業務効率化ツール24選：仕事を効率化するアプリや無料ソフト

起業家向けの業務効率化ツール11選と、ビジネスチーム向けの生産性向上ツール13選を紹介します。

ビジネスを成長させていくためには、業務の効率化と生産性の向上は非常に重要です。業務効率化ツールは、大切なタスクに時間を割くよう促してくれたり、時間と労力を費やす必要のない作業を自動化してくれたりします。この記事では、起業家が時間を有効に活用していくための業務効率化ツールと、チームの連携をサポートしてくれる生産性向上ツールを紹介します。紹介するアプリやツールは、ビジネスやチームの生産性強化に役立つでしょう。

起業家向け仕事効率化ツール11選：2024年版

1. RescueTime

時間配分を最適化するための業務効率化アプリ

RescueTime（レスキュータイム）は、それぞれの作業に費やした時間を可視化するためのアプリです。PCやスマートフォンにインストールしておくことで、アプリやソフトウェアがアクティブになっていた時間を自動でトラッキングし、記録しておくことができます。これにより、予定外に時間のかかってしまう作業を見つけだし、効果的な時間配分を工夫することが可能となります。

また、会議のスケジュールや「集中タイム」のアラートを通知してくれるアシスタント機能なども備えています。よく利用されているビジネス系アプリとも連携可能で、例えばGoogleカレンダーのスケジュールをもとに自動でSlack（スラック）のログイン状態をアクティブや離席中に更新してくれるといった活用も可能です。

2. StayFocusd

注意散漫になるのを回避するための生産性向上ツール

StayFocusdとは、無駄なサイトの閲覧を遮断して、作業効率を向上させてくれるGoogle Chromeの拡張機能です。指定したウェブサイトにアクセスできる時間を設定でき、その時間を超えると自動的にアクセスがブロックされるため、注意散漫になるのを防ぎ仕事に集中できるよう促してくれます。

例えば、X（旧：Twitter）の使用を1日10分しか利用できないように制限をかけておけば、10分経過後はXの閲覧を強制的にブロックできます。設定を変更するには、1日以上の時間を空けたり難易度の高いタイピングテストに合格する必要があるので、簡単に変更できません。このように、半強制的に無駄なウェブサイトの閲覧時間を減らし、集中力を高めたい方にとても便利なツールです。

3. Boomerang（Gmail用・Outlook用）

メールが作業の邪魔になることを予防するツール

Boomerang（ブーメラン）は、Gmail（ジーメール）やOutlook（アウトルック）といったメールアプリのプラグインとして機能し、メール管理を効率化するためのツールです。「Inbox Pause（受信箱一時停止）」機能は、作業に集中したいときに新規メールの受信を停止することができ、作業が終了次第設定をオフにすればメールを再び受信できるようになります。

ほかにも、メールを設定した時間で自動送信する機能や、今すぐ必要ではないメールを受信トレイに表示させない機能などを備えています。返信のないメールをピックアップして通知する機能を活用すれば、フォローアップにより返答率を48%上げられるといった調査結果もあるため、重要なコミュニケーションを逃さずに済むようになるでしょう。

4. Todoist

「ToDo（やること）リスト」管理に最適な仕事効率化アプリ

Todoist（トゥドゥイスト）とは、日々の「ToDo（やること）」をオンライン上で効率的に把握できるタスク管理アプリです。無料プランでは5件までのプロジェクトを設定することができます。各プロジェクトのなかには必要に応じてサブタスクを作成でき、細分化した管理や優先度順の並び替えが可能です。

例えば、「仕事用」と「家庭用」のやることリストを別々のプロジェクトとして作成しておけば、仕事のプロジェクト進捗と、スーパーやドラッグストア別の買い物リストを、同じアプリ上で管理していくこともできます。

Todoistは、直感的に操作できるシンプルなUIが工夫されており、個人からチームまで幅広く活用できます。プロジェクト管理をしたい方や、計画的に行動したい方、仕事と日常のタスクを一つのアプリで管理したい方に向いているアプリです。

5. KanbanFlow

ポモドーロ・テクニックを活用した無料生産性ツール

KanbanFlow（カンバンフロー）は、短時間の作業と休息を繰り返すポモドーロ・テクニックを時間管理手法として取り入れ、作業の流れを視覚化できるカンバン方式の便利な機能を提供してくれるアプリです。

タスクを視覚的に管理するためのボードでは、それぞれの作業が「未着手」「進行中」「完了」などの列に分類され、ドラッグ＆ドロップで簡単に移動できます。また、ポモドーロ・タイマーを起動すると休息までの25分をカウントしてくれて、作業に費やした時間を記録しておくことも可能です。

KanbanFlowは、プロジェクトやタスクの管理を視覚的に行いたい方におすすめのツールです。

6. Gmail

メール管理と生産性向上を支えるツール

Gmail（ジーメール）はメール管理に優れた無料ツールですが、生産性向上ツールとしての便利な機能も数多く持ち合わせています。

例えば繰り返し同じ内容のメールを送ることが多い場合は、「テンプレート（返信定型文）」を利用すれば同じ返信内容を入力する時間が節約できます。ほかにも、メールをフォルダのように管理できるラベル機能や、ラベル付け・アーカイブ・削除・転送を自動化してくれるフィルター設定により、受信箱を常に整理された状態にすることも可能です。

また、Gmailには他のアプリやツールと連携するための多彩なアドオン機能が用意されています。これにより、プロジェクト管理ツールのAsana（アサナ）上でメールをタスク変換して担当者の割り当てや期日を設定してくれたり、Slackに直接メールを送信したり、受信箱からメモアプリのEvernote（エバーノート）にメールの内容を保存したりすることもできます。

7. Evernote

情報の整理整頓ができるメモアプリ

Evernote（エバーノート）とは、メモやタスク、スケジュールをまとめて管理できるようにするアプリです。テキストに加えて画像や音声、PDFなどを添付できるノート機能や、ノート・タスク・スケジュールをまとめて管理できるTodoリスト作成機能などを備えています。

また、GoogleドライブやOutlook、Slackなどと連携させた場合、ドキュメントやメール、メッセージの内容を簡単にEvernoteへ保存することができます。よく利用するアプリと連携させれば、保存したいメモやドキュメントを一括で管理できるため、必要なデータをすぐに見つけられるようになります。保存内容を検索したい時にはEvernoteのアカウント上で検索すればいいだけなので、どこにデータを保存したか覚えておく必要はありません。

Evernoteはシンプルですが、ノート作成や他のアプリのデータ保存などが可能で、どのデバイスからでもアクセスができます。そのため、効率的に情報を整理・管理したい人におすすめのアプリです。

8. LastPass

パスワード管理に最適な無料生産性アプリ

LastPass（ラストパス）は、ブラウザの拡張機能やモバイルアプリで利用できるパスワード管理ツールです。ユーザー名、パスワード、請求先住所、クレジットカード情報などを保存しておき、ログインするときに自動入力することができます。パソコン、スマホ、タブレット、スマートウォッチといったデバイスからアクセス可能で、一括管理が可能となります。

また、複雑でセキュリティ性の高いパスワードの自動作成や、脆弱なパスワードの検出機能も備えています。パスワード入力やログインの手間を減らしながら、安全に保存できる方法を探している方におすすめのアプリです。

9. Zapier

データ連携の自動化ツール

Zapier（ザピエル）は、プログラミングの知識がなくても、異なるアプリ間のデータを自動連携させたり、作業を自動化できるツールです。GmailやSlackなど7,400以上のアプリと連携でき、ワークフローの迅速化を手助けしてくれます。

例えばZapierとShopifyを連携すると、新規の注文内容を自動的にスプレッドシートへ入力したり、新規顧客情報をマーケティングツールに登録したりできます。業務効率化を図りたいビジネスユーザーから日常のタスクを簡素化したい個人ユーザーまで、幅広い方におすすめのツールです。

10. Google

使用アプリを最小限にしてくれる検索エンジン

Google（グーグル）は、世界で最も利用されている検索エンジンです。Googleにはたくさんの機能が備わっていて、別々のアプリを使う必要もありません。例えば、検索バーに計算式を入力すれば回答を検索結果に表示してくれます。ほかにも、世界の時刻や時差、外国為替のレート変換、タイマーやストップウォッチ機能も搭載されているので、スクリーン上に開けておくアプリの数や、異なるアプリへのログイン回数を減らすことができます。

アプリを増やさず、身近なサービスで仕事を効率化したい方に向いています。

11. 文賢

誤字脱字のない文章を書くための業務効率化ツール

文献とは、作成した文章を推敲・校閲してくれる文章作成アドバイスツールです。誤字脱字や二重表現、表記ゆれなどを指摘してくれたり、AIアシスト機能で文章の改善案や感想をもらったりできます。また、クライアントに合わせたチェックルールを設定することも可能です。例えば、美容系のメディアの場合は、薬機法に適応したチェックルールを自分で設定できます。

文章を第三者目線で推敲・校閲してほしい方におすすめのツールです。

ビジネスチーム向け生産性向上ツール13選：2024年版

1. Trello

業務ワークフローをチームで管理するためのツール

Trello（トレロ）とは、タスクやプロジェクトの管理に特化したツールです。チームで共有できるボード上に、ひとつひとつのタスクやアイデアをカードという形で並べて整理することができます。また、縦列のリストで「ToDo」「作業中」「完了」などワークフローに合わせた各ステップごとに分けることができるため、各タスクのカードを移動させることで作業の進行状況をひと目で把握できるようになります。

Trelloは、多くのライター、エディター、グラフィックデザイナーなどが関わるコンテンツマーケティングや、書類選考と面接の担当者が異なる人事部や採用担当など、プロセスごとにタスクの担当者が変わっていくようなワークフローの管理に適しています。

2. Asana

少人数チーム向けのタスク管理ツール

Asana（アサナ）とは、チームのプロジェクトやタスクを効率的に管理するためのツールです。プロジェクトやタスクをカンバンボード上で管理できるほか、ToDoリスト形式やカレンダー形式での表示も可能です。SlackやGoogleカレンダーなど、300を超えるアプリと連携でき、毎回アプリを切り替えることなくAsanaでプロジェクトを管理したり、GoogleカレンダーにAsanaのタスクやプロジェクトを追加したりできます。

AsanaとTrelloはカンバン方式で似ている点も多いですが、Trelloよりも柔軟な管理機能を求めている方はAsanaがおすすめです。

3. Slack

リアルタイムのコミュニケーションに最適なメッセージツール

Slack（スラック）は、チームメンバー同士でリアルタイムにコミュニケーションを取りたい場合に適したチャットアプリです。個人同士のダイレクトメッセージや、プロジェクトやカテゴリーごとのグループトークで、個別のチャンネルを作成することができるため、過去のログを追いやすい特徴があります。

Slackは多くのアプリと連携できるため、Googleドライブに直接添付ファイルを保存したり、チャット中に頼まれたことをその場で自分のToDoリストに追加したりと、複数のサービスを都度開く手間を省きながら仕事を進めることができます。

4. Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド

リアルタイムの共同作業に最適な文書作成アプリ

Googleドキュメント、Googleシート、Googleスライドは、テキスト書類やスプレッドシート、スライドショーなどを作成・編集し、他の人たちと簡単に共有できるツールです。これらのツール上ではメンバーと同時に作業を行うことができ、変更案をわかりやすく表示して他のメンバーに判断してもらえる「提案モード」も用意されています。

自分が作成した資料に対しては、メンバーそれぞれに閲覧、コメント、編集の権限を個別に与えられるので、安全に文書を共有することができます。また、作成した資料の変更履歴が細かく保存されるので、誰かが間違って編集してしまった場合や、一つ前のバージョンに戻りたいときは、変更履歴をクリックするだけで素早く元に戻せます。

チームでの共同作業やリアルタイムでの編集が必要な方、在宅の仕事やプロジェクト管理を効率的に行いたい方に最適のツールです。

5. Googleドライブ

ファイルやフォルダ共有、バックアップが可能なクラウドストレージ

Googleドライブとは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。ユーザーは、ドキュメント、写真、動画、音楽など多種多様なファイルをクラウド上に保存し、インターネットに接続されたデバイスからいつでもどこからでもアクセスできるようになります。また、ファイルを他のユーザーと共有し、共同編集することも可能です。

Googleドライブの「バックアップと同期」を利用すれば、パソコン上に保存したファイルをGoogleドライブに自動的にバックアップしてくれます。これにより、トラブルが起きた場合でもデータを失うことなく、他のパソコンやデバイスから最新の作業内容にアクセス可能です。

Googleドライブは、複数のデバイスで作業する方や定期的にファイルをバックアップしたい方におすすめのツールです。

6. Notion

チームのナレッジや文書をまとめるワークスペース

Notion（ノーション）とは、チーム作業に必要な文書やマニュアル、データベース、ワークフローなどをオンラインで共有できるオールインワンのワークスペースツールです。人事、マーケティング、セールス、カスタマーサービスなど、部署ごとの作業スペースを作成してチームごとの情報をまとめておけば、必要なデータを素早く検索して見つけ出せるようになります。

また、KPI（重要業績評価指標）の管理や追跡をはじめとする多彩なテンプレートが用意されているほか、他のアプリと連携できるインテグレーション機能、検索や情報加工の作業を自動化してくれるAIアシスタントによる業務効率化機能なども提供されています。情報整理やタスク管理、チームでの作業を効率的に行いたい方におすすめです。

7. Chatwork

中小企業向けのビジネスチャットツール

Chatwork（チャットワーク）は、国内利用者数トップクラスの中小企業向けビジネスチャットツールです。チャット機能のほかに、ビデオや音声通話、タスク管理、ファイル管理などの機能も備え、プロジェクトやチームのコミュニケーションを円滑に進めるためのプラットフォームを提供しています。直感的に操作できるように配慮されたシンプルなUIも特徴で、ITツールが苦手な方でも利用しやすく、幅広いユーザーにおすすめです。

8. Money Forwardクラウド

お金の管理をなどをまとめるバックオフィスプラットフォーム

Money Forward（マネーフォワード）クラウドは、会計処理や請求書管理などの経理業務をはじめ、人事労務、開業・会社設立などに関わるバックオフィス業務全般をサポートしてくれるSaaSです。業務内容ごとにパッケージ化されており、必要なサービスだけを導入できることが大きな特徴で、それぞれのサービスは容易にデータ連携が可能なため、ビジネスの成長に合わせて機能を追加していくことができます。

また、ビジネスを始めたばかりでキャッシュフローの管理に慣れていないという場合や、経営の立て直しを考えている場合にも、こうしたツールを活用することでまずはお金の流れを可視化することが重要です。

9. クラウドサイン

日本の法律に特化した電子契約サービス

クラウドサインは、弁護士による監修のもと、日本の電子署名法に準拠したクラウド型電子契約サービスを提供しています。契約書や書類をデジタル化することで、契約書のやり取りや署名を効率化し、業務のスピードアップとコスト削減、環境への配慮にも繋がります。

契約書の有効期限や署名が未完了となっている場合には、自動で顧客にリマインドしてくれる機能も備えています。また、官公庁や金融機関も利用するほどの、高いセキュリティ性も特徴としています。契約書の管理や署名を効率化したい方や、リモートで契約業務を行う必要がある方、紙の契約書の処理に手間を感じている方におすすめのツールです。

10. LINE WORKS

LINEと連携するビジネスチャットアプリ

LINE WORKS（ラインワークス）とは、SMSアプリとして広く普及しているLINE（ライン）と同様の、使い慣れたインターフェースで利用できるビジネスチャットツールです。また、送信したメッセージが読まれたかを把握できる既読機能も搭載されています。

スタンプ機能もあり、無料音声通話とビデオ通話も可能です。さらに、トピックごとに情報管理や意見収集ができるノート機能や、LINEメンバーに一斉周知できる掲示板機能、カレンダーやアンケート機能など、ビジネスで活用できる便利な機能が揃っています。

11. Zoom

広く普及したビデオコミュニケーションツール

Zoomとは、オンラインでビデオ会議、ウェビナー、チャット、画面共有などができるツールです。ビジネスミーティングやリモートワーク、教育セミナーなどの用途で、数多くの企業や個人事業主が利用するようになりました。高品質なビデオと音声、広範で使いやすい機能、多人数が参加できる会議やブレイクアウトルーム機能、録画機能などを備えています。社外の関係者を含めた幅広い人物とオンラインでコミュニケーションを取る必要がある方は、あらかじめアカウント登録やアプリのインストールをしておくと良いでしょう。

12. Google Meet

Googleユーザー向けのビデオ会議ツール

Google Meet（グーグルミート）とは、Googleのアカウントさえあれば誰でも利用できるオンラインビデオ会議ツールです。GmailやGoogleカレンダーと統合されているため、会議のスケジュールや参加社の管理を簡単に行うことができます。また、Googleドキュメントやスプレッドシートなどから直接オンライン会議を開催できるため、共同作業中にミーティングへ移行することもできます。高品質な動画とノイズキャンセリングが搭載されていて、自動文字起こし機能も利用可能です。

13. Zight

スクリーンショットの共有アプリ

Zight（旧：CloudApp）は、パソコンの画面をスクリーンショットや動画、GIFなどで簡単に共有できるツールです。スクリーンショットや録画は、ウェブリンクや埋め込みコードで誰にでも共有でき、またパスワードによるアクセス制限を設定することも可能です。画面をスムーズに共有できることで、作業の進め方などをメンバーへ明確で視覚的に指導できるほか、顧客へ提案する際にもわかりやすくなります。

Zightは、在宅勤務やオンラインで取引する方、正確なビジュアル情報を共有する必要がある方などにおすすめです。

まとめ

業務効率の向上に役立つツールは多種多様ですが、たくさんのアプリを利用しようとするとそれ自体が生産性を下げてしまう可能性があります。必要な情報やタスクを管理するためのプラットフォームを1つに決めておき、そこに連携できるアプリを追加していくといった選び方もおすすめです。

また、チームで協力してプロジェクトに取り組む場合には、各メンバーのタスクや進捗状況を可視化することが、ビジネス全体の生産性を高めるために重要です。チーム全体が同じ目標に向かいながら、常に情報を共有していくためのツールを導入することで、効率的に作業を進められるようになるでしょう。

よくある質問

おすすめの業務効率化ツールは？

おすすめの業務効率化ツールは、RescueTime、Gmail、Evernote、Zapier、Todoist、Trello、Asana、Slack、Lastpass、Google Drive、Notion、Money Forward、クラウドサインなどがあります。

仕事効率化ツールの中で個人だけでも使えるものは？

仕事効率化ツールの中で個人だけでも使えるものは、RescueTime、Gmail、StayFocousd、Evernote、Gmail、Todoist、KanbanFlow、Evernote、LastPass、Zapier、文賢です。

ビジネスツールで有名なものは？

ビジネスツールで有名なものは、Gmail、Evernote、Asana、Slack、Chatwork、Google Drive、Notion、Money Forward、クラウドサインなどです。

文：Momo Hidaka