Gestire lo stress: come sfruttarlo per diventare più produttivi

Ognuno di noi sperimenta vari livelli di stress a livello quotidiano; accade di dover gestire lo stress sul lavoro, per questioni che sorgono amministrando e sviluppando un’impresa, oppure per situazioni personali che talvolta ci sovrastano. Lo stress è una di quelle cose che, se non affrontate, tendono a generare ulteriori problemi. Può incidere sul sonno, diminuendo le nostre prestazioni; se non troviamo un modo per gestire lo stress, la situazione può aggravarsi. Limitarsi a osservare quanto lo stress sia negativo sarebbe un approccio troppo banale e semplicistico. Di fatto, il nostro rapporto con lo stress è molto più complesso: il punto non è soltanto saperlo superare; si tratta anche di saper capire e gestire lo stress, sfruttandolo per diventare più produttivi.

Ognuno di noi sperimenta vari livelli di stress a livello quotidiano; accade di dover gestire lo stress sul lavoro, per questioni che sorgono amministrando e sviluppando un’impresa, oppure per situazioni personali che talvolta ci sovrastano.

Lo stress è una di quelle cose che, se non affrontate, tendono a generare ulteriori problemi. Può incidere sul sonno, diminuendo le nostre prestazioni; se non troviamo un modo per gestire lo stress, la situazione può aggravarsi.

Limitarsi a osservare quanto lo stress sia negativo sarebbe un approccio troppo banale e semplicistico.

Di fatto, il nostro rapporto con lo stress è molto più complesso: il punto non è soltanto saperlo superare; si tratta anche di saper capire e gestire lo stress, sfruttandolo per diventare più produttivi.

Quali sono le cause dello stress?

Secondo lo psicologo Walter Cannon, ideatore del concetto noto come la reazione “attacco o fuga”, la funzione primaria dello stress sarebbe quella di consentire la sopravvivenza.

Spesso, lo stress è un’utile reazione a sfide o minacce: ci rende mentalmente e fisicamente pronti a fronteggiarle. Incide a livello chimico sul nostro cervello, innalzando il livello di attenzione, intensificando l’attività cognitiva e aumentando le capacità sensoriali.

Ma in altre circostanze, dove non ha uno scopo pratico o persiste più a lungo del necessario, può essere dannoso e produrre delle conseguenze negative.

Lo stress, in definitiva, è il modo in cui noi reagiamo agli stressor: sfide - reali o solo percepite - ad affrontare necessità - reali o solo percepite.

I fattori di stress, detti “stressor”, possono avere un’origine interiore o esterna:

• Stressor esterni: sono cambiamenti ambientali o lavorativi, compiti nuovi o difficili da svolgere, eventi totalmente al di fuori del nostro controllo, come scadenze, un temporale, o dei conti da pagare.
• Stressor interni: normalmente si tratta di pensieri o comportamenti; il dormire o mangiare male, oppure sentimenti di rabbia o di ansia.

Comunque, non tutti i tipi di stress sono uguali. Occorre distinguere tra stress acuto e cronico.

Lo stress acuto ci da dei “superpoteri”

Conosciamo tutti questo tipo di stress. È quello che ci rende svegli e reattivi nel momento delle sfide o emozioni della giornata. Può esserci di aiuto in presenza di un’effettiva minaccia che comporti delle reali conseguenze (ad esempio, una scadenza importante).

Se siete dei procrastinatori seriali, ad esempio, esistono buone possibilità che siate soliti dare il meglio di voi solo in presenza di un notevole livello di stress acuto; quindi, normalmente, a ridosso di una scadenza. Guardando le cose in quest’ottica, termini e scadenze sarebbero solo uno stressor positivo, utile a incrementare la produttività.

Tuttavia, lo stress acuto episodico o frequente, molto comune per chi conduce una vita caotica, può sovraeccitare la mente, il che è fonte di confusione, è controproducente e può portare ad un esaurimento nervoso.

Lo stress cronico ha un impatto negativo sulla qualità della nostra vita

È quello che di solito chiamiamo “stress cattivo”; ci logora nel tempo. È spesso il risultato di condizioni ambientali persistenti: un lavoro che non ci piace, una relazione non sana, o difficoltà economiche.

Lo stress cronico può incidere sulla qualità del sonno e, di fatto, accelera il processo di invecchiamento. Non possiamo riuscire sempre ad evitare le fonti di stress cronico nella nostra vita. Ma, almeno entro certi limiti, possiamo controllare e gestire lo stress.

Eustress e distress

Lo stress non è necessariamente negativo.

Alcune persone sono produttive sotto stress e hanno bisogno di rimanere sotto pressione per essere più operative. Altre invece, pianificano meticolosamente tutto in anticipo, per evitare di dover gestire lo stress, almeno finché possono. Non esiste un tipo di approccio giusto e uno sbagliato. È solo importante essere coscienti del modo in cui si reagisce allo stress, attribuendo il giusto peso ai doveri da affrontare.

L’eustress è la giusta dose di stress, che ci aiuta a incrementare la nostra produttività; del resto, in assenza totale di stress, alcuni compiti sarebbero difficili da affrontare con la dovuta attenzione. Inutile invece dire che il distress, o stress eccessivo, può essere fonte di agitazione e portare frustrazione, ansia, depressione, prestazioni scadenti e altre conseguenze negative.

Secondo la legge di Yerkes-Dodson, per eseguire del lavoro che richieda resistenza (compiti routinari e noiosi, o lunghi da completare) si potrebbe trarre beneficio da più alti livelli di stress acuto. Mentre, ci si potrebbe normalmente concentrare meglio su compiti nuovi in assenza di una pressione eccessiva.

Come gestire lo stress: 6 strategie da provare

Abbiamo visto cosa siano gli stressor e come possano incidere sulla nostra esistenza. Ora esaminiamo alcune strategie per gestire lo stress nel modo più efficace.

Probabilmente, quanto segue ci incoraggerà a cambiare il nostro modo di vedere le cose, e non solo. Ci aiuterà anche a cambiare il modo in cui spendiamo la nostra risorsa più preziosa: il tempo.

1 - Date la priorità a ciò che è importante, non a ciò che è urgente

Tra lavoro e famiglia, è spesso difficile evitare di avere un'infinità di cose da fare. Con tutto quel che succede, è arduo stabilire da dove cominciare; ogni compito sembra avere la stessa importanza degli altri.

Ecco perché, per riuscire a gestire lo stress, è essenziale disporre di un criterio affidabile che ci permetta di distribuire la nostra mole di lavoro secondo delle priorità.

Può essere facile attribuire ai compiti delle priorità sulla base della loro semplicità, o della loro brevità. Ma un metodo popolare è valutare ogni adempimento sulla base di 2 criteri:

1. Importanza: portare a termine il compito contribuisce al raggiungimento dei vostri obiettivi professionali e personali?
2. Urgenza: il compito dev’essere completato presto, altrimenti si verificheranno conseguenze negative?

“Il Principio di Priorità afferma che: (a) bisogna saper distinguere tra cose urgenti e cose importanti e (b) bisogna dare la precedenza a quelle importanti.”

— Steven Pressfield, The War of Art

È parte di quello che è conosciuto come il principio di Eisenhower o “matrice importanza - urgenza”:

Disegnate questa matrice su un pezzo di carta, la prossima volta che vi sentite sommersi dagli adempimenti. Potreste accorgervi che aiuta a gestire lo stress molto meglio di una tradizionale to do list.

In definitiva, questo strumento aiuta a rivelare quanto un compito sia importante; ossia, quanto esso possa avvicinarvi ai vostri obiettivi.

Ecco perché per prima cosa siete chiamati a selezionare ciò che è urgente e importante: in modo da affrontarlo subito, data la sua rilevanza e la sua natura sensibile al tempo.

In secondo luogo, dovete individuare ciò che è importante e non urgente. Si tratta di compiti che possono diventare urgenti, se tralasciati troppo a lungo. Quindi è meglio almeno iniziarli, prima che quel momento arrivi.

Dopodiché, prendete in considerazione ciò che non è importante, ma è urgente. Generalmente, si tratta di incombenze come rispondere alle email, partecipare a delle riunioni e pagare i conti entro la scadenza. Non si tratta dei compiti di maggior valore sulla vostra to do list, ma di incombenze soggette a scadenza. Pertanto, quando vi sentite schiacciati, non lasciate che siano questi compiti a preoccuparvi; in definitiva, si tratta di cose che, se anche trascurate, non vi impedirebbero di raggiungere i vostri obiettivi.

Infine, vi sono i compiti che non rientrano né tra quelli importanti né tra quelli urgenti. Si tratta per lo più di incombenze che al momento potete declinare senza alcuna reale conseguenza. E dovrebbero essere le prime cose da prendere in considerazione quando dovete depennare un elemento dalla lista, o rifiutare di accollarvi un incarico.

2 - Dite più spesso di “no”

Dire di sì ad opportunità nuove può aiutarvi a vivere una vita ricca e interessante. Ma il modo per avere una vita produttiva è riuscire a dire di no.

Tendete ad essere una “yes person” e la vostra usuale risposta davanti alle richieste di favori o altro è “sì”? Allora, probabilmente, vi trovate regolarmente gravati da più cose di quelle che riuscite a gestire; e spesso questa situazione vi opprime.

Avere troppi impegni non vi giova, ma è controproducente. Vi può impedire di occuparvi di quel che davvero è importante per voi. Usando la “matrice importanza - urgenza” per prendere le decisioni, potete individuare i compiti non importanti: quelli da poter declinare nella maggior parte dei casi senza conseguenze.

Dire di no può essere difficile, specialmente se siete il tipo di persona che sente l'obbligo morale di aiutare il prossimo. Ma non potete occuparvi degli altri, o occuparvi al meglio del vostro lavoro, se prima non pensate a voi stessi.

Quando siete sovraccarichi e continuate a dire di sì ad ogni richiesta, applicate il semplice principio dello speaker di TED, Derek Sivers:

Se qualcosa non vi entusiasma, dite di no.

3 - Cambiate il vostro modo di allenarvi

L'obiettivo di allenarsi non dev’essere teso a ottenere la più smagliante forma fisica. Potete invece concentrarvi sull’aspetto interiore e sul vostro benessere.

Fare attività fisica produce il rilascio di endorfina, che agisce sul vostro corpo come un neutralizzatore naturale del dolore. Allevia la tensione e migliora la qualità del sonno, riducendo il livello di stress. Anche 5 minuti di cardio possono contribuire a raggiungere questo effetto. Integrare l'attività fisica nella vostra routine può cambiare il modo in cui reagite allo stress.

Nello stesso modo potete allenare la mente con la “meditazione consapevole”. Diversi studi hanno dimostrato che la meditazione può contribuire ad aumentare il controllo sulle nostre reazioni agli stressor interni; ad esempio, ai pensieri improduttivi che provocano ansia.

4 - Staccate la spina di tanto in tanto

Da uno studio su social media e stress condotto dalla American Psychological Association è emerso che chi controlla di continuo i propri profili social è più stressato di chi non li controlla tanto spesso.

Il maggiore livello di stress è stato rilevato nello specifico da chi monitora costantemente l'email.

Se è vero che la tecnologia ci permette di fare sempre di più ed è diventata indispensabile, è altrettanto vero che ci tiene costantemente connessi al mondo e al nostro lavoro.

Ogni tanto, specialmente quando vi state sovraffaticando, provate a estraniarvi dai social per un po'.

• Chiudete le notifiche sul telefono e sugli altri dispositivi per disconnettervi per un breve periodo.
• Usate l'estensione di Chrome "Stay Focusd" per bloccare i siti dei social media per un po' di tempo.

5 - Automatizzate e delegate quando ciò è possibile

Distaccarsi dalle cose e dal volerle controllare non comporta una perdita di potere. Invece, il riprendere il controllo del vostro tempo e riacquistare l'attenzione significa potenziare voi stessi, riuscendo a investire su ciò che conta davvero.

Trascorrere 5 minuti o un'ora per automatizzare o delegare una parte dei vostri lavori attuali può significare una riduzione permanente del vostro carico di stress.

Considerate la possibilità di usare i servizi come IFTTT (per la vostra sfera personale) e Zapier (per la vostra sfera professionale) per risparmiare tempo e sforzi da dedicare a compiti ripetitivi.

Per quanto riguarda il delegare, provate ad assumere un assistente virtuale (per i compiti di tutti i giorni) o un assistente su Zirtual (per gli imprenditori) che si occupi delle mansioni amministrative.

Abituatevi a esaminare regolarmente i processi ripetitivi, cercando soluzioni più semplici per la loro esecuzione. È un piccolo investimento di tempo con enormi vantaggi a lungo termine.

6 - Iniziate qualcosa di significativo per voi a livello personale

In francese si dice “raison d'être”, in giapponese “ikigai”, in inglese “purpose”. È il vostro obiettivo personale, un concetto che esiste in molte culture e lingue. A prescindere da come lo definiamo, è l'idea di avere un qualcosa di significativo a cui ambire.

Mettere tutte le uova in un paniere può essere pericoloso per il vostro benessere, che si tratti di un lavoro, di una relazione, ecc. Se qualcosa va storto, è difficile scindere quell'area dalle altre della vostra vita.

Può sembrare una contraddizione crearvi più lavoro per avere una vita più libera da stress. Ma lo ripetiamo: lo stress non dipende dalla quantità di lavoro che abbiamo, ma dipende dalla nostra capacità di reagire ad esso.

Che si tratti di dipingere, scrivere, tenere un blog, prendere lezioni di un qualcosa, iniziare una seconda attività, o partecipare a degli incontri, avere qualcosa che sia sempre sotto al nostro controllo - specialmente quando il resto non è controllabile - può costituire una valvola di sfogo per gestire lo stress.

Il lavoro creativo in particolare può aiutare a liberarvi dallo stress accumulato dal resto del lavoro, rendendo un esaurimento nervoso più improbabile.

Comprendere il ruolo dello stress

A volte lo stress è un peso che percepiamo al di fuori del nostro controllo. L’altro lato della medaglia è che ha il potenziale di diventare una fonte di energia produttiva.

Ridefinire la nostra relazione con lo stress ed esserne coscienti quando siamo sovraccarichi, o quando non sentiamo il giusto grado di pressione, può essere uno dei migliori trucchi per migliorare la nostra produttività.

Sì, perché lo stress non è negativo in sé. È anche grazie ad esso che riusciamo a sopravvivere, dopotutto. Quindi, imparate a gestire lo stress e cambiate il vostro modo di considerarlo, per vivere meglio e più serenamente.

Articolo originale di Braveen Kumar, tradotto da Maria Teresa Cantafora.