Contabilidade para e-commerce: pequeno guia prático

Apresentamos a Pergunte à Shopify, uma série na qual alguns especialistas do e-commerce ajudam lojistas a criar, projetar e desenvolver suas lojas. O nosso objetivo é ajudar você com todos os detalhes da sua loja, do marketing à contabilidade. Mas quem somos nós? Especialistas de e-commerce que trabalham na Shopify e em outras empresas – e que, maravilhados com os Especialistas da Shopify, nossas próprias lojas e clientes, decidimos compartilhar tudo o que sabemos com lojistas como você. Vamos começar? Pergunta: “Eu gostaria de algumas dicas para fazer a contabilidade da minha loja, pois atualmente não tenho como pagar um profissional especializado para cuidar disso. Estou procurando estratégias que possam ser realizadas diariamente, mensalmente, semestralmente e até mesmo anualmente, para que eu possa avaliar o que funciona melhor para a minha loja.”

Apresentamos a Pergunte à Shopify, uma série na qual alguns especialistas do e-commerce ajudam lojistas a criar, projetar e desenvolver suas lojas. O nosso objetivo é ajudar você com todos os detalhes da sua loja, do marketing à contabilidade.

Mas quem somos nós? Especialistas de e-commerce que trabalham na Shopify e em outras empresas – e que, maravilhados com os Especialistas da Shopify, nossas próprias lojas e clientes, decidimos compartilhar tudo o que sabemos com lojistas como você. Vamos começar?

Pergunta:

“Eu gostaria de algumas dicas para fazer a contabilidade da minha loja, pois atualmente não tenho como pagar um profissional especializado para cuidar disso. Estou procurando estratégias que possam ser realizadas diariamente, mensalmente, semestralmente e até mesmo anualmente, para que eu possa avaliar o que funciona melhor para a minha loja.”

Resposta:

Para que um e-commerce seja bem-sucedido, é essencial que o empreendedor por trás dele esteja a par do movimento de caixa, dos lucros e dos rendimentos da loja. É por isso que, muitas vezes, os empreendedores acabam se transformando em contadores, especialmente quando não podem arcar com os gastos envolvidos na contratação de um contador profissional.

Pode até parecer algo desafiador, mas a verdade é que pode ser incrivelmente positivo fazer a contabilidade da sua própria loja.

Para sanar algumas das dúvidas mais recorrentes sobre o tema, conversamos com dois especialistas em contabilidade: Charlie Ashbourne, contador interno da Shopify, que já trabalhou com diversos empreendedores do e-commerce no passado, e Sheena Brady, que não só trabalha na Shopify Plus como também administra a loja virtual Tease Tea e desenvolveu um sistema próprio para fazer a contabilidade desse e-commerce.

Durante a nossa conversa, Charlie e Sheena explicaram algumas estratégias de contabilidade que podem ser implementadas e realizadas diariamente, semanalmente e até mesmo mensalmente, reduzindo o estresse e simplificando a vida dos lojistas.

O que você pode fazer diariamente?

Se você está pensando em uma estratégia contábil para ser realizada todos os dias, a primeira coisa a fazer é registrar e armazenar todos os dados que estiverem relacionados ao funcionamento da loja.

Isso significa montar uma planilha com todas as movimentações e transações ocorridas no dia, desde a primeira venda até o valor daquele almoço com o seu fornecedor e os gastos com a última campanha de publicidade.

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Parece trabalhoso, mas há uma vantagem dupla: com registros sempre detalhados e atualizados, você não só terá controle total sobre os gastos e lucros do seu e-commerce, mas também não perderá noites de sono quando precisar enviar a declaração do imposto de renda.

A sua tarefa diária, portanto, será a de registrar e avaliar os recibos, as notas fiscais e os e-mails importantes. Lembre-se: esses dados devem estar armazenados de maneira clara e objetiva, para que possam ser facilmente localizados quando necessário.

Você pode, por exemplo, armazenar os recibos e as notas fiscais em uma pasta física no seu escritório, ou criar uma pasta especial no seu e-mail para filtrar apenas as mensagens relevantes, como aquelas enviadas pelo seu provedor de e-mail e pelos seus fornecedores.

Achou muito trabalhoso? Bom, você também pode seguir o conselho da Sheena e criar uma simples lista de tarefas. Foi isso que ela fez na Tease Tea:

“Sempre que recebemos uma nota fiscal ou um recibo de compra e envio (ou seja, quase todos os dias), eu salvo o documento no Google Drive, onde há uma pasta para o ano em que estamos e, dentro dela, subpastas para cada mês. Com o sistema de pastas na nuvem, nós não só eliminamos a necessidade de um local de armazenamento físico como também criamos um sistema que pode ser acessado a qualquer momento e em qualquer dispositivo.”

O que você pode fazer semanalmente?

A contabilidade não precisa ser um monstro de sete cabeças e tomar um dia inteiro da sua semana. Se você optar por implementar uma estratégia semanal de contabilidade, lembre-se de priorizar a análise de dois fatores importantíssimos: o fluxo de caixa e as despesas da loja.

Atenção especial ao fluxo de caixa

O fluxo de caixa é mais do que o valor concreto que está no seu saldo bancário: é também o dinheiro que será usado para cobrir as despesas da loja, pagar funcionários, ressarcir clientes e muito mais. Charlie explica:

“Muita gente acha que ter um valor X no caixa significa ter aquele valor inteiro de lucro, mas não é bem assim. O fato é que todas as despesas da loja também sairão dali: é com esse dinheiro que você pagará as suas contas, os seus funcionários e os seus fornecedores. Por isso mesmo, é importante gerenciar com bastante cuidado o fluxo de caixa da loja.”

 

Gerenciar o fluxo de caixa implica, por exemplo, decidir a melhor data para fazer uma compra e também avaliar os gastos que devem ser cortados e os investimentos que podem ser realizados. Saber ler o fluxo de caixa do seu e-commerce, portanto, é uma parte essencial do processo de contabilidade da loja.

Já possui uma loja na Shopify, mas não sabe como fazer a contabilidade? Nós podemos ajudar!

Cuidado extra com despesas novas ou inesperadas

A análise detalhada dos gastos da loja é uma tarefa que pode (e deve) ser realizada mensalmente. No entanto, é importante estar atento para despesas novas ou mesmo inesperadas, pois elas podem acabar gerando um rombo no seu orçamento. Charlie explica o motivo:

“O exemplo mais prático são as despesas com o marketing da loja. Se você acabou de adotar uma estratégia de anúncios pagos e os gastos ainda não estão estabilizados, é melhor ficar com um pé atrás e avaliar se vale mesmo a pena manter esse gasto mensal.”

 

Vale lembrar ainda que, se você contar com o tempo e os meios para estudar os impactos dessas novas despesas, poderá tomar decisões de uma maneira mais rápida e eficiente.

O que você pode fazer mensalmente?

Se você tem um contador profissional trabalhando para a sua loja, provavelmente já está familiarizado com as reuniões mensais para avaliar o processo de contabilidade e saber o que está acontecendo com o seu fluxo de caixa. Se, por outro lado, você está lendo este texto porque quer saber como cuidar desse processo por conta própria, é importante estabelecer uma data todo mês para avaliar os dados e as transações do seu e-commerce.

Uma visão geral da loja

Uma estratégia de contabilidade mensal requer, primeiro, uma visão geral da loja, capaz de fornecer informações relevantes sobre o fluxo de caixa, os lucros e também as despesas daquelas quatro semanas. Charlie comenta um pouco mais sobre a importância dessa visão panorâmica:

“Ao final de um mês de funcionamento normal da loja, você deve ter em mãos algumas informações como o volume das despesas, o número de vendas, o lucro total adquirido e o fluxo de caixa. Também pode ser uma boa ideia coletar informações referentes a uma determinada área da sua loja que você deseja otimizar ou reestruturar, como, por exemplo, as estratégias de marketing nas redes sociais.”

 

O panorama mensal também é um excelente instrumento para pontuar tendências que estão ganhando força dentro da loja, ou para projetar com mais segurança os gastos e lucros do próximo mês. Além disso, vale ressaltar que esse tipo de análise mensal também pode ser extremamente útil para criar novas campanhas e realizar alterações nos processos internos da loja.

Não se esqueça das despesas mensais

Uma estratégia mensal de contabilidade não engloba apenas os registros diários e os relatórios semanais da loja. Para Sheena, ela também se configura como um momento estratégico para reavaliar os gastos e rendimentos de um e-commerce:

“Eu sempre avalio com bastante atenção as despesas mensais da loja, mesmo quando estamos em um momento bom e o site está cheio de pedidos. O motivo é simples: um dos maiores indicadores de sucesso de uma loja é a sua rentabilidade, e uma das maneiras mais simples de lucrar é reduzir as despesas e os gastos."

"Foi durante uma dessas avaliações mensais que percebi que um dos infusores de chá que vendíamos na loja estava começando a afetar o orçamento. Entrei em contato com o nosso fornecedor e pedi um desconto com base na nossa longa relação e na reputação da loja, que nunca atrasou um pagamento sequer! Por sorte, ele concordou – e nós conseguimos economizar mais de 5 mil dólares ao longo do ano.”

Organização acima de tudo

Se a contabilidade ainda é uma realidade distante ou o monstro que vive debaixo da sua cama, é bem provável que você também esteja alimentando aquele clichê de simplesmente entregar uma caixinha ou sacola cheia de recibos e notas fiscais para um contador; afinal, ele saberá como transformar aquele amontoado de papeis em uma declaração fiscal.

No entanto, você também já deve ter percebido que não é tão difícil assim fazer a contabilidade do seu e-commerce. Por isso, agora vamos conversar um pouco mais sobre essa caixa ou sacolinha de recibos.

Se você optar por uma estratégia de contabilidade mensal, por exemplo, pode pegar essa caixa (ou aquela pasta do seu e-mail ou até mesmo os arquivos armazenados no seu Google Drive) e dar uma olhada em todos os papeis acumulados ao longo do mês: notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamento... A lista é longa, mas idealmente estará tudo ali. Agora, é só avaliar os lucros e os gastos, e começar a juntar todas essas informações (de preferência em uma planilha ou documento editável) para quando chegar a hora de fazer a declaração do seu imposto de renda.

Leitura recomendada:  12 ferramentas contábeis para gerenciar as finanças de pequenas empresas facilmente

Ajuste as estratégias para localizar informações relevantes

Quando o assunto é contabilidade para e-commerce, é importante lembrar que as nossas dicas nem sempre funcionarão para o seu caso específico: afinal, cada loja tem as suas particularidades e necessidades. Por isso mesmo, é provável que mesmo depois de ter lido este post você ainda fique com algumas dúvidas sobre como fazer, você mesmo, a contabilidade do seu e-commerce. Por sorte, Sheena tem algo a dizer sobre isso:

“Quando comecei a cuidar da contabilidade da minha loja, eu fazia tudo de acordo com os pedidos realizados. Ou seja: sempre que eu recebia uma encomenda, digitava todas as informações sobre aquela compra no meu software. No entanto, logo percebi que nada disso era necessário para a minha loja. Tudo o que importava, em termos de contabilidade, era o número total de vendas realizadas no mês.”

 

A fala de Sheena é particularmente importante porque não só mostra que cada e-commerce tem as suas particularidades, mas também porque indica a possibilidade de simplificar ou simplesmente eliminar processos que não são absolutamente essenciais.

Contabilidade em dia é o segredo do sucesso

No final do dia, não importa se você decidir contratar um contador profissional ou acabar aceitando o desafio de fazer, você mesmo, a contabilidade da loja. Charlie comenta que o importante é entender as movimentações financeiras da sua loja (e saber o quanto você está lucrando e o quanto está gastando):

“A coisa mais importante para o sucesso de um e-commerce é ter em mãos os dados mais relevantes, saber ler o fluxo de caixa da loja e entender o que está no seu saldo bancário. Dessa forma, você poderá tomar decisões com segurança – e saberá onde (e como) reduzir gastos quando for necessário.”

 

Vale lembrar que, mesmo se um contador profissional for contratado, é importante que você esteja sempre a par dos dados e rendimentos da sua própria loja. Se você for o seu próprio contador, a coisa fica ainda mais fácil: você terá controle total sobre os dados e números da loja e poderá tomar decisões mais informadas.

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Sobre a autora

Carolina Walliter é escritora, tradutora, intérprete de conferências e editora-chefe do blog da Shopify em português do Brasil.

Post original em inglês: Desirae Odjick

Tradução e localização: Marcela Lanius

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