Vous travaillez en freelance depuis bien longtemps. L’idée de créer votre propre agence vous a déjà traversé l’esprit à maintes reprises. Peut-être que vous avez déjà un ou deux partenaires, et que vous vous répartissez la charge de travail. Vous enrichissez votre portfolio régulièrement, et vous réseautez et produisez du contenu de façon proactive dans votre niche. Votre marketing inbound vous a déjà permis d'acquérir plusieurs clients. Les gens apprécient votre travail et vous recevez des offres régulièrement.
Les choses avancent à bonne allure, mais vous devez maintenant trouver un moyen de finaliser tous les projets que vous acceptez. Il vous faut considérer vos options pour pouvoir gérer cette nouvelle charge de travail. Outre le fait de travailler 100 heures par semaine, quelles sont vos options ? Il existe plusieurs façons de commencer à former une équipe qui pourra vous assister à répondre aux attentes.
Cet article vous présente tous les aspects à prendre en compte pour construire une équipe qui soutiendra la croissance de votre entreprise.
Vous vous demandez pourquoi ?
Avant tout, vous devez savoir si vous souhaitez croitre. La réponse pourrait sembler évidente. Mais considérons cet exemple : un freelance qui facture 100 euros par heure et qui travaille 25 heures par semaine seulement peut générer un joli revenu à mi-temps, en supposant que le volume de travail est stable. Au début, franchir le pas pour créer sa propre agence peut engendrer des coûts considérables. Dès que vous introduisez plus de personnes dans l'équation, vos marges commencent à rapidement baisser — par exemple, de 100 % à 80%, 60 %, 40 %, etc.
Cela dit, avec le développement de l'activité viennent des avantages certains : la possibilité d'accepter plus d'offres et d'augmenter le chiffre d'affaires — même si vos marges baissent. Si vous perdez 30 % de votre marge, mais que vous triplez le volume de travail accompli par heure, votre revenu horaire passe de 100 €/heure à 210 €/heure.
Les difficultés associées à l'élargissement de votre équipe peuvent cependant rapidement s'accumuler. Même si vous serez en mesure de déléguer une grosse partie des projets clients, le temps libéré devra être consacré à d'autres tâches comme la supervision de vos nouvelles recrues, la planification de l'embauche de nouvelles ressources, la documentation des processus pour garantir la cohérence du travail remis, la recherche et la mise en place de nouvelles plateformes pour améliorer la collaboration, et de façon plus globale la gestion de l'augmentation des échanges.
Conseil d'embauche : avant de décider de créer votre équipe, réfléchissez au type d'activité que vous souhaiteriez gérer. Vous devez prendre le temps d'évaluer si la transition du statut de freelance à propriétaire d'agence sera rentable. C'est une initiative à privilégier avant de prendre une quelconque décision de grande envergure.
Vous vous demandez qui ?
Une fois que vous aurez pris la décision de créer une équipe, vous devrez réfléchir aux profils des ressources que vous allez recruter. Veillez à considérer le rôle à pourvoir au-delà de la personne en elle-même. Devriez-vous commencer par embaucher des designers, des développeurs, des adjoints administratifs, ou d'autres types de profils ?
Lors du démarrage d'une nouvelle agence, il faut avant tout veiller à recruter un chef de projet. Premièrement, le chef de projet veillera à ce que vos projets soient accomplis de façon efficace. En engageant une ressource dont le rôle principal est de gérer sur la durée les échanges et les objectifs, il est probable que vos projets soient accomplis de façon plus fluide.
Deuxièmement, le chef de projet vous assistera dans la gestion de votre portefeuille client et vous permettra d’avoir plus de temps à consacrer aux activités d'entreprise qui ont un impact direct sur la croissance.
Troisièmement, le chef de projet peut également porter le chapeau de commercial en cas de besoin.
Les chefs de projets ont pour rôle majeur de satisfaire les clients. Des clients satisfaits vous permettront de générer des ventes récurrentes et d'acquérir de nouveaux clients grâce au bouche à oreille.
Si vous tenez cependant à gérer vos projets vous-même, et que vous souhaitez vous éloigner des tâches quotidiennes de conception ou de développement, vous devriez peut-être commencer par engager un designer ou un développeur.
En fonction de la façon dont vous allez collaborer avec les membres de votre équipe, vous devrez prêter attention aux éventuelles incohérences qui pourraient apparaitre à travers votre portfolio et votre style de codage puisque les designers et les développeurs gèrent les projets à leur propre manière. Il est par ailleurs essentiel d’établir des règles pour la remise de projets afin que le travail soit finalisé à temps et que votre activité soit soutenable sur la durée.
Conseil d’embauche : l'une des façons de déterminer les profils à engager en priorité consiste à identifier les plus gros vides au sein de votre activité. Ces vides peuvent être identifiés en listant toutes les tâches que vous gérez quotidiennement, et en évaluant chacune d’entre elles en fonction de ce que vous aimez faire, de vos compétences, et des facteurs qui stimulent la croissance de votre entreprise. Veillez à privilégier les tâches qui s’alignent avec vos 3 critères de décision. En ce qui concerne les autres activités, voyez si elles pourraient être toutes intégrées dans les responsabilités d’un même poste qui serait pourvu par votre nouvelle recrue.
Vous vous demandez comment ?
Peu importe si vous avez décidé d’embaucher un chef de projet, un designer, ou une autre recrue, vous devez maintenant savoir comment procéder. Il existe plusieurs façons d’élargir votre équipe, chacune présentant ses propres avantages et inconvénients.
Voici quelques options à considérer :
1. Freelances
Les freelances sont devenus aujourd’hui des bras droits dans le monde des agences. Ils fournissent des services spécialisés, et ils sont en mesure de rejoindre un projet donné pour apporter des compétences spécialisées. Lorsqu’il y a un problème clair à résoudre, c’est souvent une ressource externe expérimentée qui rejoint ponctuellement l’équipe pour faire avancer les choses grâce à son expertise.
En trouvant un freelance qui dispose de l’expertise dont vous avez besoin, vous aurez une ressource qui pourra vous assister chaque fois que l’occasion se présente. Bien que cela dépende de leurs objectifs professionnels, les freelances sont généralement disposés à négocier leurs contrats. Des contrats à montant fixe aux contrats horaires, en passant par les contrats à long terme — c’est à vous de considérer les différentes possibilités de collaboration en fonction de leur impact sur vos marges.
Avantages :
- Flexibilité
- Coûts ponctuels (selon vos besoins)
- Experts disposant de compétences spécialisées
Inconvénients :
- Indifférence par rapport à la croissance de l’agence
- Risque de fuites quant aux informations partagées
- Tarifs souvent plus élevés
2. Employés
Ressource qui se révèle généralement la plus rentable dans une agence, l’employé traditionnel constitue le pilier de l’équipe interne de travail. Présent au bureau quotidiennement, il est impliqué dans la croissance de l’agence et contribue à construire les fondations du flux opérationnel.
En fonction de leur parcours, les employés peuvent être prêts à intégrer l’équipe de l’agence, ou nécessiter une formation avant de réellement pouvoir gérer leurs responsabilités. Cela dit, le bon employé peut fournir le soutien nécessaire au maintien à long terme de la croissance de l’activité de l’agence.
Avantages :
- Ressource investie dans la croissance de l’entreprise
- Peut établir des pratiques d’entreprise cohérentes
- Ajoute de la valeur à la culture de l’entreprise
Inconvénients :
- Coûts fixes subis
- Formation/intégration initiale requise
- Nécessite plus de supervision
3. Partenariats entre agences
Si la spécificité de vos offres de services vous le permet, vous pourriez collaborer avec d’autres agences pour mieux gérer la surcharge de travail ou les tâches sous-traitées. C’est un modèle très populaire parmi les grandes agences de publicité qui font appel aux services spécialisés d’agences plus petites pour l’accomplissement de certaines tâches dans le cadre de projets particuliers. Le même modèle peut être appliqué par de petites agences qui souhaitent rester spécialisées sans pour autant perdre des clients qui nécessitent des services qui dépassent leurs capacités internes.
Avantages :
- Capacité à retenir des clients avec des exigences de projet plus importantes
- Fournir une expertise supplémentaire
- Source potentielle de marketing de bouche à oreille
Inconvénients :
- Coûts élevés compte tenu des frais généraux des agences
- Normes de communication et processus qui diffèrent
- Trop de personnes impliquées
4. Crowdsourcing
Le concept du crowdsourcing a gagné en popularité au cours des 5 à 10 dernières années. Des plateformes comme 99Designs, Upwork et Tongal vous permettent aujourd’hui de publier des missions auprès de leurs communautés et de recevoir des offres pour votre projet de la part de freelances du monde entier.
Contrairement au modèle habituel de collaboration avec les agents contractuels, le crowdsourcing se caractérise souvent par une communication directe limitée puisque les échanges doivent avoir lieu à travers les plateformes de freelancing. Quant aux avantages, vous disposez d’une portée très étendue et vous pouvez voir des exemples de projets réalisés par les freelances avant de prendre la décision d’engager quelqu’un.
Avantages :
- Possibilité de tester avant d’engager
- Portée mondiale
- Tarifs plus bas
Inconvénients :
- Manque de communication directe
- Main-d’œuvre souvent moins qualifiée
- Risque de fuites quant aux informations partagées
Conseil d’embauche : réalisez qu’il existe plusieurs options pour élargir votre équipe. Vous devriez tester chacune d’entre elles pour identifier les approches qui vous permettent de recruter les meilleurs candidats pour votre entreprise.
Vous vous demandez où ?
Vous pouvez suivre plusieurs approches pour trouver des talents. Nous vous présentons quelques ressources, plateformes et conseils à considérer :
1. Trouver des freelances et crowdsourcing
- Freelances existants : les freelances sautent d’un projet à l’autre et ils ont probablement collaboré avec d’autres collègues le long du chemin. Demandez-leur avec qui ils ont aimé travailler et tentez de savoir si les freelances qui vous ont été recommandés pourraient rejoindre votre équipe pour soutenir vos projets.
- 99Designs : l’une des plateformes de design les plus anciennes et les mieux établies. 99Designs prend en charge pratiquement tous les types de projets de design.
- Upwork : une énorme plateforme qui couvre une multitude de services potentiels. Upwork vous permet d’entrer en contact avec des freelances du monde entier.
- Tongal : particulièrement connue pour la production de contenu vidéo, Tongal est une plateforme de crowdsourcing à croissance rapide.
- Experts Shopify (pour les bilingues — service bientôt disponible en français) : si vous recherchez des freelances qui maitrisent la plateforme Shopify, nous vous recommandons de passer en revue l’annuaire des Experts Shopify pour trouver des freelances indépendants qui pourraient être en mesure de travailler sous contrat.
- Craigslist (version française du site disponible) : c’est une alternative à tester lorsque vous peinez à trouver de bonnes recrues dans votre région. Craigslist peut en effet se révéler très utile pour trouver des freelances dans votre région si une collaboration locale est exigée.
2. Trouver des employés
- Programmes de parrainage : encouragez les membres existants de votre équipe, les clients, et les contacts de votre réseau à vous recommander des recrues potentielles en leur offrant une commission pour chaque nouvelle ressource engagée grâce à leur recommandation. La plupart des gens connaissent des personnes dans leur réseau qui sont à l’affut de nouvelles opportunités. Vous n’avez qu’à les motiver de la bonne façon.
- LinkedIn : une destination évidente pour trouver des employés potentiels. LinkedIn fournit à la fois des fonctionnalités de recherche avancée et la possibilité de diffuser des annonces publicitaires pour faciliter l’identification de candidats qui répondent à des profils très précis.
- Programmes universitaires : pour des postes qui ne nécessitent pas beaucoup d’expérience, envisagez d’entrer en contact avec les universités de votre région pour connaitre les possibilités de placement professionnel proposées dans le cadre de programmes universitaires de fin d’études en partenariat avec des employeurs indépendants.
3. Trouver des agences
- Annuaires d’agences : il existe de nombreux annuaires internationaux comme AgencySpotter qui fournissent des profils et des évaluations d’agences du monde entier.
- Experts Shopify (service bientôt disponible pour la France) : si vous souhaitez vous faire assister dans des tâches qui nécessitent une maitrise de la plateforme Shopify et si vous êtes bilingue, passez en revue l’annuaire des Experts Shopify pour trouver des agences reconnues pour leurs compétences.
- Sites web récompensés : si vous recherchez des partenaires reconnus pour leur expertise, passez en revue les derniers projets récompensés par des magazines comme Awwwards (version française en cours de finalisation) qui mettent en avant des projets web du monde entier et entrez en contact avec les agences qui en sont à l’origine.
Conseil d’embauche : ne vous limitez pas à une seule source de talents. Testez différentes méthodes de recrutement pour avoir plus de choix quant aux profils de ressources que vous pourriez embaucher et augmenter ainsi vos chances de succès.
Prendre la décision de s’élargir
Peu importe la façon dont vous décidez de faire croitre votre activité, vous devez apprendre à lâcher prise et à faire confiance aux ressources que vous avez engagées pour vous soutenir. C’est en apprenant à déléguer que vous maximiserez les chances de succès d’une agence qui dépend de plusieurs ressources. Tout comme c’est le cas pour le travail que vous accomplissez pour vos clients, une collaboration réussie dépend d’un élément primordial : la gestion des attentes.
L’échec résulte toujours de l’incapacité à fixer des attentes claires ou à répondre aux attentes qui ont été définies. Établissez des attentes claires dès le début de vos collaborations avec vos freelances, vos employés, et vos partenaires. Et n’oubliez pas que c’est en investissant dans la croissance de votre équipe que vous serez en mesure de faire croitre votre activité de façon significative.
Article publié par Aleks Ignjatovic
Aleks est la rédactrice en chef du blog de Shopify en français. Elle est responsable du marketing de contenu et de la localisation pour les marchés francophones chez Shopify.
Article original en anglais : Ross Beyeler
Traduction : Mehdi Chakir
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