Contabilidade para e-commerce: guia prático para iniciantes

Aprender o básico sobre contabilidade para e-commerce é essencial para qualquer empreendedor manter o controle sobre seu negócio e planejar os próximos passos.

Para que um e-commerce seja bem-sucedido, é essencial que o empreendedor por trás dele esteja a par do movimento de caixa, dos lucros e dos rendimentos da loja. 

A contabilidade para e-commerce oferece uma visão analítica e prática dos resultados alcançados e dos pontos que podem ser otimizados. A cada marco da empresa, é preciso saber comemorar o presente e olhar para o futuro, e ter todos os números debaixo do braço serve como uma bússola para decisões importantes. 

Muitas vezes, especialmente quando ainda não há margem para arcar com a contratação de um contador profissional, os empreendedores acabam se transformando em contadores. Pode ser um cenário desafiador, mas não deixa de ser uma oportunidade para desenvolver novas habilidades que, na verdade, só colaboram para o sucesso.

No fim do dia, tendo ou não um contador, você precisa saber como esse trabalho funciona na prática e como os números são seus maiores aliados. Por isso, veja a seguir boas práticas de contabilidade para e-commerce que, seja você um iniciante ou apenas um curioso, pode tirar um bom proveito.

O que é contabilidade para e-commerce?

Contabilidade para e-commerce envolve registrar, organizar e gerenciar todos os dados e transações financeiras que fazem parte da operação de um negócio de vendas online. 

Pensando no que faz parte desse conjunto de dados que precisam ser anotados, categorizados e compilados - ou seja, contabilizados -, alguns exemplos seriam:

• Ordem de compra. Uma ordem de compra, conhecida também como PO (Purchase Order), é um documento que formaliza a aquisição de um produto ou serviço, com todos os detalhes do acordo estabelecido e das empresas envolvidas. Apesar de não ser uma nota fiscal ou um recibo, a ordem de compra deve incluir os dados de pagamento. Sua empresa pode emitir uma PO para fazer pedidos de matérias-primas, ou um cliente pode enviar uma para que você forneça uma quantidade de produtos até determinado prazo, por exemplo. 
• Ordem de vendas. Uma ordem de vendas é um documento comumente usado como resposta ao receber a PO. Ela deve descrever todos os detalhes da venda, prazos, entrega e data limite do pagamento.
• Contas a pagar e a receber. Funciona como um extrato do negócio, e deve descrever o que a empresa já pagou ou pagará (sejam impostos ou assinaturas de softwares), e o que a empresa recebeu ou receberá (referente às vendas no e-commerce ou de conteúdo monetizado, por exemplo).
• Custo dos Produtos Vendidos (CPV). Este é o custo total da produção e distribuição do produto. Seu cálculo inclui desde o custo do produto, entrega, mão de obra de manuseio, aluguel de espaço para estoque e taxas da máquina de cartão de crédito. O CPV não deve incluir despesas indiretas, como marketing, aluguel do escritório ou pagamento de mão de obra indireta.
• Impostos sobre vendas no e-commerce. Referente aos impostos e taxas, conforme o regime tributário e localização da empresa. Os tributos aplicáveis variam conforme o registro da empresa e o tipo de comercialização, seja ela de produtos ou serviços, para o mercado interno ou externo.

Por que fazer a contabilidade para e-commerce?

Deixar a contabilidade do seu e-commerce em dia dá a segurança de que suas contas estão batendo, de que sua operação está dentro da legislação corrente e, principalmente, de que sua empresa tem futuro.

Veja a seguir o que envolve os três principais fatores da contabilidade para e-commerce:

• Lançamentos contábeis
• Compromissos fiscais
• Planejamento para escalar

Lançamentos contábeis

O registro dos lançamentos contábeis faz parte da escrituração contábil, que é obrigatória para quase qualquer empresa, a única exceção é para as MEIs. Por meio desses registros é que são elaborados os balanços financeiros e patrimoniais, além dos demonstrativos de resultados. 

Por meio do registro cronológico e com a especificação de cada entrada e saída, é possível obter relatórios completos de ganhos e gastos, gerenciamento do inventário e análise do retorno do capital investido.

Ele também inclui a taxa de devolução de pedidos, o que pode ser trabalhado para melhorar a fidelidade do cliente, mas que tem a chance de atrapalhar seus registros. Se não for mapeada corretamente, a devolução pode derrubar suas vendas, atrapalhar o acompanhamento de inventário e despesas, além de causar confusão em relação aos impostos. 

💡 Precisa de um software que entenda as especificidades do e-commerce? Veja essa lista de sistemas de contabilidade para pequenas empresas.

Compromissos fiscais

A gestão tributária pode ser complicada, e erros no registro ou na interpretação do código tributário podem ter consequências sérias para os empresários. É por isso que a contabilidade fiscal é um serviço essencial de muitas empresas contábeis. 

O gerenciamento de contabilidade fiscal para e-commerce inclui o rastreamento e a remessa de todos os impostos locais aplicáveis, o cálculo e o registro de impostos estimados, o levantamento anual e a distribuição dos informes de rendimentos para colaboradores.

Lojas virtuais devem se atentar às obrigações fiscais conforme seu regime tributário e aos impostos comuns sobre vendas (como o ICMS e o ISS) que variam conforme o ramo de atuação e a localização. 

💰 Quer mais dicas sobre finanças e contabilidade para e-commerce? Veja os conteúdos disponíveis no Blog da Shopify Brasil.

Planejamento para escalar

Poucas coisas são tão empolgantes quanto expandir um negócio. Felizmente, a contabilidade de e-commerce é mais do que apenas uma tarefa complexa. É também o processo de reunir todas as informações de que você precisa para atingir seus objetivos de negócios. 

A contabilidade para e-commerce pode ajudar você a analisar:

• Quais produtos ou serviços são mais lucrativos para sua empresa
• Suas variações de lucro ao longo do tempo
• Suas maiores despesas
• Oportunidades para aumentar suas margens de lucro

Os registros contábeis também podem fornecer dados para medir o sucesso de novos projetos (por exemplo, o retorno sobre o investimento, ou ROI, da mais recente campanha de marketing) e para tomar decisões estratégicas nos seus próximos passos.

Você pode se dar ao luxo de comprar um concorrente? Quanto você gasta anualmente com frete? Um armazém em outro estado reduziria custos? Seu estoque está preparado para a próxima Black Friday, e quanto você tem em caixa para investir?

A contabilidade de e-commerce também inclui a execução de relatórios financeiros, como declarações de lucros e perdas  e demonstrações de fluxo de caixa. Pense neles como o manual do proprietário para o seu negócio — suas demonstrações financeiras e relatórios representam tudo o que você precisa saber sobre o funcionamento da sua empresa, compilado em um só lugar. 

Como planejar as atividades de contabilidade para e-commerce

Planejar sua contabilidade para e-commerce facilita o controle dos registros para que nada se perca no caminho. Por isso, aqui vão recomendações sobre:

• O que você pode fazer diariamente
• O que você pode fazer semanalmente
• O que você pode fazer mensalmente

O que você pode fazer diariamente

Se você está pensando em uma estratégia contábil para ser realizada todos os dias, a primeira coisa a fazer é registrar e armazenar todos os dados que estiverem relacionados ao funcionamento da loja.

Isso significa montar uma planilha com todas as movimentações e transações ocorridas no dia, desde a primeira venda até o valor daquele almoço com o seu fornecedor e os gastos com a última campanha de publicidade.

Parece trabalhoso, mas há uma vantagem dupla: com registros sempre detalhados e atualizados, você não só terá controle total sobre os gastos e lucros do seu e-commerce, mas também não perderá noites de sono quando precisar enviar a declaração do imposto de renda.

A sua tarefa diária, portanto, será a de registrar e avaliar os recibos, as notas fiscais e os e-mails importantes. Lembre-se: esses dados devem estar armazenados de maneira clara e objetiva, para que possam ser facilmente localizados quando necessário.

Você pode, por exemplo, armazenar os recibos e as notas fiscais em uma pasta física no seu escritório, ou criar uma pasta especial no seu e-mail para filtrar apenas as mensagens relevantes, como aquelas enviadas pelo seu provedor de e-mail e pelos seus fornecedores que dizem respeito às ordens de compra e venda.

O que você pode fazer semanalmente

Se você optar por implementar uma estratégia semanal de contabilidade, lembre-se de priorizar a análise de dois fatores importantíssimos: o fluxo de caixa e as despesas da loja.

Atenção especial ao fluxo de caixa

O fluxo de caixa é mais do que o valor concreto que está no seu saldo bancário: é também o dinheiro que será usado para cobrir as despesas da loja, pagar funcionários, ressarcir clientes e muito mais. 

Ter um valor X no caixa não significa apenas lucro: todas as despesas da loja devem ser cobertas com parte daquele valor, sejam contas, salário dos seus funcionários e os fornecedores. Por isso, é importante gerenciar com bastante cuidado o fluxo de caixa da loja.

Gerenciar o fluxo de caixa implica, por exemplo, decidir a melhor data para fazer uma compra, avaliar os gastos que devem ser cortados e os investimentos que podem ser realizados. Saber ler o fluxo de caixa do seu e-commerce, portanto, é uma parte essencial do processo de contabilidade da loja.

Cuidado extra com despesas novas ou inesperadas

A análise detalhada dos gastos da loja é uma tarefa que deve ser realizada mensalmente. No entanto, é importante estar atento para despesas novas ou mesmo inesperadas, pois elas podem acabar gerando um rombo no seu orçamento. 

Vale lembrar ainda que, se você considerar despesas de tráfego pago, por exemplo, os impactos dessas novas despesas poderão vir antes dos resultados positivos, por isso acompanhar periodicamente as margens de investimentos contribuem com decisões mais rápidas e eficientes, sem o risco de iniciar algo que você pode não conseguir manter de pé por tempo suficiente.

O que você pode fazer mensalmente

Se você tem um contador profissional trabalhando para a sua loja, provavelmente já está familiarizado com as reuniões mensais para avaliar o processo de contabilidade e saber o que está acontecendo com o seu fluxo de caixa. 

Se, por outro lado, você está lendo este texto porque quer saber como cuidar desse processo por conta própria, é importante estabelecer uma data fixa todo mês para avaliar os dados e as transações do seu e-commerce.

Uma visão geral da loja

Uma estratégia de contabilidade mensal requer, primeiro, uma visão geral da loja, capaz de fornecer informações relevantes sobre o fluxo de caixa, os lucros e também as despesas daquelas quatro semanas. 

Essa visão panorâmica deve incluir o volume das despesas, o número de vendas, o lucro total e o fluxo de caixa. Também pode ser uma boa ideia coletar informações referentes a uma determinada área da sua loja que você deseja otimizar ou reestruturar, como, por exemplo, as estratégias de marketing nas redes sociais.

O panorama mensal também é um excelente instrumento para pontuar tendências que estão ganhando força dentro da loja, ou para projetar com mais segurança os gastos e lucros do próximo mês. Além disso, vale ressaltar que esse tipo de análise também pode ser extremamente útil para criar novas campanhas e realizar ajustes nos processos internos da loja.

📖 Leia mais: O que é o ponto de equilíbrio financeiro e como calculá-lo?

Não se esqueça das despesas mensais

Uma estratégia mensal de contabilidade é um momento estratégico para reavaliar os gastos e rendimentos de um e-commerce. 

Com o fechamento do ciclo de 30 dias, é possível avaliar se há algum produto que está minando os lucros da loja, ou se há uma tendência que pode abrir espaço para uma nova linha de produtos. 

É importante também entender os gastos tributários, e como os impostos estão sendo cobertos. Caso houver algum reajuste, é importante revisitar seus preços para cultivar uma margem segura e uma estratégia de precificação eficiente. Qual o mínimo necessário para que todas as despesas sejam cobertas? 

Melhores práticas de contabilidade para e-commerce

As regras de contabilidade e impostos mudam dependendo da região, então é importante ficar de olho para evitar problemas. Mesmo que a contabilidade não seja o seu forte, existem passos simples que ajudam a manter tudo em ordem na contabilidade do seu e-commerce.

• Priorize a organização. Anote tudo: vendas, compras, ganhos e despesas. Isso ajuda você a saber exatamente como está a saúde financeira do seu negócio.
• Use a tecnologia a seu favor. Existem ferramentas que automatizam tarefas como calcular impostos, acompanhar vendas e até emitir notas fiscais. Isso economiza tempo e reduz erros.
• Escolha um bom software de contabilidade. Existem programas que se conectam direto com sua loja virtual e ajudam a gerenciar vendas, estoque e despesas de forma prática. 
• Revise suas contas com frequência. Compare seus registros financeiros com o extrato bancário para garantir que tudo está certo. Assim, fica mais fácil corrigir qualquer erro antes que ele vire um problema maior.
• Cuide do estoque. Saber o que você tem em estoque e o que vende mais (ou menos) é essencial. Alguns softwares já fazem esse controle automaticamente, mas existem também ferramentas específicas para análises com alertas automatizados.
• Fique de olho no fluxo de caixa. Acompanhe o dinheiro que entra e sai do seu negócio. Se estiver gastando mais do que ganhando, é importante agir rápido.
• Entenda os impostos. Impostos podem ser chatos, mas é importante saber quanto cobrar e pagar, especialmente se você vende para outros países.

🚀 Guia de contabilidade para pequena empresa: 12 dicas e ferramentas

Contabilidade em dia é o segredo do sucesso

No final, não importa se você decidir contratar um contador profissional ou acabar aceitando o desafio de fazer, você mesmo, a contabilidade da loja. O importante é entender as movimentações financeiras do seu negócio e saber o quanto você está lucrando e o quanto está gastando.

Vale lembrar que, mesmo se um contador profissional for contratado, é importante que você esteja sempre a par dos dados e rendimentos da sua própria loja. Se você for o seu próprio contador, a coisa fica ainda mais fácil: você terá controle total sobre os dados e números da loja e poderá tomar decisões mais informadas.

Perguntas frequentes sobre contabilidade para e-commerce

Como fazer contabilidade para e-commerce?

A contabilidade do e-commerce começa com a organização. Registre todas as entradas e saídas em uma planilha ou software, incluindo vendas, despesas, impostos e estoque. Separe as contas pessoais das empresariais e revise os números com frequência. Usar ferramentas que automatizam tarefas, como emissão de notas fiscais e cálculo de impostos, pode facilitar muito o processo.

Quais são os erros mais comuns de contabilidade para e-commerce?

Os erros mais frequentes incluem misturar finanças pessoais e empresariais, não registrar todas as transações, esquecer de calcular impostos corretamente e não acompanhar o fluxo de caixa. Além disso, muitos empreendedores deixam de reconciliar as contas com os extratos bancários, o que pode gerar inconsistências e complicar a gestão financeira.

Quais as vantagens de fazer a própria contabilidade para meu e-commerce?

Fazer a própria contabilidade para e-commerce pode ajudar você a entender melhor as finanças do seu negócio e a tomar decisões mais rápidas e estratégicas. Além disso, você economiza dinheiro ao evitar custos com serviços externos, especialmente se o seu e-commerce ainda estiver começando. Hoje em dia, com tantos softwares e ferramentas disponíveis, é mais fácil manter tudo organizado sem depender de terceiros.

Preciso contratar um contador para meu e-commerce?

Depende do tamanho do seu negócio e da sua familiaridade com contabilidade. Se o volume de transações for pequeno, você pode gerenciar sozinho com a ajuda de ferramentas. No entanto, se a operação for mais complexa, com vendas em diferentes estados ou países, contratar um contador pode evitar problemas com impostos e garantir que tudo esteja em conformidade com a lei.