10 dicas de contabilidade para pequenas empresas

Fique por dentro das finanças da sua empresa e evite armadilhas comuns de contabilidade com 10 dicas de contabilidade para proprietários de pequenas empresas.

Seu pequeno negócio on-line de venda de café gourmet está decolando e as vendas por meio de assinaturas de clubes de café dobraram no último ano. Você sente uma euforia com o sucesso, mas está atrasado com a papelada. Sua mesa está cheia de faturas de vendas e recibos de despesas, e você não revisa as contas ou extratos bancários da empresa há três meses. É hora de levar a contabilidade e os lançamentos contábeis (ou “bookkeeping”) a sério. Confira algumas dicas de como fazer isso.

O que é contabilidade?

Contabilidade é o processo de reunir e apresentar os dados financeiros de uma empresa. É utilizada para analisar a saúde financeira de um negócio, acompanhar as operações e tomar decisões sobre expansão, contratação, reinvestimento dos lucros, empréstimos ou busca de investidores.

Os lançamentos contábeis (ou “bookkeeping”) fornecem grande parte do material utilizado na contabilidade. É o processo de coletar faturas, recibos, folhas de pagamento e pagamentos de impostos, registrando os dados financeiros contidos nesses documentos. Um “bookkeeping” preciso e atualizado aumenta as chances de sucesso de um pequeno negócio.

10 dicas de contabilidade para pequenas empresas

Dicas de contabilidade para e-commerce para proprietários de pequenas empresas são assunto de um livro, mas as seguintes dicas são um bom ponto de partida.

1. Separe despesas pessoais e empresariais
2. Utilize software de escrituração
3. Crie um orçamento
4. Mantenha registros detalhados
5. Entenda as leis sobre impostos sobre vendas
6. Gerencie o fluxo de caixa
7. Mantenha a organização dos documentos
8. Escolha um método de contabilidade
9. Automatize a emissão de faturas
10. Planeje-se para pagar impostos e cumpra os prazos

1. Separe despesas pessoais e empresariais

Abra uma conta bancária empresarial separada para evitar a confusão entre fundos pessoais e transações comerciais. Isso facilita a coleta e verificação das despesas empresariais para deduções fiscais, e manter os fundos da empresa separados ajuda a limitar a responsabilidade legal do proprietário em relação às dívidas do negócio. Empresários individuais podem usar o número de CPF para abrir contas empresariais, enquanto proprietários com funcionários devem usar o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) para fazer o mesmo.

Evite usar seu cartão de crédito pessoal para despesas empresariais e obtenha um cartão de crédito empresarial. Isso pode ajudar a cobrir faltas temporárias de caixa e estabelecer uma pontuação de crédito empresarial, garantindo que seu score de crédito pessoal não seja afetado pelas finanças do negócio.

2. Utilize softwares contábeis

Manter um controle adequado de receitas e despesas é essencial para uma boa contabilidade. Softwares de contabilidade podem automatizar muitas atividades manuais que consomem tempo, como o envio e acompanhamento de faturas para clientes, a categorização de despesas e pagamento de funcionários. O software também ajuda a reduzir erros.

3. Crie um orçamento

Um proprietário de uma pequena empresa deve ter um orçamento para receitas e despesas projetadas, e a verificação periódica em relação aos resultados reais. O orçamento ajuda as pequenas empresas a analisarem operações para melhorar a eficiência de custos e encontrar oportunidades de expansão.

É importante criar um orçamento; empresas que o fazem geralmente relatam melhores resultados financeiros Aqueles que não têm um orçamento podem não perceber um problema até que uma crise de caixa ocorra.

4. Mantenha registros detalhados

Registros precisos aumentam as chances de sucesso de uma pequena empresa. Os registros também são críticos na época de declaração de impostos, quando uma empresa deve documentar qualquer despesa dedutível. As regras do Ministério da Fazenda exigem que as empresas mantenham registros por pelo menos cinco anos.

Como primeiro passo, uma pequena empresa pode criar pastas para recibos em papel com base no tipo de despesa, fornecedor ou prestador de serviços. Alguns serviços de software empresarial permitem que os usuários digitalizem recibos eletronicamente com dispositivos móveis e, em seguida, os organizem e categorizem no sistema on-line da empresa.

5. Entenda as leis sobre impostos sobre vendas

Um proprietário de empresa deve estar atento às leis sobre impostos onde opera ou vende. No Brasil, há vários impostos para empresas: ICMS, ISS, PIS/COFINS e IPI.

• O Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) serve para tributar a circulação de mercadorias em âmbito estadual.
• O Imposto sobre Serviço (ISS) é cobrado sobre a prestação de serviços realizada dentro do país.
• A Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) incide sobre a receita bruta da empresa (o valor total das vendas de produtos ou serviços) em âmbito federal.
• O Programa de Integração Social (PIS) e o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep) são um imposto sobre a receita bruta.
• O Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) incide sobre produtos industrializados.

Vendedores on-line em vários estados podem ou não ter que coletar impostos sobre vendas, dependendo de vender diretamente ou por meio de um serviço de fulfillment como a Amazon, que pode adicionar o imposto sobre vendas em seu sistema.

Proprietários de pequenas empresas, especialmente aquelas de e-commerce que operam em muitos estados, podem querer consultar um contador ou advogado tributário para cumprirem com as leis federais.

6. Gerencie o fluxo de caixa

O fluxo de caixa de uma empresa indica liquidez (quanto dinheiro há disponível para pagar despesas imediatamente). Muitas pequenas empresas falham porque não geram fluxo de caixa suficiente.

Uma pequena empresa pode criar um demonstrativo de fluxo de caixa para avaliar o tempo de entrada e saída de dinheiro. Confira algumas maneiras de melhorar o fluxo de caixa.

• Prazo: reduza os prazos de pagamento dos clientes, por exemplo, de 60 dias para 30 enquanto estende os prazos de pagamento para fornecedores, de 30 dias para 60.
• Margem de erro: inclua uma margem de erro nas projeções de fluxo de caixa.
• Fundo de emergência: estabeleça uma reserva de caixa para momentos em que o fluxo de caixa oscila.
• Limite de crédito: obtenha uma linha de crédito empresarial ou cartão de crédito para usar em uma crise de caixa, se necessário.

7. Mantenha a organização dos documentos

Uma contabilidade organizada significa menos tempo gasto procurando registros e mais tempo construindo o negócio. Também facilitam a análise e a tomada de decisões quando se considera expansão ou contratação.

8. Escolha um método de contabilidade

Uma pequena empresa deve escolher um dos dois métodos de contabilidade: caixa ou competência.

• A contabilidade baseada em caixa geralmente é mais simples para uma startup ou negócio nova: vendas e despesas são registradas apenas no momento do pagamento.
• A contabilidade patrimonial é mais complexa. Uma venda ou despesa é registrada no momento em que ocorre, mesmo que os pagamentos possam não acontecer até semanas ou meses depois. O método de competência abrange uma visão de longo prazo do negócio ao longo de vários períodos e é o padrão entre grandes empresas e instituições financeiras.

Os padrões contábeis também são importantes. Empresas de capital aberto no Brasil devem seguir um conjunto de normas chamadas Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC). Embora empresas privadas não precisem aderir a essas regras, elas podem ser úteis na comunicação com contadores. 

As regras são monitoradas e aplicadas por reguladores governamentais. A maioria dos outros países desenvolvidos utiliza as Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS). Ao contrário do princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP), as IFRS são diretrizes, recomendadas, mas não obrigatórias. Países como China e Índia não seguem as IFRS.

9. Automatize a emissão de faturas

Enviar faturas automaticamente pode agilizar a cobrança e economizar tempo e recursos. Por exemplo, você pode configurar um programa usando software de faturas para enviar automaticamente uma fatura dentro de 48 horas após uma venda, seguida de lembretes de pagamento programados e notificações de atraso, se necessário.

10. Planeje-se para pagar impostos e cumpra os prazos

Uma pequena empresa deve estimar impostos de renda ao longo do ano com base no crescimento e na renda pré-impostos projetada. Pequenas empresas, incluindo negócios on-line, geralmente fazem pagamentos mensais de impostos federais. O pagamento atrasado ou a falta de pagamento dos impostos estimados pode resultar em multas e juros sobre os impostos em atraso.

Perguntas frequentes sobre contabilidade

Como posso me manter em conformidade com as leis sobre impostos sobre vendas?

Você deve se certificar de que está ciente das leis sobre impostos sobre vendas em seu estado, obtendo cópias das regras fiscais do departamento de tributação ou receita. Você também pode usar software especializado na coleta de impostos sobre vendas para pequenas empresas.

Como posso gerenciar o fluxo de caixa?

Algumas maneiras de gerenciar e melhorar o fluxo de caixa incluem…

1. Mantenha-se atualizado: revise e analise as despesas semanalmente.
2. Sincronização: sincronize os pagamentos de despesas com os pagamentos dos clientes.
3. Incentivos: ofereça descontos ou o primeiro mês grátis nas vendas por assinatura para clientes que pagam antecipadamente.

Com que frequência devo reconciliar minha conta bancária?

Reconciliação é quando você ajusta os registros da sua empresa com sua conta bancária. Fazer isso pelo menos uma vez por mês faz sentido, pois os extratos bancários mensais ajudam no processo de reconciliação. A reconciliação permite verificar o fluxo de caixa, identificar discrepâncias ou fundos faltantes e prevenir fraudes.

Quais são algumas deduções fiscais comuns para pequenos empresários?

Muitas despesas podem ser dedutíveis do imposto de renda federal, total ou parcialmente, dependendo das circunstâncias do seu negócio. Deduções comuns incluem aluguel e utilidades do escritório, computadores e software, suprimentos de escritório, depreciação de máquinas, contas de telefone e internet empresariais, despesas e quilometragem de carro relacionadas ao negócio, viagens de negócios, impostos sobre propriedade local e custos de seguros empresariais e de saúde.

É necessário contratar um contador profissional para minha pequena empresa?

Frequentemente, um proprietário de uma pequena empresa pode gerenciar a contabilidade por conta própria, dependendo da simplicidade e escala do negócio. No entanto, empresas maiores e mais complexas quase sempre contratam contadores profissionais.