Heb je ooit een groot project gestart, alleen om erachter te komen dat je collega's heel andere ideeën hadden over hoe het uitgevoerd moest worden? Dan begrijp je het belang van een projectomschrijving. Het definiëren van wat een project inhoudt en welke stappen daarvoor nodig zijn, is een essentieel onderdeel van projectmanagement.
Zo kan een sjabloon voor een projectomschrijving je helpen om op één lijn te komen met leveranciers, partners of medewerkers.
Wat is een scope of work?
Een scope of work, of projectomschrijving, is een document waarin je uitlegt hoe je het werk voor een project gaat voltooien. Een goede projectomschrijving zorgt voor afstemming tussen alle betrokkenen, zodat iedereen de deliverables, uitsluitingen en tijdlijnen begrijpt.
Dit werkdocument kan intern of extern zijn. Projectmanagers schrijven vaak interne projectomschrijvingen om het bedrijf te helpen bij het toewijzen van middelen voor meerdere projecten. Een externe scope of work zorgt ervoor dat je op dezelfde golflengte zit wanneer je taken uitbesteedt aan een ander bedrijf.
Scope of work vs. werkverklaring
De afkorting "SOW" kan staan voor zowel "scope of work" (projectomschrijving) als "statement of work" (werkverklaring), maar deze twee documenten hebben enkele belangrijke verschillen:
- Een werkverklaring is een juridisch document dat kort beschrijft welk werk een externe leverancier heeft toegezegd te doen voor een bedrijf, inclusief belangrijke voorwaarden.
- Een projectomschrijving is een projectmanagementtool, geen juridisch document. Het kan intern of extern zijn en bevat doorgaans meer details over de doelen, mijlpalen en tijdlijnen van een project.
Onderdelen van een projectomschrijving
Een projectomschrijving kan verschillen tussen bedrijven en zelfs voor verschillende projecten, maar de meeste bevatten deze drie elementen:
Tijdlijnen
Zonder een tijdlijn kan een project eindeloos voortslepen. Een realistische projecttijdlijn helpt verwachtingen vanaf het begin te stellen en voorkomt misverstanden en teleurstellingen later.
Deliverables
Deliverables zijn meetbare, kwantificeerbare eindproducten die vooruitgang naar projectdoelen aangeven.
Stel dat je bedrijf een brandingbureau inhuurt om een merkidentiteit te ontwikkelen. Enkele deliverables waar je het over eens kunt worden zijn een aangepast lettertype, websiteontwerp, verpakkingsontwerp en merkrichtlijnen.
Uitsluitingen
Je projectomschrijving moet ook uitsluitingen bevatten, taken die geassocieerd worden met het project maar niet binnen de afgesproken projectscope vallen. Hoewel productfotografie bijvoorbeeld essentieel kan zijn voor een websitevernieuwing, kan dit buiten de scope vallen van het externe brandingbureau dat je hebt ingehuurd.
Uitsluitingen helpen projectverwachtingen te stellen en voorkomen scope creep (wanneer verwachtingen toenemen na de start van een project).
Mijlpalen
Projectmijlpalen verdelen deliverables in kleinere stukken. Deze bestaan doorgaans uit projecttaken gekoppeld aan deadlines.
Als je bijvoorbeeld een bureau inhuurt om verpakkingen te ontwerpen, kun je dat proces opdelen in mijlpalen. Het kan beginnen met een kickoff-meeting waarin het bureau verschillende ontwerpconcepten presenteert, een eerste ontwerp en ontwerpgoedkeuring, en eindigen met het indienen van het definitieve ontwerp bij de fabrikant.
Hoewel de primaire deliverable het definitieve verpakkingsontwerp is, fungeren deze mijlpalen als mini-deliverables en kunnen ze helpen een project op koers te houden. Als je simpelweg tegen je ontwerper zegt dat hij een ontwerp moet produceren voor de deadline van je fabrikant, krijg je het misschien niet op tijd om je interne feedbackproces te doorlopen.
Tips voor het schrijven van een projectomschrijving
De uitdaging bij het schrijven van een goede projectomschrijving is om het zowel beknopt als specifiek te houden. Hier zijn enkele tips:
Wees specifiek
Voorkom toekomstige misverstanden door zo specifiek mogelijk te zijn in je projectomschrijving. Leg precies uit wat je verwacht om verkeerde interpretatie te voorkomen. Ga er niet van uit dat de persoon of het bedrijf waarmee je werkt weet wat je wilt, zet het op papier, zelfs als je het project al mondeling hebt besproken.
Bijvoorbeeld: "de badkamer schoonmaken" kan voor de ene persoon een snelle opruimbeurt betekenen en voor de andere een grondige schrobbeurt.
Gebruik een sjabloon
Als je je overweldigd voelt bij het uitwerken van een projectscope, gebruik dan een sjabloon zoals ons gratis sjabloon voor projectomschrijvingen. Een sjabloon kan je gedachten ordenen en ervoor zorgen dat je alle noodzakelijke elementen opneemt.
Bovendien hoef je je geen zorgen te maken over het ontwerp.
Vraag feedback
Het maken van een projectomschrijving moet een samenwerkingsproces zijn. Zodra je een solide eerste versie hebt, vraag dan een collega of vriend om er naar te kijken, bij voorkeur iemand die niet nauw betrokken is bij het project.
Zijn er onduidelijkheden? Een projectomschrijving moet geen ruimte laten voor interpretatie, dus zorg ervoor dat je lezer precies kan zien wat je van alle betrokken partijen verwacht.
Veelgestelde vragen over projectomschrijvingen
Hoe schrijf je een projectomschrijving?
De makkelijkste manier om een projectomschrijving te schrijven is door te beginnen met een sjabloon dat alle noodzakelijke elementen bevat. Het kan helpen om te beginnen met de projectdoelstellingen of deliverables en dan achterwaarts te werken om de stappen te bepalen die tot de deliverables leiden.
Wanneer gebruik je een projectomschrijving?
Gebruik een projectomschrijving om de taken, deliverables en tijdlijnen van een bepaald project in kaart te brengen. Een projectomschrijving kan helpen afstemming te bereiken binnen een projectteam of met externe leveranciers.
Wat zijn de onderdelen van een projectomschrijving?
Een projectomschrijving somt de deliverables van een project op en de basisstappen om daar te komen. Het bevat doorgaans de projectmanager, projectplanning of tijdlijn, en belangrijke mijlpalen.
