいます。取引先や担当者がこのアクションを行う場合、相手が商法違反、民法違反をしていることになります。しかし古い社内慣習や慣行に則って経理業務や会計業務を実施しているような取引先・担当者の場合、振込手数料が差し引かれることがまれにあるため、それらを防ぐためにこの文言を記載しておきましょう。

請求書発行:2種類のタイミング

Unsplash: david-travis

請求書の発行には、取引の内容と契約書の内容に応じて2種類のタイミングがあります。あなたの仕事はどちらになるでしょうか。業種や契約書の内容を確認してください。

継続取引型

継続取引型とは?請求書発行のタイミング

取引先からサービスや商品の発注を継続的に受け、提供や引き渡しをする取引です。請求書発行のタイミングは毎月です。締め日や支払日は取引先との契約内容で決めているため、毎月決められたスケジュールで作成します。

継続取引型の請求書作成時に確認するポイント

作成日と支払い期日を更新します。支払い期日を「毎月●日まで」など、更新する必要のない書き方にしている場合はそのままで問題ありませんが、「●年●月●日までにお支払いください」など更新を要する書き方にしている場合、年月日を正しく更新します。

請求先は基本的に変わることがないため、前回の請求書と全く同じになります。ただし、振り込みを受ける自分の側が振り込んでもらう先を変更する時は「今回の納品書から、振込先を変更しています!」などの注意書きを目立つように太字や文字色を変えて書き加え、請求書を送付する際にメール本文や封筒の中に別紙を入れて一筆添えましょう。

受託請負型

受託請負型とは?請求書発行のタイミング

契約の際に仕様を決め、決めた仕様を完成させて納品する取引です。請求書発行のタイミングは契約で決めた時期です。

受託請負型の請求書を発行するタイミングには、大別して、業務開始前と業務終了後の2パターンがあります。業務開始前は、契約内容に着手金受け取りの取り決めがある場合で、契約を締結した後にすぐ請求書を作成し提出します。ただし契約内容によっては、中間金も存在します。契約内容で取り決めた中間金の請求・受け取りのタイミングに合わせて、請求書を作成して提出し、中間金を受領しましょう。

業務終了後の場合、検収書を受領したら速やかに作成して提出します。

受託請負型の請求書作成時に確認するポイント

契約書の内容に基づいて、業務内容・請求金額・支払い期日を記載して作成します。

請求書について注意すべき項目5つ

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1.取引先に、請求書を作成して送付しましたか?

請求書、納品書、検収書等は法律行為が記載されていない文書であり、発行についても法律で規定されているわけではありません。双方に合意があれば、請求書は、発行しなくてもいい文書とされています。

しかしこれらに関連するトラブルを防ぐため、納品のタイミング・請求書の発行・振込について契約内容に明記することがほとんどです。

ほとんどの組織・事業所・企業が、送付された請求書を基に経理・会計処理を実施します。請求書を送付しなければ振り込みがされないこともあるため、契約内容に沿ったタイミングで作成して忘れずに送付しましょう。

2.実費精算の項目を書き忘れていませんか?

交通費や旅費、備品や書籍の購入代金など、実費で精算する予定だった品目を書き忘れていないか確認します。

3.請求書を再発行する際に注意することは?

一度作成して送付した請求書を再発行をすることがあります。送付先で手違いなどが重なり必要なパターンや、請求書作成側が日付や内容を間違えてしまい、取引先へ提出後に修正と再発行を求められるパターンなどが想定されます。

請求書の再発行時には、備考欄やメモ欄に再発行の旨を明記します。「●年●月●日に発行済みの請求書を、(再発行の理由)のために再発行しています」、「●年●月●日に請求書発行済み。ただし(再発行の理由)があり再発行」などの文言を記載します。

赤いインクの「再発行」ゴム印の押印は義務ではありません。あるとわかりやすくて親切なアクションのひとつです。

4.返品・値引き・割戻しを明記する

商品を仕入れて販売する、仕入れた商品を加工して販売するような内容の場合、物品の商品をやりとりする中で返品・値引き・割戻しが発生することがあります。これらは仕事内容がコーディングやデザイン、原稿執筆などの場合にはほとんど発生しない項目です。

返品とは

違う商品が納品された場合に返送する(違う商品を納品してしまった場合に返送される)ことです。

値引きとは

商品の値段を下げて引き取る(商品の値段を下げて引き取ってもらう)ことです。

割戻しとは

一定金額の購入に対して行う売上代金の減額のことです。一般の人がスーパーや小売店で遭遇することのある「2点購入すると1点無料」のようなもので、まとまった金額の取引をすることにより実施することがある値引き(減額)です。

5.取引先からの入金完了(着金)を確認する

請求書を送ったら入金されるものだと思いたいですが、残念なことに、支払いにルーズな文化の企業もごくまれに存在します。請求書通りに入金したか、確認してくださいね。着金するまでが取引です。

特にあなたが個人事業主である場合、立場の弱さからそのような対応をする取引先に出会う可能性も0とは言いきれません。

入金がない場合、請求書が取引先に届いているか確認します。取引先への未着を防ぐために、送付後に届いていること、相手の手元で確認できていることを確認しても、全く問題ありません。何らかのサーバーエラーや郵便のトラブル、紛失などで未着になることも、あるものです。

入金額に違いがある場合は過去の書類を確認してください。例えば振込手数料を取引先負担と明記した請求書を送付したにもかかわらず振込手数料額の分だけ減額されているようなときは、次回の請求書に上乗せすることをメール(※文章の記録が残る手段。電話で口頭ではなく)で伝えてから、次月、上乗せして対応します。

請求書作成までの流れ

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取引で発生する書類と流れについて解説します。ここで解説する書類はいずれも簡単な契約書です。これらをやりとりする、書面で形に残すことで、弁護士に同席してもらうような万が一のことが起きても、これまでの取引履歴や責任の所在などを明確にできます。

ここでは、あなたが個人事業主であり、取引先へ商品を販売する取引を実施していると仮定して解説します。但し書きとして、契約内容や取引内容に応じて取引内容や必要書類が変わるため、ここで解説する流れや内容の通りにならないことがあり、必要な書類も変わることがあることを申し添えます。

あなたが取引先に見積書を送付する

取引先から商品を購入したいと意思表示があったら、見積書を作成し、送付します。販売する商品の数量・金額・納期などを記載する書類です。取引先は、見積書を確認し、必要に応じて他社の見積書などと比較も実施して、取引実行を検討します。

あなたは取引先から発注書を受け取る

発注書は、購入申し込みの意思表示と内容を明記する書類です。商品の数量、金額、納期などが書かれているため、先に送った見積書と相違がないか、相違がある場合は了承できるのかなどを確認します。発注書の呼び方は注文書・申込書・依頼書などと呼ばれることがあり、取引先に応じて異なることがあります。

あなたが取引先に発注請書(注文請書)を送付する

発注書を受け取ったあなたが、確かに注文を受け取ったと明記する書類です。違約金に関連する内容なども記載します。あなたには注文通りに納品する責任が、取引先には注文通りに購入する責任が生じます。

あなたが取引先に商品の納品と同時に納品書を送付する

納品した商品の内容を記載する書類です。外箱に貼られていたり、納品物が入った箱の中に入っていたりします。取引先は実際の納品物と納品書を相互確認します。

あなたは取引先から物品受領書を受け取る

取引先が商品を受け取り、内容に間違いがないことを確認して検収したことを明記する書類です。検収した合格品の数量や合格していることが記載されていることもあります。納品書と物品受領書が数枚綴りで複写式になっており、該当書類に押印して返送を求められることもあります。

物品受領書の呼び方は納品請書・検収書、求められる押印は受領印・納品印・検収印などと呼ばれることがあり、いずれも取引先に応じて異なることがあります。

あなたが取引先に請求書を送付する

ここで、本記事で重点的に解説をしている請求書が登場します。あなたが取引先に販売代金を請求するために作成する書類です。

請求書の送付方法

Unsplash: markus-winkler

請求書を請求先に送る方法は、PDFドキュメントと紙の2種類があります。取引先の希望も考慮して選択しましょう。

PDFドキュメントの請求書を送付

請求書をPDF書類で用意して、メール送付する方法です。取引先が問題ないのであれば、送付方法はメールでも、PDFドキュメントを送付できるチャット機能(メッセンジャーやLINEなど)でも、どちらでも差し支えありません。メリットはコストの安さと手軽さです。

印刷した紙の請求書を送付

請求書を印刷して郵送で送付する方法です。メリットはメール送付よりも少なく、紙の印刷・封筒と切手の用意・封筒の宛名書き・請求書に添付するために別で送付状(送り状)なども用意しなければならないことです。

PDFドキュメントと印刷した紙の請求書を両方送付

取引先によっては、両方の送付を求められることはあります。これを理由に契約が変わることはないかもしれませんが、念のため取引がスタートする契約の時点で確認して、「弊社(あなた)はPDFドキュメントで各種書類をお送りしております。印刷物が必要な場合は弊社からお送りするデータを貴社で印刷してください」などと加えてもいいかもしれませんが、企業によっては紙の書類を受け取ることを必須としていることもあります。取引先と相互確認しながら、お互いにベストな方法を選択しましょう。

あなたが「もう令和の時代なのに?」と思うことでも、取引先の社内ルールに応じて変わることがあります。

印刷した紙の請求書を送付する場合、封筒に「請求書在中」と記す

請求処理が支払い期日通りに実施されるよう、請求書であることをわかりやすくする方法です。赤いインクのゴム印押印もしくは赤文字での記載でも構いません。請求書が取引先に到着する頃合いにメールや電話で連絡を入れて確実に届いているかを確認してもいいですよ。全く「やりすぎ」ではありません。

終わりに

請求書や商売関連の書類の作成方法、取引の手順は、学校ではあまり教えてもらえません。しかし新卒で個人事業主として活躍する人や、会社員でも副業をする人、学生でも事業を立ち上げる人などが年々増えています。商売に関する知識はぜひ知っていてください。もちろん、必要な時に本記事に戻ってきて、確認していただいても大丈夫です。

個人事業主は立場が弱いことから、それをうまく悪用しようとする人・企業・団体も存在します。「請求書を送ったのに支払いがない」、「送金されない、着金しない」、これは珍しいことでもありません。弁護士や税理士に相談しようにも、証拠があったほうがよく、請求書や商売関連の書類はその証拠になります。

あなたを守るための知識を身につけつつ、才能を発揮して仕事に専念し、ぜひしっかりと稼いでくださいね。

請求書の作成方法や取引について:質問と回答

Unsplash: towfiqu-barbhuiya

初めて自分で請求書を作成する個人事業主に向けたFAQ

Q1: 請求書等の記載事項は?

国税庁が請求書の記載事項として明示しているのは以下の5項目です。
  1. 書類作成者の氏名または名称
  2. 取引年月日
  3. 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
  4. 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
  5. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

1.書類作成者の氏名または名称

あなたが取引先に対して請求書を作成して送付したい場合、あなたの氏名もしくは会社名・屋号などがこれにあたります。

2.取引年月日

請求をする取引を実施した年月日を記載します。

3.取引内容(軽減税率の対象品目である旨)

請求する取引の内容を記載します。それらの内容が軽減税率の対象か否か、品目を確認し、軽減税率の対象品目である場合は品目に(軽減税率の対象品目)などを書き添えましょう。

4.税率ごとに区分して合計した税込対価の額

帳簿等に記帳する際には税率ごとの区分が必要です。請求書を作成して請求をする側、請求書をもとに請求をされる側、双方で確認します。

5.書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

あなたが取引先に対して請求書を作成して送付したい場合、請求先である取引先の事業者氏名、または会社名や屋号を記載します。

Q2: 請求書を初めて作ります。どうすればいい?

請求書を初めて作る場合、すでにあるテンプレートを活用しましょう。自力でExcelなどを活用して作っても全く問題ありませんが、すでにあるテンプレートを活用すると時間の短縮になります。これらのテンプレートをもとに、本記事で解説しているポイントを押さえて作成すれば、請求書は完成します。

無料で利用できるテンプレートとその入手方法を紹介します。

1.Microsoft OfficeのWebサイトから入手する

ここが該当のページです(Microsoftのページに飛びます)。Office製品を有料で購入していない人でも無料でダウンロードして利用できます。
請求書テンプレート
(画像引用元:Microsoft Officeテンプレート請求書より)

2.Macユーザーは、PagesとNumbersのテンプレートを利用する

PagesとNumbersの両方から、請求書のテンプレートを利用できます。どちらから利用しても同じテンプレートで、どちらから利用しても使い勝手は変わりません。

まずこちらが、Pagesのテンプレートです。「新規作成」、「その他」に進むと請求書のテンプレートがあります。
Mac, Pages
(画像引用元:Mac, Pagesより)
次にこちらが、Numbersのテンプレート画面です。
Numbers
(画像引用元:Mac, Numbersより)
Pagesと同様に、「新規作成」から、ここでは「ビジネス」を選択すると請求書のテンプレートがあります。

3.無料テンプレート提供Webページでダウンロードする

Google検索などで「請求書 テンプレート 無料 ダウンロード」などの単語で検索すると、テンプレートを無料でダウンロードできるWebサイトなどが存在しています。

4.会計ソフトを使う

会計ソフトには請求書作成機能を有しているものがあります。個人事業主の方は会計ソフトを利用していると確定申告時にとても楽なので、必要経費と割り切って会計ソフトを導入し、請求書の作成も任せるといいかもしれません。

Q3: 請求書のテンプレートをもとに作成したけど、ドキュメントがWord(あるいはExcel)のままです。このまま取引先に送ってもいい?

WordあるいはExcel(Microsoft Office), PagesあるいはNumbers(Mac)のドキュメントをそのまま取引先に送らないようにしましょう。PDFに変換して、PDFドキュメントをメールに添付して送信します。
Word, Excel, Pages, Numbersなどのドキュメントは、送られた相手が変更(改竄)できてしまいます。PDFであればその心配が少なくなります。

Microsoft Officeのドキュメントを使った場合は、「ファイル」、「名前をつけて保存」、「保存先を選択」、「ファイルの種類で『PDF』を選択」、「PDFのドキュメント名を入力し『保存先を選択』(デスクトップや、各種フォルダなど)」、以上のステップでPDFファイルを作成できます。

Macのドキュメントを使った場合は、「ファイル」、「書き出す」、「PDF」、「次へ」、「PDFのドキュメント名を入力し『保存先を選択』(デスクトップや、各種フォルダなど)」、「書き出す」、以上のステップでPDFファイルを作成できます。

Windowsのパソコンでも、Macのパソコンでも、ドキュメントがWord, Excel, Pages, Numbersなどの場合でも、PDFドキュメントを作るために特殊なソフトや有料のソフトは全く必要ありません。よっぽど古いパソコンやバージョンを使っていない限り、既存の機能でWord, Excel, Pages, NumbersのドキュメントをPDFに変換することができます。パソコンやバージョンが古い場合はできないこともありますので、各メーカーに問い合わせるか、有料ツールなどの導入も検討しましょう。

Q4: 請求書を紙で送るときの送付状ってどう作ればいい?

こちらも請求書と同様、インターネット検索で無料テンプレートをダウンロードすることができます。

送付状を同封することや、送付状の書式、送付状に書く文章などは、法律で定められていません。敬語や敬称は間違えないほうがいいですが、間違えることで逮捕されるとか訴えられるとかそのようなことはないため、無料テンプレートの中からいいと思うものを流用しましょう。

確認すべきポイントは4つ、取引先の会社名・住所・部署名・担当者名を間違えないことと、自分に関する情報を間違えないこと、送付状に添える文章に誤字脱字をしないこと、送付状だけでなく納品書を忘れずに同封することです。

Q5: 請求書を紙で送るときのその他の注意点は?

封筒の選び方、宛名書き、「様」と「御中」の違いを説明します。 請求書を送付する封筒は「長形(ながかた)」の「長形2号」もしくは「長形3号」を選びましょう。これはどちらもA4の紙を三つ折り下サイズが収まる封筒で、宛名書きが縦書きになる形状です。封筒は、JIS規格のJIS S 5502でサイズが定められています(参考)。

封筒の色は白でも茶色でも問題ありませんが、B2Bの請求書や商売関連書類のやりとりには白色が選ばれることが多いです。白色の封筒の方が、「請求書在中」などの赤文字注意書きや赤いインクでの押印を目立たせることができます。

例えば「手元に、A4の請求書を三つ折りにして横向きに入れる茶色い封筒しかない」ような状況にいらっしゃるとします。この封筒を使うことが法的に問題があるかというと、問題はありません。使っていただけます。

封筒の宛名書きについては「封筒 宛名書き」などのキーワードでGoogle検索をすると説明を読むことができます。 重要なのは、請求書を送付すべき部署の送付すべき担当者に届けることです。文字の大きさや文字を書き始める位置などの細かいルールやマナーが各種あります。 送付先となる取引先の住所、部署名、担当者名が間違えておらず、あなた以外の他人も読める字で読めるように書かれていること、これをわかりやすくするものがルールやマナーです。必要な事実に問題がなければ、ルールやマナー面で多少間違いがあっても大きな問題にならないことがほとんどです。また、封筒に必要な金額の切手が貼られていることに確認しましょう。

「様」と「御中」の違いは、送付先が個人になる場合は「様」、部署になる場合は「御中」です。ABC株式会社に送る場合は御中(ABC株式会社御中)、ABC株式会社経理部に送る場合は御中(ABC株式会社経理部御中)、ABC株式会社経理部のDEFさんに送る場合は様(ABC株式会社経理部DEF様)となります。 これらは常識かつ決まっていることですが、これを間違えることで法的に問題はありません。様と御中の使い分けを間違えていたことが理由で請求書が通らない、届かない、ということはほぼあり得ないと思っていただければと思います。

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