Come gestire il tempo e combattere lo stress

Come si fa a portare a termine tutto quello ci siamo prefissati quando il tempo pare scivolarci via dalle mani? Quando abbiamo mille cose da fare è facile andare in confusione e reagire agli stimoli in maniera meccanica. Così cominciamo a perdere di vista gli obiettivi, a distrarci, a lavorare in emergenza. E da lì è un attimo sentirsi angosciati e sopraffatti perché non riusciamo a stare dietro a tutto. In questo articolo di Giada Centofanti, vi suggeriamo un metodo con quattro azioni che potete mettere subito in atto per essere più organizzati, efficienti e soprattutto sereni, in un periodo dell'anno notoriamente stressante per tutti.

Come si fa a portare a termine tutto quello ci siamo prefissati quando il tempo pare scivolarci via dalle mani? In altre parole, come smettere di perder tempo?

Quando abbiamo mille cose da fare è facile andare in confusione e reagire agli stimoli in maniera meccanica. Così cominciamo a perdere di vista gli obiettivi, a distrarci, a lavorare in emergenza. E da lì è un attimo sentirsi angosciati e sopraffatti perché non riusciamo a stare dietro a tutto.

Per combattere lo stress è fondamentale che voi abbiate un buon metodo di gestione del tempo da adattare alle vostre esigenze. In questo articolo ve ne suggeriamo uno. Si tratta di quattro azioni che potete mettere subito in atto per essere più organizzati, efficienti e soprattutto sereni.

Pianificate

Questa fase è fondamentale. All’inizio forse dovrete farci l’abitudine ma vedrete che sarete ripagati in sanità mentale. E poi vi ruba solo pochi minuti!

La vostra priorità è avere delle priorità

Se non stabilite cosa per voi è importante e necessario fare, andrà a finire che spenderete la giornata a reagire d’istinto a quello che vi accade attorno. E alla fine vi renderete conto che non avete fatto passi avanti verso i vostri obiettivi. Per questo avete bisogno di sapere quali sono le vostre priorità.

Dwight D. Eisenhower è stato il 34° presidente degli Stati Uniti. E questo lo sapevate. Quello che forse invece non sapete è che da una sua frase è nato un metodo per dare la giusta priorità a quello che dobbiamo fare: la cosiddetta Eisenhower Matrix.

“Ho due tipi di problemi, quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti e quelli importanti non sono mai urgenti.”
— Dwight D. Eisenhower

Tranquilli, è meno complicato di come sembra. Si tratta di posizionare le vostre cose da fare in 4 quadranti, a seconda della loro importanza.

• Primo quadrante: importante e urgente.  Sono task che contribuiscono ai vostri obiettivi a lungo termine e che vanno completati oggi o al più tardi domani.
  Esempio: controllare un documento importante oppure rispondere a una richiesta urgente di un cliente.
• Secondo quadrante: importante e non urgente. Come i primi questi task vi aiutano a perseguire i vostri scopi, ma non avete fretta di farli. Però dovete pianificarli, altrimenti non li affronterete mai.
  Esempio: tornare in palestra oppure imparare a vendere t-shirt online.
• Terzo quadrante: non importante ma urgente. Beh, queste sono le scocciature: email o telefonate a cui rispondere, riunioni a cui partecipare, commissioni da fare. Qui se potete dovete provare a delegare, magari utilizzando un’assistente virtuale se proprio non potete permettervi di assumere del personale.
• Quarto quadrante: non importante e non urgente. Riflettete sulle vostre abitudini. Se sprecate tempo su Facebook oppure con i videogiochi solo per non mettervi a lavorare sui vostri progetti, vuol dire che state procrastinando. Perciò eliminate tutto quello che vi allontana dai vostri obiettivi. Attenzione però: non vi stiamo suggerendo di darvi alla vita monastica. Un po’ di Netflix o qualche aperitivo fanno bene allo spirito, l’importante è che non togliate tempo prezioso alle cose importanti.

Molte app di gestione del tempo e delle cose da fare danno la possibilità di impostare la priorità dei task. Se le usate e volete tenere d’occhio la vostra Eisenhower Matrix, date priorità 1 al primo quadrante, priorità 2 al secondo e priorità 3 al terzo. E ricordatevi che la maggior parte del vostro tempo dovreste spenderlo per le priorità 2.

Pianificazione settimanale

• Scegliete un giorno della settimana in cui dedicare del tempo alla programmazione. Molti esperti di produttività consigliano la domenica perché non sarete troppo stanchi dalla settimana lavorativa appena conclusa e avrete sufficiente lucidità per riflettere su quella successiva.

• Prendete carta e penna oppure la vostra app preferita per prendere appunti. La mia è Zoho Notebook, meno nota di altre ma con tante funzionalità.

• Elencate le vostre tre priorità principali per la settimana che sta per cominciare.

• Scorrete l’agenda oppure rivedete mentalmente quanto successo durante la settimana precedente. Valutate l’andamento delle cose. Chiedetevi se avete fatto tutto quello che c’era in programma e chiedetevi perché alcune cose non le avete portate a termine. Magari fatevi un piccolo regalo per i compiti che avete completato. La gratificazione è importante perché vi aiuta a essere più motivati.

• Mettete in calendario incontri di lavoro e appuntamenti dal dentista, ma anche il corso di Zumba, la partita a calcetto o un caffè con gli amici. Prendervi cura di voi vi fa bene, vi aiuta a combattere lo stress e se lo inserite in calendario ci saranno più chance che lo farete davvero.

Pianificazione quotidiana

Qui gli esperti di produttività si dividono sul quando. In ogni caso, che lo facciate a fine giornata per quella successiva o di buon mattino prima di cominciare a lavorare, dovrete programmare le cose che intendete fare. Così non perderete tempo a pensare “E adesso che faccio?”.

• Date un’occhiata a cosa vi aspetta quel giorno: appuntamenti, commissioni, spostamenti vari.

• In base a questo e sempre tenendo presenti le tre priorità settimanali, create una lista di task per la giornata.

• E che non siano 156 task! 3, 4 o 5 task sono più che sufficienti. Tenete conto che oltre alle attività pianificate ci sono sempre gli imprevisti.

Le scadenze sono importanti

Impostate dei termini specifici per i vostri progetti e impegnatevi a rispettarli, anche se lavorate da soli e l’unica persona a cui dovete rendere conto siete voi stessi.

Le scadenze devono essere realistiche, devono avere uno scopo preciso e devono essere legate ai vostri obiettivi più generali. In questo modo vi motiveranno e vi aiuteranno a dare la giusta priorità ai vari task.

Ottimizzate il tempo che avete a disposizione

Anche se sembra sia così, il tempo non ci manca. In una settimana ci sono 168 ore. Se togliamo 8 ore di sonno a notte, rimangono 112 ore. Lavoriamo 40 ore a settimana? Abbiamo comunque altre 72 ore a disposizione. La chiave sta nel sapersi organizzare. 

Blocchi di tempo e pause per essere più efficienti

Quando lavorate, suddividete il tempo in blocchi e fra di loro inserite delle pause. Fermatevi per alzarvi dalla sedia, bere un po’ d’acqua o allungare i muscoli. Ricaricatevi per qualche minuto e vedrete che sarete più freschi quando tornerete alla scrivania. Il concetto è quello della tecnica Pomodoro: alternare un tot di minuti dedicati al lavoro focalizzato e un tot di minuti di pausa.

La modalità classica prevede che si lavori per 25 minuti e si faccia pausa per 5. Dopo 4 blocchi da 25 ci si può fermare per 20 o 30 minuti. Se però per voi non funziona, provate ad aumentare i minuti di concentrazione a 50 e quelli delle pause a 15. Sperimentate e scegliete quello che fa per voi.

Raggruppare e conquistare

Diversi esperti di produttività consigliano di raggruppare le cose da fare a seconda della loro tipologia o del luogo in cui devono essere fatte. È un po’ come quando andiamo a fare la spesa e in ciascun corridoio del supermercato cerchiamo di prendere tutto quello che ci serve così poi non dobbiamo tornare indietro o metterci a zigzagare senza senso.

Allo stesso modo potete impiegare un blocco di tempo per rispondere alle email, un altro per fare delle telefonate, un altro ancora per gestire le richieste dei clienti e un ultimo per scrivere le schede prodotto.

Procrastinare fa male

Perché poi alla fine vi fa sentire con l’acqua alla gola o magari anche in colpa.

Dovevate preparare il business plan e invece vi siete messi a giocare con il redesign del logo? Non avete sistemato le carte da dare al commercialista perché c’era quella telefonata urgente da fare? State tergiversando e lo sapete.

Sul perché lo facciate ci sono tante teorie, tutte molto interessanti. Ma non le vedremo ora perché vi daremmo un ulteriore motivo di tirarla per le lunghe. Invece quello che dovete fare è impare a smettere di procrastinare.

Non fate tutto da soli

Avere un partner con cui condividere gioie e dolori del proprio business è di grande aiuto:

• vi dà sostegno nei momenti difficili;
• vi motiva anche quando siete stanchi e non volete andare avanti;
• vi responsabilizza, incoraggiandovi a rispettare le scadenze e gli impegni;
• vi dà la possibilità di delegare alcune delle cose da fare.

Rallentate per essere più efficaci

Sembra un controsenso, ma a pensarci bene anche proverbi e saggezza popolare spesso ci ricordano che fare le cose di fretta non è una buona abitudine. 

• Suddividete i progetti in task e se i task sono corposi spezzateli in micro-task: attività che potete completare in 15 minuti al massimo. Lavorare su compiti piccoli vi aiuta perché il senso di completamento crea motivazione per andare avanti. Se avete tanti micro-task dello stesso tipo, raggruppateli come vi consigliavamo qualche riga più su.
• Concentratevi su un solo compito alla volta e non lasciatevi distrarre.  Diverse ricerche hanno dimostrato che non siamo fatti per il multitasking. Spostare in continuazione la nostra attenzione da un’attività a un’altra non fa bene al nostro cervello e fa calare la nostra produttività del 40%.
• Imparate a dire di no. No alle distrazioni, alle riunioni inutili, alle eccessive richieste di favori. Focalizzate l’attenzione sul compito a cui state lavorando, date la priorità ai primi due quadranti della Eisenhower Matrix e dite no al resto.
• Usate lo stress a vostro vantaggio. Se imparate a gestirlo vi potrebbe addirittura rendere più produttivi, e se volete approfondire questo argomento, date un'occhiata al video qui sotto, peraltro disponibile con i sottotitoli in italiano.
• Scrivete con regolarità. Cosa? Tutto quello che vi passa per la testa: annotate idee e cose da fare, buttate giù i vostri pensieri. Perché vi aiuta a liberare la mente e quindi a ragionare meglio.
• Respirate con consapevolezza. Se vi sentite sopraffatti o agitati, interrompete quello che state facendo, cominciate a inspirare ed espirare e focalizzatevi sul suono del vostro respiro. Vedrete che vi calmerà.

La frenesia che caratterizza le nostre vite non deve indurci a credere che dobbiamo per forza andare di corsa per raggiungere i nostri obiettivi. Camminare al giusto ritmo può portare a grandi risultati. Siete d’accordo? Raccontatecelo nei commenti!

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Note sull’Autore - Giada Centofanti è una business writer con il pallino del web. Aiuta professionisti e aziende a far crescere la propria attività raccontando le loro storie e creando contenuti coinvolgenti, informativi e utili per il il loro target di riferimento.