Per gli imprenditori, il tempo è il bene più prezioso dopo il denaro. Proprio per questo motivo, trovare modi innovativi ed efficaci per essere più produttivi e migliorare il proprio rendimento è fondamentale.
Essere produttivi vuol dire eliminare le cattive abitudini che fanno sprecare tempo, migliorare il proprio time management e avere la soddisfazione di arrivare a fine giornata con la consapevolezza di aver svolto tutti i compiti prefissati e, chissà, anche qualcosa in più.
Purtroppo, molto spesso è più facile a dirsi che a farsi.
Ecco perché abbiamo creato questo articolo, in cui troverai 10 trucchi essenziali per essere più produttivi. Mettendoli in pratica dovresti essere in grado di utilizzare le ore della giornata in modo più efficiente, a risparmiare tempo e, magari, a realizzare maggiori profitti.
Cosa significa essere produttivi?
Essere produttivi vuol dire essere in grado di portare a termine tutti i compiti prefissati, ritagliandosi al tempo stesso dei momenti di svago e di relax per evitare di andare in burnout.
Aumentare la produttività dovrebbe essere l’obiettivo di chiunque, a prescindere dalla posizione lavorativa ricoperta.
Freelance, liberi professionisti, dipendenti e manager, chiunque ha bisogno di trovare il giusto equilibrio tra vita personale e lavorativa con la tranquillità di rendere al 100% in entrambe le aree.
Ecco perché essere produttivi o aumentare la tua produttività non vuol dire lavorare 12 o 15 ore di fila.
Potresti sorprenderti di come seguire delle strategie per essere più produttivi potrebbe portarti a produrre molto più in 6 ore di lavoro ben organizzate che non in 12 in burnout.
Ma non credermi sulla parola, e guarda come funzionano le strategie per aumentare la produttività messe in pratica da chi lavora da anni con successo nel campo dell’imprenditoria.
Come essere più produttivi: 10 strategie efficaci
Ognuno ha il suo modo di gestire la propria giornata lavorativa: c’è chi preferisce alzarsi all’alba, chi raggiunge il massimo della produttività durante le ore serali. C’è chi ama allenarsi prima di lavorare, chi usa lo sport per scaricare la tensione accumulata durante il giorno.
Qualunque sia la tua routine lavorativa preferita, ci sono alcune strategie che potremmo definire “universali” che si rivelano estremamente efficaci per aumentare la produttività e risparmiare tempo.
Le migliori strategie per essere più produttivi sono:
- Inizia presto la giornata e acquisisci delle buone abitudini
- Crea una To do list
- Sbarazzati del disordine
- Evita le interruzioni
- Usa app per aumentare la concentrazione
- Utilizza un sistema di gestione del tempo
- Automatizza alcune attività
- Esternalizza e delega
- Pianifica in anticipo
- Concediti delle pause
Analizziamole nel dettaglio.
1. Inizia presto la giornata e acquisisci delle buone abitudini
Crediti immagine: Talk of Web
Che cos’hanno in comune il fondatore del gruppo Virgin Richard Branson, il CEO di Apple Tim Cook e l'ex first lady e avvocata Michelle Obama? Iniziano la loro giornata molto prima dell’alba. Hanno individuato uno dei segreti chiave per essere più produttivi.
Infatti, numerosi studi dimostrano che svegliarsi presto aiuta ad aumentare la produttività, e gli imprenditori di successo di tutto il mondo assicurano che è vero.
In parte, la ragione per cui iniziare presto la giornata fa essere più produttivi è che all'inizio del giorno si ha più forza di volontà.
Secondo un articolo di Entrepreneur, la forza di volontà è come un muscolo che si stanca con l’uso eccessivo. Durante il giorno, man mano che ci si relaziona con gli altri e si prendono decisioni difficili, la propria forza di volontà si affievolisce.
Questo spiega perché la maggior parte di noi trova più facile andare in palestra la mattina piuttosto che la sera.
Naturalmente, diventare persone mattiniere richiede del tempo. Perché un’abitudine si consolidi, occorre che la mente e il corpo abbiano modo di apprendere e memorizzare il gesto o il compito in questione, ripetendolo più e più volte.
Indubbiamente, gli imprenditori di grande successo vivono seguendo abitudini rigorose, come dedicarsi alla meditazione, adottare un'uniforme di lavoro, o mangiare pasti simili, più o meno alla stessa ora ogni giorno.
Le abitudini, una volta adottate, permettono di pensare meno. Sono decisioni già prese, che ci lasciano la possibilità di concentrarci su compiti più grandi e più importanti, come la gestione della nostra impresa. Viene da sé quindi che acquisire delle buone abitudini è un’ottima strategia per essere più produttivi.
2. Crea una To do list
Il multitasking è un ottimo modo per portare a termine più attività, ma aumenta anche il rischio di tralasciare qualcosa. La soluzione per essere più produttivi con il multitasking ed evitare errori e dimenticanze è utilizzare una to do list.
Creare una lista delle cose da fare è l’ABC per ogni imprenditore. Solo facendo riferimento a una to do list, dei commercianti pieni di impegni possono riuscire a focalizzare in ogni momento cosa vada fatto e quali siano le priorità.
Esistono diversi modi per organizzare questo tipo di liste e aumentare la produttività.
C’è chi usa il metodo di affrontare i vari compiti dal più difficile al più semplice, e chi preferisce stabilire delle priorità e organizzare i compiti della lista in ordine di importanza.
Inoltre, essere più produttivi avendo tutto sotto controllo grazie alle liste ti sarà di enorme aiuto nel gestire lo stress che purtroppo a volte prende il sopravvento, soprattutto nei periodi più impegnativi.
Come creare le To do list? Il vecchio metodo “carta e penna” funziona bene, ma ecco alcune app e software da prendere in considerazione se preferisci il digitale e vuoi sincronizzare le tue liste su tutti i tuoi dispositivi:
3. Sbarazzati del disordine
È difficile concentrarsi sulle attività da svolgere quando si è circondati dal disordine. Ed essere circondati dal disordine è l’antitesi dell’essere più produttivi.
Assicurati di organizzare in modo efficace il tuo spazio di lavoro, che si tratti della scrivania utilizzata per gestire il tuo ecommerce o degli scaffali per esporre i prodotti in negozio.
Secondo Fast Company, tenere la postazione di lavoro pulita e ben organizzata è uno dei modi più semplici e veloci per risparmiare tempo e incrementare la produttività. Il disordine fisico porta al disordine mentale. Non è facile completare un lavoro quando la scrivania è pieni di ingombri.
Questo vale anche per la versione digitale della tua scrivania, il desktop del tuo computer. Il disordine digitale è tanto dannoso quanto quello fisico, quindi fai in modo di organizzare tutti i file così che siano facili da trovare.
Non vorrai certo impazzire ogni volta che hai bisogno di un file. E lo stesso vale anche per il tuo browser, perché non organizzare tutti quei segnalibri in cartelle ben distinte?
Crediti immagine: Happy Body Formula
4. Evita le interruzioni
Gli smartphone sono tra i dispositivi più utili mai inventati e la maggior parte di noi concorda sul fatto che non potrebbe vivere senza. Ma questi strumenti così preziosi possono anche comportare dannose interruzioni, con conseguente perdita di produttività.
E non sono solo i social media e Candy Crush a essere dannosi. Chiamate, messaggi e email possono essere un’enorme fonte di distrazione.
Per risparmiare tempo e aumentare la produttività, evita di consultare telefono e email fino a una certa ora.
Un sondaggio di Deloitte ha scoperto che oltre il 40% degli utenti di dispositivi mobili controlla il telefono entro i primi cinque minuti dal risveglio; mentre quasi il 20% lo guarda appena si sveglia.
Il problema, secondo un articolo di Psychology Today, è che così facendo si predispone la mente ad uno stato reattivo, il che può facilmente far iniziare la giornata col piede sbagliato.
Durante la giornata di lavoro, non esitare a lasciare che le chiamate siano trasferite alla segreteria telefonica.
Potrebbe volerci un po’ di tempo per abituarti a non controllare il telefono come prima cosa la mattina e a ignorare le chiamate non importanti durante il giorno; ma è un'abitudine che vale la pena di adottare per essere più produttivi.
5. Usa app per aumentare la concentrazione
A volte invece la tecnologia viene direttamente in nostro soccorso, anche quando si tratta di essere più produttivi.
Infatti, se il tuo smartphone può essere una distrazione per quanto riguarda chiamate, messaggi e social media, può anche rivelarsi un ottimo strumento per aiutarti ad aumentare la produttività.
Come? Grazie a delle app studiate proprio per aumentare la concentrazione ed evitare inutili distrazioni durante momenti di studio o di lavoro.
Ecco qualche esempio di app per migliorare la produttività:
6. Utilizza un sistema di gestione del tempo
Saper gestire il proprio tempo è un'abilità che si sviluppa gradualmente; quando si entra nel mondo dell’imprenditoria, non c'è da vergognarsi ad aver bisogno di un po’ di aiuto in questo.
Esistono numerosi software e app per la gestione del tempo, che possono aiutarti ad acquisire controllo e consapevolezza delle tue tempistiche.
Perché è importante?
Perché saper gestire il proprio tempo è essenziale per essere più produttivi ed evitare di passare da un’attività all’altra, restando più concentrati.
Anche i sistemi di gestione del tempo come la tecnica del Pomodoro e il metodo Eisenhower sono popolari per aumentare la produttività.
Se stai cercando di analizzare il tuo modo di impiegare il tempo, ecco alcuni dei nostri timer preferiti:
7. Automatizza alcune attività
Crediti immagine: Alfavisions
Se gestisci il tuo business in modo autonomo, non puoi tenere a mente tutto quello che c’è da fare, né avresti in realtà il tempo di farlo.
L'automazione può essere la tua più grande alleata e può trasformare i compiti ripetitivi e che portano via tempo in compiti pianificabili in anticipo; una volta programmati, potrai non pensarci più. E avere meno cose a cui pensare è alla base dell’essere più produttivi.
Pensaci bene: se hai meno pensieri, la tua mente sarà più libera di concentrarsi sulle attività più importanti, che verranno quindi svolte in modo più efficiente e, guarda un po’, produttivo.
Quali attività puoi automatizzare?
Parti ad esempio dai social media: sono essenziali a ogni commerciante per marketing e advertising, ma chi ha tempo di fare Tweet e post su Facebook e Instagram diverse volte al giorno?
Esistono però diversi strumenti, come Buffer e Hootsuite, che possono aiutarti a pianificare e gestire i tuoi canali social.
Alcune di queste soluzioni comportano una piccola spesa; del resto però, è meglio spendere qualcosa che rischiare di tralasciare completamente i social per lunghi periodi.
Un altro modo per automatizzare i processi è digitalizzare tutto, eliminando i supporti cartacei. Anche se questo può sembrare scoraggiante in un primo momento, la maggior parte delle imprese commerciali può funzionare quasi completamente senza carta.
Ricevute, fatture e saldi bancari possono essere facilmente gestiti online. Spostare fatture dei fornitori e fogli per l’inventario in un formato digitale significa non dover più cercare i documenti tra faldoni e cartelle.
Ad esempio, se hai dei dipendenti, puoi risparmiare un sacco di tempo disponendo degli orari e informazioni che li riguardano ovunque ti trovi, se deciderai di archiviare questi dati online in cloud.
Come vedi, automazioni e produttività vanno quasi di pari passo.
8. Esternalizza e delega
Per chi lavora nel campo dell’imprenditoria, cercare di occuparsi personalmente di tutto è un compito insostenibile, anche automatizzando un certo numero di attività.
Essere più produttivi a volte vuol dire anche liberarsi di alcune incombenze: in particolare, dove è possibile, esternalizza e delega.
Progetti di data entry e assistenza clienti possono essere esternalizzati senza eccessive spese. Se gestisci un'attività di ecommerce, ma non hai la preparazione tecnica per creare o ridisegnare il tuo sito web, puoi assumere un professionista e sfruttare in modo più produttivo il tuo tempo.
Aggiungere delle ore di tempo libero alla tua giornata è possibile, se assumi dei freelancer o lavoratori autonomi, in grado di svolgere una parte dei tuoi compiti.
Capisco che a volte potresti avere la sensazione di dover pensare tu a tutto, ma se vuoi davvero aumentare la tua produttività imparare a delegare sarà un passaggio essenziale del tuo viaggio imprenditoriale.
9. Pianifica in anticipo
Probabilmente hai l’abitudine di programmare degli obiettivi mensili, annuali e persino a lungo termine per la tua attività, ma stai pianificando il tuo tempo in modo produttivo?
La maggior parte delle persone pianifica la propria settimana il lunedì mattina; gli imprenditori che vogliono essere più produttivi, invece, lo fanno di venerdì.
Secondo un articolo di Fast Company, dovresti trascorrere gli ultimi 25 minuti della giornata lavorativa del venerdì pianificando la settimana successiva.
Tra l’altro, in questo modo puoi fissare un obiettivo per il lunedì, in modo da iniziare la settimana già con le idee chiare e…produttive.
Potresti anche decidere di goderti un piccolo premio o dedicarti alla ripetizione di un mantra quando torni in ufficio il lunedì. Ma vale anche se lavori da casa!
Un altro modo per essere più produttivi è infatti quello di organizzarti per lavorare da casa - o in uno spazio diverso, se già lavori normalmente da casa - una volta alla settimana.
Tracy DiNunzio, fondatrice e amministratore delegato del rivenditore di abbigliamento online Tradesy, ha dichiarato a Business Insider di essersi organizzata per lavorare da casa una volta a settimana.
"Cerco di lavorare da casa almeno un giorno alla settimana, e di ritagliarmi dei momenti durante la giornata in ufficio per concentrarmi senza interruzioni su ciò che è in cima alla mia to do list", afferma.
È meglio fare bene 3 cose che provare a farne 10, ma con una soglia di attenzione troppo bassa.
10. Concediti delle pause
Imparare a essere più produttivi comporta anche il saper rallentare, per quanto contraddittorio ciò possa sembrare.
Lavorare senza sosta, saltando pasti, pause e ore di sonno è uno dei più grandi nemici della produttività.
Al contrario, per lavorare con piacere e aumentare la produttività, concedersi delle pause è più importante di quanto potresti pensare.
Questo non significa solo prenderti dei giorni di vacanza (e dei giorni di malattia quando ne hai bisogno), ma fare anche dei break durante la giornata.
Un articolo di Fast Company suggerisce di visualizzare la giornata lavorativa come una serie di brevi sprint, piuttosto che come una maratona.
"È meglio lavorare restando molto concentrati per tempi brevi e fare delle pause ogni tanto, che essere concentrati solo in parte e lavorare molto a lungo", sostiene l'articolo. "Potete spingere al massimo per brevi periodi di tempo, a patto che sia chiaro quando dovete fermarvi. E, dopo esservi riposati, potete fare un nuovo sprint".
Dare valore al tuo tempo significa anche non fissare riunioni senza un programma chiaro. Le riunioni possono spesso costituire grosse perdite di tempo, lasciandoti la sensazione di non aver concluso nulla.
Cerca di aumentare la produttività anche quando devi organizzare delle riunioni, impostando un ordine del giorno in anticipo e assicurandoti di concludere il meeting con elementi concreti in mano, a cui poterti dedicare subito dopo.
Infine, pianifica del tempo personale.
Le persone a te care hanno bisogno della tua presenza, ma anche tu hai bisogno della loro. Eliminare il tempo personale dalla tua settimana lavorativa non aumenterà la tua produttività, al contrario.
Solo trascorrendo del tempo lontano dal lavoro potrai consentire alla tua mente di riposare. E una mente riposata sarà decisamente più in grado di essere produttiva, non credi?
Essere più produttivi: conclusione
Come hai visto, queste strategie sono dei modi semplici ma estremamente efficaci per essere più produttivi.
Non è necessario che tu le metta immediatamente tutte in pratica, parti da quelle che ti sembrano più affini al tuo modo di lavorare, e passa a quelle più “avanzate” in un secondo momento.
Vedrai che, se seguirai queste strategie con costanza, non sarà solo la tua prestazione lavorativa, ma la tua vita in generale, a migliorare.
Quali segreti hai scoperto per risparmiare tempo ed essere più produttivi? Condividi i vostri suggerimenti e consigli con noi, nei commenti qui sotto.
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Domande frequenti su come essere più produttivi
Come essere più produttivi al lavoro?
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9. Pianifica in anticipo
10. Concediti delle pause
Quando si è più produttivi?
Articolo originale di Michelle da Silva, tradotto da Maria Teresa Cantafora.
