Time management: come migliorare la gestione del tempo

Time management: come migliorare la gestione del tempo

Vi capita mai di avere la sensazione che il tempo scorra tra le dita? Di concludere una giornata di lavoro senza riuscire a ricordarvi una singola cosa che avete portato a termine? Se la risposta è sì, probabilmente avete qualche difficoltà con il time management.

Il tempo, si sa, è la risorsa più importante che abbiamo: non si può comprare o accrescere come un investimento, ma si può sfruttare meglio imparando a gestire il tempo in modo efficace.

In questo articolo, cercheremo di capire cos'è il time management e come migliorare la gestione del tempo con metodi, tecniche e strumenti per gestire il tempo da veri professionisti.

🎯 Indice


  1. Cos'è il time management? Significato e definizione
  2. Metodi di gestione del tempo
  3. Come gestire il tempo: 9 tecniche efficaci

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Cos'è il time management? Significato e definizione

💡 Il time management è una disciplina di pianificazione e controllo per ottimizzare la gestione del tempo e aumentare la produttività, l'efficienza e l'efficacia dei processi operativi.

La gestione del tempo può essere ottimizzata con l'aiuto di tecniche, strumenti e specifiche time management skills: i punti di forza del time management sono la possibilità di raggiungere specifici obiettivi o risultati più velocemente, ridurre le distrazioni e aumentare la produttività di persone e organizzazioni.

In un'epoca in cui le fonti di distrazione sono sempre in agguato (secondo uno studio, la soglia di attenzione media è di appena 9 secondi!), la gestione del tempo è una vera e propria soft skill che può fare la differenza.

Ecco perché gestire il tempo in modo efficace può aiutarci a sfruttarlo meglio, incrementare la produttività e smettere di procrastinare. Vediamo come.

Metodi di gestione del tempo

Per migliorare la gestione del tempo esistono tecniche di time management efficaci e collaudate: questi metodi possono aiutarvi a completare più attività, limitare le distrazioni e migliorare l'efficienza sul lavoro. Scopriamoli insieme.

Matrice di Eisenhower

Schema grafico della Matrice di Eisenhower

Una delle tecniche di time management più diffuse e utilizzate è la Matrice di Eisenhower, che prende il nome dal Generale e Presidente degli Stati Uniti negli anni '50, celebre per aver affermato questa frase:

Ciò che è importante è raramente urgente. Ciò che è urgente è raramente importante.

Il concetto dietro la Matrice di Eisenhower afferma che le attività più urgenti, come fissare una riunione, mandare un'email o fare una telefonata, in un'ottica di lungo termine sono meno importanti; mentre le attività meno urgenti, come definire una strategia di marketing o scrivere un business plan, sono quelle più importanti sul lungo periodo.

Per ottimizzare la gestione del tempo e aiutarvi a decidere cosa è importante e cosa no, la Matrice di Eisenhower (conosciuta anche come Matrice di Covey) si divide in quattro quadranti:

  • Quadrante 1 – Importante/Urgente: attività e compiti importanti da completare al più presto e che non possono essere delegati.
  • Quadrante 2 – Importante/Non urgente: attività e compiti importanti ma che possono essere pianificati o posticipati.
  • Quadrante 3 – Non importante/Urgente: attività e compiti urgenti che possono essere delegati.
  • Quadrante 4 – Non importante/Non urgente: attività e compiti superflui da eliminare.

Tra le tecniche di time management per la gestione del tempo, la Matrice di Eisenhower è molto efficace per definire le priorità e identificare tutte quelle attività superflue che rubano tempo prezioso.

Tecnica del Pomodoro

Schema grafico della Tecnica del pomodoro

La tecnica del Pomodoro consiste nel suddividere il tempo in blocchi (detti pomodori) e inserire delle pause tra loro.

La tecnica classica prevede che si lavori per 25 minuti e si faccia pausa per 5 minuti (regola dei 5 minuti). Per segnare il tempo, potete utilizzare il timer sul vostro computer o un'app sul telefono. Dopo 4 blocchi (o pomodori) da 25 minuti è consigliabile prendere una pausa più lunga, da 15 a 30 minuti.

Durante le pause, alzatevi dalla sedia, bevete un po’ d’acqua e fate stretching per ricaricarvi e tornare più freschi alla scrivania.

Essenzialmente, la tecnica del Pomodoro consiste nell'alternare un tot di minuti dedicati al lavoro e un tot di minuti di pausa.

Ecco qualche consiglio extra per gestire il tempo sfruttando la tecnica del Pomodoro:

  1. Monitorare quanti pomodori vi servono per completare un'attività specifica o ricorrente e migliorate la pianificazione;
  2. Durante i blocchi di lavoro, limitate al massimo le distrazioni: silenziate il telefono, e se questo non basta mettetelo nel cassetto o lontano dalla postazione di lavoro;
  3. Sperimentate con i blocchi di lavoro, ad esempio lavorando per 50 minuti e prendendovi delle pause da 15 minuti, per capire cosa funziona meglio per voi;
  4. Sfruttare al meglio ogni blocco di lavoro scrivendo una lista delle cose da fare e cercate di completarle tutte entro il tempo stabilito.

Questo metodo di time management è molto utile per combattere la procrastinazione e portare a termine il lavoro da fare nel minor tempo possibile.

Principio di Pareto

Schema grafico del principio di Pareto

Il principio di Pareto, conosciuto anche come regola 80/20, afferma che l'80% dei risultati può essere ottenuto completando il 20% delle attività.

Applicato al time management, questo metodo consiste nel concentrarsi sulle attività che portano maggiori risultati, accantonando o eliminando quelle che non contribuiscono in egual misura.

Metodo ABC

Schema grafico del metodo ABC

Il Metodo ABC è una tecnica di gestione del tempo molto utile per definire le priorità. Oltre al time management, il principio si presta a un'ampia serie di tecniche e utilizzi, come la gestione delle scorte tramite analisi ABC.

Gestire il tempo con il metodo ABC significa suddividere i compiti in base alle priorità:

  • Gruppo A: attività molto importanti, priorità massima;
  • Gruppo B: attività meno importanti, priorità media;
  • Gruppo C: attività poco importanti, eliminare o ridurre priorità;

Metodo POSEC

Il metodo POSEC, acronimo per "Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing" è un metodo di time management che si basa sul concetto di empowerment del singolo individuo per responsabilizzarlo e permettergli di contribuire ai risultati della collettività, ordinando le attività in base alla loro funzione:

  • Prioritize: stabilire un elenco di obiettivi e definire le priorità per raggiungerli.
  • Organizing: organizzare e completare le attività necessarie per mantenere il successo (famiglia e finanze).
  • Streamlining: snellire le attività meno piacevoli ma che devono essere necessariamente fatte (lavoro e faccende).
  • Economizing: risparmiare sulle attività che dovreste (o vi piacerebbe) fare, ma che non sono necessariamente urgenti (socializzazione e passatempi).
  • Contributing: contribuire alle attività che fanno la differenza per la collettività (obblighi sociali).

Metodo Timeboxing

Il metodo Timeboxing è una tecnica di gestione del tempo che consiste nel dividere le giornate in blocchi da dedicare a specifiche attività/obiettivi da portare necessariamente a termine entro il tempo stabilito. Il Timeboxing è una strategia di time management che richiede molta concentrazione e pianificazione per essere eseguita con successo, ma si rivela molto efficace lavorando con progetti a budget fisso.

Metodo Alpen

Il metodo Alpen per gestire il tempo consiste nella definizione di un piano giornaliero basato su cinque step:

  • A - Annotare le cose da fare e definire i compiti;
  • L - Lavorare tenendo conto della stima del tempo necessario;
  • P - Pianificare pause e tempi vuoti;
  • E - Essere fedeli alla programmazione e rispettare le decisioni prese;
  • N - Non concludere il lavoro senza effettuare un controllo finale.

Il metodo Alpen è molto utile per pianificare la giornata lavorativa, soprattutto se avete molto lavoro da sbrigare e cercate un metodo efficace per la gestione del tempo.

Metodo SMART

Questa tecnica per gestire il tempo consiste nella definizione di obiettivi SMART da portare a termine. Per rientrare nella categoria, ogni obiettivo deve essere "specifico, misurabile, attuabile, realistico, terminabile". Se non rispetta almeno uno di questi requisiti, è probabile che il vostro obiettivo sia difficilmente realizzabile a prescindere dal metodo di time management utilizzato.

Metodo Getting Things Done

Come suggerisce il nome, il metodo Getting Things Done è una tecnica di time management improntata all'azione. Il metodo consiste nello scrivere un elenco di tutti gli obiettivi e attività da completare e realizzarli seguendo cinque azioni pratiche: Raccogliere, Esaminare, Organizzare, Verificare, Fare.

Per ricapitolare, i migliori metodi di time management per gestire il tempo sono:

  • Matrice di Eisenhower
  • Tecnica del Pomodoro
  • Principio di Pareto
  • Metodo ABC
  • Metodo POSEC
  • Metodo Timeboxing
  • Metodo Alpen
  • Metodo SMART
  • Metodo Getting Things Done

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Come gestire il tempo: 9 tecniche efficaci

Uomo che tiene in mano una sveglia

A prescindere dal metodo di time management scelto, esistono tecniche da applicare alla vita di tutti i giorni per risparmiare tempo e migliorare la gestione del tempo.

Il tempo, infatti, è la risorsa democratica per eccellenza: ognuno di noi può contare solo su 24 ore ogni giorno, ma la differenza sta nel modo in cui vengono utilizzate.

Ecco 9 tecniche di time management da mettere subito in pratica per gestire il tempo:

1. Svegliarsi presto e stabilire un rituale mattutino

Numerosi studi hanno dimostrato che svegliarsi presto aiuta ad aumentare la produttività: durante le prime ore del giorno la forza di volontà è ai massimi livelli e riusciamo a fare tutto più facilmente (ecco spiegato perché molte persone riescono ad allenarsi solo al mattino!). Per fare il salto di qualità, cercate di creare un rituale mattutino da seguire prima di iniziare la giornata, ad esempio dedicando qualche minuto all'esercizio fisico, alla lettura o alla meditazione. 

2. Pianificare una lista delle cose da fare e organizzarle per priorità

Programmare la giornata in anticipo e scrivere una lista delle cose da fare è l'ABC del time management: mettere per iscritto le attività da portare a termine è molto importante per organizzare i compiti in base alla priorità e averle sempre sotto controllo. Alcune tra le migliori app di time management per la pianificazione del tempo sono Trello, Todoist, Any.do e Google Keep.

3. Creare un ambiente di lavoro senza distrazioni

Che si tratti di home office o co-working, organizzate il vostro spazio di lavoro per prevenire le distrazioni. Mantenete in ordine la scrivania, prediligete un ambiente di lavoro minimale e cercate di limitare le distrazioni dello smartphone tenendolo a distanza dalla zona operativa oppure utilizzando un'estensione come StayFocusd che blocca la navigazione sui siti che fanno perdere tempo.

4. Concentrarsi su una singola attività alla volta

Uno studio ha scoperto che fare multitasking può ridurre la produttività fino al 40%: questo avviene perché il cervello sposta continuamente la sua attenzione senza riuscire mai a concentrarsi su una singola operazione. La soluzione? Fare "monotasking", ovvero focalizzarsi su una singola attività alla volta, e portarla a termine prima di passare a quella successiva.

5. Programmare delle pause regolari

Come abbiamo visto per la tecnica del Pomodoro, fare pause regolari è una potente strategia di time management. Per assicurarvi di rispettare le pause, potete utilizzare un'app di timer a intervalli sul vostro telefono o scaricare Marinara, una simpatica estensione per Google Chrome.

6. Tracciare il tempo trascorso

Per gestire il tempo e capire come ottimizzarlo, è indispensabile tracciarlo. Farlo manualmente sarebbe molto dispendioso, ma fortunatamente esistono molte app per tracciare il tempo come Toggl, Focus booster e RescueTime che vi permettono di fare time tracking da veri professionisti.

7. Automatizzare le operazioni ripetitive

Molte attività quotidiane, come la pubblicazione di contenuti sui social network o l'invio di email, possono essere facilmente automatizzate: quando potete farlo, automatizzare i compiti può aiutarvi a risparmiare tempo prezioso da dedicare ad altre attività.

8. Delegare e cercare supporto

Per ottimizzare la gestione del tempo, a volte la scelta migliore è delegare le attività che non riuscite a fare da soli o utilizzare un'app per aumentare la produttività e ridurre il carico di lavoro.

9. Prendere tempo per rilassarsi

Sonno, stress e stanchezza sono i principali nemici della produttività. Nessuna delle tecniche di time management analizzate sarà efficace se lasciate loro campo libero. Il segreto per combatterli? Trovare tempo per rilassarsi, magari facendo sport o leggendo un buon libro, e ricaricare le pile per ripartire più carichi ogni giorno!

Per ricapitolare, ecco 10 tecniche di time management per migliorare la gestione del tempo: 

  • Svegliarsi presto e stabilire un rituale mattutino;
  • Pianificare una lista delle cose da fare e organizzarle per priorità;
  • Creare un ambiente di lavoro senza distrazioni;
  • Concentrarsi su una singola attività alla volta;
  • Programmare delle pause regolari;
  • Tracciare il tempo trascorso;
  • Automatizzare le operazioni ripetitive;
  • Delegare e cercare aiuto;
  • Prendere tempo per rilassarsi;

Conclusioni

Sfruttate questi metodi di time management per dare valore a ogni minuto e gestire il tempo a vostra disposizione. Sperimentate e combinate diverse tecniche fino a trovare quella che funziona meglio per voi.

Conoscete altri metodi di gestione del tempo da condividere? Ditelo nei commenti! 


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Time management: domande frequenti

Cosa si intende per time management?

Il time management è un processo di pianificazione e controllo del tempo che permette di ottimizzare la produttività, l'efficienza e l'efficacia dei processi operativi tramite l'utilizzo di tecniche, strumenti e metodi di gestione del tempo.

Quali sono i punti di forza del time management?

I punti di forza del time management sono raggiungere obiettivi e risultati in minor tempo, limitare le distrazioni e migliorare la produttività di persone e organizzazioni.

Come definire le priorità?

Creare una lista delle cose da fare e ordinare le attività per importanza e urgenza è uno dei migliori metodi per definire le priorità.

Cosa afferma il principio di Eisenhower?

Il principio di Eisenhower afferma che le cose più urgenti sono quelle meno importanti, mentre le cose più importanti sono quelle che hanno meno urgenza.
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