Le migliori 21 app per la produttività personale per il 2022

Aumentare la produttività personale e aziendale è un obiettivo cruciale, ma non facile da raggiungere. Come imprenditori siete presi costantemente da mille impegni tra assistenza clienti, gestione del negozio, contabilità, marketing e tutto il resto. Come assicurarvi di dedicare tempo a ciò che fa crescere il fatturato?

La soluzione è ricorrere ad applicazioni che vi aiutino a rispettare le priorità, delegare quando serve e automatizzare quando è possibile. In questo modo avrete il tempo per focalizzarvi su ciò che conta di più per la crescita.

Perciò in questo articolo abbiamo raccolto per voi:

• Le migliori 13 app gratuite per la produttività personale.
• E le migliori 8 app gratuite per aumentare la produttività delle piccole imprese.

Queste risorse aiuteranno voi e il vostro team ad aumentare la produttività. E la cosa migliore è che si tratta di app gratuite!

Le migliori 13 app gratuite per aumentare la produttività personale

Utilizzate queste 13 app per aumentare la produttività personale e aziendale. Vi aiuteranno a ridurre al minimo le distrazioni e a gestire bene il tempo, senza perdere di vista le priorità.

1. RescueTime

Tra le app gratuite per la produttività, la migliore per gestire il tempo.

RescueTime è l'app per la gestione del tempo che monitora e calcola il tempo che dedicate ai diversi tipi di attività.

Ad esempio, siete convinti di dedicare ai social media solo pochi minuti al giorno? RescueTime può mostrarvi esattamente quanto tempo passate a scorrere i vostri feed. I risultati potrebbero sorprendervi e mostrarvi che dovete ridurre al minimo questa distrazione.

Pensate che copiare e incollare dati da un'app all'altra vi richieda uno sforzo minimo? Potreste scoprire che il vostro sforzo è superiore a quello percepito, e che vale la pena di automatizzare questa attività. RescueTime può mostrarvi quanto tempo risparmiereste con uno strumento di automazione come Zapier.

Vi sembra di lavorare per molte ore senza riuscire a fare abbastanza? RescueTime può aiutarvi a identificare quali attività a basso impatto vi stanno sottraendo un tempo eccessivo. Così potrete trovare il modo di delegarle e automatizzarle (o di evitarle, se si tratta di distrazioni).

2. StayFocusd

Tra le app gratuite per la produttività, la migliore per evitare le distrazioni.

Se vi accorgete di perdere troppo tempo sui social network, sui siti di news o con altre distrazioni online, potete utilizzare StayFocusd. È un'estensione di Chrome che vi consente di bloccare completamente l'accesso a determinati siti.

In sostanza potete specificare quanto tempo siete disposti a trascorrere su specifici siti web. Ad esempio, se volete limitare lo scrolling su Twitter a 10 minuti al giorno potete impostare questo limite su StayFocusd. Appena trascorsi quei 10 minuti, StayFocusd bloccherà l’accesso a Twitter per tutto il tempo da voi stabilito.

StayFocusd ha anche un'opzione che consente di bloccare globalmente l'accesso a tutti i siti web — o a tutti tranne quelli che dovete utilizzare (es. Documenti Google). È un’ottima soluzione per rimanere concentrati su un compito specifico. Insomma StayFocusd è uno strumento utile per ridurre al minimo le distrazioni, specialmente quando non trovate in voi la forza per farlo.

3. Boomerang per Gmail e per Outlook

Tra le app gratuite per la produttività, la migliore per non essere distratti dalle email.

Se scoprite che l’email è una delle vostre principali fonti di distrazione, Boomerang per Gmail e per Outlook possono aiutarvi. Utilizzate la funzione “Inbox Pause” per evitare che arrivino nuove email nella vostra inbox quando dovete concentrarvi. E quando volete, deselezionate il pulsante “Pause” per tornare a ricevere le email.

La cosa fantastica di Boomerang è che non si limita a bloccare la posta in arrivo, ma vi consente di creare delle eccezioni di consegna. Ad esempio, se dovete concentrarvi ma aspettate un'email importante, potete aggiungere l’indirizzo come eccezione. Così il messaggio aggirerà il blocco, arrivando comunque al vostro account.

Potete anche inoltrare una risposta automatica a chi vi invia un'email mentre la vostra casella di posta è in pausa. Ad esempio, comunicate che la ricezione del messaggio avverrà in un secondo momento; e volendo fornite un recapito alternativo per contattarvi in caso di urgenza.

4. Todoist

Tra le app gratuite per la produttività, la migliore per gestire le to-do-list.

Ad esempio, potete creare liste separate per le cose da fare a casa e al lavoro, gestendo entrambe le liste dalla stessa app. O potete essere più dettagliati creando liste per lavoro, casa, commissioni, email, progetti, obiettivi a lungo termine e tutto ciò che avete bisogno di organizzare in un gruppo autonomo.

Il vantaggio di Todoist è la semplicità. Aggiungete una breve riga con la descrizione del task, poi la spuntate una volta completato il compito. Fondamentalmente è come una to-do-list scritta a mano. Tranne che potete accedervi ovunque, da qualsiasi dispositivo siate connessi quando vi viene in mente una cosa da fare.

5. KanbanFlow

Tra le app gratuite per la produttività, la migliore per applicare la Tecnica del Pomodoro.

KanbanFlow vi offre tutti i vantaggi di una scheda Kanban, dotata degli strumenti necessari per completare i task con la Tecnica del Pomodoro.

Iniziate impostando le colonne e aggiungendo i task. Quando siete pronti, cliccate su un paio di pulsanti per avviare una sessione di lavoro di 25 minuti. KanbanFlow vi invia una notifica quando è il momento di fare una pausa. Se occorre, vi permette anche di registrare la sessione di lavoro in una tabella oraria.

Un'altra funzionalità unica di KanbanFlow è che vi chiede perché mettete in pausa il timer, se lo fate prima di aver completato la sessione in corso. Questo può aiutarvi a scoprire cosa vi distrae più spesso quando cercate di concentrarvi. Così potrete trovare il modo per ridurre al minimo le distrazioni.

6. Gmail

Tra le app gratuite per la produttività, la migliore per la gestione della posta elettronica.

Gmail è un ottimo strumento gratuito per la posta elettronica, e grazie alle sue numerose funzioni è utile anche per la produttività aziendale.

Modelli di risposta

Avete la sensazione di rispondere sempre alle stesse domande? Risparmiate tempo nel digitare le risposte, creando dei modelli di risposta. Si tratta di selezioni di testo preimpostate, che potete aggiungere a qualsiasi email in pochi clic. Ecco come creare dei modelli di risposta in Gmail:

1. Attivate i modelli selezionando: Impostazioni > Avanzate > Modelli > Attiva > Salva modifiche.

2. Create e utilizzate i modelli di risposta dalla barra degli strumenti di composizione, tramite il menu Altre opzioni.

Filtri

Avete delle email che dovete sempre inserire in una cartella di riferimento o inviare al vostro commercialista? Create dei filtri per contrassegnare con un’etichetta o inviare in automatico le email indirizzate a una determinata persona o con un determinato oggetto (es. “Fattura”).

Potete usare i filtri anche per archiviare o cancellare automaticamente determinate email, in modo da tenere libera la vostra casella di posta.

Componenti aggiuntivi

Inoltre Gmail dispone di numerosi componenti aggiuntivi per svolgere delle attività senza lasciare la vostra inbox. Ad esempio, potete:

• Creare task in app di gestione progetti come Trello o Asana.
• Inviare email direttamente a Slack.
• Aggiungere email a Evernote.

Grazie a questi automatismi diventa facile evadere le email appena arrivano e conservarle dove prestabilito.

7. Evernote

Tra le app gratuite per la produttività, la migliore per restare organizzati.

Ogni software che utilizzate ha il proprio metodo per salvare le informazioni. I file del computer vengono memorizzati nell’hard disk. I documenti Google si salvano in Google Drive. Le pagine web che contrassegnate come Preferiti restano salvate nel browser. Se un’email può servirvi in futuro, la conservate in una cartella della vostra app di posta.

Il problema di questo approccio? È difficile sapere dove cercare, quando avete bisogno di ritrovare qualcosa che avete salvato. Evernote risolve il problema, fornendovi una fonte centralizzata per ogni nota e documento da salvare.

Evernote vi permette di prendere note di testo o vocali su qualsiasi dispositivo e salvarle nel vostro account. È anche possibile l’integrazione con Google Drive, Gmail e Outlook per salvare documenti e email di cui potreste aver bisogno in seguito. O potete usare lo strumento di cattura per salvare copie complete di pagine web sul vostro account Evernote.

In questo modo, quando cercate qualcosa non dovrete impazzire per ricordare dove l'avete salvato. Vi basterà guardare nel vostro account Evernote.

8. LastPass

Tra le app gratuite per la produttività, la migliore per la gestione delle password.

Usare la stessa password per accedere a ogni sito è sconsigliabile per chiunque; in particolar modo per chi è titolare di un’azienda e deve evitare che gli hacker possano accedere a documenti, siti, conti correnti e programmi di contabilità.

Ma ideare e ricordare delle password uniche è un lavoro vero e proprio. È qui che entra in gioco LastPass. Con LastPass, potete generare password lunghe, forti e uniche per ogni sito a cui accedete. Queste password verranno salvate nel vostro account LastPass. E non dovrete più ricordare a memoria le credenziali di accesso o reimpostare la password.

Il piano gratuito di LastPass vi permette di salvare i dati di accesso per un massimo di 20 account. Quindi, potete utilizzare Lastpass per mettere in sicurezza i dati di accesso ai vostri strumenti più importanti. O potete fare l'upgrade a soli 2,67 € al mese, in modo da poter creare e salvare credenziali di accesso sicure per ogni vostro account.

9. Zapier

Tra le app gratuite per la produttività aziendale, la migliore per automatizzare le vostre attività.

Zapier è un connettore di app che rende semplice trasferire i dati da un'app all'altra senza competenze di codifica. Si connette con oltre 1500 app per aiutarvi ad automatizzare i vostri flussi di lavoro.

Ad esempio, gli Zap (flussi di lavoro automatizzati di Zapier) per Shopify vi permettono di:

• Aggiungere automaticamente i nuovi ordini a un foglio di calcolo.
• Aggiungere i nuovi clienti al vostro strumento di email marketing.
• Creare task nel vostro strumento di gestione dei progetti per i nuovi ordini.
• Pubblicare i nuovi prodotti sui social network.

In pratica, Zapier garantisce il completamento dei task senza alcuna attività da parte vostra.

Qualsiasi vostro compito di routine che consista nel copiare e incollare dati da un sistema all'altro può essere automatizzato con Zapier. L'impostazione di queste automazioni richiede solo pochi minuti e vi restituisce del tempo libero da dedicare ad attività più importanti.

10. Google

Tra le app gratuite per la produttività, la migliore per ridurre al minimo la necessità di altre app.

Avete bisogno di convertire velocemente un importo da una valuta a un’altra, verificare che ore sono in un paese dall’altra parte del mondo o eseguire complessi calcoli matematici? Non vi servono app separate per ciascuna di queste attività: vi basta Google.

Google include un sacco di funzioni, che appaiono in cima ai risultati di ricerca organici. Con esse potete eseguire rapidamente attività per le quali altrimenti avreste bisogno di un'app separata. Ad esempio, potete:

• Digitare un calcolo nella barra di ricerca per ottenere in risposta il risultato.
• Scoprire che ore sono in Australia, o verificare la differenza di orario tra l'Australia e New York.
• Convertire dollari USA in euro o yen.
• Trovare l'hotel più economico nella città dove vi state recando.
• Impostare un timer o un cronometro per monitorare il tempo trascorso su un task.

Questi strumenti di ricerca limitano il numero di app che dovete tenere aperte sullo schermo; e limitano anche il numero di volte che dovete accedere e uscire da programmi diversi nell’arco della giornata.

11. Language Tool

Tra le app gratuite per la produttività, la migliore per scrivere senza errori.

Scrivere richiede tempo, e in più dovete accertarvi che il testo sia fluido e privo di errori ortografici e grammaticali. Language Tool vi aiuta in questo, indicandovi i possibili errori e mostrandovi dei suggerimenti. È disponibile in 20 lingue, tra cui l’italiano.

Potete scrivere direttamente su Language Tool o meglio ancora incollare il testo nell’editor una volta pronto. Indubbiamente troverete utile questo strumento, se vi serve un controllo extra sulla forma.

12. Google Calendar

La migliore app per la gestione degli appuntamenti e del tempo.

Google Calendar è lo strumento per la gestione del tempo e degli impegni di GSuite. Come Gmail e Drive, Google Calendar è un'app per la produttività gratuita.

In molti la considerano come un semplice calendario digitale. In realtà, Google Calendar si può facilmente trasformare in un efficace strumento per il time blocking. Bloccare delle fasce orarie all'interno della propria giornata come "Focus Time" è utile per dedicare il tempo a task specifici ed evitare di rimanere incastrati in riunioni infinite.

13. Google Maps

La migliore app per ottimizzare i tempi per gli spostamenti.

Produttività significa ottimizzare il tempo a propria disposizione minimizzando le perdite. In questo senso, Google Maps rientra pienamente nella definizione di app per la produttività personale grazie alle sue informazioni sul traffico in tempo reale.

Segnalazioni di rallentamenti o incidenti da parte degli utenti consentono di selezionare sempre la rotta più rapida per raggiungere il vostro prossimo impegno. In questo modo, passerete meno tempo per strada incastrati nel traffico e avrete più tempo da dedicare al lavoro o a ciò che amate fare.

Le migliori 8 app gratuite per aumentare la produttività delle piccole imprese

Una volta affinate le vostre tecniche di gestione del tempo, sarete pronti ad aumentare la produttività dell’intero team aziendale.

Provate queste 8 app gratuite per la produttività aziendale. Vi aiuteranno a garantire che ciascuno abbia accesso agli strumenti per lavorare in modo efficiente.

1. Trello

Tra le app gratuite per la produttività aziendale, la migliore per impostare flussi di lavoro a catena di montaggio.

Gestite progetti che devono passare da una persona all’altra (o da un team all’altro) prima di essere completati? Trello è l'app ideale per la produttività nella gestione dei progetti.

Con una bacheca Trello, potete creare colonne diverse per ogni step del processo. Potete spostare le attività da una colonna all'altra man mano che vengono completate, e assegnare i task a chi deve completarli. Inoltre siete in grado di verificare lo stato di ogni attività in corso a colpo d'occhio.

Trello è ideale per flussi di lavoro legati al content marketing, dove sono coinvolti scrittori, redattori e grafici. O anche in ambito risorse umane, dove i responsabili della selezione del personale e del recruiting intervengono in un processo con task specifici.

2. Asana

La migliore app per la produttività dei piccoli team.

Se Trello è un ottimo strumento per i flussi di lavoro a catena di montaggio, il piano gratuito di Asana vi offre più di flessibilità sulle modalità in cui il vostro team sceglie di lavorare.

La bacheca di Asana funziona esattamente come quella di Trello, lasciando al team la possibilità di gestire task e progetti su una Kanban board. Ma se questo tipo di visualizzazione non è adatto al vostro team, potete anche visualizzare i task in una più tradizionale to-do-list o anche su un calendario.

Un altro vantaggio di Asana è che offre la possibilità di gestire più progetti da una pagina centrale. In Trello, dovete creare singole bacheche per ciascun flusso di lavoro, mentre Asana vi permette di assegnare compiti di qualsiasi progetto a chiunque nella vostra organizzazione, attraverso una dashboard centralizzata.

Il lato negativo di Asana è che il suo piano gratuito ospita solo 15 membri del team; quindi se avete un team di collaboratori più esteso dovrete effettuare l'upgrade. Con il piano gratuito di Trello invece, non c'è limite al numero di persone che potete aggiungere alle bacheche.

3. Slack

Tra le app gratuite per la produttività aziendale, la migliore per la comunicazione in tempo reale.

Slack è un'app per la chat che permette ai team di comunicare in tempo reale. I singoli membri del team possono scambiarsi messaggi istantanei, comunicando più velocemente che via email. Inoltre, i vari team di lavoro possono creare canali di discussione autonomi per collaborare più efficacemente tra loro.

Ma in fatto di produttività, ciò che contraddistingue Slack è la sua enorme libreria di applicazioni. È possibile collegare Slack a quasi tutte le altre app utilizzate; ad esempio potete creare ticket di supporto dalle discussioni di Slack, salvare allegati direttamente su Dropbox o Google Drive o aggiungere task ricevuti su Slack alla vostra to-do-list.

Ci sono anche app di Slack che vi aiutano ad automatizzare il processo di acquisizione delle informazioni dai vostri colleghi. Potete aggiungere un'app che raccoglie automaticamente gli aggiornamenti per un’attività quotidiana, prende gli ordini per il pranzo da ordinare o invia settimanalmente sondaggi per coinvolgere i dipendenti.

Alcune di queste app sono gratuite e altre a pagamento, ma l'ampia libreria di app disponibile su Slack vi offre numerose opzioni tra cui scegliere.

4. Documenti Google, Fogli Google e Presentazioni Google

Le migliori app gratuite per la collaborazione in tempo reale.

Documenti Google, Fogli Google e Presentazioni Google permettono la collaborazione su documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni. Più utenti possono lavorare insieme sulle risorse in tempo reale, vedendo dove gli altri apportano modifiche. In questo modo, ognuno può tenere conto dell’attività degli altri.

È anche possibile scegliere quali autorizzazioni concedere sulle risorse che create, consentendo di visualizzare, commentare o apportare modifiche. Usate la modalità dei suggerimenti per offrire al proprietario del documento modifiche che può accettare o rifiutare; o lasciate commenti quando ci sono domande o sono necessarie ulteriori spiegazioni.

La cosa migliore di questa suite di strumenti è che viene salvato e reso accessibile uno storico con tutte le versioni delle risorse create. Quindi se qualcuno apporta delle modifiche che non vi piacciono o dovete tornare a una versione precedente, potete farlo. Non solo visualizzerete tutte le versioni precedenti, ma sarete in grado di tornare ad esse in pochi clic.

5. Google Drive

La migliore app gratuita per la condivisione di file e cartelle.

Molte aziende utilizzano Dropbox, ma Google Drive è più conveniente se volete uno strumento gratuito per la condivisione e l'archiviazione dei file. Il piano gratuito di Dropbox offre uno spazio di archiviazione di soli 2 GB. Invece con Google Drive ottenete uno spazio di 15 GB, anche se condiviso con il vostro account Gmail (se lo avete).

Google Drive funziona ancora meglio se utilizzate strumenti di Google come Documenti, Fogli e Presentazioni. I file creati con questi strumenti vengono automaticamente salvati all’interno di Google Drive. Creando una cartella condivisa in Google Drive, date accesso a chi volete alla cartella e in automatico anche al suo contenuto.

Lo strumento di backup e sincronizzazione di Google Drive vi consente di eseguire facilmente e in automatico il backup su Google Drive dei file salvati nel computer, accedendo a tali file senza dover aprire l'applicazione web di Google Drive. È un altro modo per raccogliere tutto in un unico posto, così da non avere difficoltà a trovare i file.

6. Notion

Tra le app gratuite per la produttività aziendale, la migliore per gestire le conoscenze dei team.

Uno dei metodi migliori per mantenere il vostro team produttivo è assicurarvi che tutti abbiano facile accesso alle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro. È un'impresa difficile quando ogni team utilizza un sistema diverso per documentare e memorizzare le proprie conoscenze.

Notion risolve il problema. Infatti rende facile ai team costruire delle basi di conoscenza interne sempre reperibili e accessibili a chiunque in azienda. Potete creare spazi di lavoro distinti per i vari reparti (risorse umane, marketing, vendite, assistenza clienti, ecc.). All’interno sarà possibile compiere ricerche generali, per trovare rapidamente le conoscenze documentate da qualsiasi team.

Con il piano gratuito di Notion, potete inserire un numero illimitato di membri del team e aggiungere fino a 1000 elementi. È una soluzione perfetta per le aziende in crescita che vogliono raccogliere subito le conoscenze aziendali, ma non hanno un grande budget.

7. Wave

Tra le app gratuite per la produttività, la migliore per gestire la contabilità aziendale.

Wave è uno strumento per la contabilità aziendale gratuito e ricco di funzionalità. Consente ai titolari di aziende e ai loro team finanziari di collaborare monitorando vendite, fatture, spese e profitti.

Con il piano gratuito di Wave ottenete transazioni bancarie illimitate, fatturazione e scansione delle ricevute. Questo agevola la raccolta e il consolidamento di tutte le spese e ricavi aziendali. Aggiungete le carte di credito aziendali dei dipendenti per acquisire le loro spese e fate inviare loro foto delle ricevute usando l’app mobile di Wave.

Potete anche accettare i pagamenti tramite Wave (ma si applicano delle commissioni per l’elaborazione delle transazioni) e convertire automaticamente i pagamenti in valuta estera.

Infine, aggiungete i vostri ragionieri e contabili al sistema, in modo da lavorare tutti sugli stessi dati; e impostate le autorizzazioni in modo che ciascuno veda ciò che voi volete.

8. CloudApp

Tra le app gratuite per la produttività aziendale, la migliore per condividere gli screenshot.

Gli screenshot sono utili per rendere più chiare le comunicazioni interne ed esterne all’azienda. Ma la loro condivisione può essere poco agevole. CloudApp rende facile catturare e condividere screenshot o brevi video, e condividerli con chiunque tramite link. L’app consente ai titolari di aziende di fornire istruzioni chiare e visualizzabili ai propri dipendenti. Inoltre permette ai dipendenti di fare lo stesso con i clienti.

Per utilizzare gratuitamente CloudApp nella vostra azienda, ogni dipendente che ne ha bisogno dovrà creare il proprio account gratuito. Le screenshot aziendali non saranno raccolte in un unico posto, ma potrete facilmente condividerle tramite link. Questi link possono essere protetti da password, se contengono informazioni riservate.

Scegliere le app più giuste per aumentare la produttività personale e aziendale

Indubbiamente usare le giuste app può aiutarvi a mantenere il focus su ciò che vi fa crescere. Ma troppe app possono anche intralciare la produttività aziendale.

Quindi, prima di iniziare a scaricare app e inviarle al vostro team, prendetevi il tempo per riflettere. Cercate di individuare i principali ostacoli che vi impediscono di essere più produttivi.

• Per voi il più grande ostacolo alla produttività sono le distrazioni? Se è così, potrebbero esservi utili strumenti come RescueTime, StayFocusd, Boomerang e KanbanFlow.
• La vostra produttività aziendale risente del fatto che i collaboratori non sanno quali siano le priorità? O non sanno dove trovare ciò di cui hanno bisogno per lavorare? In questo caso, date le indicazioni ai vostri team con app come Trello, Asana, Google Drive o Notion.
• In azienda avete difficoltà a collaborare in modo efficiente? Strumenti come Slack, Documenti, Fogli e Presentazioni Google, Google Drive e Wave possono essere la soluzione perfetta.
• Vi riesce difficile comunicare in modo chiaro? Provate Language Tool e CloudApp. Invece, se faticate a ricordare troppe informazioni, affidatevi a strumenti come Evernote, Todoist o LastPass.

Ora non vi resta che individuare cosa ostacola la vostra produttività aziendale e scegliere l'app più adatta a voi. Quali tra le app gratuite che via abbiamo indicato utilizzerete per far crescere il vostro business?

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Articolo originale di Jessica Greene, tradotto da Maria Teresa Cantafora.

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Domande frequenti sulle app per la produttività

Quali sono le migliori app per imprenditori?

Tra le migliori app per imprenditori troviamo: Trello e Asana, l'intera GSuite, Notion, Evernote, LastPass, Slack.

Quali sono le migliori app per il time blocking?

Per il time blocking è possibile utilizzare app come Google Calendar, Asana, Slack, Trello e Notion.