5 procedure da automatizzare per gestire meglio il proprio tempo

L'automazione è l’ideazione di un sistema grazie al quale i compiti quotidiani si gestiscono da soli, restituendovi così il tempo per concentrarvi sul contesto più ampio della vostra attività e portarla così al livello successivo di crescita. Ma quali sono i migliori processi da automatizzare? Il marketing, l'assunzione di personale, la gestione delle scorte, le procedure di cassa e la gestione dei contanti sono fra i settori principali da valutare come candidati perfetti per l'automazione. Tratteremo inoltre una serie di domande utili da porvi per identificare quali processi automatizzare per primi.

Tempo e denaro: due cose che i commercianti potrebbero impiegare meglio. Per questa categoria sempre così indaffarata, l’automazione può fungere da biglietto vincente per una migliore gestione del tempo garantendo anche un maggiore ritorno economico. Fondamentalmente, per automazione si intende l’ideazione di un sistema grazie al quale i compiti quotidiani si gestiscono da soli, mentre voi potrete concentrarvi sul contesto più ampio della vostra attività.

L’automazione può essere applicata ai vari processi che costituiscono l’attività di retail, esistono inoltre una miriade di strumenti e tecnologie che vi possono essere d’aiuto nelle varie circostanze del vostro cammino professionale. L’automazione del retail rappresenta una tendenza in forte crescita basata sull’esigenza di risparmio di costi e di aumento delle aspettative di garantire un’esperienza eccellente per la clientela.

Tuttavia, solo perché qualcosa può essere automatizzato non significa necessariamente che debba esserlo.

Quali sono i processi da automatizzare per garantire una migliore gestione del tempo?

Esistono alcuni punti da cui potete partire quando intraprenderete il vostro viaggio nel mondo dell’automazione.

Monitorate la vostra settimana

Eseguite un controllo delle vostre attività lavorative. Appuntatevi ciascun compito che svolgerete durante la settimana e il tempo che ci impiegherete. Identificate quei momenti o compiti per i quali impegnate il vostro tempo senza che ciò determini un beneficio a fronte del vostro impegno. Cos’altro potreste fare?

Chiedete ai vostri dipendenti

I vostri dipendenti sono spesso quelli che si trovano nella non invidiabile posizione di dover eseguire i compiti più noiosi. Possono essere una fonte preziosa di idee quando si tratta di essere più efficienti. Richiedete un feedback anonimo per ottenere le risposte più sincere.

Chiedete ai vostri clienti

Di persona o attraverso un’e-mail, scoprite quelle aree della vostra attività che, secondo i clienti, potrebbero essere gestite in modo più fluido. L’automazione di alcuni compiti può permettere di affrontare alcuni punti critici da loro identificati e ottimizzare i flussi di lavoro — ciò vi consentirà di avere più tempo libero e aiutare meglio i vostri clienti.

Esaminate la concorrenza

I vostri concorrenti potrebbe fare uso di sistemi che potreste adottare  anche voi per la vostra attività.
Quando pensate a quali processi automatizzare per primi, ponetevi le seguenti domande:

• È ripetitivo? Scegliete un compito che richiede pensare poco o che non necessita di avere una persona che se ne occupi. La vostra gestione del tempo ne trarrà vantaggio.
• Si tratta di un flusso di lavoro semplice? Ricercate nella vostra attività quali sono i semplici flussi di lavoro e provate a testare l’automazione su di essi. Suggerimento: la maggior parte delle persone inizia dai processi di marketing come le campagne e-mail o i post dei social media.
• Vi farà risparmiare tempo o denaro? Calcolate con sincerità ciò che spendereste in termini di tempo e denaro in un software e il beneficio che alla lunga avrebbe per la vostra attività. Ricordatevi, solo perché può essere automatizzato non significa necessariamente che debba esserlo.
• Sarà commisurato alla crescita dell’attività? Esistono determinate cose che fate in una nuova attività che non sono utili in termini di crescita. Fate in modo di dedicar loro il meno impegno possibile.

A questo punto, vi sarete fatti un’idea di come la vostra attività possa trarre beneficio dall’automazione. Siete ancora confusi? Eccovi alcuni validi punti di partenza.

1. Assunzione di nuovi dipendenti

L’assunzione di nuovi talenti implica una serie di pratiche burocratiche fra cui questionari, liberatorie, agevolazioni e benefit, libri paga, ecc. che richiedono tempo e impegno per essere sbrigate, archiviate e trasmesse tra i reparti. Al nuovo dipendente, poi, dovrà essere presentata la vision e gli obiettivi della vostra azienda nel momento in cui si avvia ad eseguire i primi progetti. La buona notizia è che l’esigenza base per ciascun nuovo dipendente che deve iniziare è molto simile — rendendo così l'assunzione del personale un candidato perfetto per l’automazione.

Facendo tesoro della prima impressione che un dipendente ha della vostra azienda, si possono ridurre i costi di assunzione, aumentare la fidelizzazione del dipendente stesso e dare un impulso positivo alla produttività.

Pensate a come divulgare facilmente le informazioni importanti, come le liste di controllo, i messaggi di benvenuto, la vision, i valori e lo scopo aziendale, così come i benefit e i libri paga. Strumenti come Bamboo HR e Workday (N.d.T. al momento non ancora disponibili in italiano) possono aiutarvi a centralizzare e automatizzare molte di queste funzioni.

Tenete presente che il processo di assunzione trae beneficio dalla componente umana. Non vorrete che la prima esperienza di un dipendente venga completamente automatizzata, ma solo al punto da far sì che il vostro reparto delle risorse umane possa realmente dedicare il proprio tempo nella formazione dei dipendenti.

E, una volta che avrete assunto il vostro personale, potrete anche far sì che la pianificazione non risulti più un grattacapo grazie a svariate applicazioni.

2. Marketing

L’automazione del marketing semplifica la pianificazione, l’organizzazione e l’assegnazione delle priorità delle vostre campagne così che possiate concentrarvi sul vostro pubblico in modo più efficace. Essa impiega dei software che consentono una comunicazione puntuale e precisa ai vostri clienti effettivi e potenziali.

Ad esempio, un nuovo cliente si registra in cassa per ricevere le vostre newsletter. Al suo rientro a casa, avrà già ricevuto un’e-mail di benvenuto nella quale viene indicato ciò che si può aspettare di ricevere da voi e perché dovrebbe essere interessato. I clienti fidelizzati, con l’acquisto attivano un’e-mail nella quale gli verranno fatte domande sulla propria esperienza o eventuale impiego di questa opportunità di cross-selling sulla base dell’articolo che hanno appena acquistato. Utilizzate uno strumento come Campaign Monitor per configurare e distribuire queste e-mail, e per gestire l’elenco dei vostri abbonati.
 
In media, quasi la metà (49%) delle aziende sta utilizzando l’automazione del marketing. L’80% di coloro che impiegano l’automazione del marketing ha registrato un aumento del numero dei lead e il 77% ha registrato un aumento del numero delle conversioni. 

3. Monitoraggio costante delle scorte

Se avete terminato le scorte, se avete avuto difficoltà nel gestire i prodotti venduti sui vari canali, o se non potete prevedere con precisione le esigenze di inventario, trarrete sicuramente vantaggio dall’automazione. Per la maggior parte delle aziende in crescita, la gestione delle scorte rappresenta una sfida. Di solito le aziende che avviano la propria attività utilizzano il monitoraggio e conteggio manuale delle scorte, ma alla loro crescita si somma anche il bisogno di precisione al fine di ridurre il margine d’errore, di risparmiare tempo ed evitare di non soddisfare le esigenze del cliente.

Potrebbe sembrare che questo aspetto non abbia ancora un grande impatto sulla vostra attività, tuttavia i retailer stanno perdendo $1,75 trilioni di dollari ogni anno a causa dell’esaurimento delle scorte, dell’eccesso di queste e degli articoli restituiti.

Con un sistema point-of-sale giusto per voi, è più facile gestire e monitorare le vostre scorte per evitare le eccedenze o l’esaurimento dei vostri prodotti.

4. Ottimizzazione dell’esperienza di cassa

Recentemente, Amazon ha aperto un negozio di alimentari a Seattle, Amazon Go, che bypassa completamente la procedura di pagamento in cassa. È ancora in fase di sperimentazione, ma il pubblico vivrà un’esperienza di shopping così particolare da pensare di rubare. Mentre questo potrebbe non essere esattamente il vostro approdo verso un sistema di pagamento automatizzato, è importante che sappiate in quale direzione il retail si sta muovendo.

Potete utilizzare il vostro registratore di cassa per effettuare più vendite ottimizzando la procedura. Valutate la possibilità di offrire ai vostri clienti l’opportunità di pagare da soli. Le casse fai-da-te rappresentano una tendenza in crescita a livello globale con una previsione di aumento del 44% sul mercato entro il 2021.

Questo è specialmente conveniente per quei clienti sempre di fretta e aumenta gli incassi grazie alla riduzione del numero di dipendenti da pagare.

5. Gestione del flusso di contanti

Forse non automatizzate affatto la vostra procedura di pagamento, ma avete a che fare con ingenti volumi di denaro che entra nelle casse dei vostri commessi. La gestione manuale delle vendite quotidiane in contanti può comportare ore supplementari alla vostra giornata così come a quella dei vostri cassieri. Fare affidamento sui dipendenti, inoltre, aumenta la possibilità di errore umano (e problematiche connesse). Ogni anno, i furti interni portano a miliardi di dollari di perdite per i commercianti.

L’automazione della procedura di pagamento riduce i costi della manodopera, diminuisce le perdite, aumenta l’efficienza e migliora la sicurezza.

Conclusione: l'automazione come strumento di crescita

Ogni titolare di un esercizio commerciale è interessato a migliorare la propria attività fino al punto in cui non ha bisogno di essere più coinvolto nelle operazioni quotidiane. Incrementando la vostra gestione del tempo e inserendo il pilota automatico in alcune delle vostre procedure, otterrete quella libertà di cui avete bisogno per portare la vostra attività al livello successivo e continuare a crescere.

Quale procedura automatizzereste per prima nella vostra attività? Condividete le vostre opinioni nei commenti qui di seguito.

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Note sull'Autore

Jessica Bianchi è Responsabile dei Contenuti Online di Canada Post. Nel tempo libero si interessa di creazione di contenuti, user experience e analytics.

Traduzione di Manuela Xillovich.