Procrastinazione: 6 strategie per sconfiggerla

Chi di noi, da studente, non si è mai ridotto all’ultimo per preparare un esame? Chi non ha mai lasciato accumulare dei piatti sporchi nel lavandino? Situazioni così, se sporadiche, rientrano del tutto nella norma. E se invece la tendenza a rinviare compiti importanti dovesse essere ricorrente? In tal caso, si parla di procrastinazione vera e propria, con possibili riflessi negativi nella vostra sfera lavorativa e sociale. Se avete la tendenza a procrastinare, ecco alcune tecniche che vi consiglio di provare per risolvere il problema.

La Procrastinazione è la costante tendenza a rimandare l’esecuzione di alcune attività.

Chi di noi, da studente, non si è mai ridotto all’ultimo per preparare un esame? Chi non ha mai lasciato accumulare dei piatti sporchi nel lavandino? Situazioni così, se sporadiche, rientrano del tutto nella norma. E se invece la tendenza a rinviare compiti importanti dovesse essere ricorrente? In tal caso, si parla di procrastinazione vera e propria, con possibili riflessi negativi nella vostra sfera lavorativa e sociale.

Ho intervistato varie categorie di procrastinatori: studenti negligenti, imprenditori ansiosi e creativi che sistematicamente iniziano a lavorare su un progetto solo poco prima della deadline... E la sola cosa che ho imparato è questa: i procrastinatori hanno una reale difficoltà a cambiare.

Specialmente per gli imprenditori, la procrastinazione può costituire un vero e proprio ostacolo. È questo il vostro caso? Allora, è necessario che adottiate delle contromisure, per evitare che questa tendenza a rimandare impedisca alle vostre idee imprenditoriali di decollare.

Ma il primo passo per smettere di procrastinare è capire perché rimandiamo a fare le cose.

Da cosa nasce la tendenza alla procrastinazione?

Al contrario di quanto normalmente si crede, la tendenza alla procrastinazione non è sempre dovuta alla pigrizia.

Secondo Joseph Ferrari, professore di psicologia alla DePaul University, esistono tre principali categorie di procrastinatori:

• Coloro che cercano forti emozioni; nel loro caso, la procrastinazione nascerebbe dall’esigenza di sperimentare la fretta dell’ultimo momento; un po’ come disinnescare una bomba avendo solo pochi secondi per mettersi in salvo...
• Coloro che evitano di agire; tenderebbero a procrastinare temendo il giudizio altrui o le conseguenze del fallimento o, che lo si creda o no, il successo.
• Gli insicuri; la procrastinazione nel loro caso sarebbe un effetto collaterale del perfezionismo: questo li porterebbe a voler sfruttare ogni attimo per migliorare al massimo le loro prestazioni.

La maggior parte dei procrastinatori, probabilmente, rientra in tali categorie sotto vari aspetti.

Di tanto in tanto, il procrastinatore decide di organizzarsi per fare le cose in anticipo; ma è solo una questione di tempo prima di una ricaduta. L’unico modo per sconfiggere la procrastinazione è essere consapevoli del problema e trovare dei modi per aggirarlo.

Quindi, se avete la tendenza a procrastinare e siete alla ricerca di un modo per cambiare, eccovi alcune strategie già sperimentate da poter adottare.  

1 - Create il “panico dell’ultimo minuto” nel presente

Una delle ragioni per cui procrastiniamo è per sperimentare l'emozione di gareggiare contro il tempo. In qualche modo, crediamo di dare il meglio di noi quando un lavoro è sotto scadenza.

Le scadenze ravvicinate ci costringono a prendere decisioni che altrimenti rinvieremmo; ci spingono a lavorare al massimo dell’efficienza perché... non abbiamo altra scelta!

Come fare per creare artificialmente il panico dell'ultimo minuto, con mesi di anticipo? Provate a impostare date di scadenza anticipate rispetto alla deadline effettiva, che vi inducano a completare più presto i compiti.
Se le scadenze fittizie non dovessero funzionare, potete suddividere il lavoro in più step e impostare un timer per il loro completamento. Gareggiare contro il tempo è un buon modo per creare pressione quando non ce n'è.

1-Click Timer è una semplice estensione di Chrome che vi mette in competizione con un timer mentre svolgete dei compiti.

Qualsiasi timer va bene; ma il punto è riuscire a stare concentrati sul compito da svolgere e simulare la pressione di un’incombenza imminente. Se qualcosa “richiede giusto un’ora”, questo è un metodo per assicurarvi che veramente sia così.

2 - Scrivete i vostri progetti (preferibilmente a matita)

Molti procrastinatori rimandano le cose perché amano tenere le situazioni aperte, lasciando che la vita (o la carenza di tempo) li costringa a prendere delle decisioni e a finire quello che hanno cominciato.

Per i procrastinatori, è difficile rispettare le scadenze pianificate, e le liste di cose da fare diventano liste di cose “da fare domani”. È importante, per i procrastinatori cronici, organizzarsi in modo da lasciare spazio a flessibilità, improvvisazione e all'inevitabile caos della vita.

Ecco perché raccomando Trello: vi da il pieno controllo sulla gestione delle incombenze, del vostro team, di un singolo progetto o di un'intera iniziativa imprenditoriale. Ed è gratuito!

Provate questo template di una bacheca di Trello: rappresenta il sistema che attualmente sto utilizzando per l’organizzazione del mio lavoro; magari può esservi utile come punto di partenza.

Semplicemente, create la vostra bacheca, aggiungete le incombenze sotto forma di scheda inserendole in una delle liste e assegnate delle date di scadenza, se necessario; o addirittura, lasciate che le vostre schede scompaiano nel nulla se ignorate un compito per troppo tempo. Con Trello, potete vedere anche il calendario, per avere la visuale sulla programmazione; potete spostare le date di scadenza semplicemente trascinando le schede.

Consiglio: Ogni elemento della vostra To Do List dovrebbe iniziare con un verbo che descriva esattamente il compito da svolgere. In definitiva, si tratta di compiere azioni (es. “Scrivere descrizione prodotto”); mentre i soli sostantivi (es. “Descrizione prodotto”) potrebbero risultare troppo generici.

3 - Scegliete modi produttivi di procrastinare

I procrastinatori tipicamente privilegiano la gratificazione momentanea. Ogni altra cosa è un problema da affrontare in seguito.

Per sconfiggere la procrastinazione, un metodo efficace è abbinare il compito da fare - specialmente se routinario, come programmare i post sui social media - con qualcosa che fareste più volentieri.

Ascoltate musica o un podcast, guardate la vostra serie televisiva preferita su Netflix, fate qualcos'altro che non richieda la vostra piena attenzione. Insomma, trovate un modo per distrarvi mentre lavorate.

Un'altra strategia che personalmente io uso spessissimo è la “procrastinazione strutturata”: cedere sì alla procrastinazione, ma optando per un'alternativa produttiva al compito che state rimandando.

Solo perché non è quello che dovreste fare, non significa che non sia una cosa produttiva. Alcuni esempi:

• leggere un articolo per acquisire una nuova capacità professionale, invece di lavare i piatti
• oppure, costruire il vostro impero ecommerce, invece di finire il report per il vostro capo.

Ma, quando è possibile, dedicatevi a qualcosa che contribuisca allo stesso obiettivo a cui tendeva il compito che avete rinviato.

Piuttosto che fissare lo schermo bianco, cercando di trovare un nome o una descrizione per il vostro progetto imprenditoriale, perché non usate quel tempo per fare qualcos'altro che vi avvicini al vostro obiettivo? Ad esempio, fare shopping cercando il tema perfetto per il vostro negozio online.

4 - Superate la fase iniziale

La fase iniziale di un lavoro è spesso kryptonite per il procrastinatore! Il solo pensiero è sufficiente a sottrarre energia. Ma una volta scalata la montagna e raggiunto un certo punto, fermarsi diventa tanto difficile quanto lo era iniziare.

E, per arrivare in quel punto, ognuno ha il suo rituale. C’è chi deve spostarsi in una specifica postazione o chi deve svegliarsi alle 5 di mattina per svolgere una parte del lavoro.

Un trucco che funziona per molti è ascoltare la stessa canzone ripetutamente, per stimolare uno stato di intensa concentrazione. Cercate solo di sceglierne una non troppo impegnativa.

Ryan Holiday, insieme ad altri imprenditori di successo, è un promotore di questa strategia:

La musica melodica, ascoltata ripetutamente, mette in uno stato emozionale amplificato e simultaneamente distoglie da quel che sta intorno.

Personalmente io ascolto Brain.FM che mi aiuta a rimanere concentrata senza distrarmi.

5 - Puntate alla consegna

La procrastinazione è spesso attribuita alla pigrizia. In realtà, però, anche gli stacanovisti rimandano a fare le cose, sebbene per una ragione differente rispetto ai pigri.

Spesso e volentieri, gli imprenditori sono paralizzati dal loro perfezionismo; cercare di fare ogni cosa esattamente nel modo giusto può determinare grosse perdite di tempo.

Abituatevi a consegnare il lavoro senza che tutto sia perfetto, specialmente se si tratta di qualcosa che potete facilmente rivedere in seguito, magari dopo aver sollecitato un feedback o aver ottenuto elementi per apportare delle migliorie.

Assegnate delle priorità ai compiti e fate un piano d'attacco basato su quello che dovreste sbrigare al più presto possibile, quello che deve essere lasciato in attesa un attimo (magari perché aspettate una risposta da qualcun altro, ad esempio), e ciò che dovete fare necessariamente prima di poter andare avanti.

Mandare le email è un esempio di incombenza che non richiede un grande sforzo, un compito essenziale che facilmente si rimanda. Eppure, il dover aspettare per avere una risposta può generare una situazione incresciosa. Tenetelo presente e combattete contro la tentazione di rimandare!

6. Dominate la procrastinazione (ora e non più tardi)

I procrastinatori sono tipicamente persone flessibili, che lavorano bene sotto pressione e che sanno come improvvisare in mezzo al caos. Dopotutto, sono loro stessi a mettersi in situazioni difficili ogni giorno!

Ma in tutto questo esiste anche un aspetto negativo. La qualità del vostro lavoro può diminuire; e l’effetto combinato dello stress non necessario può incidere negativamente sulla vostra salute. Perciò, è importante che risolviate tempestivamente il problema della procrastinazione.

Il desiderio di procrastinare inevitabilmente si ripresenterà in seguito. Ma, la prossima volta che ciò avverrà, rispondete alla tentazione dicendovi: “No, oggi non cedo”. Perché il miglior modo per investire sul vostro futuro è cominciare nel presente.

Se avete altri consigli per sconfiggere la procrastinazione, mi piacerebbe sentirli nei commenti qui sotto.

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Articolo di Braveen Kumar tradotto da Maria Teresa Cantafora.